華智威培訓(xùn)(二)時(shí)間管理

1、 工作工作吃飯吃飯排隊(duì)排隊(duì)旅行旅行學(xué)習(xí)學(xué)習(xí) 睡覺：睡覺： 21年年 工作：工作： 14年年 個(gè)人衛(wèi)生：個(gè)人衛(wèi)生：7年年 吃飯：吃飯：6年年 旅行：旅行：6年年 排隊(duì)：排隊(duì)：6年年 學(xué)習(xí)：學(xué)習(xí)：4年年 開會(huì)：開會(huì)：3年年 打電話：打電話：2年年 找東西：找東西：1年年 其它：其它：3年年 提 綱 1、認(rèn)識時(shí)間 2、管理時(shí)間 3、減少時(shí)間浪費(fèi) 認(rèn)認(rèn) 識識 時(shí)時(shí) 間間 孔子 “逝者如斯夫，不舍晝夜?！?莎士比亞 “時(shí)間的無聲的腳步，是不會(huì)因?yàn)槲覀冇性S多事情要處理而稍停片刻?！?毛澤東 一萬年太久，只爭朝夕。 哈哈 佛佛 校校 訓(xùn)訓(xùn) 你所浪費(fèi)的今天是昨天死去的人奢望的明天， 你所厭惡的現(xiàn)在是未來的你回

2、不去的曾經(jīng)。 供給毫無彈性供給毫無彈性無法積蓄無法積蓄無法取代無法取代無法失而復(fù)得無法失而復(fù)得 時(shí)間的時(shí)間的4項(xiàng)獨(dú)特性項(xiàng)獨(dú)特性人生兩大財(cái)富 人的一生兩個(gè)最大的財(cái)富是：你的才華和你的時(shí)間。才華越來越多，但是時(shí)間越來越少，我們的一生可以說是用時(shí)間來換取才華。如果一天天過去了，我們的時(shí)間少了，而才華沒有增加，那就是虛度了時(shí)光。所以，我們必須節(jié)省時(shí)間，有效率地使用時(shí)間。如何有效率地利用時(shí)間呢？這就需要我們對時(shí)間進(jìn)行管理。 才華時(shí)間 管管 理理 時(shí)時(shí) 間間 什么是時(shí)間管理？ 時(shí)間管理是一個(gè)概念，更是一種方法，每一個(gè)人都需要對自己進(jìn)行時(shí)間管理，單個(gè)員工工作不進(jìn)行時(shí)間管理看不來什么問題，但是如果所有的員工都

3、沒有時(shí)間管理的概念，那么對于公司來說將會(huì)造成巨大的損失。 查爾斯史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個(gè)不尋常的挑戰(zhàn)：“請告訴我如何能在辦公時(shí)間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費(fèi)?！?李愛菲于是遞了一張紙給他，并向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其它方法，你也同樣無法完成它們，而

4、且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個(gè)建議對你生效時(shí)，把它提供給你的部屬采用”。 案 例 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒后來之所以能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計(jì)劃，原因不外乎如下幾條： 1、因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考； 2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效； 3、不了解做計(jì)劃的好處； 4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，

5、故對計(jì)劃喪失信心； 5、不知如何做計(jì)劃。 “四象限法則四象限法則” 根據(jù)重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成根據(jù)重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類類（即建立一個(gè)二維四象限的指標(biāo)體系）（即建立一個(gè)二維四象限的指標(biāo)體系）重要性重要性緊迫程度緊迫程度二：重要但不緊急二：重要但不緊急一：重要而且緊急一：重要而且緊急三：不重要但緊急三：不重要但緊急四：不重要且不緊急四：不重要且不緊急重要性重要性緊迫程度緊迫程度 二：重要但不緊急二：重要但不緊急1、準(zhǔn)備工作、編制計(jì)劃、維持關(guān)系。準(zhǔn)備工作、編制計(jì)劃、維持關(guān)系。2、去拜訪、去拜訪VIP客戶?？蛻簟?、計(jì)劃給員工進(jìn)行培訓(xùn)。、計(jì)劃給員工進(jìn)行培訓(xùn)。

6、4、回訪客戶。、回訪客戶。5、月末工作報(bào)告、月末工作報(bào)告 一：重要而且緊急一：重要而且緊急1、應(yīng)付難纏的客戶應(yīng)付難纏的客戶。2、一會(huì)兒要參加重要會(huì)議。、一會(huì)兒要參加重要會(huì)議。3、與客戶溝通要做合同。、與客戶溝通要做合同。4、準(zhǔn)備事項(xiàng)。、準(zhǔn)備事項(xiàng)。 四：不重要且不緊急四：不重要且不緊急 1、閱讀令人上癮的無聊小說、閱讀令人上癮的無聊小說 2、看電視消磨時(shí)光。、看電視消磨時(shí)光。 3、辦公室聊天。、辦公室聊天。三：不重要但緊急三：不重要但緊急 1、造成干擾的緊急事件。、造成干擾的緊急事件。 2、打若干個(gè)溝通的電話。、打若干個(gè)溝通的電話。3、幫助客戶解決一個(gè)難題。、幫助客戶解決一個(gè)難題。 時(shí)間管理指出

7、，第三象限的收縮和第四象限的舍棄是眾所周知的時(shí)間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往不那么明智很多人更關(guān)注于第一象限的事件，這將會(huì)使人長期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機(jī)，這很容易使人精疲力竭，長此以往既不利于個(gè)人也不利工作。 重要性重要性緊迫程度緊迫程度 二：重要但不緊急二：重要但不緊急 65%80% 一：重要而且緊急一：重要而且緊急 20%25%四：不重要且不緊急四：不重要且不緊急 1% 三：不重要但緊急三：不重要但緊急 15% 成功的時(shí)間分配管理 減少時(shí)間浪費(fèi)減少時(shí)間浪費(fèi) 拖延商數(shù)測驗(yàn) 請據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案： （1）為了避免對棘手的難題

8、采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （6）我對重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同

9、意 （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無法處理所面對的困難任務(wù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 評分標(biāo)準(zhǔn)： 每一個(gè)“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分。 總分小于20

10、分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。 導(dǎo)導(dǎo) 致致 拖拖 延延 的的 原原 因因以下是你必須要知道的真相1、平均每八分鐘會(huì)受到一次打擾2、平均每次打擾用時(shí)大約是五分鐘，總共大約四小時(shí)。3、如果你讓自己一天做一件事情，你會(huì)花一整天去做；4、如果你讓自己一天做二十件事情，則會(huì)完成七至八件甚至更多。5、一年之中，你真正在做有價(jià)值的事情的時(shí)間不會(huì)超過九十天。6、三年內(nèi)，如果你好好的規(guī)劃一下你的人生和時(shí)間，你能夠取得是之前的三到五倍。導(dǎo)導(dǎo) 致致 浪浪 費(fèi)費(fèi) 時(shí)時(shí) 間間 的的 原原 因因 浪費(fèi)時(shí)

11、間的原因有主觀和客觀兩大方面。這里，我們來分析一下浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因，因?yàn)?，這是一切的根源。1、觀念不對*進(jìn)取心不足 *缺乏時(shí)間意識*態(tài)度消極悲觀2、目標(biāo)不明 * 缺乏計(jì)劃*抓不住重點(diǎn)3、技巧不夠*缺乏優(yōu)先順序*做事有頭無尾。 *沒有條理，不簡潔，簡單的事情復(fù)雜化。*事必躬親，不懂得授權(quán)。*不會(huì)拒絕別人的請求。4、習(xí)慣不好*5S整理整頓不足（5S整理、整頓、清潔、清掃、素養(yǎng)）*工作作風(fēng)拖拉。5、組織不當(dāng)*工作流程不暢*標(biāo)準(zhǔn)不明確需返工*相互配合銜接不當(dāng)各時(shí)段工作狀態(tài)表注意力時(shí)間8 10 12 13 15 16 18莫法特休息法 圣經(jīng)新約的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房里有3張桌：第一張擺著他正在翻

12、譯的圣經(jīng)譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。 莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。 “間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。人們在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，連續(xù)幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會(huì)下降很多，因?yàn)橥环N作物吸收的是同一類養(yǎng)分，長此以往，地力就會(huì)枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果每隔一段時(shí)間就變換不同的工作內(nèi)容，就會(huì)產(chǎn)生新的優(yōu)勢興奮灶，而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。十大時(shí)間節(jié)約十大時(shí)間節(jié)約1.1.有用的東西定位放置有用的東西定位放置; ;2.2.帶著建議開會(huì)帶著任務(wù)離開帶著建議開會(huì)帶著任務(wù)離開; ;3.3.每個(gè)電話都當(dāng)做一個(gè)國際長途每個(gè)電話都當(dāng)做一個(gè)國際長途; ;4.4.把自己的計(jì)劃當(dāng)成老板的計(jì)劃把自己的計(jì)劃當(dāng)成