能源物資采購(gòu)管理制度

1、Q/TACCXX公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Q/TACC 22012014能源物資采購(gòu)管理制度2014-01-15 實(shí)施2014-01-12 發(fā)布XX 公司 發(fā)布能源物資采購(gòu)管理制度1 范圍本制度規(guī)定了公司能源物資所涉及到的煤、焦、油料和石油焦采購(gòu)管理流程、內(nèi)容及方式。 本制度適用于XX公司）。2 規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T23331-2012/IS050001.2011能源管理體系 要求Q/TACC 20201 2013Q/TACC 20803 2013Q/T

2、ACC 20802 2013Q/TACC 20804 2013Q/TACC 20805 2013經(jīng)濟(jì)合同管理辦法 供應(yīng)商管理制度 物資計(jì)劃管理制度 物資驗(yàn)收管理制度 物資倉(cāng)儲(chǔ)管理規(guī)定3術(shù)語(yǔ)和定義能源物資采購(gòu)覆蓋生產(chǎn)過程所涉及到的燃料、油料以及其它具有影響的能源服務(wù)、產(chǎn)品和設(shè)備的采購(gòu)。4 職責(zé)4.1主管采購(gòu)的公司領(lǐng)導(dǎo)是能源物資采購(gòu)過程控制的主管領(lǐng)導(dǎo)。4.2物資部是能源物資采購(gòu)（公司有其它授權(quán)的物資除外）的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃并具體組織實(shí)施。4.3 生產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)職責(zé)內(nèi)計(jì)劃審核并下發(fā)；并組織評(píng)估其在計(jì)劃的或預(yù)期使用壽命內(nèi)對(duì)能源使用， 能源消耗和能源效率的影響。4.4 相關(guān)單位配合實(shí)施能源

3、產(chǎn)品采購(gòu)過程。5管理內(nèi)容和方法5.1 總則5.1.1 能源物資采購(gòu)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司相關(guān)程序和規(guī)定，堅(jiān)持公開、公平、公正，比質(zhì)、比價(jià)、比服務(wù) 的原則。5.1.2 能源物資采購(gòu)應(yīng)接受公司監(jiān)察審計(jì)部的監(jiān)督。5.1.3 配合物資采購(gòu)的部門（單位）或個(gè)人，可以提出采購(gòu)建議或推薦供應(yīng)商，但不得以任何理由指 定供應(yīng)商，特殊情況需要指定品牌或供應(yīng)商的應(yīng)在申報(bào)計(jì)劃時(shí)書面說(shuō)明原因。5.1.4 參與能源物資采購(gòu)的相關(guān)人員，應(yīng)對(duì)采購(gòu)物資的技術(shù)信息和商務(wù)信息保密。5.2供應(yīng)商管理詳見Q/TACC 20803 2013供應(yīng)商管理制度5.3 物資計(jì)劃管理詳見Q/TACC 20802 2013物資計(jì)劃管理規(guī)定5.4 采購(gòu)541

4、采購(gòu)業(yè)務(wù)員在進(jìn)行能源物資采購(gòu)前應(yīng)收集與采購(gòu)有關(guān)的信息，包括產(chǎn)品、質(zhì)量、價(jià)格、市場(chǎng)、運(yùn)輸?shù)刃畔?。按就地就近、比質(zhì)比價(jià)比服務(wù)、貨比三家的原則，在合格供應(yīng)商中組織采購(gòu)。采購(gòu)流程（詳 見附錄A）。5.4.2 各類物資原則上應(yīng)建立不少于三家的合格供應(yīng)商檔案，專業(yè)性較強(qiáng)、專利產(chǎn)品或特殊定制產(chǎn)品 除外。5.4.3 能源物資采購(gòu)應(yīng)在合格供應(yīng)商中組織采購(gòu)。因特殊情況不能在合格供應(yīng)商中組織采購(gòu)的，可以選擇備用供應(yīng)商采購(gòu)，如需新增供應(yīng)商的，按程序（見Q/TACC20803 2013供應(yīng)商管理制度）申請(qǐng)審批，經(jīng)審批合格后才能簽訂合同（招標(biāo)采購(gòu)可以在確定中標(biāo)單位后再申請(qǐng)創(chuàng)建新供應(yīng)商）。5.4.4 創(chuàng)建新供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)業(yè)

5、務(wù)員應(yīng)提供書面的供應(yīng)商資料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、質(zhì)量證明 文件、代理人的授權(quán)文書、業(yè)績(jī)清單等）復(fù)印件，填報(bào)創(chuàng)建供應(yīng)商申請(qǐng)表。5.4.5 能源物資供應(yīng)商提供的產(chǎn)品必須符合國(guó)家相關(guān)強(qiáng)制法律法規(guī)要求，采購(gòu)決策將部份基于對(duì)能源 績(jī)效的評(píng)價(jià)。5.4.6 能源物資采購(gòu)詢價(jià)，每批（種）物資原則上供應(yīng)商不得低于三家，低于三家的要說(shuō)明原因。 應(yīng)優(yōu)先選擇質(zhì)量保證、價(jià)格較低、供貨能力強(qiáng)及售后服務(wù)、信譽(yù)俱佳的供應(yīng)商作為供貨單位，同等條件 下優(yōu)先考慮戰(zhàn)略合作供應(yīng)商和長(zhǎng)期合作供應(yīng)商。5.4.7 按規(guī)定要求需要進(jìn)行公開招標(biāo)采購(gòu)的能源物資，由物資部委托有資質(zhì)的招標(biāo)公司組織進(jìn)行采購(gòu)。詳見Q/TACC 20202 2013招

6、標(biāo)投標(biāo)管理辦法。5.4.8 議價(jià)、談判完畢后，由采購(gòu)業(yè)務(wù)員填寫采購(gòu)合同審批表和編制合同，按合同審批程序批準(zhǔn)后簽 訂合同。5.5 合同采購(gòu)管理5.5.1 凡采購(gòu)總價(jià)大于等于 5萬(wàn)元的能源物資，必須簽訂書面合同，嚴(yán)格遵照公司經(jīng)濟(jì)合同管理辦 法。小于5萬(wàn)元，產(chǎn)品質(zhì)量指標(biāo)、試驗(yàn)方法在相關(guān)國(guó)標(biāo)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容中有明確規(guī)定，能及時(shí)結(jié)清且無(wú)預(yù)付款項(xiàng)的采購(gòu)，可按書面簽訂采購(gòu)訂單的方式進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)訂單的審批由物資部合同管理員、分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)合審批。原則上不允許無(wú)合同或訂單進(jìn)行采購(gòu)，如有特殊情況不能簽訂書面合同或訂單的，必須書面經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)和公司分管領(lǐng)導(dǎo)的同意。5.5.2 書面采購(gòu)合同的要求，審批程序等必須

7、按Q/TACC 20201 2013經(jīng)濟(jì)合同管理辦法要求執(zhí)行。5.5.3 合同談判必須由兩人或兩人以上共同參與，授權(quán)金額以上的合同必須會(huì)同公司相關(guān)部門共同談 判。5.5.4 經(jīng)雙方簽字蓋章已經(jīng)生效的采購(gòu)合同按公司檔案管理規(guī)定按時(shí)歸檔。5.6 物資驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)詳見Q/TACC 20804 2013物資驗(yàn)收管理制度及 Q/TACC 20805 2013物資倉(cāng)儲(chǔ)管理制度5.7退貨及索賠管理采購(gòu)的能源物資經(jīng)檢驗(yàn)不合格的，依照合同規(guī)定進(jìn)行換貨、折價(jià)、退貨或索賠處理。5.8 采購(gòu)能源物資貨款支付5.8.1 采購(gòu)能源物資貨款的支付，由采購(gòu)業(yè)務(wù)員按采購(gòu)合同支付條款的規(guī)定，填寫采購(gòu)付款申請(qǐng)單（按公司要求的格

8、式填寫），經(jīng)具有審批權(quán)限的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后按財(cái)務(wù)管理相應(yīng)規(guī)定辦理支付手續(xù)。582 貨款支付的審批權(quán)限按公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。583 已檢驗(yàn)合格且收到相應(yīng)發(fā)票的物資款項(xiàng)支付，由采購(gòu)業(yè)務(wù)員憑入庫(kù)單，連同購(gòu)貨發(fā)票，按照5.8.2條審核簽字后，按財(cái)務(wù)管理規(guī)定辦理相關(guān)支付手續(xù)。5.9 能源物資采購(gòu)檢查和考核5.9.1 采購(gòu)業(yè)務(wù)員應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并將情況匯報(bào)分管 領(lǐng)導(dǎo)。5.9.2 采購(gòu)業(yè)務(wù)員對(duì)重要能源物資或貨款金額較大的，應(yīng)向物資部部長(zhǎng)匯報(bào)。5.9.3 采購(gòu)物資已到達(dá)公司規(guī)定時(shí)間以上且已經(jīng)驗(yàn)收合格，尚未收到購(gòu)貨發(fā)票的，采購(gòu)業(yè)務(wù)員應(yīng)主動(dòng) 聯(lián)系催交發(fā)票，以便及時(shí)結(jié)算。5.

9、9.4 采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)檢查督促采購(gòu)業(yè)務(wù)員按規(guī)定實(shí)施能源物資采購(gòu)，監(jiān)督檢查采購(gòu)合同的簽訂和履 行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。5.9.5 由物資部部長(zhǎng)牽頭、企業(yè)管理部、生產(chǎn)管理部參與，不定期組織對(duì)采購(gòu)管理工作進(jìn)行全面檢查， 發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作行為的，嚴(yán)格按照物資部綜合考核辦法及公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核。5.10相關(guān)規(guī)定5.10.1 除經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意外，公司任何部門（單位）或個(gè)人，不得自行采購(gòu)規(guī)定由物資部負(fù)責(zé)采購(gòu)的能源物資。5.10.2 未經(jīng)授權(quán)管理人員同意及物資部授權(quán)自行采購(gòu)前條款所述物資的，物資部有權(quán)拒絕辦理付款、 轉(zhuǎn)運(yùn)、驗(yàn)收、入庫(kù)保管等相關(guān)手續(xù)。5.10.3 合同管理員應(yīng)按 Q/TACC 20201 - 2013經(jīng)濟(jì)合同管理制度的規(guī)定，不定期檢查監(jiān)督合同履 行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)制止并向本部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或提示分管領(lǐng)導(dǎo)糾正。附加說(shuō)明：本標(biāo)準(zhǔn)用詞說(shuō)明：1對(duì)本規(guī)定條文執(zhí)行嚴(yán)格程度的用詞，采用以下寫法：1.1 表示很嚴(yán)格，非這樣做不可的用詞：正面詞一般采用“必須”，反面詞一般采用“嚴(yán)禁”。1.2 表示嚴(yán)格，在正常情況下均應(yīng)這樣做的用詞：正面詞一般采用“應(yīng)”，反面詞一般采用“不應(yīng)”或“不得”1.3 表示允許稍有選擇，在條件許可時(shí)，首先應(yīng)這樣做的用詞: 正面詞一般采用“宜”或“一般”，反面詞一般采用“不宜” 本規(guī)定由物資部提出。本規(guī)定由物資部解釋。本規(guī)定起草（修訂）人：x本