公司接待策劃方案.doc

1、接待考察人員方案中江國際將于年 月 日，一行6人來我公司進(jìn)行為期 2天的訪問，主要是為加強(qiáng)進(jìn)一步的了解。為了促進(jìn)中江國際和我公司的進(jìn)一步合作，樹立良好公司形象， 以及促進(jìn)我公司又好又快的發(fā)展，公司各部門員工必須重視此次的接待工作，做好全方位的準(zhǔn)備。 為此特別精心安排與制定了本次商務(wù)接待方案。.接待準(zhǔn)備（一）接待信息：1.接待對象:中江國際一行 6人2. 接待時間:3.接待地點:接機(jī)地點一送機(jī)地點一 下榻酒店一昆明索菲特大酒店參觀地點:4.接待規(guī)格:對等接待5. 接待原則：熱情友好；細(xì)致周到；禮儀適度6. 接待小組:（二）接待前期準(zhǔn)備:1. 信息收集。a中江國際的基本信息，未來發(fā)展態(tài)勢，及公司主

2、要領(lǐng)導(dǎo)人對此次合作的意向態(tài)度;b中江國際來訪人員基本情況 c過去來訪情況;d抵達(dá)時間和交通工具;e來訪期間天氣狀況;2. 詢問對方意見，是否需要預(yù)定機(jī)票，若需要，根據(jù)所要求的時間和地點來定;3. 住宿安排。提前預(yù)定房間;4. 迎接車輛安排。七座商務(wù)車一輛，商務(wù)小轎車一輛，同時保證車輛清潔，安全性能良好, 司機(jī)車輛聽從主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度;5公司迎賓。參觀人員到達(dá)前5-10分鐘，提醒相關(guān)人員做好迎賓工作;6擬定會議通知及會議議程，并下發(fā)至與會人員。7. 資料準(zhǔn)備。歡迎詞，歡送詞，公司宣傳材料，會議洽談資料;1、接待工作任務(wù)分配部門人員事項提前預(yù)訂酒店，協(xié)助來賓辦理酒店入住手續(xù)宴席（迎接賓

3、客、菜單確定、環(huán)境檢查、費(fèi)用清付）來賓信息搜集，提前約定足藝時間、人數(shù)公司迎賓聯(lián)系工地協(xié)調(diào)參觀事宜制發(fā)會議通知及會議議程、總結(jié)會議紀(jì)要，會場布置，會議物品準(zhǔn)備，會間服務(wù)攝影攝像車輛協(xié)調(diào)安排接送機(jī)、大廳集合物品米購辦理2、來訪人員詳細(xì)信息及安排姓名職務(wù)年齡性別房號喜好禁忌二.相關(guān)事項1. 整體流程 第一天：確認(rèn)參觀人員需求 7辦理票務(wù) 7預(yù)定賓館 7安排接待人員及車輛 7事先再次確認(rèn)7布置接待環(huán)境 7機(jī)場（車站）接參觀人員 7安排住宿休息 7午餐7項目部介紹 7 致歡迎詞7現(xiàn)場情況介紹7視察工地 7 聽取工作匯報 7 項目部全體就餐 7回酒店住宿休息第二天：與業(yè)主的見面會 7在傣族人家聚餐項目部

4、送黨課-7慰問各個辦公室員工 第三天：安排住宿11: 50飛成都 7 下午2點半到天府機(jī)場 第四天：成都交通軌道二標(biāo)項目部視察工作7 12點的飛機(jī)回杭州2. 整體流程第一天接機(jī)后先去酒店放置行李后就餐（午餐）休息兩個小時候下午三點去項目部視察工地現(xiàn)場 下午四點半聽取工作匯報晚上7點半與項目部全體就餐責(zé)任人員：第二天早餐 早上10：下午 晚上（8： 30-10 : 00）給項目部送黨課30-12 : 00）慰問各個辦公室員工3： 30與業(yè)主的見面會7： 30在傣族人家聚餐第三天9:50集合去機(jī)場11： 50的飛機(jī)去成都（辦理登記牌+登機(jī)）下午2點半到天府機(jī)場安排住宿吃晚飯。川上人家第四天集合10

5、點去成都交通軌道二標(biāo)項目部視察工作 午餐晚餐到達(dá)機(jī)場7辦理登機(jī)7送別 晚上12點的飛機(jī)回杭州三、各接待環(huán)節(jié)說明與要求1.確認(rèn)參觀人員級別及需求接待專干在接到 參觀人員考察申請表 后，就表中的一些關(guān)鍵信息與申請人溝通，包括參觀人員單位名稱、來訪人數(shù)、姓名、職務(wù)、影響能力、身份證號碼、來訪時間安排、考察目的、重點考察內(nèi)容、住宿要求、其他行程安排以及陪同人員等等，然后根據(jù)參觀人員重要程度按公司接待標(biāo)準(zhǔn)安排相應(yīng)的接待。2.辦理票務(wù)接待專干根據(jù)與申請人的溝通結(jié)果，辦理飛機(jī)或火車預(yù)定事宜。飛機(jī)票以折扣票為主，時間 不宜過早或過晚。責(zé)任人員：3. 預(yù)定賓館 接待專干根據(jù)參觀人員的重要程度依照公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定住宿

6、賓館(詳見對于特殊要求的參觀人員應(yīng)事先了解，妥善合理安排。責(zé)任人員：4. 安排接待人員及車輛(1) 接待專干開具車輛使用申請單，仔細(xì)填寫相關(guān)內(nèi)容，交至車隊以安排車輛。(2) 接待專干同時協(xié)調(diào)好參觀人員考察當(dāng)日所需的接待人員一產(chǎn)品推介員、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等。(3) 根據(jù)不同級別安排不同的車輛進(jìn)行接送，具體情況請見 責(zé)任人員：5. 飛往成都事先再次確認(rèn)(1)參觀前，與參觀人員再次確認(rèn)，包括出發(fā)時間、飛機(jī)航班或火車班次、參觀人員姓名,聯(lián)系方式和人數(shù)等信息。與車隊確認(rèn)接參觀人員的司機(jī)安排是否落實。與預(yù)定的賓館再次確認(rèn)客人入住房間。責(zé)任人員：6. 黨課環(huán)境 黨課教室的環(huán)境應(yīng)明亮、安靜、幽雅。應(yīng)配置沙發(fā)、茶幾、衣

7、架等，還應(yīng)適當(dāng)點綴一些花卉在公司門廳邊上盆景、字畫，還可放置幾份報刊雜志和有關(guān)本單位的宣傳資料供客人翻閱。打上歡迎詞。7. 機(jī)場（車站）接參觀人員根據(jù)接待專干事先確認(rèn)的信息，按預(yù)計時間通知車隊司機(jī)接參觀人員，接參觀人員司機(jī)與接待人員要求服裝儀表整潔，禮貌熱情，可準(zhǔn)備鮮花等。按照身份對等的原則安排接待人員，對較重要的客人，安排身份相當(dāng)、專業(yè)對口的人士出面迎送；也可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的人士破格接待；對于般客人，可派遣有禮貌、言談流利的人員接待即可。接待人員在機(jī)場、車站出口處手舉迎賓牌，遇到參觀人員應(yīng)主動上前握手表示歡迎主動幫助提取行李。在接參觀人員車輛回程途中，接待人員應(yīng)主動

8、和參觀人員寒暄交流，并大概介紹一下這次參觀人員來訪的行程安排，切忌冷落參觀人員。責(zé)任人員：8. 安排住宿休息 參觀人員抵達(dá)后，應(yīng)先安置其休息。如果是本地來賓，可在單位會議室或接待室稍作休息,并提供茶水等；若是遠(yuǎn)道而來的參觀人員， 應(yīng)先把參觀人員引進(jìn)事先安排的客房休息。并與 參觀人員約定時間，再行安排下一步事宜。責(zé)任人員：9. 工地參觀 參觀人員從賓館抵達(dá)參觀地點后，接待人員先大概介紹一下公司情況及項目情況 責(zé)任人員：接待專干、營銷經(jīng)理或分管經(jīng)理 10.黨課接待專干將參觀人員引導(dǎo)至黨課教室，為參觀人員倒好茶水， 準(zhǔn)備好將要播放的宣傳片等影（整個介紹時間控音資料。接待人員進(jìn)行簡短的歡迎詞，然后接待

9、專干開始播放上課內(nèi)容。制在30分鐘之內(nèi)）。11.慰問工作人員 提前布置現(xiàn)場 介紹被慰問人員 責(zé)任人員： 12.參觀人員參觀禮品(1) 禮品由公司監(jiān)管。(2) 申請人提出申請7營銷部核準(zhǔn)7總經(jīng)理審批(3) 市場部憑“禮品領(lǐng)用申請表”核發(fā) 責(zé)任人員： 13.合影留念根據(jù)參觀人員級別安排不同等級的來公司考察的所有參觀人員都要舉行合影留念這一事宜, 領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行合影。責(zé)任人員： 14.商務(wù)洽談(1)對當(dāng)場有合作簽約意向的參觀人員，安排商務(wù)洽談環(huán)節(jié)，建議由營銷經(jīng)理或分管經(jīng)理主談，商務(wù)洽談以在小型商務(wù)洽談室進(jìn)行為宜，接待專干做好商務(wù)洽談前水果點心等相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。接待專干按審批標(biāo)(2)招待客人所需的水果、點心之物品行政辦公室負(fù)責(zé)安排采購并監(jiān)督,準(zhǔn)領(lǐng)取并擺放到位。責(zé)任人員：15.預(yù)定返程票務(wù)根據(jù)實際的情況來預(yù)定參觀人員往返的交通工具,預(yù)定返程機(jī)票