精品文檔2019年QP0301合同評審控制程序

1、程序文件文件編號：QP0301文件版次：A/0合同評審控制程序文件頁碼：1/6生效日期：1. 目的準確理解顧客要求，充分評估履行合同的能力，以滿足減少供需雙方在履行合同的經(jīng)濟風險 和責任，確保按合同規(guī)定要求的履行2. 適用范圍本程序適用于本公司產(chǎn)品銷售合同的評審3. 定義3.1常規(guī)合同一產(chǎn)品符合現(xiàn)行技術規(guī)范、標準，已批量生產(chǎn)，能滿足顧客交貨期限要求，價格符 合本公司規(guī)定的合同.3.2特殊合同一本公司尚未批量生產(chǎn)的產(chǎn)品，或尚未開發(fā)的產(chǎn)品、批量大、交貨期短，價格低于本 公司規(guī)定的合同.3.3合同評審一一合同簽訂前，為了確保質量要求規(guī)定的合同明確并形成文件，而且供方能 實現(xiàn)，由供方進行的系統(tǒng)的活動.

2、3.4營銷功能一一查明和確定產(chǎn)品的質量要求和期望。包括產(chǎn)品的要求，市場的要求和顧 客的需求。4. 職責4.1合同評審由業(yè)務部歸口管理，并組織對所有合同的評審以及在招投標制訂標書和制訂 產(chǎn)品建議書；負責與顧客的聯(lián)絡、溝通和企業(yè)內部的協(xié)調；負責市場調研。4.2總經(jīng)理負責特殊合同的評審審批；負責對市場調研報告的審批。4.3技術課、制造部、質保部、財務部等相關職能部門參與特殊合同的審批，并對特殊合同中涉及本部門的業(yè)務評審內容負責；同時負責對市場調研結果的分析。4.4業(yè)務部、制造部參與一般合同的評審，業(yè)務經(jīng)理負責對一般合同的評審審批。程序文件文件編號：QP0301文件版次：A/0合同評審控制程序文件頁碼

3、：2/6生效日期：5. 工作程序5.1合同評審的內容5.1.1顧客的各項要求是否明確、合理，是否形成文件。5.1.2各項規(guī)定是否有含糊不清之處；有關的特殊內容在合同中是否得到說明。5.1.3與投標不一致的要求是否已得到解決。5.1.4是否具有履行合同各項要求的能力。a. 工藝技術能否達到顧客需求；b. 物資供應能否及時到位；c. 檢測手段、設備能否達到質量保證能力；d. 數(shù)量、規(guī)格、交貨期要求是否有能力達到；e. 其它條件（如安全保證）是否能滿足要求。5.1.5合同是否符合？中華人民共和國經(jīng)濟合同法？5.1.6顧客的特殊要求是否能滿足。5.1.7在發(fā)現(xiàn)顧客要求存在矛盾及難以履行時，必須立即在投

4、標之前，通知顧客的產(chǎn)品工 程部門或采購部門。5.2合同評審的方法5.2.1合同評審必須在合同正式簽訂前進行。5.2.2合同評審的方式由業(yè)務部經(jīng)理根據(jù)合同類別決定，一般有以下三種形式：a. 會議專題評審，由相關職責部門代表參加；b. 由各有關職能部門會簽；c. 授權人員在簽約之前直接評審。d. 常規(guī)合同的評審由授權人員直接進行，但需遵循以下原則：e. 常規(guī)合同的評審人員，必須由總經(jīng)理的書面授權；f. 評審人員應確切掌握產(chǎn)品的供貨能力、標準價目及其允許變動的額度，并對合程序文件文件編號：QP0301文件版次：A/0合同評審控制程序文件頁碼：3/6生效日期：同執(zhí)行的可行性進行分析，確認后才能正式簽定

5、。經(jīng)評審后簽訂的合同，應在 合同上加蓋評審章，并由評審人員蓋章或簽字。g. 當交貨期及其他一些要求難以確定時，業(yè)務員應填寫？合同評審記錄表按538進行評審。5.3特殊合同的評審5.3.1由業(yè)務部收集顧客提供的工程規(guī)范、質量協(xié)議、圖紙、標準、采購條例。5.3.2訂貨文件、物流要求和交貨通知/交貨期限/價格/包裝/標識/用后處置要求、質量體 系要求等資料。5.3.3對顧客提出有關質量體系要求時。由質保部負責與顧客協(xié)商具體的方式、范圍和 結構等要求，并將協(xié)商結果通知業(yè)務部，寫入產(chǎn)品建議書中。5.3.4由技術課將顧客提供的所有外文標準、質量協(xié)議等進行翻譯，對顧客的特殊編寫 符號進行說明，對特別條文進行

6、解釋。5.3.5業(yè)務部根據(jù)顧客提供的資料和質保部、技術課提供的5.3.2、5.3.3和5.3.4內容制訂產(chǎn)品建議書明確顧客的供貨與服務的全部要求，包括功能項目、安裝要求說明、使用標準、質量保證方法、包裝等，以及顧客的產(chǎn)品工程部門、采購部門、質量 部門聯(lián)系人。5.3.6由財務部制訂新產(chǎn)品的制造預算，預算包括開發(fā)成本、材料成本、投資硬 /軟見、 質量管理成本、運輸成本、包裝成本、利潤成本和一般性成本等，由業(yè)務部草擬 標書5.3.7將產(chǎn)品建議書、顧客要求提交合同評審。5.3.8特殊合同的評審采用由有關職能部門會簽，總經(jīng)理審批的形式，具體程序如下：a. 由業(yè)務員填寫合同評審記錄表和產(chǎn)品建議書寫明各有關

7、部門參與評審的內容和要求。評審表經(jīng)業(yè)務部經(jīng)理審核簽字后附產(chǎn)品建議書發(fā)有關部門會簽。程序文件文件編號：QP0301文件版次：A/0合同評審控制程序文件頁碼：4/6生效日期：b. 針對產(chǎn)品建議書中的特殊要求，參與評審的有關部門針對本設計開發(fā)、技 術工藝、生產(chǎn)、檢驗和試驗等能力作出評價。對不能滿足要求的部門，應 明確是否能通過制訂相應的解決措施滿足要求的能力。c. 業(yè)務部對評審會簽的結果進行綜合分析在本程序5.3.9的內容得到確認并經(jīng)總經(jīng)理簽字后，才可與顧客簽定正式合同。評審中有對顧客要求的任何 修改，業(yè)務部應及時與顧客聯(lián)系，說明原因，經(jīng)顧客認可后方可正式簽約；5.3.9有些銷售合同由顧客口頭、電話

8、或傳真要求訂貨，業(yè)務員應認真記錄區(qū)分合同類 別，將顧客的要求形成文件，即記錄并盡可能取得顧客確認，分別按常規(guī)合同、特 殊合同的評審方法進行評審。評審的重點是：a. 分析產(chǎn)品的結構、性能，識別產(chǎn)品的質量要求，適用標準，尋求特殊要求的解決b. 估計原材料、外購外協(xié)的供應和產(chǎn)品的生產(chǎn)周期；c. 分析本企業(yè)現(xiàn)有人員、設備、工藝和管理能力的適應性；d. 成本和利潤的核算；e. 解決與投標不一致的要求；f. 顧客的特殊要求。5.3.10業(yè)務部將評審會議情況匯總、整理成重要合同評審報告，報總經(jīng)理審批，作為最 終評審結論。5.3.11評審后，經(jīng)辦業(yè)務員按合同評審結論制訂正式標書與需方聯(lián)絡協(xié)調。5.4合同的協(xié)調

9、與修訂5.4.1合同一經(jīng)簽訂即具有法律效力，公司各有關部門應根據(jù)合同要求，進行生產(chǎn)技術準 備并組織生產(chǎn)。5.4.2由技術課根據(jù)經(jīng)批準的產(chǎn)品建議書制訂相應的產(chǎn)品責任書，對產(chǎn)品建議書所含顧客要求作詳細描述和作具體規(guī)定，經(jīng)技術課主管審批后分發(fā)各相關部門，作為新產(chǎn)品程序文件文件編號：QP0301文件版次：A/0合同評審控制程序文件頁碼：5/6生效日期：前期質量策劃的依據(jù)。根據(jù)顧客在進行產(chǎn)品性能測試和裝車試驗時提出的要求須作 為產(chǎn)品規(guī)范補充，將其內容編入產(chǎn)品責任書中。543業(yè)務部應主動掌握合同的履行情況，若發(fā)生實際與約定不一致情況時， 及時與顧客聯(lián)系協(xié)商解決，保證顧客規(guī)定要求能兌現(xiàn)。544合同的修訂應遵

10、循以下程序：a. 合同的修訂，業(yè)務部應與顧客在修訂前充分洽談，對修訂內容達成共識后，補簽 修正合同。修正合同反映修正內容，是原合同的組成部分，與原合同有同等效力；b. 如修訂內容屬本程序5.1的情況，修正合同不再評審，業(yè)務員可直接簽約；如修 訂內容有較大變化，應根據(jù)變化的具體情況，按本程序的要求評審確認后，再正 式簽訂合同；c. 業(yè)務員應將合同的修訂內容及時填寫合同修訂通知單傳遞至該份原評審部門/人員進行評審，經(jīng)授權人簽字后及時傳遞到組織生產(chǎn)的部門，按更改生效的合同組 織生產(chǎn).5.4.5業(yè)務部應對以上諸合同應形成銷售合同匯總表？.5.4.6不管出自哪方在執(zhí)行過程中產(chǎn)生的糾正應及時給予處理說明糾紛內容，業(yè)務部填寫？合同糾紛及處理記錄？.5.5營銷功能5.5.1由業(yè)務部進行市場調研，其內容為：價格信息，投產(chǎn)日程，數(shù)量草案，顧客的特殊要求和 期望等，并將市場調研的結果傳遞給相關職能部門.5.5.2技術課接到業(yè)務部的市場調研報告后對市場情況進行統(tǒng)計分析，并進行可行性分析、評價，確定能達到產(chǎn)品要求的制造過程.并將市場分析報告提交管理者代表審閱.5.5.3管理者代表組織有關職能部門對市場調研報告和市場分析報告作統(tǒng)一評價并形成 報告，提交總經(jīng)理審閱.5.6合同評審記錄程序文件文件編號：QP0301文件版次：A/0合同評審控制程序