國際會議召開管理辦法

1、精品華南理工大學舉辦國際會議管理辦法第一條 為加強學校的國際學術交流，提高國際影響力，學校鼓勵 具備條件的單位積極舉辦高水平的國際會議。為規(guī)范舉辦國際會議的管 理，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱國際會議是指與會代表來自 3 個或 3 個以上的 國家和地區(qū)（不含港澳臺） 、以高層次學術研討為主要內容的會議。第三條 國際交流與合作處是學校國際會議的歸口管理單位，由學 校及各單位主辦、合辦和承辦的國際會議均由國際交流與合作處負責監(jiān) 管。第四條 舉辦國際會議實行國務院和省部兩級審批制度，學校各單 位不得自行審批。一般情況下，學校舉辦的國際會議通過國際交流與合 作處報教育部審批。（一）教育部審核后報請

2、國務院審批的重大國際會議：1重要國際組織的大會與特別會議；2涉及我國核心利益、重大敏感問題以及重要國際問題的國際會議；3外賓人數在 100 人以上或會議總人數在 400 人以上的社科類國 際會議，以及外賓人數在 300 人以上或會議總人數在 800 人以上的自然 科學的國際會議；4外國政府正部長及以上官員或前國家元首、 政府首腦出席的國際 會議；5邀請黨和國家領導人出席的國際會議。（二）教育部審批的一般性國際會議：1外賓人數在 100 人以下或會議總人數在 400 人以下的社科類國可編輯精品際會議，以及外賓人數在 300 人以下或會議總人數在 800 人以下的自然 科學領域的國際會議；2 .國

3、際合作項目中的工作會議。第五條 要嚴格控制舉辦國際會議的總量，未經批準不得擅自對外 申辦或承諾。凡不符合規(guī)定、無實質內容的國際會議一律不得舉辦或承 辦。如無特殊需要，未經批準，原則上不搞固定年會或與外方輪流開會 機制。對已經形成機制的國際會議，要由該國際會議的業(yè)務主管部門會 同有關部門，對會議的重要性和可持續(xù)性等進行評估，效果不明顯的， 應及時調整或清理。第五條 重大國際會議于每年 9月初通過國際交流與合作處向教育 部進行預報；一般性國際會議按上半年會議和下半年會議，分別于每年 9 月初和 2月初進行預報。 外賓人數在 30 人以下的小型自然科學技術類 國際會議可不預報（預報國際會議的年份是指

4、會議對外宣布或承諾的年 份，不是會議召開的具體年份）。第六條 國際會議至少提前半年通過國際交流與合作處向教育部進 行報批。如有臺灣地區(qū)與會人員，還需加報廣東省人民政府臺灣事務辦 公室審批（報批國際會議的年份是指會議對外宣布或承諾的年份，不是 會議召開的具體年份）。第七條 教育部會議批件下達后，舉辦單位方可對外發(fā)出會議通知，并應盡快成立組織委員會，落實會務籌備和組織工作。第八條如需為與會代表辦理“被授權單位簽證通知”，舉辦單位須 在會議舉辦前 2 個月將“外國人來華簽證申報表”送交國際交流與合作 處，由國際交流與合作處報送廣東省人民政府外事辦公室。第九條 原則上不邀請外國政要、前政要及外國駐華使

5、（領）館人可編輯精品員參加國際會議，如確有必要邀請，則需經學校和教育部批準同意后， 方可向對方確認。第九條 原則上不得跨地區(qū)舉辦國際會議。第九條 嚴格執(zhí)行財政部制定的在華舉辦國際會議財務管理等有關 規(guī)定，合理編制會議預算，嚴格控制經費支出。依照同類國際會議的慣 例，按照注冊費、論文集資料費、食宿費、大型宴會費、專家講座費等 項目，會議舉辦單位可收取必要的費用（少數高水平特邀專家可適當減 免），力爭經費自籌，以會養(yǎng)會，盡量減少國家經費 （包括各類科研經費） 的支出。第十條 學校設立專項資金，必要時適當資助學校及各單位主、承 辦的國際會議。國際交流與合作處負責對會議性質、規(guī)模、水平、預算 等進行審查，確定資助額度并報主管校領導審批。第十一條 在校內舉行國際會議所需要的住宿、用餐、會議用房、用車等會務組織工作，由舉辦單位與校內相關單位協(xié)商解決。第十二條 禁止利用國際會議進行公費旅游、營利創(chuàng)收，損害學校 形象；不得接受不明背景的或別有企圖的國（境）外機構的贊助，損害 國家利益。第十三條 會議期間形成的有關文字材料、重要照片、講話錄音和 錄像等材料應及時歸檔， 并按照教育部會議批復的要求撰寫會議總結報 告， 于會后 2個月內交國際交流與合作處審查后，分寄教育部國際交流 與合作司和教育部國際學術動態(tài)編輯部。第十四條 舉辦雙邊會議、兩岸會議參照此辦法執(zhí)行。第十五條 本辦法自公布之日起施行，