會(huì)議管理成功組織會(huì)議必須了解會(huì)議的基本要素

1、成功組織會(huì)議必須了解會(huì)議的基本要素 人是社會(huì)性的動(dòng)物，開(kāi)會(huì)是人類生活中的常態(tài)。人們熱衷于開(kāi)會(huì)，是由于會(huì)議是制定計(jì) 劃、獲取信息和建立聯(lián)系的主要手段。會(huì)議可以開(kāi)得富有成效、妙趣橫生， 也可以開(kāi)得死氣 沉沉、毫無(wú)建樹(shù)，這取決于與會(huì)者交流的方式以及會(huì)議的議題等。 對(duì)于舉辦會(huì)議的組織者來(lái)說(shuō)，如何能確保會(huì)議取得一個(gè)理想的效果， 必須了解會(huì)議的基 本要素，只有在完成基本要素的基礎(chǔ)上才有可能取得成功， 那么會(huì)議的基本要素是什么呢？ 即，不僅有時(shí)間，地點(diǎn)，與會(huì)人員，主持人，而且有明確的議題名稱等。 （1）與會(huì)者 與會(huì)者就是參加會(huì)議的正式成員， 包括主持人，也包括秘書，但不包括在會(huì)場(chǎng)上的其他 服務(wù)人員。 （2）

2、主持人 主持人是會(huì)議過(guò)程中的主持者和引導(dǎo)者， 也往往是會(huì)議的組織者和召集者， 對(duì)會(huì)議的正 常開(kāi)展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。 會(huì)議主持人通常由有經(jīng)驗(yàn)、有能力、懂行的人，或是有相當(dāng)?shù)匚?、威望的人?dān)任。一般 有兩種情況： A 一種是當(dāng)然主持人，是由其職務(wù)和地位，也就是由組織的章程或法規(guī)決定的。 B另一種是臨時(shí)的主持人，比如，各種代表會(huì)議，或幾個(gè)單位、幾個(gè)地區(qū)的聯(lián)席會(huì)議， 則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生。 特別重大的會(huì)議，則需產(chǎn)生相應(yīng)人數(shù)的主席團(tuán)， 由主席團(tuán)成員 集體或輪流主持會(huì)議。 （3）議題 議題是會(huì)議所要討論的題目， 所要研究的課題，或是所要解決的問(wèn)題。 議題必須具有必 要性和重要性，又必須具

3、有明確性和可行性 。會(huì)議圍繞這樣的議題展開(kāi)討論、進(jìn)行研究，才 容易取得共識(shí)或最后表決通過(guò)。 每次會(huì)議的議題應(yīng)該盡可能集中、 單一，不宜過(guò)多，不宜太 分散。尤其是不宜把許多互不相干的問(wèn)題放在同一會(huì)議上討論， 使與會(huì)者的注意力分散， 不 利于解決問(wèn)題。 有些重大的代表會(huì)議，先由代表提出 提案”由秘書或秘書處匯總。再提交主席團(tuán)或?qū)?門的 提案審查委員會(huì)”審議通過(guò)，才能成為列入會(huì)議議程的正式議題。 （4） 名稱 正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)、確切的名稱。俗話說(shuō)，名不正則言不順。會(huì)議的名稱要求能 概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位或組織、時(shí)間、屆次、地點(diǎn)或地區(qū)、 范圍、規(guī)模，等等。 會(huì)議名稱必須

4、用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。它既用于會(huì)前的 會(huì)議通知”使與會(huì)者心中有 數(shù)，作好準(zhǔn)備；又用于會(huì)后的宣傳， 擴(kuò)大會(huì)議的效果；更用于會(huì)議過(guò)程中使與會(huì)的全體成員 產(chǎn)生凝聚力。 大中型的會(huì)議名稱被制作成橫幅大標(biāo)語(yǔ)， 置于會(huì)議主席臺(tái)的上方或后方， 作為會(huì)議的標(biāo) 志，簡(jiǎn)稱 會(huì)標(biāo)”會(huì)標(biāo)必須用全稱，不能隨意省略，以免不通，產(chǎn)生誤會(huì)。 （5） 時(shí)間 會(huì)議時(shí)間有三種含義： A 一是指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間； B二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、 天數(shù)；C三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。 會(huì)議召開(kāi)時(shí)間 某個(gè)會(huì)議什么時(shí)間召開(kāi)最合適 ?要考慮多種因素。 首先是需要， 如每周一次的工作例會(huì)， 通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開(kāi)始， 利

5、于承上啟下。一年一度的職工代 表會(huì)議，宜于年初召開(kāi)，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工 作、生產(chǎn)計(jì)劃， 通過(guò)各種預(yù)算等。有些會(huì)議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、 學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性 或季度性。 其次是可能， 即最好是每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間。 如日本的有些企業(yè)召開(kāi)各部 門干部匯報(bào)會(huì)， 常定在下班前半小時(shí)， 而不是安排在剛上班時(shí)。 再次是適宜， 即要考慮氣候、 環(huán)境等自然因素和社會(huì)因素。 會(huì)議需要時(shí)間 會(huì)議需要時(shí)間可長(zhǎng)可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天。會(huì)議 組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計(jì)需要時(shí)間，在會(huì)議通知中寫明，便于與會(huì)者有計(jì)劃地安排。 會(huì)議時(shí)間限度 每次會(huì)議時(shí)

6、間最好不超過(guò)一小時(shí)。如果需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。 （6）地點(diǎn) 會(huì)議地點(diǎn)，又稱 “會(huì)址 ”。既是指會(huì)議召開(kāi)的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。 為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素。 國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素；專業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專 業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開(kāi)， 以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察。 小型的、 經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室。 選擇會(huì)址，還要考慮會(huì)場(chǎng)設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。 請(qǐng)示是用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、 批準(zhǔn)的一種上行公文。 根據(jù)請(qǐng)示的不同內(nèi)容和寫作意圖 分為三類：請(qǐng)求指示的請(qǐng)示； 請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示； 請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示

7、。請(qǐng)示一般由標(biāo)題、 主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期五部分組成。 請(qǐng)示的含義及特點(diǎn) 請(qǐng)示 ：是用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的一種上行公文。請(qǐng)示具有以下特點(diǎn) ： 請(qǐng)示事項(xiàng)一般時(shí)間性較強(qiáng)。請(qǐng)示的事項(xiàng)一般都是急需明確和解決的 ，否則會(huì)影響正常 工作 ,因此時(shí)間性強(qiáng)。 應(yīng)一事一請(qǐng)示。 一般主送一個(gè)機(jī)關(guān) ，不多頭主送 ，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān) ，應(yīng)當(dāng)用抄送形式 ，但不得在請(qǐng)示 的同時(shí)又抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。 應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級(jí)請(qǐng)示 ，一般情況不得越級(jí)請(qǐng)示 ，如確需越級(jí)請(qǐng)示 ，應(yīng)同時(shí)抄報(bào)直接主 管部門。 2、請(qǐng)示的分類 根據(jù)請(qǐng)示的不同內(nèi)容和寫作意圖分為三類 請(qǐng)求指示的請(qǐng)示。 此類請(qǐng)示一般是政策性請(qǐng)示 ,是下級(jí)機(jī)關(guān)需要上級(jí)

8、機(jī)關(guān)對(duì)原有政策規(guī) 定作出明確解釋 ,對(duì)變通處理的問(wèn)題作出審查認(rèn)定 ,對(duì)如何處理突發(fā)事件或新情況、新問(wèn)題作 出明確指示等請(qǐng)示。 請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示。此類請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)某些具體事宜向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng) 示,主要目的是為了解決某些實(shí)際困難和具體問(wèn)題。 請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示。 下級(jí)機(jī)關(guān)就某一涉及面廣的事項(xiàng)提出處理意見(jiàn)和辦法 ,需各有關(guān)方 面協(xié)同辦理 ,但按規(guī)定又不能指令平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬部門辦理 ,需上級(jí)機(jī)關(guān)審定后批轉(zhuǎn)執(zhí)行 這樣的請(qǐng)示就屬此類。 請(qǐng)示的寫作要求 請(qǐng)示一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期五部分組成。請(qǐng)示的正文 ,主要由 請(qǐng)示的原因、內(nèi)容、要求三部分組成 ,請(qǐng)示時(shí)應(yīng)將理由陳述充分 ,提出

9、的解決方案應(yīng)具體 ,切實(shí) 可行。請(qǐng)示的注意事項(xiàng)除其特點(diǎn)中所述之外 ,還應(yīng)注意請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別 ,切忌用報(bào)告代請(qǐng)示 行文 ;請(qǐng)求的內(nèi)容若涉及其它部門或地區(qū)時(shí) ,在正常情況下應(yīng)事先進(jìn)行協(xié)商 ,必要時(shí)還可聯(lián)合 行文 ,如有關(guān)方面意見(jiàn)不一致 ,應(yīng)如實(shí)在請(qǐng)示中反映出來(lái) ;另外請(qǐng)求撥款的應(yīng)附預(yù)算表 ; 請(qǐng)求批 準(zhǔn)規(guī)章制度的 ,應(yīng)附規(guī)章制度的內(nèi)容 ;請(qǐng)示處理問(wèn)題的 ,本單位應(yīng)先明確表態(tài) ;正式印發(fā)請(qǐng)示送 上級(jí)機(jī)關(guān)時(shí) ,應(yīng)在文頭注明簽發(fā)人姓名。 通知 通知可分為 “批示性通知 ”、“指示性通知 ”、“一般性通知 ”、“會(huì)議性通知 ”、“任免通知 ”五種。 這里僅介紹 “一般性通知 ”、 “會(huì)議性通知 ”、“任

10、免通知 ”三種。不論哪種類型的通知，在寫作 時(shí)都應(yīng)該注意，要有一個(gè)符合標(biāo)題 “三要素 ”（即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種）的標(biāo)題。 通知是一種使用范圍較廣的文體。 凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、 辦理的事宜， 都可以用 通知。但也不能因?yàn)橥ㄖ阌谑褂枚鵀E用通知。 通知可分為 “批示性通知 ”、“指示性通知 ”、 “一般性通知 ”、“會(huì)議性通知 ”、“任免通知 五種。這里僅介紹 “一般性通知 ”、 “會(huì)議性通知 ”、 “任免通知 ”三種。 一、一般性通知。在上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級(jí)機(jī)關(guān)知道或辦理時(shí)，如： 慶祝某個(gè) 節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某個(gè)機(jī)構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯(cuò)，請(qǐng)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送有關(guān) 材料等，

11、都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項(xiàng)，如何辦理，有什么要求 二、會(huì)議通知。上級(jí)機(jī)關(guān)要召開(kāi)比較重要的會(huì)議時(shí)，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位， 這就是會(huì)議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會(huì)議名稱、主持單位、會(huì)議內(nèi)容、 起止時(shí)間、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、報(bào)到地點(diǎn)、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項(xiàng)交 待不清，丟三拉四，就可能影響會(huì)議的按時(shí)召開(kāi)和正常進(jìn)行。 三、任免通知。 上能機(jī)關(guān)在任免下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下級(jí) 機(jī)關(guān)知道時(shí)要發(fā)任免通知。 這種通知的寫法比較簡(jiǎn)單， 一般只要寫清楚決定任免的時(shí)間、 機(jī) 關(guān)、會(huì)議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。 不論哪種類

12、型的通知，都應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)： 一、通知一般都要有一個(gè)符合標(biāo)題 “三要素 ”（即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種）的標(biāo)題，使人 一看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。 有些機(jī)關(guān)簡(jiǎn)單地使用 “通知 ”作標(biāo)題， 這 是不確切的，應(yīng)盡量避免，更不應(yīng)提倡。 二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當(dāng)?shù)摹?三、如果所通知的事項(xiàng)需要被通知的單位盡快知道，可在 “通知”之前加 “緊急”二字，這 就是常見(jiàn)的 “緊急通知 ”。 秘書的溝通方法 可以采取面談、書面、會(huì)議以及演講和電子媒介等，其技巧在采取 面談時(shí)，要盡快記住對(duì)方的基本情況語(yǔ)言精簡(jiǎn)明白、互動(dòng)、投機(jī)和諧。采用電子媒介溝通技 巧

13、時(shí)，要了解最新電子媒介的優(yōu)勢(shì)， 使用各種載體時(shí)注意文字的應(yīng)用不能讓私人私公司的秘 密在網(wǎng)上傳播。 1、 及時(shí)明確溝通對(duì)象 （用以下兩個(gè)方法來(lái)幫助自己： 一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄 工具；二是恰當(dāng)詢問(wèn)回使已有的信息更具有針對(duì)性） 2、 了解溝通對(duì)象的行為習(xí)慣和工作風(fēng)格 3、 正確選擇溝通渠道（面談、書面、會(huì)議、演講、電子媒介等） 技巧：面談的技巧 禮貌，盡快記住對(duì)方的基本情況語(yǔ)言精簡(jiǎn)明白、互動(dòng)、投機(jī)和諧。 書面溝通技巧 充分利用協(xié)作技巧來(lái)豐富自己的書面內(nèi)容。 會(huì)議溝通技巧 友善、資料完善、尊重與會(huì)代表并感謝光臨。 演講溝通技巧 注意話題，調(diào)整好的心情， 短少精干， 注意語(yǔ)言魅力和藝術(shù)，注意

14、開(kāi)場(chǎng)和 結(jié)尾。 電子媒介溝通技巧 了解最新電子媒介的優(yōu)勢(shì)， 使用各種載體時(shí)注意文字的應(yīng)用不能讓私 人私公司的秘密在網(wǎng)上傳播。 公文的審核 是確保公文質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié) ,是一項(xiàng)非常細(xì)致而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳌?公文稿 付印之前的全面審核、把關(guān) ,是各級(jí)行政機(jī)關(guān)的文書處理綜合部門的核稿人員對(duì)承辦處、科 （室 ）草擬的文稿和部門代擬稿的審查、其它溝通技巧 說(shuō)服技巧，建議技巧。 核對(duì)、把關(guān) ,并提出審核意見(jiàn)或?qū)懨鲗徍饲闆r ,最后呈 領(lǐng)導(dǎo)人審簽的全過(guò)程。 公務(wù)審核要求公文核稿人員以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度 ,對(duì)文稿從內(nèi)容、文種、格式到會(huì)簽手續(xù)等 方面嚴(yán)格衡量 ,逐字逐句審核 ,嚴(yán)格把關(guān) ,杜絕不準(zhǔn)確、 不規(guī)范的文件印發(fā)

15、。 審核的總的要求是 全面審核 ,認(rèn)真負(fù)責(zé) ,仔細(xì)推敲 ,反對(duì)粗枝大葉 ,反對(duì)官僚主義、文牘主義 ,努力使文稿準(zhǔn)確、全 面、完整。 公文審核應(yīng)注意的六個(gè)方面 （一）是否需要發(fā)文。 在實(shí)際工作中，存在著以下幾種不必要的發(fā)文。 1、為應(yīng)付上級(jí)而發(fā)文。 對(duì)某些工作 ,上級(jí)已發(fā)文 ,下級(jí)只需貫徹執(zhí)行即可。 但由于一些地 區(qū)和部門把是否行文納入了目標(biāo)管理 ,就逼得下級(jí)發(fā) “應(yīng)付文件 ”。 2、為搪塞下級(jí)而發(fā)文。一些地方和部門為向上級(jí)表明重視 ,便對(duì)上級(jí)下發(fā)的文件依樣畫 葫蘆 ,再發(fā)一個(gè)內(nèi)容雷同、全無(wú)新意的文件 ,以便對(duì)上對(duì)下都有交代。 3、屬部門職權(quán)范圍內(nèi)的事、專業(yè)會(huì)議紀(jì)要、不成熟的文件以及可以口頭或用

16、電話等其 它方式處理的事項(xiàng) ,可以不另行文。 （一）政策關(guān)。公文作為傳達(dá)政令的工具，它本身就具有強(qiáng)烈的政治色彩，要求公文處理 部門在公文的審核把關(guān)中要講政治。 要求公文的審核人員要強(qiáng)化政治觀念、 政策意識(shí)， 把好 -廣/，- /、/、 政策關(guān)。 （二 ）文件內(nèi)容是否符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī) ,同現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定有無(wú)矛盾。 （三）涉及有關(guān)部門和地區(qū)的問(wèn)題是否協(xié)商一致。 一些文件內(nèi)容政策性強(qiáng)、 涉及面廣 ,其貫徹實(shí)施需要得到有關(guān)地區(qū)和部門的配合與支持。 辦文機(jī)關(guān)不主動(dòng)與涉文地區(qū)或部門協(xié)商、 會(huì)簽 ,也不送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批 ,便草草發(fā)文 ,造成認(rèn)識(shí)不 統(tǒng)一、意見(jiàn)不一致 ,在實(shí)際工作中難以貫徹落實(shí)

17、。因此 ,凡未經(jīng)協(xié)商的 ,應(yīng)退回來(lái)文單位重新會(huì) 簽。如協(xié)調(diào)中不能取得一致意見(jiàn) ,應(yīng)將分歧意見(jiàn)如實(shí)匯報(bào) ,并由主辦處、科 （室 ）在擬辦中提出 建議和意見(jiàn) ,一并報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審定。 （四）文件提出的政策界限、措施和要求等是否明確具體、切實(shí)可行。對(duì)含混不清、模棱 兩可或者脫離實(shí)際、過(guò)于繁瑣之處 ,應(yīng)與報(bào)文單位研究修改。 （五）引文是否無(wú)誤，引文方法是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確、嚴(yán)密、簡(jiǎn)練，標(biāo)點(diǎn)是否正 確，文件格式是否符合有關(guān)規(guī)定。 （六）凡需提請(qǐng)一定會(huì)議審定的文件，應(yīng)提出交何種會(huì)議審定的建議，報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱 后，列入議程。 實(shí)現(xiàn)有效溝通的基本要素的前提是尊重和理解， 把握溝通的關(guān)鍵是有效傾聽(tīng)，

18、 建立良好的傾 聽(tīng)環(huán)境， 客服傾聽(tīng)的障礙， 實(shí)現(xiàn)有效傾聽(tīng)的準(zhǔn)備以及提問(wèn)要分清類別和適用的問(wèn)題形式以及 自信地提示要求，學(xué)會(huì)禮貌拒絕和了解提問(wèn)的禁忌。 1、 有效溝通 的基本要素： A、 有效溝通的前提（1）尊重 （2）理解 B、 把握溝通的關(guān)鍵（1）有效傾聽(tīng)（2）構(gòu)建良好的傾聽(tīng)環(huán)境（3）克服傾聽(tīng)的障礙（4）實(shí) 現(xiàn)有效傾聽(tīng)的準(zhǔn)備（5）提問(wèn)要分清類別和適用的問(wèn)題形式（ 6）自信地提示要求（7）學(xué)會(huì) 禮貌拒絕（8 ）了解提問(wèn)的禁忌 2、 有效溝通的原則： A、 “ 7C”則（1）可信賴性（彼此信賴）（2）保證溝通計(jì)劃與溝通環(huán)境的一致性（ 3）內(nèi) 容（準(zhǔn)備好進(jìn)行溝通的信息內(nèi)容）（4）明確性（簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)言）（5）連貫性（不要忽視 補(bǔ)充新的信息內(nèi)容，對(duì)客戶進(jìn)行必要的跟進(jìn)，聯(lián)系）（ 6）渠道（盡量選擇已經(jīng)有的，客戶 習(xí)慣用，熟練使用的信息溝通渠道）（ 7）準(zhǔn)確判斷接受能力（對(duì)方的接受能力了解后有針 對(duì)性地表達(dá)信息） B、 用心去聽(tīng)，不要在乎對(duì)方的表達(dá)方式（這是避免沖突的重要條件） C、