YW02監(jiān)理文件資料立卷歸檔規(guī)定

1、監(jiān)理文件資料立卷歸檔管理規(guī)定1總則為了規(guī)范監(jiān)理文件資料的立卷歸檔管理工作，依據(jù)中華人民共和國檔案法、建設(shè) 工程監(jiān)理規(guī)范、國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范、建設(shè)工程文件歸檔 整理規(guī)范等有關(guān)規(guī)定以及檔案行政管理部門的相關(guān)要求，結(jié)合本公司監(jiān)理工作的實際情 況，制定本辦法。2適用范圍和檔案管理原則2.1 適用范圍本規(guī)定適用于公司監(jiān)理業(yè)務(wù)文件資料的立卷歸檔工作，其它技術(shù)咨詢服務(wù)業(yè)務(wù)參照本 規(guī)定執(zhí)行。2.2 檔案管理原則堅持監(jiān)理文件與工程形象進度同步的原則；堅持“誰形成的監(jiān)理文件，由誰負(fù)責(zé)立卷 歸檔”的原則；堅持納入合同管理和監(jiān)理人員的職責(zé)范圍或崗位責(zé)任制， 并建立相應(yīng)的檢 查、控制及考核措施。

2、3職責(zé)公司的技術(shù)檔案工作由分管的副總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)管理。3.1 業(yè)務(wù)部職責(zé)公司業(yè)務(wù)部是檔案工作的主管部門。a）負(fù)責(zé)公司技術(shù)檔案工作監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)；b）負(fù)責(zé)對交工驗收工程監(jiān)理文件的審查；c）負(fù)責(zé)接收各部移交的合格案卷，并辦理交接手續(xù)；d）負(fù)責(zé)歸檔案卷的保管、借閱、銷毀等工作。3.2 業(yè)務(wù)區(qū)塊職責(zé)對管理區(qū)塊內(nèi)的技術(shù)檔案工作進行監(jiān)督、 檢查和指導(dǎo)，對提交給公司和業(yè)主的監(jiān)理檔 案進行審核。3.3 各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)監(jiān)理項目資料的收集、統(tǒng)計、保管及項目監(jiān)理檔案的立卷裝訂工作，并按要求向業(yè)主、公司業(yè)務(wù)部提交監(jiān)理檔案資料。4監(jiān)理文件資料的歸檔內(nèi)容監(jiān)理資料文件歸檔，根據(jù)提交對象不同可分為兩類：

3、向公司提交的檔案和向業(yè)主提交的檔案。向公司提交的監(jiān)理文件資料應(yīng)盡量詳細(xì)反映工程的建設(shè)情況，范圍廣泛；向業(yè)主提供的監(jiān)理檔案可只包含監(jiān)理業(yè)務(wù)內(nèi)容，其余內(nèi)容在施工文件資料中體現(xiàn)。4.1 向公司提交的監(jiān)理檔案的內(nèi)容包括：4.1.1 監(jiān)理工作依據(jù)性文件a）監(jiān)理委托合同；b）監(jiān)理中標(biāo)通知書；c）施工承包合同（含工程分包合同）；d）監(jiān)理部成立文件及人員職責(zé)分工（注明分管區(qū)段劃分、人員進出場時間）。4.1.2 監(jiān)理工作程序性文件a）監(jiān)理規(guī)劃；b）監(jiān)理細(xì)則（含安全監(jiān)理細(xì)則）；c）監(jiān)理交底、監(jiān)理旁站方案；d）監(jiān)理月、季、年度報告；e）工程質(zhì)量評估報告；f）監(jiān)理工作總結(jié)報告；g）監(jiān)理竣工結(jié)算報告；h）保修期監(jiān)理備忘

4、錄i）監(jiān)理項目評定書（水工）/監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊（土建）；j）項目監(jiān)理日記。4.1.3 監(jiān)理日常的重要文件a）開工通知；b）工作聯(lián)系單；c）向業(yè)主提交的專題報告；d）監(jiān)理通知；e）監(jiān)理例會紀(jì)要；f）安全監(jiān)理資料。4.1.4 工程技術(shù)性文件a）施工組織設(shè)計；b）設(shè)計交底、會審記錄；c）見證取樣臺賬；d）監(jiān)理旁站記錄；e）工程事故處理記錄；f）現(xiàn)場簽證、工程預(yù)結(jié)算文件；g）單位工程驗收資料（原件），其中水工專業(yè)：交工驗收證書（工程竣工驗收證明書）；土建專業(yè)和市政專業(yè)：單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄；h）竣工圖、設(shè)計變更及地質(zhì)報告。4.1.5 項目管理其它資料4.2 向業(yè)主提交的監(jiān)理資料應(yīng)根據(jù)業(yè)主的要求整理歸檔

5、，如果業(yè)主無具體要求，監(jiān)理的竣工資料至少應(yīng)包括如下 內(nèi)容：a）監(jiān)理委托合同；b）監(jiān)理企業(yè)資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照；c）監(jiān)理部成立文件及人員職責(zé)分工文件；d）監(jiān)理工程師資格證書復(fù)印件；e）監(jiān)理大綱（水工）、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理交底文件；f）業(yè)主指令、通知等文件；g）就質(zhì)量、安全、進度、費用控制與業(yè)主的往來文件；h）監(jiān)理項目平行檢測及獨立抽檢文件材料（水工）；i）旁站監(jiān)理記錄（水工）；j）監(jiān)理日志（水工）；k）監(jiān)理組織的工地例會、專題會議紀(jì)要；1）監(jiān)理項目月報、監(jiān)理工作總結(jié)報告；m）其它與監(jiān)理項目有關(guān)的文件材料。5監(jiān)理文件資料的收集各項目監(jiān)理部的監(jiān)理人員，對監(jiān)理文件必須堅持平時收集和積累的原則， 以

6、達(dá)到與工 程形象進度同步的要求；采取自行隨時收集和及時催要的辦法，收集齊全、核對準(zhǔn)確后， 交由專職或兼職人員統(tǒng)一集中保管、借閱。5.1 監(jiān)理文件資料收發(fā)借閱管理監(jiān)理文件保管人員要建立單位工程監(jiān)理文件和監(jiān)理資料收發(fā)、借閱登記簿，詳細(xì)記錄收發(fā)、借閱文件的單位、人員和時間。監(jiān)理文件要按單位工程和形成的時間先后或相互聯(lián) 系存放在檔案盒里。在每個檔案盒內(nèi)準(zhǔn)備一份卷內(nèi)文件目錄表， 隨時收到文件，隨時登記， 隨時歸卷，以免文件丟失、缺少或損壞。5.2 監(jiān)理文件資料的收集時間要求監(jiān)理文件收集和積累，總的時間要求是與工程形象進度同步。 工程施工進行到哪道工 序,監(jiān)理文件就應(yīng)形成到哪道工序,收集和積累監(jiān)理文件也要

7、到哪道工序。 要達(dá)到工程完 工，監(jiān)理文件的收集和積累就要齊全、 完整的要求，并要先于施工單位提供監(jiān)理案卷。 決 不允許出現(xiàn)工程交工驗收前，集中突擊收集、甚至補編監(jiān)理文件的情況。5.3 監(jiān)理文件資料的質(zhì)量要求監(jiān)理文件的收集工作一定要把好質(zhì)量關(guān)，為以后的整理、組卷打下扎實的基礎(chǔ)。a）收集的監(jiān)理文字文件必須書寫或打印工整，字跡清楚、紙質(zhì)優(yōu)良、格式統(tǒng)一，留 足裝訂線；圖樣、圖標(biāo)文件的字跡、線條、數(shù)字等必須規(guī)范、準(zhǔn)確、清楚、整潔。收集到 的全部文件都必須簽批手續(xù)都必須完備。b）需要永久保存或長期保存的監(jiān)理文件，嚴(yán)禁使用易褪色的圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)色墨水等材料書寫和繪制。對已接收不符合書寫

8、材料要求而又無法補救的 文件，字跡清楚的要增加復(fù)印件，不清楚的要用黑藍(lán)或碳素墨水筆描寫。 最好的辦法是在 接收時就堅決拒絕，更換符合質(zhì)量要求的文件。熱敏紙傳真文件，不管清楚與否，都必須 另附復(fù)印件。c）復(fù)印文件、打印文件的字跡、線條的清晰與牢固程度是否達(dá)到質(zhì)量要求，必須認(rèn)真仔細(xì)檢查，可用手指擦抹幾次，若手指發(fā)黑具牢固程度就達(dá)不到質(zhì)量要求，必須另換設(shè)備重新復(fù)印或打印。d）聲像、電子文件要隨時收集，隨時按六要素配有文字說明，其要求是：聲音清楚、 影像清晰、畫面完整、不歪不斜、未加修飾剪裁。各種載體不得有水漬、油漬、劃傷、灰 塵、霉菌及其他有害物質(zhì)，保證載體的有效性。6監(jiān)理文件的整理裝訂監(jiān)理文件的整

9、理要遵循文件形成的自然規(guī)律， 保持文件的內(nèi)在有機聯(lián)系，對全部文件 進行鑒別、編排、組卷、編目等組成案卷，便于保管和利用。6.1 監(jiān)理文件按單位工程進行整理監(jiān)理文件按單位工程進行整理。由專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，將所形成的全部監(jiān)理文件按 歸檔范圍收集齊全，按立卷順序進行系統(tǒng)編排、整理。根據(jù)文件數(shù)量多少，可組成一卷或 若干卷。項目監(jiān)理部的信息員協(xié)助專業(yè)監(jiān)理工程師進行案卷的加工整理。6.2 案卷文件排列總要求文字文件在前，圖紙文件在后；正文在前，附件在后；批文在前，報文在后；譯文在 前，原文在后。案卷在編寫頁碼前，必須對每份文件、每張圖紙進行鑒別，不能只審查文 件的標(biāo)題，還應(yīng)注意每頁文件的內(nèi)容、時間和簽批

10、手續(xù)等是否齊全，不得有重份和重災(zāi)。 單位工程形成的分項、分部文件都應(yīng)按工序、按標(biāo)段號、按時間仔細(xì)鑒別，特別是套用電 子模板形成的文件，更應(yīng)仔細(xì)鑒別。6.3 案卷內(nèi)文件的頁號案卷內(nèi)文件的頁號要逐頁編寫,每卷一個流水號,不得重號和缺號。有文字的每頁文 件正面在右下角，背面的在左下角編寫頁號；竣工圖和圖表按張在右下角編寫頁號，不管 折疊成幾層都算一張。6.4 卷內(nèi)目錄要求卷內(nèi)目錄排列在案卷的首頁，不編寫頁號。序號用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫；文件標(biāo)題填寫文 件的全稱；文件編號填寫文號或圖紙?zhí)?；?zé)任者填寫編制單位簡稱或主要責(zé)任人， 但竣工 圖的責(zé)任者不是設(shè)計單位而應(yīng)是竣工圖的編制單位；日期填寫文件的制發(fā)時間；頁次

11、填寫每份文件首頁號，最后一份文件必須填寫首、尾號?？偰夸洠性谑拙恚┖兔烤頇n案的分 目錄即XXX工程監(jiān)理檔案總（卷內(nèi)）目錄（見ZY-YW02-036.5 卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表排列在案卷末頁，不編寫頁號。用中文數(shù)字標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)和竣工 圖的總張數(shù)以及電子文件的盤數(shù)。電子文件必須注明文字、圖形、圖樣格式，以備利用設(shè)備查閱利用。立卷和案卷審查者，都應(yīng)填寫姓名及時間。6.6 檔案資料的裝訂a）卷內(nèi)文件在裝訂前應(yīng)去掉原裝訂的金屬物，以免銹蝕文件。文件一般采用A4紙的標(biāo)準(zhǔn)尺寸，大于A4紙的要折疊，小于A4紙的要補鑲，要留出30-35mm的裝訂線。竣工圖 采用手風(fēng)琴式折疊法，圖紙標(biāo)題必須外露。卷內(nèi)文件

12、有破損的，要托表修復(fù)，揉折的要熨 燙展平。b）案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式，但同一工程文件裝與不裝訂必須同一標(biāo)準(zhǔn)。裝訂的案卷采用卷夾三孔一線的方法，孔距 80mm裝訂竣工圖時，由于左右厚度不一致， 需加紙板墊至于卷舌相同厚度，再進行裝訂。7監(jiān)理文件資料的歸檔程序項目監(jiān)理部提交監(jiān)理資料檔案應(yīng)按如下程序：a）項目監(jiān)理部在項目監(jiān)理工作終結(jié)或監(jiān)理人員撤場后一個月內(nèi)完成對監(jiān)理文件資料 的整理，使其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性達(dá)到本規(guī)定的要求。b）項目監(jiān)理部在資料自查合格、區(qū)塊完成審核后，填寫項目竣工文檔總監(jiān)、區(qū)塊 審查記錄表（見ZY-YW02-05 ,連同檔案資料等一并交公司業(yè)務(wù)部審查。業(yè)務(wù)部接到檔案資料后

13、，應(yīng)在一周內(nèi)完成審查工作，填寫監(jiān)理文件資料審閱單（見 ZY-YW02-01?？偙O(jiān)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部所提的問題，在一周內(nèi)提出整改意見，明確補充相關(guān)資料的具體時 間安排。對于今后也無法提交的資料，應(yīng)在監(jiān)理文件資料審閱單上提出問題關(guān)閉申請。 區(qū)塊負(fù)責(zé)人對總監(jiān)提出的整改意見進行審核，并簽署意見。公司分管副總經(jīng)理審批監(jiān)理文件資料審閱單，業(yè)務(wù)部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示對后續(xù)工作進 行跟蹤落實。c）經(jīng)公司業(yè)務(wù)部審查合格后，項目監(jiān)理部將檔案資料裝訂成冊，同業(yè)務(wù)部辦理監(jiān)理 文件資料的移交手續(xù)d）提交本公司的監(jiān)理資料可直接歸檔；提交業(yè)主的監(jiān)理資料檔案封皮上加蓋公司印章后由項目監(jiān)理部提交業(yè)主，將同業(yè)主辦理的監(jiān)理文件資料移交接收單（見ZY-YW02-02返回公司業(yè)務(wù)部。8 考核公司業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)對各部、各項目監(jiān)理部