公文辦理中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、附件3：公文辦理中的常見(jiàn)錯(cuò)誤一、行文中的常見(jiàn)錯(cuò)誤 1、濫發(fā)文件。 主要表現(xiàn)：（1）所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列；（2）所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)的公文（翻印即可，不必轉(zhuǎn)發(fā)）；（3）所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無(wú)具體措施，不解決問(wèn)題；（4）行文所涉及的問(wèn)題可用口頭請(qǐng)示、匯報(bào)或開(kāi)會(huì)等形式解決；（5）行文所涉及的內(nèi)容已公布過(guò)；（6）在部門之間意見(jiàn)分歧，未經(jīng)協(xié)商取得一致時(shí)就行文。2、行文關(guān)系混亂。 主要表現(xiàn)：（1）應(yīng)該黨政分開(kāi)行文的未分開(kāi)行文；（2）應(yīng)該一個(gè)機(jī)關(guān)單獨(dú)行文的搞成幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文；（3）該職能部門行文的“升格”為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文；（4）該領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文的“降格”為職能部門行文。二、文種使用中的常見(jiàn)錯(cuò)誤 1、自制

2、文種。 在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見(jiàn)的有：“請(qǐng)示報(bào)告”、“工作思路”、“情況”、“匯報(bào)”、“申請(qǐng)”、“鄭重聲明”等。 2、誤用文種。 把屬于機(jī)關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見(jiàn)的有：把計(jì)劃類文種“要點(diǎn)”、“打算”、“安排”、“設(shè)想”等作為公文文種直接使用，如××市委××××年工作要點(diǎn)。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、“須知”、“實(shí)施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，

3、則是規(guī)范用法。如“××市人民政府關(guān)于印發(fā)市政府1997年工作要點(diǎn)的通知”。 3、混用文種。 不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見(jiàn)的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請(qǐng)示”與“報(bào)告”、“請(qǐng)示”與“函”混用。主要表現(xiàn)為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請(qǐng)示誤用為報(bào)告，將報(bào)告誤用為請(qǐng)示，將“請(qǐng)示”、“報(bào)告”合用為“請(qǐng)示報(bào)告”，“請(qǐng)示”和“報(bào)告”本身是兩個(gè)文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請(qǐng)示或報(bào)告，將復(fù)函誤用為批復(fù)。 4、越權(quán)使用文種。 超出本機(jī)關(guān)的權(quán)限行文，如隨意制定“條

4、例”。實(shí)際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度；按照國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的行政規(guī)范制定程序暫行條例的規(guī)定，在行政機(jī)關(guān)公文中，“條例”只能應(yīng)用于特定國(guó)家機(jī)關(guān)制定的法規(guī)中，即全國(guó)人大常委會(huì)制定的法規(guī)，國(guó)務(wù)院制定的行政法規(guī)，地方人大及其常委會(huì)制定或通過(guò)（批準(zhǔn)）的地方性法規(guī)。如：中華人民共和國(guó)城市道路管理?xiàng)l例?；鶎訂挝恢贫ㄓ嘘P(guān)規(guī)章制度時(shí)可用“規(guī)定”或者用“細(xì)則”、“辦法”等應(yīng)用文種，并用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布。三、版頭使用中的常見(jiàn)錯(cuò)誤 1、版頭混用。 將下行文版頭用于上行文；使用不帶“文件”字樣的版頭用于發(fā)布黨的方針、政策，重要工作部署或批轉(zhuǎn)下級(jí)的重要報(bào)告、請(qǐng)示。

5、 2、使用非標(biāo)準(zhǔn)版頭。 使用設(shè)計(jì)或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。常見(jiàn)的是：格式不對(duì)、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機(jī)關(guān)字體不莊重等。3、使用沒(méi)有版頭的白紙印發(fā)重要文件。四、發(fā)文字號(hào)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤 1、年號(hào)不全。 如：將“1997”省略為“97”。 2、括弧不對(duì)。 國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定發(fā)文年度用六角括號(hào)“”括入。錯(cuò)用成圓括弧“（）”、方括弧“”、方頭括弧“【】”。 3、位置不當(dāng)。 將發(fā)文年度位置提前到了機(jī)關(guān)代字前面。如：將“×校字1997×號(hào)”錯(cuò)為“1997×校字第×號(hào)”。 4、序號(hào)累贅。 發(fā)文順序號(hào)中多加了“0”變成“0×”。 5、一文多字號(hào)。 聯(lián)合發(fā)文時(shí)并用

6、了幾個(gè)單位的發(fā)文字號(hào)。 6、一字號(hào)多文。 用同一發(fā)文字號(hào)制作兩份不同的文件。 7、跳號(hào)。 沒(méi)有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號(hào)現(xiàn)象。 8、字第搭配不當(dāng)。 正確的是“字”在年號(hào)之前，“第”在年號(hào)之后。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委1997 ×號(hào)。 9、濫用“發(fā)”字。 只有重要文件才采用“××發(fā)”字樣。10、自制發(fā)文字號(hào)。 未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號(hào)。五、簽發(fā)人標(biāo)注中的常見(jiàn)錯(cuò)誤 1、上行文未標(biāo)注簽發(fā)人姓名 2、下行文標(biāo)注了簽發(fā)人姓名3、標(biāo)注不規(guī)范 簽發(fā)人標(biāo)注位置遠(yuǎn)離發(fā)文字號(hào)；簽發(fā)人標(biāo)注的字體字號(hào)與發(fā)文字號(hào)的字體字號(hào)不一致；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名

7、之間未加冒號(hào)。六、公文標(biāo)題中的常見(jiàn)錯(cuò)誤 1、用發(fā)文字號(hào)代替文件名稱 如：“關(guān)于××字1997×號(hào)文的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。 2、文字累贅 如：××××人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)×政發(fā)××××××號(hào)文件精神，積極動(dòng)員群眾大力開(kāi)展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報(bào)告，發(fā)文機(jī)關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號(hào)應(yīng)刪掉，事由可概括，改為關(guān)于春耕播種情況的報(bào)告就簡(jiǎn)明了。此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的

8、現(xiàn)象，如關(guān)于貫徹××××通知的通知的通知，應(yīng)為關(guān)于貫徹<××××通知>的通知；又如關(guān)于請(qǐng)求解決××××的請(qǐng)示，應(yīng)為關(guān)于解決××××的請(qǐng)示，后面有請(qǐng)示，前面用請(qǐng)求就是多余的。 3、濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題中一般不加書名號(hào)。常見(jiàn)非法規(guī)、規(guī)章名稱用了書名號(hào)，如關(guān)于認(rèn)真貫徹×××決定的通知、關(guān)于批轉(zhuǎn)××××報(bào)告的通知、關(guān)于××

9、××請(qǐng)示的批復(fù)，標(biāo)題中加書名號(hào)是錯(cuò)的。 4、缺少文種 如××市人民政府批轉(zhuǎn)市教委關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報(bào)告，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報(bào)告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補(bǔ)上“通知”這一文種。另外，在公布事項(xiàng)、工作要點(diǎn)的公文中也常缺少文種，如：××大學(xué)一九九×年重點(diǎn)抓的八件實(shí)事就缺少“決定”這一文種。5、發(fā)文機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱不規(guī)范 如：××市計(jì)委二×年工作計(jì)劃，“計(jì)委”容易引起歧義，如果是“計(jì)劃經(jīng)濟(jì)委員會(huì)”應(yīng)簡(jiǎn)稱為“計(jì)經(jīng)委”，如果是“計(jì)劃生育委員會(huì)”應(yīng)簡(jiǎn)稱為“計(jì)生委”。七、主送機(jī)關(guān)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤 1、缺主送機(jī)關(guān)

10、除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。但有的文種如會(huì)議紀(jì)要等，主送機(jī)關(guān)一般放在文尾末頁(yè)下端。 2、主送機(jī)關(guān)表述不規(guī)范 未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊(duì)、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時(shí)未按類內(nèi)用頓號(hào)、類間用逗號(hào)的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。 3、多頭主送 主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)。向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。 4、主送個(gè)人 公文一般不得主送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。5、越級(jí)主送 一般不得越級(jí)請(qǐng)示，特別情況下必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)

11、。八、正文中的常見(jiàn)錯(cuò)誤 1、錯(cuò)別字 主要表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯(cuò)成“客觀”，“撥款”錯(cuò)成“拔款”；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯(cuò)成“淡簿”，“瀆職”錯(cuò)成“贖職” 2、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤 常見(jiàn)頓號(hào)與逗號(hào)混用，逗號(hào)與句號(hào)混用，方括號(hào)與六角括號(hào)混用，書名號(hào)與引號(hào)混用，全半角混用等。 3、數(shù)字使用不規(guī)范 應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯(cuò)成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十四大”錯(cuò)成“黨的14大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 4、隨意簡(jiǎn)稱 如將“社會(huì)

12、主義精神文明建設(shè)”簡(jiǎn)稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡(jiǎn)稱為“高速公司”。 5、引文標(biāo)注錯(cuò)誤 未按所引用公文的發(fā)文時(shí)間、標(biāo)題的發(fā)文字號(hào)的順序引用。如“你校×校字1997第×號(hào)文件（關(guān)于×××的請(qǐng)示）收悉?！?6、隨意使用字體字號(hào) 正確的是使用小3號(hào)或4號(hào)仿宋體。7、隨意設(shè)定字距行距 正確的字距為0點(diǎn)距（電腦打字點(diǎn)距下同）；行距為24點(diǎn)距。九、無(wú)正文說(shuō)明標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤常見(jiàn)錯(cuò)誤是落款和發(fā)文時(shí)間已正好排滿一頁(yè)，而在另一頁(yè)的文尾部分的抄送機(jī)關(guān)等之上標(biāo)明“此頁(yè)無(wú)正文”。此時(shí)應(yīng)調(diào)整正文行距，縮減行距使正文與文尾部分同處一頁(yè)，或者加寬行距令正文跨頁(yè)，不能

13、使用“此頁(yè)無(wú)正文”。十、附件標(biāo)識(shí)中的錯(cuò)誤 1、有附件不標(biāo)注 2、附件名未標(biāo)全稱 3、標(biāo)注不規(guī)范 “附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是頂格空2個(gè)字符）；只標(biāo)了一個(gè)“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。4、內(nèi)容不適 在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯(cuò)將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說(shuō)明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)內(nèi)容不作為附件標(biāo)注。十一、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)中的錯(cuò)誤 1、發(fā)文機(jī)關(guān)未用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱2、位置不當(dāng) 常見(jiàn)的錯(cuò)誤是居中標(biāo)識(shí)或靠右邊頂格標(biāo)識(shí)。正確位置一般是從全頁(yè)垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個(gè)字比正文縮四個(gè)字或與成文日期標(biāo)識(shí)協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個(gè)字比正文縮兩個(gè)

14、字）。在下列兩種情況下發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)可越過(guò)中線：一是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱字?jǐn)?shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時(shí)；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長(zhǎng)影響美觀時(shí)。十二、成文日期標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤 1、將擬稿日期作為成文日期 2、將打印日期作為成文日期 3、漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用 印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，如：“2005年3月20日”，在題注域內(nèi)標(biāo)識(shí)時(shí)用漢字標(biāo)識(shí)。 4、標(biāo)識(shí)不全 只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文時(shí)間必須將年月日標(biāo)示完整。 5、位置不當(dāng) 常見(jiàn)錯(cuò)誤是成文日期右對(duì)齊。正確位置應(yīng)右空4字標(biāo)示。6、將月日寫成“分子式” 如把一月一日寫成“1/元”或“1/1”。十三、機(jī)關(guān)印章使用中的

15、常見(jiàn)錯(cuò)誤 1、當(dāng)用不用 干部任免通知等重要文件應(yīng)該用印而未用印。 2、不當(dāng)用卻用了 印制的有特定版頭的會(huì)議紀(jì)要也用了印。 3、位置不當(dāng) 應(yīng)在成文日期上騎年蓋月用印。4、模糊不清 未及時(shí)清洗印章，使印記模糊不清。十四、主題詞標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤 1、不標(biāo)引主題詞 2、將標(biāo)題簡(jiǎn)單切后分當(dāng)主題詞標(biāo)引 主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類別，標(biāo)題中一般不會(huì)出現(xiàn)；標(biāo)題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機(jī)關(guān)一般不宜作為主題詞標(biāo)引。因此，標(biāo)引主題詞時(shí)不能簡(jiǎn)單地切分標(biāo)題，而應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容進(jìn)行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標(biāo)引的規(guī)范進(jìn)行標(biāo)引。 3、任意生造主題詞 不根據(jù)公文標(biāo)題和內(nèi)容任意標(biāo)引，而是生造主題詞。這將導(dǎo)致不能用計(jì)算機(jī)對(duì)公文進(jìn)行主題檢索，完全失去標(biāo)引主題詞的意義。 4、未先標(biāo)類別詞 5、