庫房管理制度規(guī)定

1、作者:日期:物資采購、報帳與庫房管理制度為了庫房管理工作有序、可控，特制定以下規(guī)定：1. 在日常工作中，庫房一切工作指標(biāo)應(yīng)與公司財務(wù)相關(guān)要求相符。1.1庫管員應(yīng)虛心接受財務(wù)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并接受主管監(jiān)督指正。1.2財務(wù)和主管人員有責(zé)任對庫管員工作予以持續(xù)幫扶，并協(xié)助庫管員共同推動庫房工作的 全面提高。2. 庫房鎖門制度2.1為確保庫房物資的絕對安全，庫管員下班或是長時離開庫房前，須先檢查、排除安全 隱患后，再鎖好庫房，做到鑰匙隨身攜帶（嚴(yán)禁鑰匙亂丟亂放）。2.2庫管員短時離開庫房的，應(yīng)關(guān)門插鎖（嚴(yán)禁庫管員不在庫房時敞開庫房門現(xiàn)象）。2.3出現(xiàn)經(jīng)提示也不予改正之違規(guī)行為的，每次經(jīng)濟(jì)處教 5元。3

2、. 遇非上崗日，或是無人上班時間段，嚴(yán)禁私開庫房門（領(lǐng)導(dǎo)同意的例外）。4. 庫房禁區(qū)限入制度4.1任何職員，未經(jīng)庫管員允可，嚴(yán)禁擅自踏入庫房禁區(qū)。4.2經(jīng)庫管員允可進(jìn)入禁區(qū)的，庫管員應(yīng)承擔(dān)起監(jiān)管責(zé)任，須跟隨進(jìn)行（確保其取放物資 始終在自己的視野范圍內(nèi)）。4.3未經(jīng)允可擅自進(jìn)入禁區(qū)的，庫管員應(yīng)制止性提示。4.4對于明知故犯，或是經(jīng)提示也不予改正的違規(guī)行為，每人次經(jīng)濟(jì)處教5元，情況嚴(yán)重的，必要時加倍處教。5. 物資申購制度5.1庫管員執(zhí)行申購，填寫請購單，主管領(lǐng)導(dǎo)實施審核。5.2物資申購記錄品名、品牌、規(guī)格型號、技術(shù)要求、數(shù)量、用途等應(yīng)全面、詳盡、正確， 不得出現(xiàn)似是而非情形；前期已出現(xiàn)采購不合格

3、情形的，應(yīng)加入提示性內(nèi)容，應(yīng)最大限度避 免因申購記錄描述問題導(dǎo)致的采購物資非所需物資情形。5.2盡可能集中申購。采取集中申購為主，零星申購為輔的方式進(jìn)行；為了避免加大采購成本，集中申購時應(yīng)全面、周密計劃，盡可能減少零星采購次數(shù)。常用物資：根據(jù)推估的次月或近階段市場產(chǎn)品銷售態(tài)勢與生產(chǎn)計劃，結(jié)合產(chǎn)品、物資庫存情況，得出近階段應(yīng)生產(chǎn)產(chǎn)品可能的需求物資，全面掂量、集中提出物資申購總體 計劃；平時，再據(jù)實際變數(shù)情況，酌情、適時提出（零星）申購計劃加以補(bǔ)充。非常用物資：由使用者提出，并經(jīng)主管同意；為避免申購過多，應(yīng)查庫有無，再按實際需求申購；嚴(yán)禁擅自加大購置數(shù)量。523呆滯物資：不合格的、存在問題的，或是

4、規(guī)格型號不符、包括已停止使用的物資，一 旦發(fā)現(xiàn)，庫管員應(yīng)第一時間隔離區(qū)分，做好標(biāo)識與記錄，防止混淆，避免再使用，及時上報 處理；嚴(yán)禁再申購。6. 物資采購與入庫制度6.1公司憑已審核的有效采購憑據(jù)請購單，統(tǒng)一分派采購人員實施采購；為了避免誤購 非需物資，采購人員應(yīng)認(rèn)真了解請購單記錄，同時，不得出現(xiàn)無有效憑據(jù)或不照單進(jìn)行 的超范圍采購行為。否則，未經(jīng)特定領(lǐng)導(dǎo)批示同意不得辦理入庫手續(xù)，且不能費用報銷。6.2采購人員購買物資，應(yīng)質(zhì)優(yōu)價廉，做到貨比三家與謹(jǐn)慎下單。對購件品名、品牌、規(guī) 格型號、技術(shù)要求、數(shù)量、單價等符合性認(rèn)真予以驗證，努力避免不符合導(dǎo)致的調(diào)/換/退貨情形出現(xiàn)。6.3涉及先款后貨類物資的

5、采購，尤其是面對異地或是信譽(yù)不確定的商家，采購人員須防 患于未然，避免不法侵害，支付貨款前，做到跟進(jìn)有效防范措施：先全面驗證對方資質(zhì)，再 對可能出現(xiàn)的不利因素在合同中予以明確約定，按規(guī)與對方簽訂有效采購合同。在付款前,同時做到對方資質(zhì)復(fù)印件與采購合同原件一并交行政辦存檔備用。6.3采購人員應(yīng)力促商家出具送貨單、收據(jù)或發(fā)票等有效售貨憑證，并做到隨所采購物資 一同轉(zhuǎn)公司庫房驗證。6.4采購人員憑庫房與品檢認(rèn)簽的入庫憑證辦理費用報銷與費用核銷手續(xù)。6.5采購人員所購經(jīng)公司入庫驗證判定為非需與不合格的物資，不能辦理入庫手續(xù)，須自 行承擔(dān)退/換與相關(guān)損失責(zé)任。6.6庫房每月或定期清理上報呆滯物資，經(jīng)公司

6、核準(zhǔn)為非需或是呆滯物資的，采購人員須 配合進(jìn)行退/換貨，力促降低公司的經(jīng)濟(jì)損失。6.7確保出入庫物資的規(guī)格、型號、數(shù)量準(zhǔn)確無誤且真實可靠，庫房應(yīng)依據(jù)當(dāng)日的出庫 單、領(lǐng)料單、入庫單做好每天的物資上、下賬工作，最遲不得超過第二天，財務(wù)部定 期抽查。6.8物資入庫，保管員要親自同交貨人辦理交接手續(xù)，核對清點物資名稱、數(shù)量是否一致， 并按相關(guān)要求相互認(rèn)簽確認(rèn)。6.9物資入庫，應(yīng)先入待驗區(qū)，未經(jīng)檢驗合格不準(zhǔn)進(jìn)入貨位。6.10材料驗收合格，保管員憑有效憑據(jù)所開列的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量驗收到位， 入庫單各欄應(yīng)填寫清楚，并隨同相關(guān)憑證一起交財務(wù)科記賬；不合格品應(yīng)隔離堆放。6.11入庫驗收中發(fā)現(xiàn)的問題（包

7、括一旦發(fā)現(xiàn)進(jìn)購物資單價呈現(xiàn)異常的），要及時通知主管 和經(jīng)辦人處理；遇憑證到而貨未到，或貨已到而無發(fā)票等憑證，均應(yīng)向經(jīng)辦人反映查詢，直 至消除懸念掛賬。7. 物資儲存與出庫制度7.1物資的儲存庫管員負(fù)責(zé)物資的安全儲存：對原輔料、產(chǎn)成品等在庫物資進(jìn)行有序化儲存管理，不合格品須隔離堆放。物資儲存須做到防火、防潮、防盜與防霉變、防銹蝕、防染色、防鼠咬、防擠壓、 防碰掛，并做到易發(fā)現(xiàn)、一目了然、拿取方便。物資的儲存保管，原則上應(yīng)以物資的屬性、特點、用途考慮劃區(qū)分工，凡吞吐量大 的落地堆放，周轉(zhuǎn)小的貨架存放，落地堆放以分類和規(guī)格的次序排列編號，上架的以分類定 位編號。物資堆放的原則是：在堆垛合理、安全可靠

8、的前提下，推行五五堆放法。據(jù)貨物特 點，做到過目見數(shù)、檢點方便、成行成列，壘放整齊。倉庫物資如有損失、貶值、報廢、盤盈、盤虧等，保管員應(yīng)及時報告主管，分析原 因，查明責(zé)任，按規(guī)定辦理報批手續(xù)。保管物資要根據(jù)其自然屬性，考慮儲存的場所和保管常識處理，加強(qiáng)保管措施，達(dá) 到十不”不銹、不潮、不凍、不腐、不霉、不變、不壞、不混、不漏、不爆）要求，使公司財產(chǎn)不發(fā)生保管責(zé)任損失。同類物資堆放，要考慮先進(jìn)先出，發(fā)貨方便，留有回旋余地。保管物資，未經(jīng)主管同意，一律不準(zhǔn)擅自借出；總成物資，一律不準(zhǔn)折件零發(fā)，特 殊情況應(yīng)經(jīng)主管批準(zhǔn)。禁止非庫管員擅自進(jìn)入庫房禁區(qū)。倉庫嚴(yán)禁煙火，明火作業(yè)須經(jīng)主管批準(zhǔn)。保管員 要懂得使

9、用消防器材和必要的防火知識，并力促消防器材備放到位、有效。7.2物資的發(fā)放嚴(yán)控用料成本，避免浪費，按實際正常所需發(fā)料。庫管員在發(fā)料時須堅持一盤底， 二核對，三發(fā)料，四減數(shù)的原則。領(lǐng)取物資，符合換領(lǐng)條件的，須執(zhí)行換領(lǐng)的物資發(fā)放 /領(lǐng)取原則。發(fā)放物資時，庫管員應(yīng)在領(lǐng)料單上填明所領(lǐng)取物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量， 并及時進(jìn)行電腦賬出庫，領(lǐng)料人須在領(lǐng)料單上注明物料用途并簽字確認(rèn)。實際發(fā)放物資情況應(yīng)與領(lǐng)取認(rèn)簽記錄完全一致，嚴(yán)禁出現(xiàn)無記錄與認(rèn)簽記錄不一致 現(xiàn)象。庫管員在發(fā)放物資時必須與領(lǐng)料人當(dāng)面點交清楚，防止差錯出門。超物資領(lǐng)取范圍的，領(lǐng)料人未按規(guī)履行手續(xù)，庫管員不得發(fā)放物資。物資的發(fā)放須遵循先進(jìn)先出的原則

10、。728過保質(zhì)期、變質(zhì)、失效或是已失去使用價值的物資，須按規(guī)報批處理，嚴(yán)禁擅自將 就發(fā)放/領(lǐng)取、以致出現(xiàn)損失擴(kuò)大化現(xiàn)象。物資的領(lǐng)取須加強(qiáng)原則性控制，無關(guān)聯(lián)人員不得擅自跨范圍領(lǐng)取物資，做到所有發(fā) 放/領(lǐng)取的物資都用于本公司各項生產(chǎn)經(jīng)營活動中，庫管員有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督控制。為確保庫房工作有效、全面、正常運(yùn)轉(zhuǎn)，公司全員領(lǐng)用物資應(yīng)做到計劃、集中進(jìn) 行，并自覺遵循庫房發(fā)放/領(lǐng)取物資時限（特殊情況例外）的規(guī)定，做到不擅自違規(guī)。為杜絕非正常多領(lǐng)/補(bǔ)領(lǐng)物資，對超計劃的多領(lǐng)/補(bǔ)領(lǐng)物資的，領(lǐng)料人須出具有效 手續(xù)（出具補(bǔ)充領(lǐng)用物資申批單，由領(lǐng)料人申請，注明補(bǔ)充領(lǐng)用的真實原因，班組長、 車間主任核實后先后簽署意見），庫管員

11、按批示意見發(fā)放物資，并妥善保管憑據(jù)，此憑據(jù)作 為相關(guān)職員考評依據(jù)之一，按規(guī)及時送達(dá)會計處。7.3庫房記錄賬冊的相關(guān)管控所有庫房原始記錄憑證，庫管員應(yīng)分類妥善放置、保管，不可丟失與隨意遺棄。記錄須即時進(jìn)行、字跡清楚、填寫規(guī)范，嚴(yán)禁隨意涂改，其出入存情況與實一致， 日清月結(jié)不積壓，月報工作及時跟進(jìn)。對于任何原因引起的盤盈盤虧，每月都要分析、加注原因后如實上報，以便做到 賬、卡、物、資金四一致。庫房電腦禁止他人隨意動用，出現(xiàn)故障，應(yīng)第一時間通知行政辦；涉外維修的， 庫管員須在場把關(guān)，并提前提示與確保重要資料、內(nèi)容的及時備份。庫管員在業(yè)務(wù)上，尤其是使用電腦財務(wù)軟件中，為避免一些問題的出現(xiàn)，應(yīng)按公 司會

12、計要求進(jìn)行，若有業(yè)務(wù)上的任何疑問，應(yīng)主動、及時與會計進(jìn)行溝通解決。對于原輔料的進(jìn)購，核準(zhǔn)入庫的，及時對比進(jìn)購單價情況（公司會計應(yīng)給予庫管 員一定支持，及時建立并持續(xù)完善價格核驗依據(jù)已購物資單價明細(xì)，一旦核對發(fā)現(xiàn)單價 呈現(xiàn)超高或異常的，不予報賬的同時應(yīng)向主管反映），填寫采購進(jìn)貨單，輸入數(shù)量、單 價（皮料、五金配件等從外地發(fā)運(yùn)回來的物資單價應(yīng)包含已攤的運(yùn)費）應(yīng)準(zhǔn)確，計量單位應(yīng) 恰當(dāng)、盡可能細(xì)小化。對于產(chǎn)成品的銷售出庫，應(yīng)開銷售出庫單，輸入選擇客戶、倉庫與折扣率務(wù) 必準(zhǔn)確。對于領(lǐng)料出庫，填單輸入選擇領(lǐng)料倉庫、領(lǐng)料人與領(lǐng)料部門務(wù)必正確。對于新增原材料、產(chǎn)成品等商品，填單輸入選擇貨品規(guī)格、屬性與類別務(wù)必

13、正確； 加權(quán)價（采購價或是成本價）填寫正確，在價格信息里選擇貨品的單位。產(chǎn)成品入庫，庫管員憑已經(jīng)總檢與相關(guān)經(jīng)辦人認(rèn)簽的產(chǎn)成品入庫單及時進(jìn)行 電腦產(chǎn)成品入庫上賬；涉及產(chǎn)成品出庫的，憑銷售出庫單及時進(jìn)行電腦產(chǎn)成品出庫下賬。8. 庫房物資盤點制度8.1每月月末最后一天上崗日（若盤點時間不夠，除產(chǎn)成品外物資可提前1天進(jìn)行盤點），進(jìn)行一次產(chǎn)成品、五金、耗材與包裝物的盤點，同時按規(guī)做好物資盤點的原始記錄 盤點表C8.2為了確保庫房數(shù)據(jù)問題的及時排解，在平時，庫管員可酌情進(jìn)行有針對性的物資內(nèi)部盤 點，自覺進(jìn)行好賬務(wù)自查自糾與突出問題報告工作。8.3月末產(chǎn)成品與主要原輔料的盤點工作，由公司會計協(xié)同庫管員一道進(jìn)

14、行，不得擅自改變； 對一同盤點的原始盤點記錄數(shù)據(jù)結(jié)果均予以認(rèn)簽確認(rèn)。8.4月末物資盤點原始記錄數(shù)據(jù)結(jié)果，相關(guān)盤點人都應(yīng)及時簽字確認(rèn)，庫管員再整理、形成 物資盤點報表，對于任何原因引起的盤盈盤虧，進(jìn)行透徹分析、加注原因后連同盤點表 如實上報。9. 工具管理制度9.1庫管員應(yīng)建立工具領(lǐng)/借用本，分類進(jìn)行記錄，促成主要使用人領(lǐng) /借用認(rèn)簽，將領(lǐng)/ 借用工具落實到人頭進(jìn)行專項管理。9.2對工具的管理執(zhí)行主要使用人出面領(lǐng)/借用，并負(fù)責(zé)進(jìn)行正確使用、保管、監(jiān)管與歸還 的管理制度。9.3員工因工作需要使用的工具，包括輔助器械，主要使用人須到庫房領(lǐng)/借用，并在工具領(lǐng)/借用本上簽字確認(rèn)；對于生產(chǎn)、辦公現(xiàn)場，在本制度出臺前既有的工具類，由庫管員 督促，車間安排清查羅列，再由車間主任落實完成責(zé)任職員的補(bǔ)簽字確認(rèn)。9.4員工領(lǐng)/借用工具，本人離職時須歸還或是領(lǐng)/借用人員變更交接，出現(xiàn)非正常毀損或丟 失的，酌情追溯領(lǐng)/借用責(zé)任人員或是直接責(zé)