管理-制度房產(chǎn)公司檔案室管理制度

1、房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理制度一、總則1、為了規(guī)范房地產(chǎn)公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于本公司及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權(quán)歸開發(fā)部，開發(fā)部負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。二、檔案管理架構(gòu)1、管理部門房地產(chǎn)公司設(shè)立檔案室，隸屬于開發(fā)部，負(fù)責(zé)人為 XXX，主管為XXX,檔案管 理員為XXX。檔案管理員負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定 明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。2、各部門資料管理 公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員， 規(guī)范部門檔案管理， 實(shí)行部門檔案與 公司檔案統(tǒng)一管理。 各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理辦法， 實(shí)行統(tǒng) 一的標(biāo)準(zhǔn)分類

2、管理，定期向公司檔案室移交保管。三 、公司檔案范圍公司建檔范圍確定為：1、公司成立、變更、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；2、公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料；3、財(cái)務(wù)、會計(jì)及其經(jīng)營管理方面的文件材料；4、項(xiàng)目開發(fā)證件原件及其復(fù)印件的文件材料；5、項(xiàng)目開發(fā)過程所產(chǎn)生的文件材料； 6、政府批文、信息、情報(bào)方面的文件材料；7、各地塊、建筑工程相關(guān)圖紙的文件材料；8、各類刻錄、拷貝地形圖碟片的文件材料。四、檔案管理工作1、檔案材料的收集（1）建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；（ 2）對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；（3）及時催辦理完畢的文

3、件上交回收，定期檢查齊全后整理立卷歸檔。2、檔案的歸檔、立檔與管理（1）確定立檔單位，依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容順序分成若干層次和類 別。歸檔前將資料分類， 分組放置在待辦檔案盒內(nèi)。 檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定寫 清文件題名， 而且題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 檔案盒內(nèi)文件沒有 題名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定題名。（2）檔案文件材料按照永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、 附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份備用。 檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿 在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。 檔案文件資

4、料按時間順序排 列，收交時公文處理用紙?jiān)谇?，收文在后；?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次 為公文處理用紙，發(fā)文底稿。（3）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制檔案登記目錄表和電子目錄，將 所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號， 用一定順序依次排列， 以便查閱。 公司檔 案員負(fù)責(zé)對各部門文件材料的收集、整理，按照檔案登記目錄表?xiàng)l款“對號 入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作，并且定期對檔案進(jìn)行整理五、檔案日常管理 （一）借閱1、借閱手續(xù)：（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱 條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔

5、案，并在借閱登記表上注明借 出日期和歸還日期，以備及時催還。（3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取 消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線 和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件， 需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示， 經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。4、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。 如有其他人借閱同一檔案時， 應(yīng)變更借閱登記， 不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的 檔案銷毀清冊，報(bào)公 司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)， 并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。 檔案銷毀清冊 需注明： 銷毀

6、檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。2、銷前，按照清冊清點(diǎn)；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位 負(fù)責(zé)人。檔案銷毀清冊需永久保管3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事 項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、 經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。 應(yīng)單獨(dú)抽出立 卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時為止。（三）移交1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制 檔案移交登記表，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審 核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。 檔案移交登記表需注明：移交檔 案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、 移交原因。2、移交前，按照清冊清點(diǎn)；移交后

7、，在清冊上簽字， 檔案移交登記表一式兩 份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的 完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服 務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。六、附則（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則， 但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)行政部備案后，與本制度具有同等效力。（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。附表 檔

8、案員職責(zé)1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供 利用工作；2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保 證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料， 應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制， 裝訂部分過窄或有字跡的資料， 要用紙加以襯邊。 紙 面過大的書寫材料， 要按宗卷大小折疊整齊， 對字跡難以辨認(rèn)的資料， 應(yīng)當(dāng)附上 抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分 組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防

9、鼠、防高溫、防 強(qiáng)光等措施。6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新檔案保管手冊做好文件索引，以便 查找。檔案庫房管理工作人員崗位責(zé)任制 一、熱愛本職工作，全面了解和掌握檔案室情況。 二、對本單位檔案室保管的檔案科學(xué)分類、排列、編號，要排列整齊，與存 放索引相一致。三、定期檢查和核對檔案內(nèi)容和數(shù)量， 以及存放的順序和位置， 做到心中有 數(shù)。四、搞好檔案室的清潔衛(wèi)生，室內(nèi)要適時投放和更換防蟲藥物，嚴(yán)禁蟲、鼠 害發(fā)生。五、室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃、易爆、易腐等物品，設(shè)置防火器材，定期檢 查防火、防水、防盜等安全設(shè)施，使設(shè)施保持完好狀態(tài)。六、根據(jù)季節(jié)變化，及時掌握檔案室溫濕度，堅(jiān)持測定溫濕度和填寫測試記錄表七、及時采取防光