文件信息系統(tǒng)管理流程圖

1、文件修訂記錄修訂日期版本修訂章節(jié)修訂容摘要修訂者文件評審審批欄營銷部/技術(shù)中心/品保部/企管中心/項目部/基地/采購部/開發(fā)部/注塑部/經(jīng)營管理部/工藝工程部/三角牌部/人力行政部/質(zhì)保中心/總裝部/計劃物流部/品管部/財務(wù)部/擬定/編制審核批準在勝1、概述本流程對文件信息系統(tǒng)管理的全過程進行了描述，涉及從部文件編制及表單設(shè)計更新、外來 文件接收及顧客要求的記錄、審批、編號、發(fā)放、執(zhí)行及日常管理、歸檔管理、過期銷毀及過期 保留、更改借閱、設(shè)計與優(yōu)化、培訓與推行、評估與生命管理周期的容。2、目的通過規(guī)文件信息系統(tǒng)管理的全過程的容，以期為全公司文件信息系統(tǒng)管理活動提供參考標準，促進文件信息系統(tǒng)管理

2、活動在公司的有序推行。3、術(shù)語名稱定義無4、流程圍流程起點部文件編制及表單設(shè)計更新、外來義件接收及顧客要求的記錄流程終點數(shù)據(jù)庫輸入文件編制及表單設(shè)計更新、外來義件接收及顧客要求輸出文件、表單記錄5、流程績效指標活動編碼活動名稱績效指標備注-文件信息系統(tǒng)管理文件受控舉文件記錄清單更新顧客文件及時評審率顧客文件傳送時間管控-記錄填寫抽查符合率所有部門執(zhí)行情況6、角色與職責角色名稱職責總經(jīng)理、董事長1）負責手冊、程序文件的批準，文件記錄的銷毀或保留批準。所有部門1）負責除手冊、程序文件以外的其它文件、表單審批；2）負責經(jīng)手的外來義件審批及是否轉(zhuǎn)化部文件；3）負責日常運行的執(zhí)行及管理；4）負責不適合頭

3、際情況的文件修改申請?zhí)岢觯?）負責本部門保管的過期文件、記錄的銷毀或保留提出。經(jīng)營管理部1）負責手冊、程序文件的主導編制及審批；2）負責經(jīng)手的外來義件審批及是否轉(zhuǎn)化部文件；3）負責日常運行的執(zhí)行及管理監(jiān)督檢查；4）決責/、適合實際情況的文件修改申請審批；5）負責本部門保管的過期文件、記錄的銷毀或保留提出及各部門的提出審批；6）文件記錄的歸檔。7、流程圖文件信息系統(tǒng)管理流程總經(jīng)理董事長經(jīng)營管理部、技術(shù)中心營銷部、采購部、質(zhì)保中心、計劃物流部、人力行政部、生產(chǎn)基地、財務(wù)部、審計部備注制編錄記件文、 批審理管錄斗文田保深與毀銷01內(nèi)部文件編 制及表單設(shè) 計更新發(fā)放文件作廢與銷毀作廢保留作廢銷毀020

4、1外來文件接 收及顧客要 求的記錄內(nèi)部文件編制及表單設(shè)*計更新A 執(zhí)行日常管理記錄表單保存文件借閱更改申請-No1011J .13A 實施文件更改16作廢銷毀070817作廢保留手冊、程序文件由 總經(jīng)理或董事長批 準；其它文件、表 單由分管負責人審 批；外來文件由分 管負責人審批及是 否轉(zhuǎn)化內(nèi)部文件8、流程說明活動 編碼活動名稱活動容角色輸入輸出01部文件編制及 表單設(shè)計更新體系辦組織人員編寫質(zhì)量 手冊、程序義件及相 關(guān)記錄表單；各部門組織人員編制第三層 次文件及相關(guān)記錄表單。所有部門標準、客戶要 求、法律法規(guī)、 自身要求質(zhì)量手冊程序義件 及表單三層次義件及 表單02外來義件接收 及顧客要求的

5、 記錄外來義件由文件對口管理部 門接收并填寫外來義件登 記表。所有部門標準、客戶要 求、法律法規(guī)、 自身要求外來義件一 覽表03編號各部門負責第三層次文件及 相關(guān)記錄表單的編號，手冊、 程序文件及相關(guān)記錄表單由 經(jīng)營管理部編號。經(jīng)營管理部主 導、所有部門 參與文件、表單編號的文件、 表單04是否轉(zhuǎn)化外來文件由分管領(lǐng)導決定是 否轉(zhuǎn)化為本公司文件。各部門負責 人、總經(jīng)理、 董事長外來義件外來義件或轉(zhuǎn) 化的部文件05審批手冊、程序文件由經(jīng)營管理 部審核，總經(jīng)理或董事長批 準；其它文件、表單由分管 負責人審批；外來義件由分 管負責人審批及是否轉(zhuǎn)化部 文件。各部門負責 人、總經(jīng)理、 董事長各類文件、表

6、單文件、表單記 錄06發(fā)放文件的發(fā)放由文控按文件發(fā) 放圍發(fā)放，發(fā)放圍應(yīng)確保每 個使用場所都能得到適用文 件的肩關(guān)版本。經(jīng)營管理部、 技術(shù)中心各類文件、表 單文件發(fā)放回收 記錄表07執(zhí)行日常管理文件表單的培訓、運行、監(jiān) 督。經(jīng)營管理部主 導、所宿相關(guān) 部門參與文件、表單相關(guān)記錄08記錄表單保存記錄由各主管部門的管理人 員進行收集，按記錄的分類 進行編目，按產(chǎn)生的順序整 理成冊并加封面，封面上注 明記錄容，如名稱代號、日所有部門表單記錄記小 見表活動 編碼活動名稱活動容角色輸入輸出期、保存期限等。09歸檔管理發(fā)放接收后，發(fā)放接收部門 應(yīng)將受控義件列入記錄；需歸檔的文件交文件管理員 填寫受控義件清單

7、，并 分類編目加以標識歸檔保 存。光盤或軟盤貯存的文件 也應(yīng)進行標識。所肩相關(guān)部門文件名錄受控義件清 單10文件借閱記錄表單查閱、借用由查閱人向記錄管理人員說 明理由，查閱人在記錄存放 點進行查閱。在合同有要求 時，記錄可提供給顧客及其 代理人查閱。經(jīng)文件管理員 同意后，方可借用。所肩相關(guān)部門文件借閱登記 表文件借閱登記 表11更改申請文件需要更改時，由申請人 填寫文件更改申請/通知 單。所肩相關(guān)部門文件更改中 請/通知單及 需要更改的文 件文件更改中 請/通知單12審批由原文件批準人/部門審批， 若原文件批準人/部門職能 轉(zhuǎn)移或撤消，由現(xiàn)在主管該 項職能的領(lǐng)導/部門批準。各部門負責 人、總經(jīng)

8、理、 董事長文件、表單更 改申請/通知單審批同意的更 改申請/通知 單及修改后的 文件13實施文件更改需劃改的文件，由文件管理 員在原文件上直接進行劃 改，并注明更改標記。經(jīng)營管理部主 導、所宿相關(guān) 部門參與需要修改的文 件、表單文件更改臺賬 及更改后的文 件14文件作廢與銷 毀作廢文件由文控按文件發(fā) 放回收記錄表的發(fā)放圍， 從現(xiàn)場收回作廢文件，并加 蓋“作廢”章以防誤用。所有部門過期的文件記 錄清單文件制i更改/廢除申請通 知單15審批每隔二年對文件記錄進仃, 次清理核銷，由義件管理員 提出過期文件，由原文件審 批部門或分管領(lǐng)導審批。各部門負責 人、總經(jīng)理、 董事長過期的文件記 錄清單文件/

9、記錄銷 毀（批復）中 請單活動 編碼活動名稱活動容角色輸入輸出16作廢銷毀需銷毀的作廢文件，三銷 毀。文檔管控人員需銷毀的作廢 文件銷毀記錄17作廢保留需保留的作廢文件，應(yīng)在文 件（記錄）作廢銷毀申請單 注明，由文件管理員加蓋“保 留”章方可留用。（或原版 留存一年后銷毀）文檔管控人員需保留的作廢 文件注明的文件 （記錄）作廢 銷毀申請單 及保留文件9、支持文件廳P文件名稱文件編號1文件記錄控制程序無10、相關(guān)流程及接口上層流程無前端流程無后端流程無11、記錄的保存記錄名稱移交責任人保仔口任人保存場所歸檔時間保存期限到期處理方式文件受控中 ifbk體系辦檔案室3年更新受控文件清 單體系辦檔案室

10、質(zhì)里記錄 覽表體系辦檔案室外來義件一覽表體系辦檔案室文件制訂更 改/廢除中 請通知單體系辦檔案室文件發(fā)放回 收記錄表體系辦檔案室文件/記錄 銷毀（批復） 申請單體系辦檔案室文件增補中請單體系辦檔案室文件借閱/ 復制記錄體系辦檔案室文件更改臺 賬體系辦檔案室聯(lián)絡(luò)函體系辦檔案室質(zhì)量記錄表 單樣冊體系辦檔案室12、補充與說明無13、附件13.1 文件編碼規(guī)則：13.1.1 公文分類：ZD:規(guī)章制度簡稱；CW呈文簡稱；JY:會議紀要簡稱；BW部門文件簡稱;RM任命書。如：MY-RM-08001-201而命書為：口5洋任命書 2017年8月份001號13.1.2 公司代碼：MY公司簡稱；CQMY鳴洋；D

11、ZMY定州鳴洋；NJMC鳴創(chuàng)；涿州鳴洋ZZMY13.1.3公司部門代碼:序號大部門子部門代碼英文全稱1董事長CHDChairman2審計監(jiān)察部ASDAudit andsupervision3總經(jīng)理GMDGeneral manager4常務(wù)副總DMDDeputy managingdirector5營銷部MADMarketingDepartment6企管中心EMCEnterprisemanagementcenter7企管中心計劃物流部PLDPlanninglogisticsdepartment8采購部PUDPurchasingdepartment9經(jīng)營管理部OSDOperating systemd

12、epartment10人力行政部HADHumanadministrativedepartment序號大部門子部門代碼英文全稱20生產(chǎn)基礎(chǔ)注塑車間IMWInjection moldingworkshop21三角牌車間TWDTriangle workshop22總裝車間AWDAssembly workshop23生產(chǎn)基地NJMYNanjing MY24生產(chǎn)基地生產(chǎn)設(shè)備科NJMY-PEDProduction equipmentdepartment25技術(shù)質(zhì)量科NJMY-TQDTechnical qualitydivision26銷售物流科NJMY-SLDSales logisticsdivision

13、27綜合科NJMY-GDDGeneral department28定州生產(chǎn)基地DZMYDingzhou MY29定州生產(chǎn)基地生產(chǎn)設(shè)備科DZMY-PEDProduction equipmentdepartment11技術(shù)中心TCDTechnology center12技術(shù)中心項目部PDDProjectdepartment13開發(fā)部R&DResearch and development14工藝工程部PEDProcessengineering15質(zhì)保中心QACQuality assurancecenter16質(zhì)保中心品管部QCDQuality controldepartment17品保部QA

14、DQuality assurancedepartment18財務(wù)部FIDFinance dept19生產(chǎn)基礎(chǔ)CQMYChongqing MY30技術(shù)質(zhì)量科DZMY-TQDTechnical qualitydivision31銷售物流科DZMY-SLDSales logisticsdivision32綜合科DZMY-GDDGeneral department33涿州生產(chǎn)基地ZZMYZhuozhou MY34涿州生產(chǎn)基地生產(chǎn)設(shè)備科ZZMY-PEDProduction equipmentdepartment35技術(shù)質(zhì)量科ZZMY-TQDTechnical qualitydivision36銷售物流科

15、ZZMY-SLDSales logisticsdivision37綜合科ZZMY-GDDGeneral department13.1.4體系文件的編碼規(guī)則:體系文件的編碼說明序號名稱編號格式說明1管理手冊MY-QM-01MY表示鳴洋，QM表示管理手冊；本公司管理手 冊整合了，質(zhì)量、環(huán)境等管理一體化手冊2流程程序文件MY-QP-001流程程序文件編號：公司簡稱-QPXX流水號QP01:一級流程；QP02二級流程；QP03二級流程；3指導性文件MY-WI-001MY-ZD-001指導類文件分為：ZD規(guī)章制度簡稱；WI：管理辦 法或規(guī)定；管理制度參照公文編號分類；技術(shù)類參 考第5項要求4記錄表格MY

16、-QP-01-F1 A0記錄表格的格式編號由生成文件應(yīng)記錄的原文件 編號后加力口 “ - ”加“F序號”及版本號組成。如文件“ MY-QP-01'產(chǎn)生的第1個記錄表格編號為 “MY-QP-0OF1 A0技術(shù)/規(guī)類文件的分類與編寫規(guī)則廳P文件編碼方式1工程圖紙產(chǎn)品圖零件/模具號為編號BOM零件號為編號裝配圖零件號為編號2標準工程/技術(shù)標準MY-TS-XXX質(zhì)量標準MY-QS-XXX3成型1Z參數(shù)XXX （項目）-模號-機臺號-XXX4CP空制計劃XXX （項目）-CP-XXX5過程流程圖XXX （項目）-FC-XXX6D/FMEA（失效模式分析）XXX （項目）-DFMEA-XXXXXX （項目）-PFMEA-XXX7作業(yè)指導書生產(chǎn)操作XXX （項目）-WI-XXX檢驗操作XXX （項目）-QC-XXX包裝力條XXX （項目）-PA-XXX儀器設(shè)備WI-WP-XXX機械操作WI-WM-XXX設(shè)備保