文件和資料管理辦法TPE

1、升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次1/25版次3.0生效日：即文件管理單位發(fā)行章日期分發(fā)編號文件和資料管制辦法資料中心制發(fā)行章管理單位.目的：為統(tǒng)一管理公司各項文件及資料，特制定本辦法.范圍:2.1公司內(nèi)各項文件（如手冊、管理辦法與實施細則等）.2.2外來的文件，如客戶提供的ISO標準等.三.名詞定義:3.1內(nèi)部文件:指公司內(nèi)部制定的文件及資料如：3.1.1手冊:適切描述公司管理系統(tǒng)，并用做執(zhí)行與維持系統(tǒng)之永久性參考依據(jù)3.1.2管理辦法：為執(zhí)行公司管理政策及維持管理系統(tǒng)，所定之各項作業(yè)程序.3.1.3實施細則：為某一程序或辦法的詳細實施內(nèi)容，即管理辦法或手冊的子辦法.3

2、.1.4作業(yè)規(guī)范：為某一個程序或辦法所作的制度規(guī)范3.2外部文件:指包含客戶提供的文件及ISO標準和安規(guī)方面的資料.3.3正式文件：分發(fā)至公司內(nèi)部、供應商、外包商等之文件，分發(fā)單位必須對其做版本增補、舊版收回等修改、廢止與新增之分發(fā)工作.（分發(fā)至外包商及供應商之文件資料，資料中心不對其做舊版回收之工作，由供應商及外包商自行銷毀），此文件為受控文件，還包括內(nèi)部文件和外部文件.四.作業(yè)流程:4.1管理規(guī)章:流程說明流程PIC流程說明制定文稿權責單位權責單位需作業(yè)構思予以文字化，并制成文稿進行會簽權責單位資料中心權責單位審查單位權責單位必須向資料中心申請文件編號由資料中心記錄之權責單位依據(jù)文稿與各單

3、位之相關性決定負責審查的單位：只在單位流通的文件由該單位經(jīng)（副）理級含以上主管審查，跨相關單位文件需做成文件會簽記錄表（如附件二）再送相關位的上一級主管審查并在文件會簽記錄表上簽 名.文件會簽記錄表完成后，由權責單位從關單位的上一級主管中，選一位為審查代表文件封面審查簽名.對于會簽時，各單位所簽意見，由權責單位負責與簽訂意見單位協(xié)調(diào).版次修改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次3/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0PIC流程說明（續(xù)上一頁）審查B.若權責單位同意修改：*若簽注同意，且有意見:權責單位負責與相關單位協(xié)調(diào)討論簽注之意見并將協(xié)調(diào)結論于文件會簽記錄表上之

4、”簽注意見協(xié)調(diào)討論”欄上，請參與協(xié)調(diào)的人簽名后送關單位的一級主管審查.若簽注不同意，且有意見權責單位負責與相關單位協(xié)調(diào)討論簽注之意見A.若相關單位同意撤消所簽注之不同意意見，則相關單位需在文件會簽記錄表之”簽注意見協(xié)調(diào)結論”上簽注同意，并簡要說明理由，同時協(xié)參與人需簽名注明日期；則權責單位需從制定文稿處開始重跑流程，重新會簽審查.C.若權責單位與相關單位無法協(xié)調(diào)取得共識，則需交由負責核準之主管裁決：a.權責單位必須修改文稿：權責單位則需重新定文稿,重跑流程;b.權責單位不需修改文稿：權責單位則需將裁結果及原因備注于文件會簽記錄表之”簽注意見協(xié)調(diào)結論”欄上，請參與協(xié)調(diào)人士簽名送相關單位上一級主管

5、審查.權責單位經(jīng)審查通過后，所有文件最后需經(jīng)總經(jīng)理核準核準單位資料中心權責單位應將核準后之文稿，連同文件會簽記錄表及文件分發(fā)建議表送交資料中心處理；并將文稿電子檔Mail給資料中心統(tǒng)一集中管理,并將 該文件登錄于文件分發(fā)總覽表（如附件十）資料中心資料中心將填寫文件分發(fā)及發(fā)行記錄表（如附十）將文件分發(fā)至相關單位付諸實施.改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次4/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0文件經(jīng)審查通過后若發(fā)現(xiàn)文件遺漏任一相關單位時，應即知會該單位并獲得其同意后，使完成該文件之審查程序，否則流程需回到制定文稿處開始.五.作業(yè)內(nèi)容:5.1文件分類:依文件內(nèi)容可

6、分為內(nèi)部文件與外部文件，依文件管理方式可分為正式文件與參考文件5.2權責劃分:5.2.15.2.2權責單位:文件之制訂、送審、呈核、修改、廢止等，管理規(guī)章第一次發(fā)行時，權責單位需填寫文件分發(fā)建議表指定分發(fā)單位，并保存最新版本之文件完整.資料中心：原稿文件、修改文件之集中處理；文件復制.分發(fā)到各相關單位；對相關單位作舊收回并銷毀；相關單位文件遺失/增補申請之窗口 ；資料中心發(fā)行章/作廢章管理；文件發(fā)行錄表/文件分發(fā)記錄表/文件回收記錄表/文件分發(fā)總覽表/文件變更記錄表之管理.文件格式發(fā)行前最后的審查.5.3文件之格式:版次修文件封面一格式如附件五（如無需敘述，可省略不寫）文件內(nèi)容-格式如附件六5

7、.4文件之用紙標準管理規(guī)章之用紙采用A4影印紙為標準紙5.5管理規(guī)章之標示5.5.1公司名稱5.5.2文件名稱5.5.3文件之編號X -XKX部門代號：詳見附件七文件代廠代號（T表示升榮）5.5.3.1XX流水號5.5.3.2文件代號1.為手冊2.為管理辦法3.為作業(yè)規(guī)范4.為實施細則5.5.4生效日：若未特別指定,即為管理單位（資料中心）發(fā)行章日期.格式如JAN.01.2002改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次5/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.05.5.5 文件頁次：文件封面為該文件之第一頁，附件仍需編頁次舉例說明：1 / 16*該文件之總頁次該頁之頁次

8、*文件之附件標示應顯示在該項次內(nèi)容上面，總頁次應包含附件頁次.（如附件十四）5.5.6文件版次:更改九個版次之后,強制規(guī)定文件重新發(fā)行.若修改版次未達九版，但修改篇幅頗多（達整篇1/3以上）,可提前重新發(fā)行, 例如:從1.5版跳至2.0版 修改版次時，若有頁數(shù)增減，必須重新發(fā)行.版次修改時，修改頁次之版次,須與該辦法之版次相符如:修改之頁次原為1.0版,但該辦法經(jīng)此變更發(fā)行后版本改為1.4版,則該頁次之版次由1.01.4版1.0原版發(fā)行第一次修改1.9第九次修改2.0重新發(fā)行2.1第一次發(fā)行以此類推5.5.7分發(fā)編號:XXXXX5.5.8 制訂單位:例如:X部門代號5.5.9 制訂欄需有制訂者

9、廠別代號（取公司英文第一個字 j位一文全名簽章及記錄表流水查欄須有審查代中文全名簽章及日期；核準欄須有核準者中文全名簽章及日期5.5.10發(fā)行章的印記，參考附件八5.5.11除原版發(fā)行/重新發(fā)行者外，須有版次修改大綱之敘述.5.5.12日期簽寫之格式，”制訂者”及”單位主管”兩欄之簽名方式為左至右；”審查”及”核準”兩欄簽名方向為由上至下.日期之寫法為月.日.年（西元年四位數(shù)）,月份必須以英文簡寫之方式 書寫（如附件十四）改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次6/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.05.5.13資料中心在每次文件變更完成后,負責將更新后文件之版次標

10、示于”文件分發(fā)總覽表”（格式如附件十）,并將更新后之文件隨”文件分發(fā)總覽表”發(fā)放至各部門，確保各部門場所使用最新存放的文件.5.6文件之發(fā)行5.6.1管理規(guī)章5.6.1.1文件發(fā)行，應由資料中心加蓋發(fā)行章（如附件八）;資料中心發(fā)行文件時，應同時記述:5.6.2文件編號、文件名稱、頁數(shù)、版次、制訂人及發(fā)行日等于”文件發(fā)行記錄表”中文件若重新發(fā)行，需文件整份發(fā)行；若僅修改其中幾頁，在不影響頁數(shù)增減之下，則僅需發(fā)行修改版次之封面及修改之頁次即可，不需整份重新發(fā)行；否則,頁數(shù)如有任何變更均需要重新行.5.7文件之分發(fā)5.7.1管理規(guī)章第一次發(fā)行時，權責單位需在文件分發(fā)建議表上選定分發(fā)單位 （如附件九）

11、給資中心參考分發(fā)；管理規(guī)章第二次發(fā)行之后的分發(fā)單位即可參照上一次的文件分發(fā)記錄表辦理,但若權責單位需要增補分發(fā)單位，仍需填寫文件分發(fā)建議表給資料中心參考分發(fā)5.7.2資料中心在分發(fā)管理規(guī)章文件時，應同時在文件分發(fā)記錄表中記述文件流向：分發(fā)編號領用單位、領用者與領用日期等（如附件四）.5.7.2,并記錄如5.7.3文件增補分發(fā)時，應登錄于原該版次的分發(fā)記錄表及文件分發(fā)總覽表中申請之記述項目.5.7.4分發(fā)新版次文件時，分發(fā)單位在讓領用單位領取新版次文件時，在分發(fā)記錄表上簽名同時，舊版次應同時收回銷毀；并在舊版文件分發(fā)記錄表之備注欄上，注明回收狀況，以“O代表已回收，以” X”代表遺失，若領用單位

12、找不到舊版文件則需開立”文件需求表”如表”重新申請文件，資料中心收到后即發(fā)行新文件；同時,還應在” ISO文件回收記錄附件十五）中詳細記述文件回收狀況：文件編號、文件名稱、版次、分發(fā)編號、被回收單位簽名及回收日期等（發(fā)行給外包商及供應商等自行銷毀）.5.7.5申請單位向資料中心索取相關文件分發(fā)至外包廠商、供應廠商或客戶等單位時，申請料中單位應填寫”文件需求申請表”（如附件十六）,經(jīng)部門主管及資料中心主管批準，資心才給予辦理.5.8 文件之變更5.8.15.8.2管理規(guī)章之名稱變更，需重新編號發(fā)行.同時,原辦法需廢止，原文件編號停止使用.管理規(guī)章之條文或附件的變更，權責單位均需依事實需要，提出檢

13、討后之改善內(nèi)容，且需經(jīng)會簽、審查、核準程序完成文件變更程序5.8.3文件變更記錄方式：文件變更時，均需填寫文件變更記錄表：制訂單位應將文件編號、文件名稱、新版次、舊版次、修改單位、修訂者之中文全名、修訂日期、頁次（指文件變更記錄表的該分頁次與總頁次）、修訂章節(jié)、原內(nèi)容、修訂后內(nèi)容與修訂原因等記述于”文件變更記錄表中”改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次7/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0影印并將文件變更記錄表交由資料中心永久保存文件變更時，制訂單位應于新修改版次頁下，簡要陳述版次修改大綱，但若文件重新發(fā)行時需陳述版次修改大綱，但需詳填”文件變更記錄表”做成記

14、錄 （記錄方式：原內(nèi)容可將原稿件復印貼于記錄表上，變更內(nèi)容則需填寫在記錄上）.5.8.4文件之變更發(fā)行方式,參照5.6進行5.9文件之廢止5.9.1因各種因素所回收之管理規(guī)章的舊版文件，應由資料中心收齊后銷毀，但分發(fā)至供應商或包商者,其舊版文件由供應商或外包商自行銷毀；原稿文件在管理規(guī)章更新版次后，由資料 中心蓋紅色作廢章（如附件八）并至少保存一年后予以銷毀.5.9.2記錄表除了變更記錄表及發(fā)行記錄表由資料中心保存之外，其余記錄表隨各版本之更替而銷毀.5.9.3文件之制訂單位因組織變更，而有異動的情況下，資料中心需先將原制訂單位制訂之文件廢止,再發(fā)行新制訂單位制訂的文件.5.9.4文件廢止時，

15、由資料中心加蓋作廢章，原文件編號停止使用，若有新文件發(fā)行，需另外重新編號5.9.5有關文件得視需要給予客戶參考者,視為參考文件,不做舊版收回.5.10文件之管理5.9.6客戶提供的ISO相關文件和安規(guī)資料等外來文件均不做舊版回收,由其自行管理.5.10.15.10.2資料中心需就文件目錄索引、分類等建檔并專柜存放各類文件由資料中心集中管理，并進行一般之保存、建檔、歸檔等庶務.5.10.3行章任何文件（含管理規(guī)章）在未加蓋發(fā)行章之前，不得使用；且需以資料中心分發(fā)之文件為正不得自行影印.若有需求請開立”文件需求申請表”向資料中心申請；對蓋有資料中心發(fā)之文件需保管好，不可任意做為回收紙使用.5.10

16、.4文件申請增補或遺失申請補發(fā)時，申請者應填寫”文件需求申請表”填寫完經(jīng)部門主管簽核及資料中心主管核準后，交給資料中心管理人員予以補發(fā).資料中心對各部門因遺失而申請之文件每個月進行統(tǒng)計一次，列出清單交各部門主管,各單位主應根據(jù)清單督促部門之文件管理工作，以確保文件之安全性.5.10.5管理規(guī)章之條文解釋：若對管理規(guī)章之條文說明有疑問之單位,可將意見或疑問填寫在文件條文意見表（如附件十三）上，寫上文件編號、文件名稱、版次與意見說明，并寫上提出單位名稱、提出人姓名和提出日期，經(jīng)單位主管簽名同意，予以管理代理匯總裁示，由管代表寫上裁示意見、交付之制訂單位、制訂者與交付日期并簽名后，分發(fā)文件制訂單位回

17、復說明，制訂者需填寫制訂單位名稱、制訂者之姓名、回復日期，由制訂單位主管審核簽名后，再交回管理代表整理，由管理代表影印三份，一份管理代表留存，另二份予提出5.10.6位及制訂單位參考，制訂單位可依此意見表之內(nèi)容，作為下次改版時之參考.資料中心將每兩個月針對所發(fā)行給各單位之文件進行稽核，資料中心主管將對被稽核視稽核結果作獎勵及懲處.改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次8/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.05.10.7本文所提及表格,若有需求,一律向資料中心索取.六.參考資料.略七.附件7.1 文件分發(fā)建議表（附件一）7.2 文件會簽記錄表（附件二）7.3 文件發(fā)

18、行記錄表（附件三）7.4文件分發(fā)記錄表（附件四）版次修7.5文件封面（附件五）7.6文件內(nèi)容（附件六）7.7部門代號對照表（附件七）7.8發(fā)行章及作廢章圖樣（附件八）7.9文件分發(fā)建議表范例（附件九）7.10文件分發(fā)總覽表（附件十）7.11文件變更記錄表（附件十一）7.12文件變更記錄表范例（附件十二）7.13文件條文意見表（附件十三）7.14文件封面姓名與日期簽法范例（附件十四）7.15文件回收記錄表范例（附件十五）7.16文件需求申請表（附件十六）7.17文件稽核記錄表（附件十七）改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次9/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0附

19、件一:升榮電子（東莞）有限公司TPE026文件編號:文件分發(fā)建議表文件名稱:版次:制訂者:制訂單位:份數(shù)部門課別備注總經(jīng)理室O管理部口總務匚n人事二1進出口 口財務1 1資材部匚二1采購課二生規(guī)課O 倉管課制造部 制造辦公室SMT品保部uQcdOCupQCQEi1品保辦公室（QAD）制造工程部二認證公司改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次10/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0升榮電子（東莞）有限公司TPE#附件二:文件會簽記錄表文件編號:文件名稱:版次:版次修同.、八丿2、不同.、八丿2、簽注意見會簽單位會簽者會簽日期簽注意見協(xié)調(diào)緒論協(xié)調(diào)參與人 （簽名日期）

20、改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次11/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0升榮電子（東莞）有限公司TPE49文件編號:文件名稱:附件三:文件發(fā)行記錄表序號版次頁數(shù)制訂人發(fā)行日備注版次修改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次12/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0升榮電子（東莞）有限公司TPE#附件四:文件分發(fā)記錄表文件編號:文件名稱:版次:版次修分發(fā)編號領用單位領用者領用日期備注*在備注欄以（0）代表文件已回收，以（X）代表文件遺失改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次13/25文件名稱：文件和資料管制

21、辦法版次3.0附件五:升榮電子（東莞）有限公司文件編號頁次版次生效日：即文件管理單位發(fā)行章日期分發(fā)編號文件名稱單位名稱制核準審核制訂發(fā)行章中制訂者管理單位文全單位主管資料中心版次修改大綱版次修改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次14/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0附件六:升榮電子（東莞）有限公司文件編號頁次1.目的2.范圍3.名詞定義4.作業(yè)流程5.作業(yè)內(nèi)容5.15.1.16.參考資料7.附件版次修改大綱版次文件名稱:版次修改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次15/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0附件七：*部門代號對照表

22、中文名稱英文名稱代號總經(jīng)理室General Man ager OfficeGM管理部Affairs Dep artme ntAD財會部Finan cial或 Acco un ti ngFA進出口部Import / Export Dept.10電腦中心Comp uter Cen terCC資料中心Docume nt Con trol Ce nterDC品質(zhì)保證部Quality Assura nee Dept.QA生產(chǎn)規(guī)劃部P roducti on P la nning DeptPP制造工程部P roducti on Engin eeri ng DeptPE生產(chǎn)制造部P roduction De

23、ptPR版次修改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次16/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0附件八:發(fā)行章圖樣1.正式文件發(fā)行章2.作廢章版次修改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次17/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0附件九:升榮電子（東莞）有限公司TPE026文件編號:TP E-2-003制訂單位：資料中心文件分發(fā)建議表文件名稱：文件和資料管制辦法版次：3.0制訂者:于慧份數(shù)部門課別備注總經(jīng)理室O管理部口總務匚n人事二1進出口 口財務1 1資材部匚二1采購課二生規(guī)課O 倉管課制造部 制造辦公室SMT品保部uQcdOCupQC

24、1品保辦公室（QAD）制造工程部二認證公司版次修改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次18/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.010111213辦法TAD-2-005TAD-2-006TAD-2-007TAD-2-008TAD-2-009TAD-2-010TAD-4-004TAD-4-005設備管理辦法設備采購、驗收、報廢辦法采購管理辦法教育訓練辦法員工考核依據(jù)出差管理辦法危險性材料管理實施細則財產(chǎn)編號規(guī)則1.1.1.1.1.1.1.1.0141516171819改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次19/25文件名稱：文件和資料管制辦法版

25、次3.0附件十升榮電子（東莞）有限公司TPE051文件變更記錄表文件編號:文件名稱:新版次:舊版次:制訂單位:制訂者:修訂日期:頁次:NO修訂章節(jié)原內(nèi)容修訂后內(nèi)容修訂原因備注改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次20/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0附件十二:升榮電子（東莞）有限公司TPE051文件變更記錄表文件編號:TP E-2-003文件名稱：文件和資料管制辦法新版次：1.1舊版次:1.0NO修訂章節(jié)原內(nèi)容修訂后內(nèi)容修訂原因備注15.1.1.1管理規(guī)章包含：手冊、管理辦法等管理規(guī)章包含: 手冊.管理辦法. 實施細則增列實施細則25.1.1.2修訂日期:JU

26、N.01.2002 頁次:33制訂單位:資料中心制訂者:于慧改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次21/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0附件十三：升榮電子（東莞）有限公司TPE052文件條文意見表提出單位文件編號:文件名稱:版次:提出單位:提出日期:單位主管:管理代表裁交付制訂單位管交示制訂者位理代表：付制訂單日制訂單位回 復 說 明制訂單位：制訂者：回復日期：單位主管：版次修改大綱升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-003頁次22/25文件名稱：文件和資料管制辦法版次3.0附件十四：范例:升榮電子（東莞）有限公司文件編號TP E-2-002頁次1/15版次2.7生效日：即文件管理單位發(fā)行章日期分發(fā)編號現(xiàn)場ESD管制辦法制造工程部機構課制核準審核制訂發(fā)行章制訂者管理單位王可成Ap r.06.2001名Ap r.08.2001Ap