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1、用word批量打印請(qǐng)柬(請(qǐng)?zhí)?請(qǐng)?zhí)┑募?巧引言:掃描后用Word制作請(qǐng)柬模板,使用Excel建立,Word郵件合并批量導(dǎo)入,最終將文字準(zhǔn)確打印到請(qǐng)柬相應(yīng)位置 通過本文你可以學(xué)到:掃描后用Word制作請(qǐng)柬模板使用Excel建立Word郵件合并批量導(dǎo)入打印文件本是一件小事,但如何把字填寫到請(qǐng)柬相應(yīng)的位置?這么多人一個(gè)一個(gè)修改、打印也是很煩瑣的事情。為此,本人思考良久,終于找到一個(gè)可行的方法。其實(shí),這個(gè)技巧在會(huì)議邀請(qǐng)函、賀卡打印等場(chǎng)合中,都非常實(shí)用。不信你就體驗(yàn)一下吧。一、規(guī)范模板巧制作由于每份請(qǐng)柬只是嘉賓的名字不一樣,其它內(nèi)容基本一致,所以我們只需要制作成模板,然后再導(dǎo)入嘉賓姓名就行了。第一步:
2、掃描請(qǐng)柬。請(qǐng)柬的框架已經(jīng)印制到請(qǐng)柬上,為了保證我們填寫的內(nèi)容能準(zhǔn)確地打印到相應(yīng)的位置,所以我們需要將請(qǐng)柬掃描成圖片文件備用。第二步:?jiǎn)?dòng)Word 2003(其他版本操作類似),新建一空白文檔。第三步:設(shè)置紙張大小。因?yàn)槲覀兊恼?qǐng)柬大小不一,所以我們需要設(shè)置紙張大小為請(qǐng)柬的紙張大小。我拿到的請(qǐng)柬大小為:21.6cm*18.6cm。第四步:插入圖片。執(zhí)行“插入圖片來自文件”命令插入請(qǐng)柬圖片。在圖片工具欄中,將圖片的“文字環(huán)繞”設(shè)為“襯于文字下方”。將圖片充滿整個(gè)頁面(見圖1)。第五步:插入文字內(nèi)容。在繪圖工具欄中單擊“豎排文本框”按鈕(如沒有找到繪圖工具欄,可在工具欄中右擊,選擇“繪圖”)。在文本框
3、中輸入嘉賓姓名,設(shè)置好字體、字號(hào)。選擇文本框,雙擊,打開“設(shè)置文本框格式”窗口,將“填充顏色”設(shè)為“無填充顏色”,“線條顏色”設(shè)為“無線條顏色”,再把文本框移動(dòng)到請(qǐng)柬的相應(yīng)位置。選擇文本框,復(fù)制、粘貼若干個(gè),將請(qǐng)柬的其它內(nèi)容填寫完整(見圖2)。第六步:打印樣稿。將請(qǐng)柬放入打印機(jī)打印。打印完后,查看效果,如個(gè)別地方位置偏移,可選擇文本框,按住Ctrl鍵,使用光標(biāo)鍵微調(diào)文本框位置。調(diào)整好位置后,保存為“請(qǐng)柬.doc”,備用。二、嘉賓數(shù)據(jù)庫建立好首先啟動(dòng)Excel 2003(其他版本操作類似)。在A1單元格中輸入xm,B1單元格中輸入cw。在A列中輸入嘉賓姓名,在B列中輸入先生、女士或小姐(見圖3)
4、。輸入完成后,保存為“請(qǐng)柬數(shù)據(jù).xls”,備用。三、導(dǎo)入數(shù)據(jù)有講究剛才我們已經(jīng)將文檔模板和嘉賓數(shù)據(jù)建立完成,現(xiàn)在我們需要用到Word的郵件合并功能,將Excel中的嘉賓數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Word文檔中。打開“請(qǐng)柬.doc”,執(zhí)行“工具信函與郵件郵件合并”,在右側(cè)的“郵件合并”窗格中,單擊“下一步:正在啟動(dòng)文檔”,在“選擇開始文檔”中,使用默認(rèn)值“使用當(dāng)前文檔”。單擊“下一步:選擇收件人”,在“使用現(xiàn)有列表”中選擇“瀏覽”,選擇“請(qǐng)柬數(shù)據(jù).xls”文件。單擊“下一步:撰寫信函”,在“撰寫信函”中,選擇“其他項(xiàng)目”,彈出“插入合并域”窗口,將xm和cw插入到文檔的相應(yīng)位置(插入前請(qǐng)刪除剛才輸入的嘉賓姓名和稱謂,見圖4)。單擊“下一步:預(yù)覽信函”,這時(shí),可以看到已經(jīng)將嘉賓的姓名插入到相應(yīng)位置。單擊“完成合并”(在完成合并前,一定要將請(qǐng)柬圖片刪除掉,不然會(huì)將圖片一起打印),放入請(qǐng)柬,單擊“打印”就可
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