項(xiàng)目備案與立項(xiàng)管理辦法

1、叮叮小文庫項(xiàng)目備案與立項(xiàng)工作程序項(xiàng)目備案與立項(xiàng)是項(xiàng)目啟動(dòng)的必要環(huán)節(jié)， 是規(guī)范項(xiàng)目信息管理，避免項(xiàng)目沖 突，控制項(xiàng)目前期費(fèi)用，啟動(dòng)項(xiàng)目工作的重要措施。從任何來源的各類項(xiàng)目信息 均應(yīng)進(jìn)行備案，項(xiàng)目信息應(yīng)根據(jù)備案后跟蹤和進(jìn)展的情況確定是否立項(xiàng)。項(xiàng)目備案后，方可開展項(xiàng)目的前期調(diào)研、客戶接觸工作，并可以開始使用少量預(yù)算內(nèi)的 前期費(fèi)用。經(jīng)調(diào)查研究確認(rèn)項(xiàng)目真正可行后， 進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)，立項(xiàng)后方可開展項(xiàng) 目的實(shí)質(zhì)性工作和使用相關(guān)項(xiàng)目費(fèi)用。項(xiàng)目的備案與立項(xiàng)必須執(zhí)行項(xiàng)目備案與立 項(xiàng)工作程序。任何人員從任何來源取得的、有可能承攬的項(xiàng)目信息均應(yīng)進(jìn)行項(xiàng)目備案。 項(xiàng) 目備案為對(duì)項(xiàng)目的基本情況進(jìn)行登記。提供項(xiàng)目信息的人員應(yīng)盡

2、可能了解到項(xiàng)目 的準(zhǔn)確信息，并至少提供本規(guī)定要求的最基本的信息。所有設(shè)計(jì)項(xiàng)目、包含主體設(shè)計(jì)內(nèi)容的項(xiàng)目以及其他需要報(bào)院備案的項(xiàng)目應(yīng)按 北京市建筑設(shè)計(jì)研究院的有關(guān)規(guī)定在院市場(chǎng)經(jīng)營部同步備案。項(xiàng)目較為成熟后，有可能承攬到或開始投標(biāo)前， 應(yīng)按本工作程序進(jìn)行項(xiàng)目 立項(xiàng)。項(xiàng)目立項(xiàng)為對(duì)項(xiàng)目信息的遴選過程， 批準(zhǔn)立項(xiàng)的項(xiàng)目開始進(jìn)行投標(biāo)和后 續(xù)工 作，未批準(zhǔn)立項(xiàng)的項(xiàng)目不應(yīng)進(jìn)行后續(xù)涉及進(jìn)一步投入資金的工作，可視情況繼續(xù) 跟蹤，或果斷放棄，以將有效資源投入到更有可能的項(xiàng)目上。項(xiàng)目備案和立項(xiàng)工作由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)和組織。 各類項(xiàng)目信息均應(yīng)提交市場(chǎng)部辦 理備案手續(xù)，并按市場(chǎng)部的有關(guān)規(guī)定隨時(shí)通報(bào)和記錄項(xiàng)目的進(jìn)一步信息、跟蹤情況

3、和進(jìn)展情況。市場(chǎng)部應(yīng)分類登記項(xiàng)目的備案信息，通報(bào)相關(guān)部門，及時(shí)修改， 并組織處理或協(xié)調(diào)處理項(xiàng)目沖突。市場(chǎng)部應(yīng)按項(xiàng)目立項(xiàng)程序組織遴選項(xiàng)目信息， 確定立項(xiàng)項(xiàng)目和辦理項(xiàng)目立項(xiàng) 手續(xù)。項(xiàng)目立項(xiàng)程序由多個(gè)部門協(xié)同完成， 與項(xiàng)目?jī)?nèi)容相關(guān)的各業(yè)務(wù)和專業(yè)部門 參與項(xiàng)目的遴選工作，各部門應(yīng)切實(shí)履行工作職責(zé)，接受市場(chǎng)部的組織和安排， 積極協(xié)助和配合項(xiàng)目立項(xiàng)工作，保證項(xiàng)目工作順利、有序地開展。項(xiàng)目立項(xiàng)應(yīng)經(jīng)過批準(zhǔn)，并應(yīng)確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或臨時(shí)負(fù)責(zé)人， 根據(jù)項(xiàng)目情況可 同時(shí)確定參與的部門、業(yè)務(wù)與專業(yè)負(fù)責(zé)人和人員，組建項(xiàng)目部門。市場(chǎng)部應(yīng)及時(shí) 向相關(guān)的部門書面通報(bào)項(xiàng)目立項(xiàng)情況、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員和項(xiàng)目部組建情況。項(xiàng)目備案或立項(xiàng)后12

4、個(gè)月以上無任何實(shí)質(zhì)性進(jìn)展的，市場(chǎng)部應(yīng)視其為失效 的項(xiàng)目信息，將其清理出備案與立項(xiàng)項(xiàng)目清單，以保證項(xiàng)目清單的更新和有效性。 特殊情況下，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可延長(zhǎng)項(xiàng)目信息的有效期。項(xiàng)目備案與立項(xiàng)工作程序如下:項(xiàng)目信息項(xiàng)目備案與立項(xiàng)工作程序各階段工作內(nèi)容分述如下：1、項(xiàng)目備案 項(xiàng)目信息可來源于任何部門、員工、信息人員、媒體和通過部 門或人員聯(lián)系的外部機(jī)構(gòu)或人員。接收到項(xiàng)目信息的部門和人員應(yīng)對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行初步的有效 性預(yù)判，決定是否提交備案，初步預(yù)判應(yīng)綜合以下幾個(gè)方面的信息做出判斷：（1）項(xiàng)目名稱和地址是否明確；（2）項(xiàng)目的類型是否明確，是否在本公司的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)；（3）項(xiàng)目的業(yè)主是否明確；（4）項(xiàng)目的規(guī)

5、模是否明確；（5）項(xiàng)目是否明確采取招標(biāo)、議標(biāo)、委托或其他方式實(shí)施；（6）項(xiàng)目資金來源是否明確和落實(shí)；（7）項(xiàng)目進(jìn)展情況是否清楚，計(jì)劃是否了解；（8）本公司對(duì)項(xiàng)目的內(nèi)容是否有優(yōu)勢(shì)；（9）項(xiàng)目是否與本院、院屬其他單位、本公司其他項(xiàng)目有關(guān)聯(lián)，業(yè)主是否 是老 客戶或間接老客戶；（10）是否了解項(xiàng)目決策層和操作層的情況，操作深度及合作基礎(chǔ)如何；（11）是否存在中間人，中間人可起到的作用和期望的報(bào)酬如何；（12） 項(xiàng)目各種信息是否整理清楚，便于提交備案。以上第（1）、（2）、（9）項(xiàng)不詳?shù)捻?xiàng)目信息不宜提交備案。其他各項(xiàng)可視具體情況而定。在一般情況下，項(xiàng)目備案所提交的項(xiàng)目信息應(yīng)盡可能詳細(xì)， 包含以 上各項(xiàng)信

6、息，但涉及多個(gè)可承攬部門的項(xiàng)目和需在院市場(chǎng)經(jīng)營部備案的項(xiàng)目， 應(yīng) 盡早提交備案，以避免項(xiàng)目沖突。各類項(xiàng)目信息統(tǒng)一提交市場(chǎng)部進(jìn)行備案， 在市場(chǎng)部辦理備案手續(xù)。項(xiàng)目信息 提供人員向市場(chǎng)部提交相關(guān)的項(xiàng)目書面資料，同時(shí)在市場(chǎng)部相關(guān)人員的指導(dǎo)下填寫項(xiàng)目備案立項(xiàng)登記表，項(xiàng)目信息提供人員應(yīng)盡可能詳細(xì)地填寫清楚所了解 的各類信息，并對(duì)填寫內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。市場(chǎng)部工作人員發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏應(yīng)及 時(shí)要求更改和補(bǔ)齊，同時(shí)應(yīng)進(jìn)行沖突檢查，發(fā)現(xiàn)沖突及時(shí)協(xié)調(diào)解決。市場(chǎng)部為每一個(gè)備案項(xiàng)目提供一個(gè)獨(dú)一無二的編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：XM- * ，其中，XM為“項(xiàng)目”二字簡(jiǎn)稱，XM后第一部分的*為具 體的年份，最后的*為當(dāng)年度備案的第幾個(gè)

7、項(xiàng)目，例如： XM-2012001,為2012 年第一個(gè)備案的項(xiàng)目。此項(xiàng)目編號(hào)作為項(xiàng)目的“身份證編號(hào)” ，貫穿使用于整個(gè) 項(xiàng)目的執(zhí)行全過程。市場(chǎng)部接收項(xiàng)目備案立項(xiàng)登記表后，找主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，批準(zhǔn)后將信 息反饋給項(xiàng)目信息提供人員，然后，市場(chǎng)部相關(guān)人員登陸項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)， 填 報(bào)項(xiàng)目備案登記信息，即完成項(xiàng)目備案。財(cái)務(wù)人員只有在項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)目確已備案后，方可執(zhí)行相關(guān)的費(fèi)用報(bào)銷或請(qǐng)付款手續(xù)，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：（1）項(xiàng)目備案以前：不能支付任何費(fèi)用；（2）項(xiàng)目備案后至立項(xiàng)前：每個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用上限為 2000元，超出部分需 提請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)；市場(chǎng)部應(yīng)將設(shè)計(jì)項(xiàng)目、包含主體設(shè)計(jì)內(nèi)容的項(xiàng)

8、目以及其他需要報(bào)院備案的項(xiàng) 目在最短的時(shí)間內(nèi)向院市場(chǎng)經(jīng)營部辦理備案手續(xù)。2、項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì) 市場(chǎng)部負(fù)責(zé)對(duì)備案和立項(xiàng)的項(xiàng)目信息進(jìn)行整理、匯總和統(tǒng)計(jì)。市場(chǎng)部應(yīng)隨時(shí)整理和匯總項(xiàng)目信息，根據(jù)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的需要及時(shí)提供分類統(tǒng)計(jì)的項(xiàng)目信息 和項(xiàng)目資料。項(xiàng)目信息應(yīng)進(jìn)行分類整理、匯總和統(tǒng)計(jì)，分類原則如下：（1）按項(xiàng)目類型分類，包括工程總承包、項(xiàng)目管理、工程管理、裝飾設(shè)計(jì)、 裝修工程、工程代建、工程咨詢和其它類型，其他類型可進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分；（2）按項(xiàng)目階段分類，包括備案后跟蹤、立項(xiàng)后攻單、投標(biāo)、訂立合同、前期、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、結(jié)算、維保等多個(gè)階段；(3) 按項(xiàng)目地域分類，包括本地、外埠等，外埠又可根據(jù)地區(qū)、省

9、市等進(jìn) 一步戈U分；(4) 按項(xiàng)目規(guī)模分類，根據(jù)具體情況可分為大型和小型等；(5) 按自主項(xiàng)目和合作項(xiàng)目分類；(6) 按其它特征分類。 項(xiàng)目跟蹤、運(yùn)作和實(shí)施過程中獲得補(bǔ)充信息和變更信 息，應(yīng)及時(shí)對(duì)項(xiàng)目信息和匯總資料進(jìn)行更新。 市場(chǎng)部應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目信息和掌握的項(xiàng)目各方面情況， 對(duì)項(xiàng)目 信息進(jìn)行分析和判斷，提交主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為項(xiàng)目決策提供參考。3、項(xiàng)目遴選與立項(xiàng) 市場(chǎng)部負(fù)責(zé)在備案的項(xiàng)目中遴選可供立項(xiàng)的項(xiàng)目， 提交審 批批準(zhǔn)后辦理項(xiàng)目立項(xiàng)手續(xù)。項(xiàng)目立項(xiàng)除必須經(jīng)過備案手續(xù)外，還應(yīng)至少滿足以下條件之一：(1) 項(xiàng)目進(jìn)入投標(biāo)階段；(2) 項(xiàng)目將要發(fā)生大額費(fèi)用；(3) 項(xiàng)目辦理了實(shí)質(zhì)性委托；(4) 主管領(lǐng)

10、導(dǎo)或總經(jīng)理辦公會(huì)認(rèn)定立項(xiàng)。市場(chǎng)部統(tǒng)一將具備立項(xiàng)條件的項(xiàng)目 報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)直接進(jìn)行立項(xiàng)審批；重大項(xiàng)目應(yīng)提交總經(jīng)理辦公會(huì)進(jìn)行立項(xiàng)審批，市場(chǎng)部在總經(jīng)理辦公會(huì)提出審議立項(xiàng)事項(xiàng)， 提交項(xiàng)目資料并說明項(xiàng)目情況和立項(xiàng)理由，總經(jīng)理辦公會(huì)做出是否立項(xiàng)的決定。批準(zhǔn)立項(xiàng)的項(xiàng)目應(yīng)在該項(xiàng)目的 項(xiàng)目備案立項(xiàng)登記表 中立項(xiàng)審批欄填寫立 項(xiàng)審批意見，并由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。批準(zhǔn)立項(xiàng)后，市場(chǎng)部應(yīng)在項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)中 對(duì)該項(xiàng)目填寫立項(xiàng)審批意見、立項(xiàng)時(shí)間和其他必要的內(nèi)容。項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)應(yīng)確定項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人由主管領(lǐng)導(dǎo)或總 經(jīng)理辦公會(huì)在相關(guān)部門合適的人選中選定。 在暫時(shí)無法選定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的情況下， 應(yīng)指定項(xiàng)目的臨時(shí)負(fù)責(zé)人。各

11、相關(guān)部門應(yīng)指派專業(yè)負(fù)責(zé)人員配合項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工 作。只有項(xiàng)目立項(xiàng)后，財(cái)務(wù)部方可處理金額較大的費(fèi)用報(bào)銷或請(qǐng)付款工作。 具體標(biāo)準(zhǔn)如下：（1）項(xiàng)目立項(xiàng)后至簽約前：每個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用上限為 5000元（包含上文 中項(xiàng)目備案后的2000元），超出部分需提請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)總經(jīng)理辦公 會(huì)批準(zhǔn)；（2） 項(xiàng)目簽約后：嚴(yán)格按照控制預(yù)算相關(guān)管理辦法辦理。項(xiàng)目立項(xiàng)后, 市場(chǎng)部應(yīng)提請(qǐng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目的臨時(shí)負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)中填報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目的臨時(shí)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將項(xiàng)目進(jìn)展情況通報(bào)市場(chǎng)部，按要求填報(bào)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)。 市場(chǎng)部對(duì)立項(xiàng)項(xiàng)目及時(shí)進(jìn)行立項(xiàng)登記和匯總、統(tǒng)計(jì)、 分析。4、項(xiàng)目信息清理 市場(chǎng)部應(yīng)定期分析、并清理備案和立項(xiàng)的項(xiàng)目， 與項(xiàng)目信息人員及時(shí)溝通，對(duì)備案或立項(xiàng)后12個(gè)月以上無任何實(shí)質(zhì)性進(jìn)展的項(xiàng)目，應(yīng)視其為失效的項(xiàng)目信 息，經(jīng)核實(shí)后提交主管領(lǐng)導(dǎo)決定是否將其清理出項(xiàng)目清單。主管領(lǐng)導(dǎo)確定應(yīng)清理的項(xiàng)目，市場(chǎng)部應(yīng)及時(shí)將其清理出備案與立項(xiàng)項(xiàng)目清單， 以保證項(xiàng)目清單的更新 和有效性，并以書面形式通報(bào)財(cái)務(wù)部和項(xiàng)目的相關(guān)部門及人員，中止該項(xiàng)目的一切后續(xù)支出。主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理辦公會(huì)確定繼續(xù)進(jìn)行的項(xiàng)目， 市場(chǎng)部應(yīng)延長(zhǎng)項(xiàng)目 信息的有效期。已清理項(xiàng)目的項(xiàng)目資料由市場(chǎng)部作為參考資料留存， 重要的項(xiàng)目文件應(yīng)移交 行政部檔案部門歸檔。備注：本辦法自2012年2