公司行政部門日常事務(wù)工作流程

1、竭誠為您提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，優(yōu)質(zhì)的文檔，謝謝閱讀/雙擊去除公司行政部門日常事務(wù)工作流程公司行政部門日常事務(wù)工作流程一、辦公用品領(lǐng)用1、領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實際需要 （見附表1）,向本部門兼職內(nèi)勤提出申請，由內(nèi)勤統(tǒng)一向行政部簽 字領(lǐng)取。2、辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一 采購，特殊物品采購由部門領(lǐng)導(dǎo)及主管副總簽字同意后另行購買。3、辦公用品費用每月攤銷一次，如費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部 暫停向該部門發(fā)放辦公用品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。4、員工離職時，應(yīng)認真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字。5、公司辦公用品每月1日、15日發(fā)放2次，其余時間如急需領(lǐng)取辦

2、公用品須部門經(jīng)理簽字確認。二、印簽管理1、公司印章刻制均須報總裁批準，由行政部憑公 司介紹信統(tǒng)一到公安機關(guān)辦理刻制手續(xù)。2、下屬企業(yè)和部門根據(jù)實 際需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?，但須?jīng)總裁批準。3、各部門印章由各部門指定專人負責(zé)保管；印章使用及保管須有記錄，不能委托他 人代管。4、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準人、用印日期。5、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印三、復(fù)印1、公司所有復(fù)印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負責(zé)，未經(jīng)行政部確認，各部門不得私自拿到公司外復(fù)印。2、復(fù)印操作人應(yīng)自覺在行政部復(fù)印管理臺帳上登記。 3、復(fù)印用紙、用墨費用根據(jù) 實際用量每月隨辦公用品攤銷，復(fù)印機

3、維修費用根據(jù)比例每季度攤銷。 4、如行政部發(fā)現(xiàn)復(fù)印操作人未填寫復(fù)印數(shù)量或數(shù)量不符，除責(zé)成其 重新填寫外，將限制該部門使用復(fù)印機，直至落實責(zé)任及相關(guān)處罰。5、 任何人不得利用公司機器復(fù)印與工作無關(guān)文件，行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，有權(quán)根據(jù)公司有關(guān)規(guī)章制度，通知人事部進行處罰。四、傳真收發(fā)1、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行政部及時分發(fā)。 2、行政部收到 傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取及簽字 確認。3、行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷費用至各部門。五、信件收發(fā)1、公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報刊、掛

4、號、電報的發(fā)送、登記， 以及特殊文件資料的遞送。2、收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收 件登記簿、發(fā)文登記。3、收到信件資料由行政部負責(zé)通知收件人及 時領(lǐng)取。4、對貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，并及時通 知個人簽字領(lǐng)取。5、對投遞錯誤的郵件，應(yīng)及時退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移。六、名片管理1、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè) 形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。2、印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負責(zé)印制。3、名片印制前需確認名片職務(wù)、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認無誤。4、公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)作為共享資源。5、自確認名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。6、名片印制

5、費用每季度攤銷一次。七、公司設(shè)備申請流程為加強我公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范管理工作程序，提高資產(chǎn)的使用效率，杜絕浪費；參照行政事業(yè)單位國有 資產(chǎn)管理辦法（國管財字32號）規(guī)定，結(jié)合我公司實際情況， 特制定我公司設(shè)備申請流程：（一）原則：講究計劃性和成本效益， 以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職能的按計劃完成：1.配發(fā)過程中，是否供應(yīng)，供應(yīng)多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級別；2 .要考慮實際可能的收益（對工作的推動）而不是不計工本，不問效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資源用在力刃”上；3.要使庫存保持合理的限度（基本上無閑置的資產(chǎn)），注意提高資金的 有效利用率。（二）、具體流程：1.

6、各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預(yù)算計劃，提出切實可行的申請要求（內(nèi)容具體翔實、理由充分），經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。2.行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進行核實，并對各部門要求從真正的客觀 需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請原則，提出解決建議和意見（調(diào)撥或購買）。3 .如果采取 調(diào)撥”程序，行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副總簽字確認后實施；4.如果采取 購買”程序，行政部 將參照 江蘇大軟件股份有限公司財務(wù)審批流程暫行規(guī)定 "（蘇股財字K023第003號）有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。5.采購由行政部統(tǒng)一申請費 用、組織購買、費用攤銷，過程遵循 價廉物美”的原則，在滿足各部 門需

7、求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價格比，多壓價比價、厲行節(jié)約。 設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。6.所有資產(chǎn)在使用者離開公司 或調(diào)離本部門時應(yīng)收歸行政部倉庫，并在部門設(shè)備管理員處登記。八、午餐飯票1.員工到職，由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政 部領(lǐng)取飯票。2.每月30-31日，各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實 際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。3.每月1 2日，由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上 月飯票退票情況并向行政部提供詳細名單。如遇周末，順延兩天。行 政部不接受個人零星領(lǐng)取及退票。4.如出現(xiàn)帳款不齊或錯漏，由各部 門內(nèi)勤負責(zé)。客飯餐券的領(lǐng)用需填寫客飯領(lǐng)用申請單

8、，并由部門經(jīng)理 簽字確認。5.非正式員工（實習(xí)生等）領(lǐng)用飯票由本人全額付款，研 究生按正式員工標準領(lǐng)用飯票。九、訂餐、訂票、訂房申請流程為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政 部的服務(wù)性?，F(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總?cè)缦拢?1、 各部門根據(jù)各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并填寫 相應(yīng)的申請表（內(nèi)容具體詳實），部門經(jīng)理簽字確認。2、各部門在訂 餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦，在行政部 辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款。3、各部門承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風(fēng)險，例如承擔(dān)退票費、退 房費等。費用超過500元以上，4、申請需要其部門主管副總簽字

9、確 認。訂餐、5、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前 23 天知會行政部，訂餐、訂房一般提前 12天）。6、各部門申請不得 提高出實際需要的要求。十、禮品1、禮品由行政部負責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購，選擇原 則為高雅、大方、實用，能體現(xiàn)公司形象。2、各部門根據(jù)禮品清單（見 附表2）領(lǐng)用公司禮品，需向本部門經(jīng)理提出申請，填寫禮品領(lǐng)用單， 簽字確認費用來源。3、各級部門經(jīng)理（必要時由總裁或分管行政副總）簽字后到行政部領(lǐng)取禮 品。4、禮品費用每季度攤銷一次，如費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知 行政部暫停向該部門發(fā)放禮品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。十一、宣傳品1、公司宣傳品包括手提袋（長、短）、宣傳

10、彩頁、 公司簡介和產(chǎn)品說明書等。2、領(lǐng)用宣傳品在5份以下的，由領(lǐng)用人 在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記。3、領(lǐng)用宣傳品在5份以上的， 需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請單，由部門經(jīng)理簽字確認后，在宣傳用品領(lǐng) 用臺帳上登記后領(lǐng)用。4、宣傳品費用初步擬訂每季度攤銷一次，如 費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品， 并在 下一期預(yù)算中扣除超出部分。5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目 超過填寫數(shù)目，行政部除責(zé)成其重新填寫外，并向其部門經(jīng)理投訴及 進行相關(guān)處罰。十二、會議管理1.公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須 及時通知行政部，便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議 通知確認。2.會議承

11、辦人需提交會議時間、會議地點、所需準備等（見 附表3）,便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置及 設(shè)備調(diào)試。3.除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行 政部整理、立卷、存檔。4.會議結(jié)束后由行政部派人清理會場，查收 設(shè)備。5.會議室使用費用按部門使用比例每季度攤銷一次。十三、車輛管理1、公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè) 務(wù)活動使用，公司人員如要用車，請遵循以下管理條例：2、公司車輛由行政部門負責(zé)管理，分別按車號設(shè)冊登記管理。3、公司車輛的使用實行 派車單”制度。員工應(yīng)認真填寫 派車單”，交由所在部門一 級部門經(jīng)理簽字。若有預(yù)計用車需要，應(yīng)提前2-3天向行政部門提交 派

12、車單”申請。4、派車單”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負責(zé) 車輛統(tǒng)一調(diào)度。5、車輛使用完畢，使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫 車輛 使用實際情況記錄單工交行政部備案。6、行政部門每月將耗油量及 行駛旅程記錄簽報分管副總查核一次， 以防浪費，如超過耗油標準時（指不正常）應(yīng)送請調(diào)整修理。公司車輛內(nèi)部使用費用如下：市內(nèi)用車：7、普通轎車里程費1.5元/公里；面包車里程費2元/公里。等候計費：等候時間在半小 時內(nèi)，免計費用，超過半小時部分，按 0.5元/分鐘計費。長途用 車：普通轎車里程費1.0元/公里；面包車里程費2元/公里。直接費 用（如汽油費、過橋過路費、停車費等），由各用車部門自理。各 部門車輛使用費每

13、季度結(jié)算，并由部門經(jīng)理簽字確認后交財務(wù)部。十四、設(shè)備維修流程1.報修人員先將報修信息反饋給各部門的設(shè)備管理員；2.部門設(shè)備管理員初步檢查后，設(shè)備報修單提供設(shè)備編號和故障現(xiàn)象）填寫（，部門經(jīng)理批準后送交行政部；3.行政部設(shè)備管理員根據(jù)編號，聯(lián)系廠商，組織及時維修；4.通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時不用的設(shè)備給報修者使用；5.機器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用；涉及到的維修費用，6.由 各部門承擔(dān)。十五、電子屏使用規(guī)范（一）原則電子屏是公司對內(nèi)對外的信息傳遞載體。為更好的使 用電子屏，做到使用主體合格，信息確認有效，發(fā)布時間合理等，特 制定本使用規(guī)范。一、使用主體1、行政事業(yè)部享有電

14、子屏的操作及 管理權(quán)。2、行政事業(yè)部設(shè)專人負責(zé)電子屏的使用、維護、修理。3、電子屏責(zé)任人的職責(zé)包括：及時實施公司信息發(fā)布，制定信息發(fā)布時 間表，制定信息更新計劃，電子屏信息發(fā)布的匯總整理，電子屏日常 維護，電子屏故障排除，電子屏修理配合等。4、電子屏責(zé)任人對行政事業(yè)部經(jīng)理負責(zé)。（二）發(fā)布內(nèi)容1、電子屏的發(fā)布內(nèi)容分為日常型信息和特別型 信息。2、日常型信息內(nèi)容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動態(tài)、業(yè) 內(nèi)新聞動態(tài)。3、特別型信息內(nèi)容包含：各類通知、各類公告、各類 賀詞及其他信息。4、日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成。5、特別型信息的搜集整理由行政事業(yè)部配合消息相關(guān)部門完成。（三）發(fā)布時間1、電子屏

15、的使用時間為每個工作日的上午 8: 至下午6: 3030 （有特殊情況的除外）。2、日常型信息發(fā)布時效：公 司宣傳介紹每日2小時，分46時段發(fā)布；公司新聞動態(tài)每日2小 時，分46時段發(fā)布；業(yè)內(nèi)新聞動態(tài)每日1小時，分24時段發(fā)布。3、特別型信息發(fā)布時效由信息相關(guān)部門會同行政事業(yè)部核定：公告 的發(fā)布時間一般為2個工作日，每日2小時，分4個時段；通知的發(fā) 布時間一般為1個工作日，每日2小時，分24個時段；活動賀詞 的發(fā)布時間一般為活動開始前1小時至后2小時。（四）發(fā)布信息確認1、電子屏發(fā)布的信息須經(jīng)有關(guān)人員的確認 方可發(fā)布。2、日常型信息由行政事業(yè)部經(jīng)理確認。3、日常型信息的 更新計劃由電子屏責(zé)任人擬定，報行政事業(yè)部經(jīng)理批準。特別型信息 由出處單位的分管副總確認。4、5、特別型信息發(fā)布，須由出處單位 填寫電子屏信息發(fā)布申請表（見附件），經(jīng)分管副總確認后交由行政 事業(yè)部組織發(fā)布。附表：行政部工作人員職能劃分表姓名房間號工作職能405公司行政、辦公室、后勤全面協(xié)調(diào)管理（含車隊管理、大樓辦公室使用情 況協(xié)調(diào)等）405公