材料管理手冊

1、程項目管理文件（試行稿）OO三年三月目錄本項目管理文件適用范圍各公司材料管理職責材料供應和領用流程四、材料管理工作標準及具體要求五、附表、本項目管理文件適用范圍:適用于 * 公司內(nèi)部企業(yè)委托興健工程項目管理有限公司 管理的工程項目（不適用于經(jīng)營項目）集團公司內(nèi)部涉及工程材料管理各公司的職責：1、A項目管理公司:研定有關材料管理的各項制度，組織編制公司材料管理手冊：2、組織集團公司內(nèi)部各企業(yè)實施材料管理手冊；3、對物流公司制定的材料采購方案進行復核；并會同物流公司簽訂材料供應合同；4、對物流公司的材料供應結(jié)算單進行審核；5、對裝飾公司及下包施工隊工程結(jié)算中的材料損耗進行審核；6、對物流公司的材料

2、付款計劃進行審核；7、1、編制材料采購方案報項目公司備案復核；2、會同項目公司簽訂材料供應合同。分送集團內(nèi)部建設單位（下稱建設單位）財務部、建設單位倉庫、項目公司、裝飾公司。3、對建設單位、裝飾公司、下包施工隊和現(xiàn)場反饋的材料供應質(zhì)量進行及時處理。4、對材料供應商材料供應的材料數(shù)量和質(zhì)量進行跟蹤考核。5、根據(jù)每月整體的材料供應計劃作出的相應的材料付款計劃報集團公司財務部核撥工程項目資金。6、負責對現(xiàn)場工程材料的管理進行監(jiān)督和指導。對于用量大的工程材料會同物流公司做好材料供應的招投標工作；B、物流公司:1、C、 裝飾公司:負責編制工程材料采購計劃（按工程施工合同要求當工程材料需由建設單位提 供時

3、）。并對材料數(shù)量的準確性負責。2、會同建設單位材料保管員對物流公司供應的材料的進場驗收工作。包括材料的 數(shù)量和質(zhì)量。并對材料供應驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題于當天以電話或書面形式發(fā)回公 司。材料數(shù)量的準確性由建設單位的材料保管員負責， 材料質(zhì)量的驗收意見由裝飾公司負責提出 .3、對裝飾公司自身提供的零星建筑裝飾材料質(zhì)量負責。4、5、負責材料的施工現(xiàn)場庫房管理。6、做好甲供材料的驗收、保管和管理工作。7、負責施工現(xiàn)場的成品保護工作。根據(jù)材料供應合同和外協(xié)加工合同現(xiàn)場配合實施。并組織對外協(xié)加工件的驗收事項。8、對于外加工的加工件提供現(xiàn)場的準確尺寸。并對于外加工廠家到現(xiàn)場度量尺寸時作好技術交底工作。9、對于

4、各施工隊做好技術交底工作。包括材料的使用部位、材料的損耗要求、材料的合理開栽要求、材料的使用方法。10、 對材料供應合同負責現(xiàn)場段的工作實施。如復查材料的供應合同是否與材料的采購計劃一致、 供應商供應的材料是否與封樣一致、 供應商提供的質(zhì)量證明書等有關手續(xù)是否齊全等。外協(xié)件的供應商與現(xiàn)場施工隊的現(xiàn)場協(xié)調(diào)問題的處理。11、 對材料供應合同實施監(jiān)督。D、建設單位物資保管部門:1、材料的入庫： 做好材料數(shù)量的清點， 并通知現(xiàn)場裝修工程師對入庫材料的質(zhì)量一同進行檢查驗收； 辦理有效的材料入庫單； 對于在材料入庫過程中發(fā)現(xiàn)的材料數(shù)量和質(zhì)量問題以最快的方式通知物流公司進行處理。 入庫單要根據(jù)公司合同材料采

5、購合同或送貨單中的內(nèi)容進行填寫， 對于不同的材料供應合同的不同的材料送貨單要分別填寫。入庫時對材料的數(shù)量規(guī)格型號品牌入庫時間包裝情況材料合同號或材料送貨單號作好記錄。 特別是數(shù)量要以材料合同或材料送貨單的規(guī)范數(shù)量進行登記。對于材料的退貨也要辦理材料的入庫手續(xù)，但用紅筆填寫。材料保管員根據(jù)入庫單填制材料明細帳。2、材料的出庫：根據(jù)裝飾公司現(xiàn)場裝修工程師審批的材料領用計劃辦理材料的出庫手續(xù)。同時核查工程公司領用的材料是否在施工合同中規(guī)定的提供材料范圍內(nèi)。庫時對材料出庫的數(shù)量規(guī)格型號品牌出庫時間領料人施工隊合同號作好記錄。對于施工隊的退貨也辦理出庫手續(xù)，但用紅筆填寫。每月將材料的出入庫報表報及復印件

6、一套報項目管理公司備查。3、材料的保管：做好入庫材料的分類保管工作；對于貴重材料要入箱裝鎖。4、材料的月報: 每月三日前將上月的材料的出入庫情況， 庫存情況書面報物流公司、項目管理公司、建設單位財務部。E財務部:1、根據(jù)公司物流公司每月資金使用計劃安排好材料的使用資金。2、做好材料供應合同的歸檔、管理工作。3、對材料供應合同進行監(jiān)督。4、5、對于材料款支付手續(xù)予以監(jiān)督。嚴格按照集團公司的財務制度和材料費用入帳的單據(jù)要求做帳。3、材料采購計劃的修訂4、編制材料的采購方案6、定期組織物流公司、庫房材料保管員等有關人員進行對帳。三材料供應和領用（即材料在企業(yè)中的整個運動過程）流程:A、材料的采購流程

7、:1、編制材料的采購計劃2、材料采購計劃的復查7、材料的跟蹤收貨。B、材料的入庫流程：1、材料入庫檢驗（數(shù)量、質(zhì)量）2、填寫入庫單3、材料入庫分類管理。C、材料的領用流程：1、 裝飾公司申報材料領用計劃2、材料領用計劃審批D、3、填寫材料的出庫單4、材料出庫。廢料的處理流程：1、2、物流公司負責將廢料處理廢料收入入公司財務帳。E、材料款的支付程序：1、材料預付款的支付： 由物流公司按合同條款填寫支票申領單物流公司總經(jīng)理審查項目管理公司總經(jīng)理復查財務審核出票做賬。2、實結(jié)材料款的支付： 由物流公司按合同條款填寫支票申領單物流公司總經(jīng)理審查項目管理公司總經(jīng)理復查財務主管審核出票做賬。 實結(jié)材料款裝

8、飾公司將現(xiàn)場需處理的施工過程中產(chǎn)生中廢料報物流公司付款時，要求附有有效的材料入庫單， 對于外協(xié)加工件另要附有裝飾公司現(xiàn)場工程師的工程質(zhì)量驗收證明和材料款結(jié)算書。 供應商必須提供的有效的全額稅務發(fā)票 （除合同說明不需提供發(fā)票外） 。在每張發(fā)票的背書都必須由經(jīng)辦人審批人的簽字。四材料管理中各項工作的工作標準和具體要求：1、A、 材料采購計劃：裝飾材料：材料采購計劃要列明材料規(guī)格型號，質(zhì)量要求，材料的使用部位，材料的到貨時間要求。對于地毯，軟包布的數(shù)量計劃要附有材料的開栽圖。對于墻紙布料地毯的材料計劃要考慮門幅和拼花裁邊的要求。對于五金，燈具，潔具等件要附2、有設計要求（如圖紙，文字，圖片） 。裝飾

9、用外加工件： 除了第 1 項裝飾材料的要求外， 還必須附有設計師出具的詳細的明確的加工技術要求和質(zhì)量要求圖紙和文字。對于窗簾，布藝，盆景，畫，雕塑品，門牌標志，金屬加工件的采購計劃要附有設計說明（圖紙、文字、圖片、技術要求等）3、材料計劃表格式詳見附表。B、材料的采購方案：1、材料的采購方案包括材料的貨比五家；即比質(zhì)量，比價格，比交貨期，比服務， 比付款條件。在此表中要求列出材料供應商的單位全稱，聯(lián)系人，聯(lián)系電話，以便日 后集團公司監(jiān)事會和審計部門備查。材料的采購方案只適用于主體材料。2、材料的采購方案格式詳見附表。C、材料訂購合同：1、材料的訂貨合同一式五份。正本一份送財務部。副本一式四份：

10、物流公司自留 一份；項目管理公司存檔一份；裝飾公司留存一份；建設單位庫房一份；2、 材料的訂購合同格式詳見附表（分材料及外協(xié)加工件二種） 。D、入庫單：1、入庫單在材料質(zhì)量驗收合格后填寫； 分別由材料保管員和裝飾公司現(xiàn)場裝修工程師及送貨經(jīng)手人簽字。2、材料的入庫單要根據(jù)不同的材料訂購合同和不同材料送貨單分列填寫；3、材料入庫單中要反映材料的數(shù)量規(guī)格型號價格到貨日期材料訂購合同號或送貨單號；其填寫內(nèi)容要與材料訂購合同或材料的送貨單要一致。材料入庫單的編號要反映該項工程第幾本第幾號。4、5、材料的入庫單的格式詳見附表。6、材料的入庫單一式四聯(lián)：一聯(lián)結(jié)帳聯(lián)（供應商憑此聯(lián)及材料的發(fā)票與公司結(jié)帳）；二聯(lián)

11、庫房存根；三聯(lián)為送貨人留存聯(lián)；四聯(lián)為物流公司核對聯(lián)。E、出庫單：1、出庫單在材料出庫時填寫；分別由現(xiàn)場材料保管員和現(xiàn)場裝修工程師（對于重2、要材料）及領貨經(jīng)手人簽字。材料的出庫單要根據(jù)不同的工程公司不同的工程施工合同分列填寫；3、材料出庫單中要反映材料的數(shù)量規(guī)格型號價格出貨日期施工隊合同號施工隊工程承包人；其填寫內(nèi)容要與材料入庫單的內(nèi)容一致。4、材料出庫單的編號要反映該項工程第幾本第幾號。5、出庫單的單位一定要填寫清楚，如平方米，米，對于論個桶捆扎/ 箱的材料一定要標明其規(guī)格，以便項目管理公司進行考查。6、材料的出庫單的格式詳見附表。7、材料的出庫單一式四聯(lián)：一聯(lián)為財務部成本考核聯(lián)；二聯(lián)經(jīng)營部

12、考核聯(lián)；三聯(lián)庫房存根；四聯(lián)為領料人留存聯(lián)。F、外協(xié)加工材料驗收單:1、對于外協(xié)加工材料要由裝飾公司現(xiàn)場項目部組織物流公司參與對外協(xié)加工的材料進行驗收。2、驗收的內(nèi)容包括：數(shù)量、質(zhì)量、完成時間、現(xiàn)場配合情況、現(xiàn)場施工過程中有否違反現(xiàn)場勞動紀律等情況（如工程協(xié)調(diào)會的參加情況等）3、外協(xié)加工材料驗收單的格式詳見附表。1、材料及外加工件的結(jié)算表:2、材料部對各供應商的材料供應質(zhì)量情況用考核表的形式進行考核;材料及外加工件的結(jié)算表包含的內(nèi)容：材料的供應數(shù)量，供貨時間，供貨質(zhì)量。材料的入庫單及外協(xié)加工材料驗收單為本結(jié)算表的附件。3、材料及外加工件的結(jié)算表格式詳見附表。附注:1.出入庫單所填項目必須填寫齊全

13、;2.出入庫單要及時交給財務部門（每周一次）3.4.月底財務與材料保管員核對帳目，填寫清單，材料保管員必須做到帳目清楚;物流公司/項目管理公司/財務部對庫房材料要進行不定期的抽查盤點。五.附表:A、材料計劃表（暫按海港大酒店格式填寫）材料計劃表要求需附有下列附件:附1:材料樣板；附2:加工要求；附3:有關圖片資料。B、材料的采購方案:材料米購方案項目名稱：材料名稱：編號:供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話質(zhì)量價格交貨期服務付款條件以往合作情況編制：年月日物流公司總經(jīng)理：年月日項目管理公司復核意見：年月日C材料庫存月報表（暫按海港大酒店格式填寫）D材料訂購合同:材料訂購合同合同編號: 簽訂合同時間: 簽訂

14、合同地點:甲方：（需方） 乙方：（供方） 經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂材料訂購合同，條款如下:、產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額。序號產(chǎn)品名稱規(guī)格/型號數(shù)量單位單價總價（元）備注12345合計合計人民幣金額（大寫）：、質(zhì)量技術要求及驗收方法:1、要求供應商提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)量保證書、質(zhì)量檢驗報告及經(jīng)設計師確認的材料封樣樣板；2、 特殊材料還要提供該項材料當?shù)卣块T允許使用的文件。3、 驗收標準及驗收方法：按產(chǎn)品質(zhì)量標準或封樣樣板。三、供貨方式： 交貨時間：交貨地點： 送貨人：電話：傳真：收貨人：電話：傳真：運輸方式及費用：貨到工地后由甲方組織人員卸貨。包裝要求及費用：。四、付款方式及時間：合同編號：五、

15、供貨商要為甲方提供最優(yōu)惠價格，不得對甲方有關人員給予回扣或變相回扣，如違背本條，甲方將取消合同或不支付材料余款。六、供貨方必須取得收貨方數(shù)量、質(zhì)量雙簽字的有效單據(jù)（入庫單） 。七、雙方責任：甲方應負責任：1、甲方按規(guī)定時間及方式向乙方付款；2、甲方按合同規(guī)定接受材料，組織卸貨。乙方應付責任：1、產(chǎn)品花色、品種、規(guī)格不符合本合同規(guī)定時，乙方應負責保退、保換，由于上述原因致延誤交貨時間，每逾期一日，乙方應按逾期交貨部分貨款總值的千分之五向甲方償付違約金。2、產(chǎn)品包裝不符合合同規(guī)定時，乙方應負責返修或重新包裝，并承擔返修或重新包裝費用。3、如果乙方不能按合同規(guī)定的產(chǎn)品數(shù)量交貨， 則乙方付給甲方不能交貨分貨款總值的 5%的違約金。4、乙方不能按合同規(guī)定時間交貨時，每延期一天，乙方應按延期交貨部分貨款總值的千分之五向甲方償付違約金。八、糾紛解決方法：交當?shù)刂俨貌块T仲裁。九、本合同一式二份， 經(jīng)雙方法定代表人或法定代表人授權的委托代理人簽章后生效。 （若此合同為法定代表人授權的委托代理人，必須將授權書附后，方可簽訂合同。）甲方：乙方法定代表人法定代表人:委托代理人委托代理人:地址：地址 電話：電話 傳真：傳真：附1:雙方簽認的材料樣板；附2:加工要求；附3:有關圖片要求附4:供應商營業(yè)執(zhí)照復印件、法人委托書、供應商代理人身份證復印件E、入庫單（略）F、出庫單（略）外協(xié)加