公司財務(wù)檔案管理制度及相關(guān)表格

1、公司財務(wù)檔案管理制度第一條根據(jù)財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)會計檔案管理辦法的通知的規(guī)定，為加 強(qiáng)公司會計檔案管理，保證會計檔案妥善保管有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，特制定本制度。第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和 反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1. 會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。2. 會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。3. 財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和 其他財務(wù)報告。4. 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保

2、存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。第三條每年形成的會計檔案，由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編 制會計檔案保管清冊。1. 當(dāng)年形成的會計檔案， 在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。2. 移交檔案部門保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別重要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。第四條財務(wù)部和檔案部門保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)， 可以提供查閱或復(fù)制， 并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔

3、案上涂畫、拆封和抽換。3年、5年、10年、151. 由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復(fù)制、登記制度。2. 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為年、25年5類。3. 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。第五條本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類檔案的保管按照本辦法 附表所列期限執(zhí)行。第六條 保管期滿的會計檔案，除本第七條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：1. 本單位檔案部門會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2. 總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意

4、見。3. 銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。4. 監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計 檔案；銷毀后，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得 銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。第八條 使用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。使用磁盤、 光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案，應(yīng)報財政局備案。第九條建設(shè)單

5、位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工結(jié)算后移交給建設(shè) 項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔 案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止 年度和檔案編號，應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽 名或蓋章。第十一條預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。 本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部。管理制度文本編輯w

6、ord !附表一：會計檔案保管期限表會討檔案探管期限表序號檔異名稱保管期限備注.1磁憑證13年“會計 G 特證糞藝ias憑證1毎3匯濮證13年415年包fS日記魚JK-5明細(xì)賬1舞一.會計住31M卩年觀金和銀行存效日記叢廉齒第第7固定資產(chǎn)卡片固定苗產(chǎn)幗岌清理后保第e輔助賬S1年蘭、財務(wù) 9月.季報告包括&級主管綁門匯悉肘齊+E告氏丈字分折根告糞10年度抿告永夫包fa各級主昏冊訂匯總財?shù)雀胬碚勺址终?1會計移交清冊i昇會計檔案保管清冊永臾也H再也1 O會計檔梟肯毀清冊永久1415銀行對昨海附件二、相關(guān)表格:、文件歸檔表部門:序 號文件名稱檔案編 號歸檔日 期交件人簽 名收件人簽 名備注、

7、歸檔案卷目錄表案卷順序號立卷類目 號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注卷宗號:部門:目錄號:三、檔案目錄表編號文號名稱內(nèi)容歸檔日期備注1234四、檔案索引表編號檔案號檔案名 稱歸檔日 期儲存位 置檔案內(nèi) 容處理五、（機(jī)密）文件保管備查簿歸檔日期原文 件編號內(nèi)容 摘要經(jīng)辦 部門檔號預(yù)定 保存期限份數(shù)備 注副本影本六、檔案明細(xì)表保險庫號柜位 號擬存至日 期公司部門文件名稱內(nèi) 容類別入庫日 期出庫日期收件人 簽收日期七、作廢檔案焚毀清單檔號收文號發(fā)文號簡由檔案起訖日期核準(zhǔn)：監(jiān)焚：焚毀執(zhí)行人：檔案名稱審 批調(diào)閱人檔案號及件數(shù)號碼還卷宗日期年 月曰 經(jīng)收人簽章件 數(shù)共計件八、檔案調(diào)閱單制表日期:年申請人: 月 日九、檔