檔案室安全管理制度

1、檔案室安全管理制度 檔案室安全管理制度 （一） 檔案工作制度 1、 檔案工作是管理工作的一部分，須有一名主要領(lǐng)導 分管。 2、 檔案人員應及時將上級檔案部門的有關(guān)指示向分管 領(lǐng)導匯報，以便及時了解檔案工作動向，領(lǐng)導檔案工作。 3、 檔案工作由辦公室負責， 對檔案員進行業(yè)務指導， 在檔案移交時檢驗案卷質(zhì)量。 4、 遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則，本單位各類檔案應 集中存放在檔案室，實行統(tǒng)一管理。 5、 根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合單位檔案工作 的實際，制定適用于本單位的保管期限表、歸檔范圍等。 6、 編制各種檢索工具、 參考工具， 積極為單位管理提 供便利，及時做好登記和統(tǒng)計工作。 7、 檔案人

2、員應加強學習，不斷提高思想覺悟和不斷更 新業(yè)務知識，使檔案工作更趨規(guī)范化、科學化。 （二） 檔案工作人員崗位責任制 1、 檔案工作人員必須嚴格遵守中華人民共和國檔案 法 和 中華人員共和國保密法 規(guī)定的各項條款， 依法辦 事；認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。 2、 指導各部門的立卷人員和專業(yè)技術(shù)人員按時做好文 件材料的收集、立卷歸檔工作，努力提高案卷質(zhì)量。 3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎(chǔ) 工作，熟悉所保管的檔案情況。 4 、做好檔案的利用服務工作，編制多種檢索工作和參 考資料做到調(diào)卷及時迅速、準確無誤。 5 、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等 安全防護工作，

3、維護檔案不受損失。 6、刻苦學習檔案業(yè)務知識，提高業(yè)務能力和學術(shù)水平， 努力實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。 7 、遵守保密制度。未經(jīng)批準，不得利用職權(quán)擅自擴大 檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機密和內(nèi)容，確保檔案機 密的安全。 （三）檔案資料歸檔制度 1、 凡是在單位各項活動中形成的具有查閱利用價值的 各種文件資料均屬歸檔范圍。 2、 各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是各部門的任 務之一， 建立崗位責任制， 檔案室做好指導和監(jiān)督的同時搞 好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。 3、 各部門在工作中形成的具有保存價值的文件資料， 均應整理立卷后歸檔， 由檔案室統(tǒng)一管理， 不得分散在部門 或個人手中。 4、每年三

4、月底以前，各部門必須將上一年度檔案材料 按要求整理立卷，并將上一年度檔案材料移交檔案室。 5、 凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、 案卷號、 填寫案 卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，做好向檔案室移交的準備工作。 6、 部門移交案卷時應經(jīng)檔案室工作人員驗收，移交時 應履行移交手續(xù)，填寫移交清冊。 （四） 檔案庫房管理制度 1、 努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，使庫房管理更 趨科學化。 2、 庫房由檔案人員負責管理，并負責每天檢查門窗電 的開關(guān)情況。 3、 庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等 基本保護條件，并每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 4、 明確各類檔案的界限，實行分類分柜存放保管。 5、 庫房

5、必須具有專用櫥柜，并被有必要的安全保護設(shè) 施，以確保檔案的安全。 6、 非檔案室工作人員不得進入庫房，查閱檔案不得在 庫房內(nèi)進行。 7、 庫房內(nèi)不得堆放其他物品，以保證庫房的整潔。 （五） 檔案保密保衛(wèi)制度 1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。 2、檔案室設(shè)專用檔案庫房，配置專用檔案櫥柜存放檔 3、檔案室內(nèi)應設(shè)置閱覽檔案室，建立監(jiān)閱制度，防止 失密、泄密。 4、 檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理， 鑰匙由專 管人員使用。檔案人員工作調(diào)動時，必須辦理交接手續(xù)。 5、 檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家，或探 親訪友，或出入公共場所。 6、 不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料，不

6、得在 私人通信或普通電話中涉及檔案機密；不準向無關(guān)人員談 論、泄露有關(guān)檔案內(nèi)容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等 不得亂扔，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。 7、 非檔案人員不得進入庫房，不得在庫房中接待親友。 （六）檔案資料借閱制度 根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。 1、 外單位查閱檔案，應持單位介紹信，一般應有二人。 查閱機、絕密或組織、人事方面的文件，必須是黨員。 2、 查閱各種檔案必須在查閱室進行，未經(jīng)同意，不準 私自帶走。 3、 凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內(nèi) 控制使用的檔案，應經(jīng)單位領(lǐng)導同意。 4、 單位檔案嚴格控制借出，如確因工作需要，應經(jīng)本 單位領(lǐng)導批準，借出時間一般不

7、得超過三天。借閱期間，要 確保檔案的安全。 5、 凡摘抄本單位檔案材料，應寫明年代、卷號、張?zhí)枺?并認真校核。出具證明材料，要加蓋公章，方能有效。如需 要復制，須經(jīng)經(jīng)辦部門同意。 6、 查閱檔案者，必須注意保守機密，不得任意瀉漏和 向外公布。 7、 查閱檔案，必需注意保護檔案不得在文件材料上圈 點。批注、勾畫、污損，更不得拆卷抽取；撕毀原件，違者 將依據(jù)檔案法規(guī)定追究責任。 （七） 檔案銷毀制度 1、 檔案銷毀必須經(jīng)單位領(lǐng)導和上級主管部門負責人審 核同意。 2、 凡需銷毀的檔案必須編造清冊，并撰寫包括：本單 位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及 其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷

8、毀的理由等內(nèi)容的書面 報告。 3、 銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷， 在銷毀清冊 上注明“已銷毀”字樣和日期，并需簽名蓋章以示負責。 4、 被銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進行， 打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。 （八） 檔案保管制度 1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號，檔案、資 料要按全宗和分類順序排列整齊， 不清的檔案、資料及時修復和復制。 2 、認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內(nèi)嚴禁吸煙和 存放易燃品，庫房內(nèi)外放置滅火器材，以應急需；庫房門窗 要裝置防盜設(shè)備，及時關(guān)開、上鎖，鑰匙由專人專柜保管， 不得隨身攜帶；經(jīng)常清掃、整理庫房內(nèi)外和櫥架內(nèi)外的清潔 衛(wèi)生；注意觀測庫房溫濕度，盡量

9、控制在規(guī)定標準；每年四 月份放置一次殺蟲劑，并視情況及時采取措施，防止鼠咬蟲 蛀。 3、 對檔櫥、 架要經(jīng)常進行保養(yǎng)， 防止銹蝕， 保持美觀 清潔。 4、 檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查， 并作記錄。 （九）檔案統(tǒng)計與匯報制度 檔案統(tǒng)計，是掌握情況，分析和研究檔案工作問題的一 種有利工具。加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學管理水平的 必要措施和重要標志。為進一步加強檔案統(tǒng)計工作，特制度 如下統(tǒng)計制度。 1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作；負責全校檔 案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等 情況的統(tǒng)計工作；負責上級檔案部門需要的各種報表的填報 工作。 重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查， 對破損和模糊 2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案 統(tǒng)計的基礎(chǔ)，應結(jié)合實際，做好各項原始材料的登記，主要 包括下述內(nèi)卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、 檔案利用與利用效益登記。 3、 建立健全統(tǒng)計臺帳，掌握檔案的收進、整理、利用、 移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按上級部門的要求及時報 送各種報表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應做到類別清楚、 數(shù)字準確無誤。 4、 上級檔案部門需要的各類報表，要按時間要求，準 確無誤地報出，所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。