辦公室管理-實(shí)踐版

1、第六章.辦公室管理.經(jīng)銷商自我檢查1).辦公場知何規(guī)劃,規(guī)劃原則是什么?2).是不是每個(gè)員工的工作都井然有序?3).檔案的管理是否到位,要找的資料是否都可以找到?4).業(yè)務(wù)電話應(yīng)該誰接,電話內(nèi)容應(yīng)該如何紀(jì)錄?5).訂單如何管理?如何追蹤?6).對外文件是否需要管理?如何管理?7).工作忙季如何作工作分配及節(jié)省費(fèi)用?8).印章是否有明確的管理制度?如何管理? 企業(yè),經(jīng)銷商,廠家是有建立辦公室管理制度,在這里我們要談?wù)摰氖侨绾卧谵k公室的規(guī)劃上建立管理機(jī)制,使?fàn)I運(yùn)工作更順利,員工的工作更有效率,提升辦公室的整體營運(yùn)效率.1.辦公室的規(guī)劃 辦公室規(guī)劃會(huì)考慮部門位置的分配,各區(qū)間的用途,部門的溝通,安全

2、管理等因素,我們將上述的考慮因素來規(guī)劃辦公室,好的辦公室規(guī)劃有助于辦公室管理.1.1經(jīng)營者辦公室 經(jīng)營者的辦公室通常在辦公場所最內(nèi)部的地方,能掌控全局的位置,且具有隱密性及安全性,經(jīng)營者是經(jīng)銷商的靈魂人物決策都來至經(jīng)營者,其中包括策略的制度,產(chǎn)品的選擇,廠家的接冾,資金的運(yùn)作,人員招募的是經(jīng)營者的重要工作,都需要一個(gè)隱密有足夠空間的辦公室來處理經(jīng)營者重要工作.1.2財(cái)務(wù)部門 財(cái)務(wù)部門是經(jīng)銷商作帳,出帳及資金管理的部門,與帳和錢有關(guān)的事都在這個(gè)部門上處理,所以要在比較安全的的地方,在辦公場所最隱密的地方,財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)往來最頻繁,所以與業(yè)務(wù)部門安排應(yīng)該比較接近,以安全,隱密,方便,有效率

3、為財(cái)務(wù)部門的規(guī)劃考慮.1.3業(yè)務(wù)部門 業(yè)務(wù)部門是經(jīng)銷商最大的團(tuán)隊(duì),業(yè)務(wù)人員,配送人員,理貨人員等,人員最多,而且以其它部門交涉及溝通的頻率最高,經(jīng)銷商是以銷售為主導(dǎo),有銷售才有收入才能獲利,因此部門機(jī)動(dòng)性高,因此位置的設(shè)計(jì)應(yīng)該在中心位置最適宜.如果把業(yè)務(wù)部門送在中間位置,與其它部分可以快速的溝通,有效的進(jìn)行內(nèi)部業(yè)務(wù)往來,所以業(yè)務(wù)部門要以開送式空間來規(guī)劃,部門內(nèi)的任何人員都可直接看到對方,在最短時(shí)間進(jìn)行溝通,觀念良好的經(jīng)銷商業(yè)務(wù)主管會(huì)要求不要有獨(dú)立辨公室,辦公位置與業(yè)務(wù)人員在一起,可以溶入業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì),直接與業(yè)務(wù)人員溝通沒有距離.1.4內(nèi)勤部門 內(nèi)勤部門在有的公司或經(jīng)銷商也稱為業(yè)務(wù)助理部門,內(nèi)勤部主

4、要是協(xié)助業(yè)務(wù)部門對內(nèi)及對外工作,也是業(yè)務(wù)部門經(jīng)銷售的窗口,處理業(yè)務(wù)內(nèi)勤事務(wù),如訂單整理,打訂貨單,統(tǒng)計(jì)銷售數(shù)據(jù),業(yè)務(wù)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)及申請,接電話訂單及客戶抱怨,接待來訪客戶及廠家人員等主要工作,可以將內(nèi)勤部門設(shè)立于最接近經(jīng)銷商駐區(qū)人員辦公場所最前方及靠近小會(huì)議室(會(huì)客室)的位置.1.5大會(huì)議室大會(huì)議室主要的功能是開會(huì),員工培訓(xùn),團(tuán)體活動(dòng)及經(jīng)營產(chǎn)品展示,經(jīng)銷商每天都有固定的會(huì)議耍開從朝會(huì),周會(huì),月會(huì)要開所以必須有一個(gè)會(huì)議室,會(huì)議的重要性及會(huì)議原則在第一章業(yè)務(wù)人員及業(yè)績管理的2.2會(huì)議管理及會(huì)議內(nèi)容已有祥盡的介紹.經(jīng)銷商現(xiàn)在處于一個(gè)發(fā)展的階段,培訓(xùn)也是重要的工作,大會(huì)議室必須具備培訓(xùn)教室的功能,經(jīng)銷商培

5、訓(xùn)的方式可以分為內(nèi)訓(xùn)及外訓(xùn).1).內(nèi)訓(xùn)-是以加強(qiáng)員工的各項(xiàng)基礎(chǔ)技能,經(jīng)銷商文化及產(chǎn)品知識(shí),基本的業(yè)務(wù)技術(shù),經(jīng)銷商的作業(yè)程序等,這些都可以以內(nèi)訓(xùn)的方式進(jìn)行,由業(yè)務(wù)主管,財(cái)務(wù)主管,儲(chǔ)運(yùn)主管,內(nèi)勤主管,經(jīng)營者等負(fù)責(zé)培訓(xùn)的工作.2).外訓(xùn)-以提升員工,主管及經(jīng)營者的個(gè)人能力及觀念,一般而言會(huì)請外面的專業(yè)培訓(xùn)師及廠家的高階主管的作培訓(xùn)的工作,課程內(nèi)部以專業(yè)銷售技巧,管理領(lǐng)導(dǎo),時(shí)間管理等相關(guān)課程,如果經(jīng)銷商人數(shù)不多以參加外面的培訓(xùn)課程即可.大會(huì)議的另一個(gè)功能就是團(tuán)體活動(dòng)使用,如慶生會(huì),慶祝會(huì),新春團(tuán)拜等活動(dòng)可以在大會(huì)議室舉辦,可以增進(jìn)員工之間的和諧及對經(jīng)銷商的向心力,還有一重要功能就是廠商的新產(chǎn)品介紹及相

6、關(guān)業(yè)務(wù)介紹.在大會(huì)議中可以規(guī)劃一個(gè)區(qū)域來陳列組銷商所經(jīng)營的產(chǎn)品,可以讓員工了解經(jīng)銷商的產(chǎn)品及經(jīng)營規(guī)模.大會(huì)議室的大小以參加與會(huì)最大人數(shù)作為規(guī)劃場地的依據(jù)在把產(chǎn)品展示空間加入即可,大會(huì)議室內(nèi)必須有白板,電視機(jī),放影機(jī),投影機(jī),長型會(huì)議桌椅等.依規(guī)模決定是否需要擴(kuò)音設(shè)備,以上設(shè)備是為合乎所有會(huì)議室功能而配置.1.6小會(huì)議室 小會(huì)議的主要功能有,主管會(huì)議,人數(shù)少的會(huì)議,內(nèi)部溝通,個(gè)人問題討論,會(huì)客室,拜客接待室,面試場所等,以上字面就可以清楚了解小會(huì)議室的用途,有些主管沒有隱密的辦公室,會(huì)利用小會(huì)議室作私人問題的討論,如果經(jīng)銷商也有績效考核制度,也需要一個(gè)隱密空間來檢討個(gè)人績效問題.1.7儲(chǔ)藏室 儲(chǔ)

7、藏室有二個(gè)功能:1).作為經(jīng)銷商業(yè)務(wù)執(zhí)行中需要的相關(guān)物品,如:陳列架,產(chǎn)品海報(bào),產(chǎn)品目錄等將這些物品,儲(chǔ)藏室可以保持辦公場所整齊干凈.2).儲(chǔ)存經(jīng)銷商的帳務(wù)資料存放,經(jīng)營生意會(huì)產(chǎn)生大量的帳務(wù)資料,這些帳務(wù)資料必須有系統(tǒng)的儲(chǔ)存,依稅捐機(jī)構(gòu)工商局規(guī)定,帳務(wù)資料必須保存五年以上包含了賬單,賬冊,發(fā)票及相關(guān)帳務(wù)資料,以便將來查核. 另一個(gè)方面如果經(jīng)銷本身在帳務(wù)上錯(cuò)誤及差異時(shí)必須要查帳,大部分的問題在于,作帳錯(cuò)誤,沖帳錯(cuò)誤,庫存錯(cuò)誤等,大量的帳務(wù)數(shù)據(jù)必須有一個(gè)場所來存放,有意經(jīng)銷商業(yè)務(wù)大,必須租專業(yè)儲(chǔ)存?zhèn)}庫來存放的帳務(wù)數(shù)據(jù).1.8茶水衛(wèi)生間 必要的基礎(chǔ)設(shè)施,提供員工. 1.9廠商駐區(qū)人員 如果你是廠家主

8、要合作的經(jīng)銷商,廠家就會(huì)派駐業(yè)務(wù)人員在經(jīng)銷商的辦公室,協(xié)助經(jīng)銷商從事區(qū)域發(fā)展,廠家業(yè)務(wù)人員可以協(xié)助的項(xiàng)目有1).新終端客戶開發(fā).2).終端客戶合同談判.3).新產(chǎn)品上市鋪貨.4).終端客戶及消費(fèi)者抱怨處理5).經(jīng)銷商訂貨建議及經(jīng)銷商庫存管理.6).促銷活動(dòng)安排.7).經(jīng)銷商人員及導(dǎo)購人員培訓(xùn).8).廠家提供的人員理貨員導(dǎo)購員管理.9).市場信息提供及營運(yùn)方向建議10).必要時(shí)協(xié)助配送緊急客戶等. 廠商駐區(qū)人員我們應(yīng)對待他們應(yīng)該像自已的員工一樣,給他們固定的工作場所,提供相關(guān)設(shè)備,可以有效率的完成工作,廠家的業(yè)務(wù)人員是廠家派遣人員,對廠家的產(chǎn)品比較了解尤其是新產(chǎn)品及促銷辦法更加了解,可以協(xié)助有效

9、的推展業(yè)務(wù). 辦公室規(guī)劃圖583976421 辦公室規(guī)劃的優(yōu)點(diǎn)經(jīng)銷商有的規(guī)模比廠家都要大,而大部份都是比較小型的經(jīng)營方式,不是大就必須用很大的辦公場所,經(jīng)銷商的考慮是在如何盈利的層面考慮,可以在任方面節(jié)省都應(yīng)該去想辦法達(dá)成,但要作到小而美,應(yīng)該有的功能及需求都必須具備.辦公室規(guī)劃主要在于便于溝通,易于管理,在于安全,作業(yè)流程順暢,辦公室排列有序,整膂美觀等方面規(guī)劃,可以節(jié)省作業(yè)時(shí)間.有效管理,使作業(yè)更為流暢有序.2.辦公室管理 辦公室管理主要是如何安排業(yè)務(wù)助理及內(nèi)勤人員協(xié)助業(yè)務(wù)人員提高經(jīng)銷商營運(yùn)效能及對外工作的一些規(guī)定.2.1.窗口制度 所謂的窗口制度由一個(gè)人或一個(gè)部門統(tǒng)一進(jìn)行對內(nèi)對外工作,如

10、:1).電話接聽,現(xiàn)在手機(jī)的使用率很高所以每一個(gè)人都有手機(jī),私人事務(wù)會(huì)以手機(jī)溝通,極少數(shù)的人會(huì)以辦公室電話作私人使用,會(huì)打電話到辦公的大部份都是商務(wù)電話,電話來至客戶,廠家,其它配合單位,只要打進(jìn)辦公室的電話大部份都是重要電話,如何接待電話就很重要,在電話紀(jì)錄章節(jié)我們會(huì)祥盡介紹如何接待電話及后續(xù)追蹤.2).文件收發(fā),各部門之間都會(huì)有文件的往來,應(yīng)該有專人收取發(fā)送,負(fù)責(zé)文件收發(fā)人必須回定時(shí)間到每個(gè)部門收件送件,尤其是業(yè)務(wù)部門文件,因?yàn)闃I(yè)務(wù)人員大部份時(shí)間不在辦公室,如果只將文件放在辦公桌上,容易遺失及泄漏業(yè)務(wù)上機(jī)密,所以由專人收發(fā)可以減少上述問題,可以使辦公室運(yùn)作更有序.3).郵件收寄,從經(jīng)銷商內(nèi)

11、部寄出及收入的郵件應(yīng)該經(jīng)過專人檢查,因?yàn)榻?jīng)銷商是營運(yùn)單位,以經(jīng)銷商名義寄出及收入的郵件都與經(jīng)銷商有關(guān),為了不漏失任何一件重要數(shù)據(jù),與經(jīng)銷商往來郵件大部份是,賬單,對賬單,發(fā)票,重要通知文件等郵件,因?yàn)橹匾员仨氂袑Ｈ藖硖幚?另一方面可以篩選出垃圾郵件或以經(jīng)銷商名義寄出的私人郵件,4).拜客接待及通報(bào),經(jīng)銷商經(jīng)常會(huì)有廠家,客戶,配合廠家來訪及應(yīng)征人員,因此接待禮儀將是表現(xiàn)一家經(jīng)銷商是否有制度及體制,訪客到來必有一個(gè)專人可安排接待,而且是在一進(jìn)門就應(yīng)該有人接待,等了解訪客拜訪人員及拜訪目的通知受訪人,另一方面可以減少無關(guān)人員進(jìn)入公司,是否應(yīng)該實(shí)施【換證及登記制度】可以經(jīng)銷商規(guī)模來決定.5).對外

12、連絡(luò).對外連絡(luò)主要的對象為終端客戶,廠家,配合廠家,與個(gè)人有關(guān)業(yè)務(wù)職責(zé)由個(gè)人直接安排,如果重要事情而負(fù)責(zé)人員未能及時(shí)處理將由對外門窗口連絡(luò),如果是經(jīng)銷商因會(huì)議通知,變更通知,相關(guān)業(yè)務(wù)通知將由對外門窗口連絡(luò).6).業(yè)務(wù)連系等工作,業(yè)務(wù)人員80%的工作都在外面,也就是說業(yè)務(wù)人員應(yīng)該大部份的時(shí)間在終端客戶或客戶端,從事業(yè)務(wù)相關(guān)工作,以前有人問我業(yè)務(wù)的工作是什么?我會(huì)回答拜訪客戶,拜訪客戶,還是拜訪客戶,如果不拜訪客戶業(yè)績從那里來,業(yè)績不會(huì)從天上掉下來. 業(yè)務(wù)雖然每天都在拜訪客戶,但不是每一天都會(huì)拜訪到全部客戶,所以客戶有問題會(huì)打電話經(jīng)銷商,所以經(jīng)銷商必須有人通知業(yè)務(wù)人員,如果沒有專職人員通知將會(huì)遺失

13、很多商機(jī),經(jīng)銷商本身也會(huì)有緊急事件需要業(yè)務(wù)人員回來開會(huì)處理,因此要窗口人員來負(fù)責(zé)人通知. 經(jīng)銷商的窗口制度 在大企業(yè)以上工作會(huì)分成將幾個(gè)部門來從事上列工作,如公關(guān)部門,總臺(tái)總機(jī),密書,法務(wù)部門等部門,經(jīng)銷商在發(fā)展過程及規(guī)模上無法支付以上部門的費(fèi)用所以以統(tǒng)一窗口的方式來對應(yīng),以最少的費(fèi)用,最完善的作業(yè)過程可以將應(yīng)該作的服務(wù)作好,一般而言可以指定業(yè)務(wù)助理來作窗口的工作,協(xié)調(diào)所有內(nèi)外作好溝通的工作.2.2.訂單管理 訂單管理是經(jīng)銷商整體業(yè)績的來源,不論訂單的取得是以何種型式取得,訂單取得的來源通常有:1).傳真訂單,終端客戶最常用的方式就是以傳真方式傳送訂單,現(xiàn)代終端客戶設(shè)有安全庫存機(jī)制,只要低于安

14、全庫存量時(shí)會(huì)自動(dòng)傳送訂單到經(jīng)銷商,當(dāng)經(jīng)銷商收到傳真訂單時(shí)必須作雙重確認(rèn).如果終端客戶沒有及時(shí)傳送訂單時(shí),此必須了解終端的平均銷售量,每天可以銷售多少量,應(yīng)該多少時(shí)間就應(yīng)該傳送訂單,如果無訂單傳入應(yīng)該自動(dòng)通知終端客戶,業(yè)務(wù)人員拜訪客戶時(shí)也應(yīng)該了解,終端客戶庫存量及是否有訂單傳入,如果沒有應(yīng)自動(dòng)提出【建議訂貨單】,如果是統(tǒng)倉配送終端客戶,也可以將建議訂貨單傳給統(tǒng)倉配送單位以督促送貨.2).電話訂單.目前還有終端客戶會(huì)以電話訂貨,以地區(qū)型終端客戶或單一終端客戶為主,當(dāng)終端客戶打電話來訂貨,接聽人必須將來電內(nèi)容紀(jì)錄在【電話紀(jì)錄登記簿】上,且將訂貨內(nèi)容轉(zhuǎn)成【經(jīng)銷商制式訂貨單】,以方便打單人員將訂貨單打成

15、配送單,3)計(jì)算機(jī)訂單.已經(jīng)有終端客戶將傳真訂單改變成計(jì)算機(jī)訂單,過程與傳真訂單相同,如果以計(jì)算機(jī)訂單方式,必須有人定時(shí)進(jìn)入終端客戶的訂貨系統(tǒng),將訂單打印成訂貨單,因此經(jīng)銷商必須取得進(jìn)入終端客戶的訂貨系統(tǒng)的密碼,大部份終端客戶都會(huì)收費(fèi).4).取回訂單,業(yè)務(wù)人員拜訪客戶或是理貨人員會(huì)帶回訂單,由業(yè)務(wù)人員拜訪客戶或是理貨人員會(huì)帶回的訂單,必須經(jīng)過終端客戶現(xiàn)場人員及主管簽名確認(rèn),以減少配送被拒收的情況發(fā)生,如果可以取得終端客戶的正式訂貨單比較不會(huì)有拒收狀況發(fā)生.要達(dá)到經(jīng)銷商銷售業(yè)績,就必須做好配送,要做好配送,就必須作好好定單管理,訂單管理主要:1).訂單內(nèi)容確認(rèn),訂單內(nèi)容的確定應(yīng)該是訂單管理最重要

16、的事,確認(rèn)訂單品項(xiàng),數(shù)量,日期,時(shí)間,終端名稱等,應(yīng)該取得準(zhǔn)確的內(nèi)容才可以有效的配送及安排.2).訂貨單庫存量確認(rèn),訂貨單庫存量確認(rèn)是很重要的工作,不要有訂單沒有貨送,如果是臨時(shí)大訂單應(yīng)該與終端客戶溝通配送日期,以便有充裕時(shí)間從廠家進(jìn)貨,平時(shí)應(yīng)該保持終端客戶及經(jīng)銷商的安全庫存量及作好銷售預(yù)估,如果有促銷時(shí)應(yīng)該提早進(jìn)貨,如此就不會(huì)產(chǎn)生有訂單沒有貨可送的困擾,終端客戶在合同簽訂時(shí)還會(huì)有缺貨罰款, 3).客戶信用額度確認(rèn),有訂單就一定要送嗎?當(dāng)然不是,如果只為作生意不考慮風(fēng)險(xiǎn)就可以有訂單就配送,所以必須作信用管理,信用管理應(yīng)以客戶的經(jīng)營狀況設(shè)定,再第一次交易時(shí)就要作信用評估,依交易合作狀況再加以調(diào)整

17、,超過信用額度的客戶必須經(jīng)過業(yè)務(wù)主管及經(jīng)營者審核審批才可出貨,如果未經(jīng)主管簽名就出貨責(zé)任由出貨人全權(quán)負(fù)責(zé).4).業(yè)務(wù)人員簽名,所有訂單都必須有業(yè)務(wù)人員簽名,最了解客戶的人就是業(yè)務(wù)人員,因此應(yīng)該由業(yè)務(wù)人員了解過后才能出貨,另一方面業(yè)務(wù)人員也可知道及時(shí)的銷售業(yè)績,掌控終端客戶的進(jìn)貨狀況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決.5).主管審核.新客戶,超過客戶信用額度,保留品項(xiàng),數(shù)量分配品項(xiàng),利潤控制品項(xiàng)等原因出貨,都必須經(jīng)過主管審核才可以出貨,以上情況都會(huì)影響經(jīng)銷商財(cái)務(wù)及經(jīng)營管理因此必須由主管簽名方可出貨.6).打單,將所有訂單轉(zhuǎn)換成經(jīng)銷商制式的配送簽單,配送人員以配送單安排配送事宜,因?yàn)橛唵斡懈鞣N不同的式樣,為了

18、統(tǒng)一作帳需要會(huì)將訂貨單轉(zhuǎn)成經(jīng)銷商制式的配送簽單,以稱為配送簽收單,有些終端客戶有自己的簽收單,因此要以終端客戶的簽收單讓終端客戶簽名,將來才能收到錢. 當(dāng)配送完畢后,品項(xiàng)數(shù)量正確作帳人員即可將作確認(rèn)動(dòng)作即可,不用重復(fù)入帳,如果經(jīng)銷商是以配銷方式作業(yè)就不會(huì)有訂單管理機(jī)制.7).配送安排,配送人員將依配送單,將貨品配送到位,配送最大的原則就是在正確的時(shí)間,將正確的品項(xiàng)數(shù)量,送到正確的地方,這樣才能稱為配送到位.8).回單確認(rèn),有單合于訂單管理規(guī)定就應(yīng)該全部配送完畢,回單確認(rèn)就是確認(rèn)所有合格訂單全部送完,主管應(yīng)該主動(dòng)了解配送狀況,終端客戶一天缺貨就會(huì)減少一天的銷售,因此主動(dòng)了解配送問題及時(shí)解決.2.

19、3對外文件 所有對外文件都必須經(jīng)高業(yè)務(wù)主管或經(jīng)銷商經(jīng)營者審核,審批才可對外使用,如:1).公司證件,負(fù)責(zé)人身份證明,因應(yīng)終端客戶要求申請進(jìn)場及廠家交易文件,必須提供公司證件,負(fù)責(zé)人身份證明影印本作為評估依據(jù),但公司證明及負(fù)責(zé)人身份證明是有價(jià)值文件,不可隨便使用必須經(jīng)過公司負(fù)責(zé)人同意才可以提供給終端客戶或廠家.影印本必須有公司章及負(fù)責(zé)人章才會(huì)正式生效, 申請公司證件及負(fù)責(zé)人身份證明影印本及用印必須以書面提出申請,經(jīng)銷商必須設(shè)有證明文件申請書及用印申請書制度來控管,如果已經(jīng)同意提供公司證件,負(fù)責(zé)人身份證明影印本時(shí)要在影印本上注明,本文件僅作xx進(jìn)場證明用,不得作為其它用途,來確保經(jīng)銷商權(quán)益.2).

20、報(bào)價(jià)單及產(chǎn)品數(shù)據(jù).報(bào)價(jià)單及產(chǎn)品數(shù)據(jù)經(jīng)銷商應(yīng)該有制式規(guī)格,提供業(yè)務(wù)人員報(bào)價(jià)使用,如果要更改報(bào)價(jià)單內(nèi)容,必須經(jīng)過業(yè)務(wù)主或經(jīng)營者同意才能對外使用.報(bào)價(jià)單說明:報(bào)價(jià)單內(nèi)容:1.報(bào)價(jià)單必須有明確的產(chǎn)品基本數(shù)據(jù),單價(jià),最小訂貨單位,最低預(yù)貨量.2.產(chǎn)品編名及廠編由終端客戶依賣場規(guī)定編列.3.特別說明有:1).以上報(bào)價(jià)有效期間2005年5月1日至2005年7月31日.2).ABC公司擁有變更報(bào)價(jià)內(nèi)容及解釋權(quán).3).以上報(bào)為現(xiàn)金含稅價(jià).4.報(bào)價(jià)人連絡(luò)方式.3).促銷辦法及促銷文,經(jīng)銷商會(huì)制定的統(tǒng)一促銷辦法,針對終端客戶作促銷,以提高終端客戶銷售業(yè)績,這時(shí)經(jīng)銷商會(huì)出正式的文件給終端客戶,為了因應(yīng)不同終端客戶需求

21、修改促銷辦法或以協(xié)調(diào)方式制定促銷內(nèi)容,如果不是經(jīng)銷商統(tǒng)一的促銷辦法,在事先應(yīng)該征求業(yè)務(wù)主管或經(jīng)營者同意才可以與終端客戶協(xié)談,協(xié)同后將協(xié)調(diào)書轉(zhuǎn)換成促銷申請書向主管申請,經(jīng)同意后方可執(zhí)行促銷辦法.4).客戶合同及協(xié)議.與任何客戶的合同協(xié)調(diào),都必須經(jīng)主管簽名認(rèn)可才可以對外進(jìn)行,合同和協(xié)議的審核內(nèi)容比較嚴(yán)謹(jǐn)必須考慮到經(jīng)銷商的立場及利益,不合理的協(xié)議或合同經(jīng)銷商是不應(yīng)該簽訂,有關(guān)法律及財(cái)務(wù)內(nèi)容應(yīng)該找專業(yè)人士協(xié)助,經(jīng)銷商不像企業(yè)一樣,可以自己擁有法律人員來協(xié)助合同協(xié)議內(nèi)容的審核,但可以找一個(gè)長期配合的法律顧問,來協(xié)調(diào)法律問題.5).發(fā)票及對賬單,發(fā)票錯(cuò)誤過多,政府的稅捐機(jī)關(guān)工商局會(huì)來查核相關(guān)問題原因,如果

22、發(fā)票錯(cuò)誤金額過大將會(huì)被罰款,重則停止?fàn)I業(yè),以上不是危言聳聽是真實(shí)事件,所以發(fā)票的開立必須由專業(yè)人士或?qū)Ｈ碎_立,因業(yè)務(wù)需求或客戶要求,由業(yè)務(wù)人士及配送人員開立必須經(jīng)過嚴(yán)格訓(xùn)練,應(yīng)該由財(cái)務(wù)人員規(guī)劃培訓(xùn)課程來教育業(yè)務(wù)人員.5)對外公文及傳真,其它對外公文及傳真必須有經(jīng)銷商主管同意才可使用,必要時(shí)應(yīng)該有制式公文紙及傳真標(biāo)頭來控制公文對外傳送機(jī)制,以經(jīng)銷商名義出公文必須簽上制定人及所屬主管的簽名以示負(fù)責(zé). 制式公文紙2.4.電話紀(jì)錄打電話到辦公的大部份都是商務(wù)電話,電話來至客戶,廠家,其它配合單位,只要打進(jìn)辦公室的電話大部份都是重要電話,必須使用電話紀(jì)錄簿紀(jì)錄電話內(nèi)容.1).來電日期,時(shí)間,來電人姓名,

23、公司,單位,連絡(luò)電話,回電期限,當(dāng)有來電時(shí),電話接待人必須馬上紀(jì)錄來電日期,時(shí)間,來電人姓名,公司,單位,連絡(luò)電話,回電期限,以負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)可以有依法處理.2).電話內(nèi)容,電話內(nèi)容如訂貨就必紀(jì)錄訂貨內(nèi)容,地點(diǎn)及配送時(shí)間,如果是找人應(yīng)該紀(jì)錄找誰及原因.3).處理人,處理時(shí)間,不論來電原因都必須有人去處理及接冾,如果沒有指定人或負(fù)責(zé)人將由主管指派人員處理.4).處理結(jié)果,處理人依電話內(nèi)容處理必須說明處理結(jié)果,如果個(gè)人能力無法處理應(yīng)請求上級協(xié)助. 5).主管簽名,主管應(yīng)該每天簽名以了解來電內(nèi)容及處理狀況,也可以從中了解業(yè)務(wù)人員是否有固定時(shí)間拜訪客戶,太多的電話訂貨有可能是業(yè)務(wù)人員很久沒有拜訪才會(huì)以電話訂

24、貨,如果依路線安排做好拜訪工作,電話訂貨的機(jī)會(huì)應(yīng)該很少.可口可樂公司在管理業(yè)務(wù)人員(抄貨人員)如果電話訂貨太多將會(huì)影響考核,如果持續(xù)沒有改善將會(huì)被開除.電話紀(jì)錄簿2.5出勤管理 經(jīng)銷商都有一套出勤管理制度,如早上幾點(diǎn)上班,幾點(diǎn)下班,每周工作幾天等規(guī)定,經(jīng)銷商是一個(gè)業(yè)務(wù)導(dǎo)向的公司,一切以如何達(dá)到業(yè)績,以客戶服務(wù)為前題,所以在業(yè)務(wù)相關(guān)工作會(huì)有因應(yīng)工作需求的權(quán)宜措施,在這里要談的是加班費(fèi)用的控制,如果加班費(fèi)用不加以控將會(huì)有大筆費(fèi)用支出,影響到經(jīng)銷商的整體利潤,目前來看薪資不是最!大的費(fèi)用,一但薪資不斷的提高時(shí),加班費(fèi)用也會(huì)是一筆重大支出. 一般而言加班可分為超時(shí)加班及例假日加班,我們會(huì)以不同職務(wù)職位

25、人員作不同的分析及控制方案.1).內(nèi)勤人員,財(cái)務(wù)人員,業(yè)務(wù)助理,打單人員,倉儲(chǔ)人員,都是內(nèi)勤人員,應(yīng)該這樣說如果不是業(yè)務(wù)人員,配送人員,配送司機(jī)斬是內(nèi)勤人員,而內(nèi)勤人員也是加班費(fèi)用最多的職位,當(dāng)然日常工作作不完就必須加班完成,以超時(shí)加班的費(fèi)用為薪資的1.33倍到1.66倍,這是勞動(dòng)基準(zhǔn)法所規(guī)定的,內(nèi)勤人員是以工時(shí)計(jì)算薪資收入,基本上沒有獎(jiǎng)金制度,如果有也是比例很少,因此只要經(jīng)常性加班就會(huì)產(chǎn)生高額的加班費(fèi)用,筆者以前在外資企業(yè)工作,有些內(nèi)勤人員的加班費(fèi)達(dá)到薪資的30%,甚至到達(dá)50%,因此常常支高額的加班費(fèi). 是否要增加業(yè)務(wù)人員是以銷售業(yè)績?yōu)榭紤]因素,要不要增加內(nèi)勤人員則是以工作量及加班費(fèi)作為考

26、慮,如果內(nèi)勤人員不斷的加班,工作還是無法作完或是加班費(fèi)用已經(jīng)遠(yuǎn)超過可以增加一人或二人時(shí)就應(yīng)該考慮增加人手來完成工作.案例 某經(jīng)銷商有5個(gè)財(cái)務(wù)人員因?yàn)楣ぷ髁看?財(cái)務(wù)人員經(jīng)常性的加班,因?yàn)槊恳粋€(gè)人的工作都很吃緊無法幫助其它人,經(jīng)銷商經(jīng)營者統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)每個(gè)月必須支出3,000元左右的加班費(fèi)用,于是決定增加1至2人來協(xié)助財(cái)務(wù)人員工作,因?yàn)樨?cái)務(wù)人員常期加班引起家庭矛盾. 經(jīng)銷商經(jīng)營者了解了狀況以后決定先增加一個(gè)財(cái)務(wù)人員,以新進(jìn)沒有經(jīng)驗(yàn)的人員每月只要1,000元基本工資加上其它費(fèi)用約在1,300元至1500元,當(dāng)新進(jìn)人員進(jìn)來以安排沒有技術(shù)性而且工作量比例大的基礎(chǔ)工作,協(xié)助所有財(cái)務(wù)人員整理賬單,印制報(bào)表,發(fā)票等

27、工作,一個(gè)月過后發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員的加班時(shí)數(shù)大量下降,當(dāng)然加班費(fèi)也大量下降到每個(gè)月只700元,原來是3,000元,現(xiàn)在新進(jìn)人員加上原來員工的加班費(fèi)只2,000元,可以有效的下降費(fèi)用及解決員工家庭矛盾問題,真是一舉兩得. 以上是在于員工因工作過量時(shí)必須加班的案例,很多人都會(huì)說沒事干嘛要加班,加班是一種不得于的事,但我們不排除有為了加班而加班的人,如何有效控制加班費(fèi)用有下列方案:A.規(guī)定每月最高加班時(shí)數(shù),也就是每一個(gè)加班時(shí)數(shù)不可以超過經(jīng)銷商規(guī)定的時(shí)數(shù),勞動(dòng)基準(zhǔn)法也有規(guī)定最高加班時(shí)數(shù).B.規(guī)定每天加起算時(shí)間從下午6點(diǎn)開始,每天不得超過二個(gè)小時(shí),因?yàn)榍?個(gè)小時(shí)加班費(fèi)用比例最低.C.加班前必須填寫【加班申請單

28、】,內(nèi)容有開始時(shí)間及結(jié)束時(shí)間,預(yù)期工作時(shí)間,加班工作內(nèi)容,主管簽名,將來在申請加班費(fèi)用時(shí)必須附上加班申請單方可申請.D.假日加班以補(bǔ)休方式,因?yàn)榧偃占影啾壤M(fèi)用最高時(shí)間最長,經(jīng)銷商的工作大部份都有淡旺季之分,如果在淡季時(shí)可以安排休假,只要事先提出,已安排工作事宜,主管應(yīng)該給予休假,有問題時(shí)應(yīng)該加以協(xié)助.加班申請單2).業(yè)務(wù)人員,業(yè)務(wù)人員是以業(yè)績?yōu)閷?dǎo)向的工作,所以沒有超時(shí)加班的問題,要把日常工作作好,超時(shí)加班是很自然的事,業(yè)務(wù)人員所得中有50%以上是來至銷售獎(jiǎng)金,如果沒有努力拜訪客戶做好客戶服務(wù)工作,如何達(dá)到銷售業(yè)績? 業(yè)務(wù)人員因業(yè)務(wù)需要例假日加班原則給以補(bǔ)休,在外資企業(yè)嚴(yán)格規(guī)定業(yè)務(wù)人員不得請領(lǐng)

29、加班費(fèi),業(yè)務(wù)人員因?yàn)榧影喽_(dá)成銷售目標(biāo),可以領(lǐng)高額獎(jiǎng)金當(dāng)然比加班費(fèi)來的多,如果業(yè)務(wù)人員達(dá)不成銷售目標(biāo)也不愿加班努力工作,將會(huì)沒有獎(jiǎng)金可以領(lǐng)取,經(jīng)常性未能達(dá)到目標(biāo)會(huì)遭業(yè)務(wù)主管責(zé)備及長期沒領(lǐng)到獎(jiǎng)金而離開經(jīng)銷商,業(yè)務(wù)工作是一個(gè)適者生存的工作.不努力或沒有能力自然會(huì)被淘汰. 3).配送人員,配送人員與業(yè)務(wù)人員的性質(zhì)相同,也是以業(yè)績?yōu)閷?dǎo)向只不過是配送業(yè)績,配送人員的獎(jiǎng)金比例達(dá)到60%,因此也沒有超時(shí)加班的問題,必須將訂配送單配送完才可以下班,經(jīng)銷商可以制定【配送競賽】,當(dāng)日配送第一名者可以獲得20元額外獎(jiǎng)金來鼓勵(lì)多送,配送人員多送一分錢,經(jīng)銷商就多一分收入. 配送人員低薪很低主要是配送獎(jiǎng)金,因此例假日加

30、班因底薪低加班費(fèi)用也低,可以直接給加班費(fèi)即可.4).配送司機(jī),配送司機(jī)大部份都沒有獎(jiǎng)金如果有也是很少,但配送司機(jī)也屬于業(yè)務(wù)性質(zhì)的工作,所以沒有超時(shí)加班費(fèi),但可以制定【超額配送獎(jiǎng)金】及【二次出車獎(jiǎng)金】來鼓勵(lì)配送司機(jī)工作意愿,例假日有貨要送時(shí),可以以合車的方式配送,只派一組配送人員或兩組配送人員來完成工作,可以達(dá)到照顧服務(wù)客戶及節(jié)省費(fèi)用的目的,只要是合車時(shí)例假日就以加斑費(fèi)支付.5).主管人員.主管這個(gè)職位的人員是沒有加班費(fèi)的,主管人員是以責(zé)任制,而主管是計(jì)劃性工作,如果計(jì)劃作的好是沒有加班的必要.只有在二種情況必須加班,1).所屬員工有人加班時(shí),主管必須也加班督導(dǎo)員工工作進(jìn)度,例如:月初因?yàn)樵露冉Y(jié)

31、算所有賬單及發(fā)票必須在5號(hào)以前作好,所以財(cái)務(wù)人員必須加班工作,因此財(cái)務(wù)主管應(yīng)該加班督導(dǎo)員工工作.2).另一種原因就是經(jīng)營者要求假日加班開會(huì)及處理緊急事件.主管人員在任何時(shí)間,任何狀況下加班都沒有加班費(fèi),在年度結(jié)算后表現(xiàn)良好達(dá)到經(jīng)銷商的目標(biāo)要求,可以給于一個(gè)假期休假以鼓勵(lì)工作努力,休息是為了走更遠(yuǎn)的路. 要不要加班應(yīng)該依工作需求考慮,不是每一個(gè)員工都喜歡加班,過度的加班將花費(fèi)經(jīng)銷商大掣加班費(fèi)及員工家屬抱怨,應(yīng)該增加人員就必須增加人員,只要從效益及費(fèi)用控制角度考慮就不會(huì)有問題,可以把事情做好又可以節(jié)省費(fèi)用,何樂不為,以經(jīng)營者的角度考慮員工的福利,愿意努力工作而且有能力的員工應(yīng)該給予較好的薪資福利.

32、3.檔案管理經(jīng)銷商的檔案管理分為兩部份一是財(cái)務(wù)檔案,一是業(yè)務(wù)檔案,如何將檔案做好分類管理及有效管理,財(cái)務(wù)檔案主要是在于安全保存及查核方便二大原則作為管理要?jiǎng)t,而業(yè)務(wù)檔案管理主要是方便使用及清晰比較為管理原則,如何作到以管理方就有賴于平時(shí)的歸納整理.檔案管理流程1.分類,將數(shù)據(jù)依不同屬性分類,以便將來查核方便2.存放,在歸檔管理以前必須將數(shù)據(jù)存放在開放式檔案夾或檔案袋內(nèi),財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是依時(shí)交易累積的.3.整理,在一個(gè)固定時(shí)間,以營銷過程通常以月度整理,將以分類狀況加以整理.4.歸檔,當(dāng)月度結(jié)帳后將同月份的相關(guān)資料存在在一個(gè)檔案柜內(nèi),以會(huì)計(jì)及財(cái)務(wù)事實(shí)必存放至去年后6個(gè)月.5.打包,超過歸檔保存期凡資應(yīng)

33、加以打包將檔案柜位置空出,以便新數(shù)據(jù)歸檔,打包以紙箱打包,在外箱必須注明年度及月度.6儲(chǔ)存,打包后將放入儲(chǔ)藏室儲(chǔ)存,以日期安排存放位置,日期最近的放最外面位置,依查閱頻率儲(chǔ)存.7. 銷毀,數(shù)據(jù)儲(chǔ)存有規(guī)定年限,超過年限就應(yīng)該銷毀,一是沒有儲(chǔ)存意義二,是可以讓出空間儲(chǔ)存新的資料 以上為完整的檔案管理流程,所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都是有價(jià)值的,因此必須加以歸檔儲(chǔ)存,以備未來可以使用.3.1財(cái)務(wù)檔案3.1.1檔案分類 將財(cái)務(wù)檔案分類可以分為:1).財(cái)務(wù)報(bào)表2).發(fā)票及作賬單存底3).進(jìn)出貨單據(jù)4).費(fèi)用申請單據(jù).5).銀行往來紀(jì)錄,6).賬單.7).收款單及繳款單明細(xì).8).客戶往來資料.9).廠商往來資料.10

34、)配合廠家往來資料等主要分類. 以上財(cái)務(wù)檔案都與時(shí)間有關(guān)所以是以時(shí)間歸檔,除了賬單以外,只要與時(shí)間有開就應(yīng)該以時(shí)間觀念來分類存放. 3.1.2.存放規(guī)定1).賬單存檔,一開始作帳時(shí)以客戶編號(hào)安排一個(gè)檔案柜,依客戶多少來設(shè)計(jì)檔案夾,每一個(gè)客都有自己的檔案夾,依順序編號(hào)以便入完帳容易歸納,每一家客戶一個(gè)月可能有5至10張賬單,當(dāng)月底結(jié)帳后將賬單存檔方式以分時(shí)間別,客戶別,業(yè)務(wù)別,區(qū)域別來分類存放,以便業(yè)務(wù)員賬單領(lǐng)取及方便對對帳用.例如今天有30張配送簽單作帳后簽收單就成為應(yīng)收帳款,而簽收單就成為賬單,將來為向客戶收款的依據(jù),經(jīng)銷商一共有200家客戶,所以就設(shè)置了200個(gè)檔案夾來存入當(dāng)月進(jìn)行中的賬單

35、,因?yàn)闉闅w檔方便以編號(hào)方式設(shè)計(jì)最不易出錯(cuò)及能快速歸檔.客戶編號(hào)AB00129只要放入第129號(hào)檔案夾即可,將賬單一一放入檔案夾內(nèi),每月結(jié)帳后依對賬單核計(jì)賬單數(shù)量及金額,如果無誤即可依時(shí)間別,客戶別,業(yè)務(wù)別,區(qū)域別來分類存放,除非將帳款回收否則賬單永遠(yuǎn)存在,如果是呆帳必須經(jīng)過一定程序才能除帳. 2).其它數(shù)據(jù),在以上檔案分類中除了賬單以外都是以時(shí)間歸檔,以會(huì)計(jì)的角度來論所有財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)都與時(shí)間有關(guān),賬單也是與時(shí)間有只是他是對外,因此都以時(shí)間歸檔. 在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)檔案歸檔時(shí),將檔案柜以月份劃分為18個(gè)檔案柜位,就是今年及去年6個(gè)月的數(shù)據(jù),因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)最常被使用到,明白標(biāo)示1至18的編號(hào),年度結(jié)算后先將

36、今年1至6 月及去年7至12月的數(shù)據(jù)打包,打包時(shí)必須以月份打包,而且在外箱注明年度及月度以便將來查核,打包后數(shù)據(jù)將放進(jìn)儲(chǔ)存室儲(chǔ)存,儲(chǔ)存在儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)也應(yīng)該依年度月度存放,日期最久的放最內(nèi)部.在將今年7至12月數(shù)據(jù)放入13至18文件位,為了方便也可以只要更換外面的標(biāo)示牌,只要順序?qū)涂梢? 來年1月結(jié)帳完畢將1月的數(shù)據(jù)放入1的文件位,以此類推,為了方便查看不同數(shù)據(jù)必須以不同牛皮紙袋裝納,在袋子外面注明年度月度及數(shù)據(jù)名稱再放入檔案柜內(nèi). 如此的管理將有助于未來資料查核及資料使用,依稅法規(guī)定發(fā)票必須存放5年以上也就是資料最少必保存5年以上.3.1.3保密原則所有經(jīng)銷數(shù)據(jù)都必須保密,在沒有主管及保管人員

37、同意前任何人員不得私自查閱,賬單更是經(jīng)銷商的資產(chǎn),因?yàn)橘~單竟是錢,沒有賬單可能就無法收錢,因此賬單的管理更是重,儲(chǔ)藏室平常應(yīng)該上鎖,除了財(cái)務(wù)主管及賬單保管人員可以擁有鑰匙,任何人員要查看及借用必布主管的同意. 在財(cái)務(wù)管理章節(jié)我們會(huì)祥盡介紹【賬單管理辦法】,介紹如何安全的管理賬單以確保經(jīng)銷商權(quán)益.3.2業(yè)務(wù)檔案 3.2.1.檔案分類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)繁多有需要建檔儲(chǔ)存的文件有:1).【客戶建檔申請表】及申請數(shù)據(jù), 開發(fā)新客戶成功開始交易前必須填寫【客戶建檔申請表】及提出客戶相關(guān)征信資料, 如公司執(zhí)照, 負(fù)責(zé)人身份證明, 資本額等相關(guān)數(shù)據(jù), 以提供主管及經(jīng)銷商經(jīng)營者評估用, 經(jīng)主管同意后才可開始交易.如果【

38、客戶建檔申請表】內(nèi)容有所改善將重填【客戶建檔申請表】申請變更,客戶基本數(shù)據(jù)是重要文件必以檔案夾歸檔,如為重要客戶必須單一檔案夾存盤.2).廠家基本數(shù)據(jù)及往來文件,廠家是提供商品給經(jīng)銷商產(chǎn)品銷售的源頭,因此往來文件非常多,如年度合同,費(fèi)用支持協(xié)議,促銷方案及同議書,獎(jiǎng)勵(lì)辦法,等文件都必須存查,以便將來有爭議時(shí)可以使用,廠家與經(jīng)銷商往來最為頻繁,所有文件都必須保留到停止交易時(shí)才可銷毀,應(yīng)以單一檔案夾歸檔.3).客戶合同協(xié)議及相關(guān)文件,客戶合同是費(fèi)用支出憑證,及費(fèi)用重要分析的依據(jù),通常與交易內(nèi)容有關(guān)的合同,協(xié)議及文件都必須同時(shí)保存3年,以供比較分析.4).【促銷申請表】,【促銷協(xié)議文】,【變價(jià)申請表

39、】.是終端客戶舉辦促銷活動(dòng)的申請文件及協(xié)調(diào), 經(jīng)銷商將來要開立發(fā)票變價(jià)及促銷費(fèi)用扣款時(shí)證明文件, 每一份應(yīng)依客戶別歸檔存查.5).【客戶拜訪資料卡】, 業(yè)務(wù)人員拜訪客戶時(shí)必須紀(jì)錄客戶庫存, 品項(xiàng)及銷售業(yè)績等資料, 以作為推廣業(yè)務(wù)的依法據(jù), 提供業(yè)務(wù)主管考核業(yè)務(wù)人員的工作進(jìn)度, 了解事客戶基隆狀況.6).銷售業(yè)績資料,大部份的經(jīng)銷迦都用計(jì)算機(jī)作業(yè),計(jì)算機(jī)就可紀(jì)錄銷售業(yè)績數(shù)據(jù),但為了以防萬一應(yīng)該打印銷售業(yè)績數(shù)據(jù)存盤,以確保數(shù)據(jù)的安全及完整性.3.2.2.存放規(guī)定 以使用人及保管人方式存放,一般而言數(shù)據(jù)必須長期保存, 客戶合同協(xié)議及相關(guān)文件, 廠家基本數(shù)據(jù)及往來文件由業(yè)務(wù)主管或經(jīng)營者保管而且應(yīng)該備份, 【客戶建檔申請表】及申請數(shù)據(jù), 【促銷申請表】,【促銷協(xié)議文】,【變價(jià)申請表】, 銷售業(yè)績資料,由業(yè)務(wù)助理保管, 【客戶拜訪資料卡】由業(yè)務(wù)人員自行保管每一次拜訪客戶時(shí)將【客戶拜訪資料卡】帶出紀(jì)錄拜訪內(nèi)容,回辦公室時(shí)將【客戶拜訪資料卡】歸檔.3.2.3.保密原則所有業(yè)務(wù)檔案,不論是客戶或廠家資料都必須保密,在沒有主管及保管人員同意前任何人員不得私自查閱,客戶資料卡及客戶合同更是經(jīng)銷商的資產(chǎn),業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的管理更是重要,儲(chǔ)藏檔平常應(yīng)該