XX集團(tuán)公司企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)策劃部管理辦法_第1頁(yè)
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文檔簡(jiǎn)介

1、XXXX集團(tuán)公司企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)XXXX總規(guī)字 (2006) 第X號(hào) 策劃部管理辦法1. 目 的 策劃部是針對(duì)公司的項(xiàng)目定位、市場(chǎng)推廣、形象宣傳以及企業(yè)文化研究等各項(xiàng)工作的“智囊”機(jī)構(gòu),承擔(dān)著推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的重大責(zé)任。制定本管理辦法的目的是為了能促進(jìn)策劃部各個(gè)環(huán)節(jié)的工作能標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。同時(shí)本管理辦法是圍繞著日常工作每個(gè)環(huán)節(jié)的可操作性和可行性而書(shū)寫(xiě)的,緊緊圍繞著事務(wù),并注意詞句的表達(dá)言簡(jiǎn)意駭,一目了然。2. 范 圍 本管理辦法適用于策劃部每個(gè)工作崗位以及相應(yīng)的工作職責(zé)。2.1策劃部組織結(jié)構(gòu)圖策劃部經(jīng)理經(jīng)理助理(文案)(1名)主管(2名,分管平面設(shè)計(jì)、媒體)平面設(shè)計(jì)師(1名)文員(1名)

2、2.2營(yíng)運(yùn)招商部各崗位工作職責(zé)2.2.1 職 位:策劃部經(jīng)理職 責(zé):負(fù)責(zé)部門(mén)工作組織關(guān)系:對(duì)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、分管總監(jiān)負(fù)責(zé)崗位職責(zé):1. 負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目的市場(chǎng)可行性分析、項(xiàng)目定位、營(yíng)銷(xiāo)戰(zhàn)略分析,以及相應(yīng)的推廣計(jì)劃制訂,在項(xiàng)目中突出“指導(dǎo)性”、“前瞻性”、“權(quán)威性”的作用。2. 周期性的調(diào)查上海及周邊城市的房地產(chǎn)市場(chǎng)情況,并對(duì)典型樓盤(pán)做好相關(guān)資料的采集、分析、整理、存檔的工作,并及時(shí)更新,時(shí)刻掌握最新的市場(chǎng)動(dòng)向,對(duì)區(qū)域性和全國(guó)性的房地產(chǎn)形式有深入、客觀(guān)、科學(xué)的理解。3. 熟悉房地產(chǎn)法律法規(guī)、各項(xiàng)房地產(chǎn)知識(shí),對(duì)于樓盤(pán)大勢(shì)有較為準(zhǔn)確的判斷。4. 嚴(yán)格執(zhí)行和貫徹公司上級(jí)部門(mén)下達(dá)的各項(xiàng)指令,按時(shí)保質(zhì)的完成

3、各項(xiàng)工作任務(wù),確保銷(xiāo)售部門(mén)在各項(xiàng)所需配合性工作上順利進(jìn)行。5. 以公司利益為前提,處理好與其他公司間的各項(xiàng)合作事宜,合理配置資源,節(jié)約成本,讓有限的資源發(fā)揮盡可能大的效率。6. 發(fā)現(xiàn)潛在和現(xiàn)實(shí)的危機(jī)及提出預(yù)防和消除的意見(jiàn),培養(yǎng)和發(fā)展企業(yè)創(chuàng)新機(jī)制。7. 配合公司做好企業(yè)文化教育的推廣、深化的各項(xiàng)相關(guān)工作。8. 制作部門(mén)年度、月度的工作計(jì)劃和工作小結(jié),及時(shí)向總辦匯報(bào),使公司和上級(jí)部門(mén)及時(shí)了解策劃部的工作狀況。9. 全面負(fù)責(zé)部門(mén)日常運(yùn)作與管理,定期召開(kāi)部門(mén)的月會(huì)、晨會(huì)。對(duì)部門(mén)內(nèi)的員工實(shí)行監(jiān)督管理,加強(qiáng)培訓(xùn),每月制定培訓(xùn)計(jì)劃并實(shí)施。10. 制定、完善員工的工作標(biāo)準(zhǔn)以及操作程序,每天對(duì)下屬的工作情況進(jìn)行

4、監(jiān)督檢查。11. 對(duì)部門(mén)員工進(jìn)行公正、嚴(yán)格的工作考核。12. 嚴(yán)格控制部門(mén)開(kāi)支,完成部門(mén)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo),做好總辦和上級(jí)交辦的其他工作。2.2.2 職 位:策劃部助理職 責(zé):協(xié)助部門(mén)經(jīng)理組織關(guān)系:對(duì)部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)崗位職責(zé):1. 負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)文檔、資料的收集與整理,協(xié)助部門(mén)經(jīng)理做好各類(lèi)文案工作。2. 負(fù)責(zé)部門(mén)與總辦、部門(mén)與部門(mén)之間的文件的收發(fā)、跟蹤。3. 協(xié)助項(xiàng)目作好策劃定位、宣傳推廣、促銷(xiāo)活動(dòng)及其他相關(guān)事務(wù)的計(jì)劃成文工作。4. 負(fù)責(zé)部門(mén)會(huì)議紀(jì)要的記錄;定期制作每月配合部門(mén)經(jīng)理制定工作計(jì)劃和工作小結(jié)。5. 負(fù)責(zé)策劃部的各類(lèi)方案、報(bào)價(jià)以及函件的起草、制定和打印。6. 配合部門(mén)經(jīng)理做好各類(lèi)客戶(hù)的接待及登記工

5、作,及時(shí)傳達(dá)反饋信息,并有書(shū)面記錄向經(jīng)理匯報(bào)有關(guān)事宜的進(jìn)展。7. 密切關(guān)注部門(mén)各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況,及時(shí)記錄、整理工作的完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn),并向部門(mén)經(jīng)理反饋?zhàn)钚滦畔ⅰ?. 關(guān)注房地產(chǎn)市場(chǎng)的最新信息:新的樓盤(pán)、房地產(chǎn)法律法規(guī)、房地產(chǎn)熱門(mén)事件。9. 負(fù)責(zé)部門(mén)行政事務(wù)的處理。10. 完成部門(mén)經(jīng)理交辦的其他工作。2.2.3 職 位:主管設(shè)計(jì)主管職 責(zé):負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、媒體組織關(guān)系:對(duì)部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)崗位職責(zé):1. 全面管理,參與公司項(xiàng)目的宣傳資料、平面設(shè)計(jì)、文本設(shè)計(jì)工作。2. 長(zhǎng)期性的對(duì)各大房地產(chǎn)及其他相關(guān)展示會(huì)的宣傳資料、照片素材進(jìn)行收集、整理、存檔。3. 收集各種媒體(報(bào)刊、電視、電臺(tái)、網(wǎng)站、雜志等)的刊例、折扣

6、、優(yōu)惠內(nèi)容等資料,并做好整理、存檔、更新工作。4. 對(duì)于設(shè)計(jì)所需的圖文光盤(pán)、參考書(shū)籍、專(zhuān)業(yè)雜志做好整理、維護(hù)、保養(yǎng)工作。5. 對(duì)于公司項(xiàng)目已經(jīng)做過(guò)的各類(lèi)廣告,如:報(bào)刊、戶(hù)外、宣傳品等相關(guān)資料作好管理、備份工作(電子文檔、成稿)。6. 定期與各合作公司進(jìn)行溝通,保持良好關(guān)系,維護(hù)公司的合作資源。7. 負(fù)責(zé)新入職文員、設(shè)計(jì)師培訓(xùn)工作,每天對(duì)下屬員工的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查;定期對(duì)文員及平面設(shè)計(jì)師進(jìn)行專(zhuān)業(yè)考核,即時(shí)作出客觀(guān)評(píng)定。8. 完成部門(mén)經(jīng)理交辦的其他工作,與公司其他部門(mén)保持良好的合作、溝通。2.2.4 職 位:平面設(shè)計(jì)師職 責(zé):負(fù)責(zé)分管工作組織關(guān)系:對(duì)主管負(fù)責(zé)崗位職責(zé):負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目和其他部門(mén)的宣傳資

7、料、平面設(shè)計(jì)、文本設(shè)計(jì)工作配合主管對(duì)大房地產(chǎn)及其他相關(guān)展示會(huì)的宣傳資料、照片素材進(jìn)行收集、整理、存檔。對(duì)于設(shè)計(jì)所需的圖文光盤(pán)、參考書(shū)籍、專(zhuān)業(yè)雜志做好整理、維護(hù)、保養(yǎng)工作。對(duì)于公司項(xiàng)目已經(jīng)做過(guò)的各類(lèi)廣告,如:報(bào)刊、戶(hù)外、宣傳品等相關(guān)資料作好管理、備份工作(電子文檔、成稿)。關(guān)注最新的平面設(shè)計(jì)、建筑設(shè)計(jì)、景觀(guān)設(shè)計(jì)的專(zhuān)業(yè)動(dòng)態(tài),不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。2.2.5 職 位:文員職 責(zé):負(fù)責(zé)分管工作組織關(guān)系:對(duì)主管負(fù)責(zé)崗位職責(zé):1. 完成部門(mén)各類(lèi)需要上呈總辦或上級(jí)部門(mén)的簽報(bào)、比價(jià)表、各種單據(jù)的填寫(xiě)和文檔處理工作。2. 復(fù)印、裝訂、文件打印、傳真收發(fā)、信函撰寫(xiě)及收發(fā)。 3. 完成經(jīng)理、主管、交辦的其他工作。

8、3. 本管理辦法的細(xì)則,及各項(xiàng)工作操作流程及標(biāo)準(zhǔn)3.1前期策劃工作i. 通過(guò)對(duì)項(xiàng)目環(huán)境的綜合考察和市場(chǎng)調(diào)研分析,以項(xiàng)目為核心,針對(duì)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境,當(dāng)?shù)氐姆康禺a(chǎn)市場(chǎng)的供求狀況,項(xiàng)目所在區(qū)域同類(lèi)樓盤(pán)的現(xiàn)狀及客戶(hù)的購(gòu)買(mǎi)行為進(jìn)行調(diào)研分析,再結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)行SWOT分析,在以上基礎(chǔ)上,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行準(zhǔn)確的市場(chǎng)定位。ii. 前期策劃流程項(xiàng)目用地周邊環(huán)境分析項(xiàng)目用地周邊環(huán)境調(diào)查地塊交通條件調(diào)查周邊市政配套設(shè)施調(diào)查區(qū)域市場(chǎng)現(xiàn)狀及其趨勢(shì)判斷前期策劃工作分析前期策劃工作分為:項(xiàng)目用地周邊環(huán)境分析;項(xiàng)目用地周邊環(huán)境調(diào)查;地塊交通條件調(diào)查;周邊市政配套設(shè)施調(diào)查;區(qū)域市場(chǎng)現(xiàn)狀及其趨勢(shì)判斷,具體操作流程及標(biāo)準(zhǔn)如下。iii. 項(xiàng)目

9、用地周邊環(huán)境分析主要有如下三項(xiàng):一、 地理位置二、 地質(zhì)地貌狀況三、 土地面積及其紅線(xiàn)圖四、 七通一平現(xiàn)狀iv. 項(xiàng)目用地周邊環(huán)境調(diào)查主要有如下五項(xiàng):i. 地塊周邊的建筑物ii. 綠化景觀(guān)iii. 自然景觀(guān)iv. 歷史人文景觀(guān)v. 環(huán)境污染狀況v. 地塊交通條件調(diào)查主要有如下三項(xiàng):一、地塊周邊的市政路網(wǎng)及其公共交通現(xiàn)狀、遠(yuǎn)景規(guī)劃二、項(xiàng)目對(duì)外水、陸、空交通狀況 周邊市政配套設(shè)施調(diào)查主要有如下九項(xiàng):1. 購(gòu)物場(chǎng)所2. 文化教育3. 醫(yī)療衛(wèi)生4. 金融服務(wù)5. 娛樂(lè)、餐飲、運(yùn)動(dòng)6. 生活服務(wù)7. 游樂(lè)休憩設(shè)施8. 周邊可能存在的對(duì)項(xiàng)目不利的干擾因素9. 歷史人文區(qū)位影響 區(qū)域市場(chǎng)現(xiàn)狀及其趨勢(shì)判斷主要

10、有如下二項(xiàng):一、各種檔次商品住宅客戶(hù)分析二、商品住宅客戶(hù)購(gòu)買(mǎi)行為分析3.2 聆聽(tīng)和記錄過(guò)程7 認(rèn)真聆聽(tīng)對(duì)方的自我介紹和對(duì)租賃的具體要求和對(duì)租金及其他費(fèi)用的問(wèn)價(jià)等;8 在聆聽(tīng)過(guò)程中,將對(duì)方所代表公司的名稱(chēng)及聯(lián)系人姓名、電話(huà)等盡可能詳盡地記錄下來(lái)。空房的推薦介紹和詢(xún)問(wèn)過(guò)程7 根據(jù)來(lái)電者對(duì)租賃面積的具體要求,推薦中匯空房,并做簡(jiǎn)單介紹。這主要包括如下幾方面的內(nèi)容:7.2 中匯的地理位置,周邊交通及公共設(shè)施;7.3 推薦空房的房型、樓層、朝向,周邊客戶(hù)群及裝修程度等;7.4 租金報(bào)價(jià),管理費(fèi)和電話(huà)的租用及停車(chē)位等具體收費(fèi)情況;8 詢(xún)問(wèn)過(guò)程通過(guò)聆聽(tīng)客戶(hù)對(duì)我方空房情況及具體報(bào)價(jià)的反映,估測(cè)出對(duì)方的心理價(jià)位

11、;8.2 詢(xún)問(wèn)客戶(hù)所代表公司的業(yè)務(wù)范圍或關(guān)系,幫其在中匯找到相關(guān)客戶(hù)群,以吸引其來(lái)看房;8.3 若可能,詢(xún)問(wèn)并記錄對(duì)方現(xiàn)駐大樓的地址,以便時(shí)候營(yíng)銷(xiāo)人員上門(mén)拜訪(fǎng)一次,對(duì)該司的情況做更為具體的了解。9 初步說(shuō)服過(guò)程9.2 簡(jiǎn)單介紹中匯大廈的星級(jí)管理服務(wù)和入駐的世界知名跨國(guó)公司或與其司有業(yè)務(wù)聯(lián)系的公司;9.3 向?qū)Ψ胶?jiǎn)單介紹我方將視租戶(hù)的知名度、租期年限及其他具體情況,對(duì)于更優(yōu)惠的租價(jià)及其他彈性租賃條件均可在對(duì)方來(lái)訪(fǎng)時(shí)詳細(xì)協(xié)商;9.4 試探性地和來(lái)電者預(yù)約在中匯會(huì)面,力爭(zhēng)其實(shí)地看房,為最后與我司簽訂租賃合同開(kāi)辟成功的第一步。客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)接待過(guò)程了解客戶(hù)的背景和需求介紹和推薦帶客戶(hù)看房進(jìn)入談判階段客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)

12、后的跟進(jìn)工作需要對(duì)來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)的背景和需求加以了解3 與客戶(hù)交換名片4 了解其公司性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、需要租賃的辦公面積等背景情況;5 若我司目前恰好能滿(mǎn)足客戶(hù)所需辦公面積,則先報(bào)價(jià)給客戶(hù),并通過(guò)其言行或面部表情了解對(duì)方的心理承受能力。讓客戶(hù)對(duì)中匯有一個(gè)整體印象和了解根據(jù)客戶(hù)的具體要求,將中匯宣傳資料,合適辦公單位的報(bào)價(jià)單及平面圖準(zhǔn)備一份給客戶(hù)過(guò)目,并做具體介紹;讓客戶(hù)不僅對(duì)中匯大廈和物業(yè)管理服務(wù)有所了解,而且讓客戶(hù)對(duì)我司提供的管理服務(wù)(如24小時(shí)保安、中央空調(diào)、停車(chē)位、出租車(chē)安排等)留下深刻印象。實(shí)質(zhì)上這是一個(gè)間接的推銷(xiāo)過(guò)程。通過(guò)介紹我司的優(yōu)質(zhì)服務(wù),能幫助客戶(hù)分析中匯大廈優(yōu)于其他寫(xiě)字樓的優(yōu)勢(shì),從而接

13、受我司合理的報(bào)價(jià)。帶客戶(hù)看房過(guò)程根據(jù)與客戶(hù)的交談情況,對(duì)于比較有意向的客戶(hù),應(yīng)邀其去實(shí)地看房。在此過(guò)程中,要將這間辦公空房的特點(diǎn)向客戶(hù)做逐一介紹,如房間的朝向、面積、得房率,周?chē)目蛻?hù)群等;若客戶(hù)將中匯與其他租金較為便宜的大樓做比較時(shí),應(yīng)采取客觀(guān)態(tài)度替客戶(hù)分析不同競(jìng)爭(zhēng)樓盤(pán)的地理位置、硬件設(shè)施、星級(jí)服務(wù),規(guī)范管理等方面的優(yōu)勢(shì); 同時(shí),根據(jù)客戶(hù)對(duì)室內(nèi)的隔斷裝修或其他硬件設(shè)施所持的不同態(tài)度,靈活地并有所保留地向其介紹我司的一些彈性租賃條件,如為租戶(hù)提供標(biāo)準(zhǔn)裝修或給予租戶(hù)一定的免租期,商務(wù)中心租戶(hù)的特殊服務(wù)性質(zhì)(如前臺(tái)電話(huà)留言服務(wù),每日清掃衛(wèi)生等)。爭(zhēng)取與客戶(hù)直接進(jìn)入實(shí)質(zhì)性談判階段憑借個(gè)人銷(xiāo)售技巧和對(duì)

14、客戶(hù)意向的準(zhǔn)確判斷力,在看房過(guò)程結(jié)束后,應(yīng)盡量爭(zhēng)取到直接與客戶(hù)進(jìn)行實(shí)質(zhì)性談判的階段。這一談判過(guò)程比較切入實(shí)際,且較為保密,應(yīng)邀客戶(hù)在會(huì)議室面談,應(yīng)避免在公共區(qū)域如電梯內(nèi)或前臺(tái)區(qū)域,以免大樓其他租戶(hù)聽(tīng)到后產(chǎn)生不利的影響。若客戶(hù)主動(dòng)提出與我部洽談具體租費(fèi)等實(shí)質(zhì)性租賃問(wèn)題,可見(jiàn)這類(lèi)客戶(hù)已有一定的意向和誠(chéng)意,則應(yīng)熱情邀請(qǐng)其至?xí)h室面談,臨別時(shí)可贈(zèng)送中匯的小禮品來(lái)打動(dòng)對(duì)方。實(shí)質(zhì)性談判的具體內(nèi)容根據(jù)報(bào)價(jià)為客戶(hù)計(jì)算出每月租金和管理費(fèi)及其他可能產(chǎn)生的費(fèi)用(包括電話(huà)租費(fèi),停車(chē)費(fèi));根據(jù)客戶(hù)所代表公司的知名度,在自己的權(quán)利范圍內(nèi),給客戶(hù)一定的租金打折或其他彈性?xún)?yōu)惠租賃條件;向客戶(hù)穿插介紹我司為新入駐租戶(hù)提供的入駐

15、歡迎儀式以吸引其入駐中匯的興趣。來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)接待完畢后的跟進(jìn)工作若客戶(hù)無(wú)明確意向,則不比強(qiáng)推,應(yīng)有禮貌地對(duì)其來(lái)訪(fǎng)表示謝意,對(duì)其司可能入駐中匯表示歡迎,并預(yù)祝雙方合作成功。此外,在對(duì)方未留名片的情況下,應(yīng)抄下對(duì)方的聯(lián)系人姓名,電話(huà)及地址,以便進(jìn)一步跟蹤聯(lián)系;客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)后,不要急于電話(huà)聯(lián)系或貿(mào)然上門(mén)回訪(fǎng)客戶(hù),使之產(chǎn)生反感情緒。而應(yīng)稍待兩三天后,做一次電話(huà)詢(xún)問(wèn)。詢(xún)問(wèn)內(nèi)容不要局限于了解客戶(hù)的租賃意向,而應(yīng)多詢(xún)問(wèn)客戶(hù)的具體要求和想法。在設(shè)身處地為客戶(hù)著想的前提下令其感受到我方的誠(chéng)意;與預(yù)期客戶(hù)的跟蹤過(guò)程短約數(shù)周,長(zhǎng)可達(dá)數(shù)月。這期間可采用電話(huà)聯(lián)系,書(shū)信傳真往來(lái),上門(mén)拜訪(fǎng)等銷(xiāo)售手段逐步深入地推銷(xiāo),從簡(jiǎn)單地推銷(xiāo)發(fā)展

16、向與客戶(hù)做朋友,直至與預(yù)期客戶(hù)正式簽訂租賃合同。即使出于某種原因客戶(hù)最終無(wú)緣與我司簽約,這份感情投資也會(huì)在將來(lái)的營(yíng)銷(xiāo)過(guò)程中得到回報(bào),因?yàn)檫@家客戶(hù)很可能會(huì)將中匯介紹給他的客戶(hù)群;若客戶(hù)明確表示已與其他大樓簽約,則整個(gè)銷(xiāo)售跟蹤暫告一段落。但需向客戶(hù)詢(xún)問(wèn)簽約大樓的名稱(chēng)及其簽約價(jià)格和年限,并作為長(zhǎng)期的候租客戶(hù)名單記錄存檔;若客戶(hù)放棄入駐的障礙主要是租金偏高無(wú)力承受,則應(yīng)坦誠(chéng)詢(xún)問(wèn)其心理價(jià)位,并表示愿意為其向我司總經(jīng)理申請(qǐng),把握好這一最后機(jī)會(huì)爭(zhēng)取其司入駐的可能。注:若來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)無(wú)名片交換甚至不愿留下聯(lián)系電話(huà),則在報(bào)價(jià)及其他租賃條件上要有所保留的對(duì)待,以防其他大樓探聽(tīng)行情的可能。同時(shí),需更加禮貌地將此類(lèi)客戶(hù)“

17、目送”出中匯,或通知監(jiān)控室注意其是否在其他樓層走動(dòng),以避免公司利益受到不必要的損害。中介公司來(lái)訪(fǎng)接待來(lái)訪(fǎng)中匯的中介經(jīng)紀(jì)人,有三種類(lèi)型:與營(yíng)運(yùn)招商部常有業(yè)務(wù)聯(lián)系甚至合作成功的中介朋友;初次來(lái)訪(fǎng)中匯并有一定合作態(tài)度的中介經(jīng)紀(jì)人;意在中匯大廈及內(nèi)部客戶(hù)租賃情況做市場(chǎng)調(diào)查甚至有推銷(xiāo)其他競(jìng)爭(zhēng)大樓企圖的中介經(jīng)紀(jì)人。針對(duì)以上三類(lèi)中介經(jīng)紀(jì)人,營(yíng)運(yùn)招商部銷(xiāo)售人員應(yīng)具備敏銳的識(shí)別能力,通過(guò)在前臺(tái)幾句簡(jiǎn)單的聞?dòng)嵓纯煞智濉R虼?,?duì)以上三類(lèi)人應(yīng)持不同的接待方式和談話(huà)技巧,具體過(guò)程說(shuō)明如下:對(duì)于第一類(lèi)中介經(jīng)紀(jì)人在前臺(tái)區(qū)域互換名片;在前臺(tái)區(qū)域與來(lái)訪(fǎng)者簡(jiǎn)單交談,了解其此番來(lái)訪(fǎng)的主要目的;若來(lái)訪(fǎng)中介人員正好有客戶(hù)需要辦公房,需

18、了解清楚其客戶(hù)所需求的面積、公司的性質(zhì)(跨國(guó)公司、獨(dú)資、合資、私營(yíng)或其他)、大概的業(yè)務(wù)范圍(金融業(yè)、運(yùn)輸業(yè)、通訊業(yè)、貿(mào)易或其他),并根據(jù)中介人員提供的信息,對(duì)這家客戶(hù)的租金承受能力做初步判斷,給予適當(dāng)?shù)膱?bào)價(jià),并觀(guān)察中介人員的反映;根據(jù)中介人員對(duì)報(bào)價(jià)的態(tài)度,適當(dāng)告知我司的諸多彈性條件和租金優(yōu)惠的可能性;帶中介人員實(shí)地看房,并對(duì)房型、朝向、面積、得房率、周?chē)目蛻?hù)群等做簡(jiǎn)單介紹;看房后,將中介人員感興趣的辦公房的報(bào)價(jià)資料和平面圖及中匯大廈的彩色宣傳資料送交中介人員,讓其轉(zhuǎn)交或傳真給其客戶(hù);若對(duì)方無(wú)合適的客戶(hù)源,則無(wú)需帶其看房,只須將空房資料交其備用即可。注意在報(bào)價(jià)上相對(duì)保守些;禮貌地與中介人員告別

19、,并表示希望進(jìn)一步合作聯(lián)系。對(duì)于第二類(lèi)中介經(jīng)紀(jì)人互換名片并了解該中介公司主要承接的業(yè)務(wù)范圍和客戶(hù)群的性質(zhì);聽(tīng)中介人員自我介紹來(lái)訪(fǎng)的意圖和提供的信息;給中介人員中匯大廈宣傳資料以及空房的資料;注意在報(bào)價(jià)上要有所保留。禮貌地與中介人員告別,必要時(shí)通知監(jiān)控室觀(guān)察其人是否直接離開(kāi)中匯,以防個(gè)別有不良企圖的人在其他樓層干擾租戶(hù)。對(duì)于第三類(lèi)中介經(jīng)紀(jì)人互換名片并通過(guò)簡(jiǎn)單的交談,察覺(jué)出來(lái)者的醉翁之意;表示歡迎其介紹客戶(hù)來(lái)中匯看房,但對(duì)于對(duì)方提到的涉及我司租賃內(nèi)密的話(huà)題,可以借口不了解或有禮貌地拒絕回答;僅可以提供一份中匯彩色宣傳資料給來(lái)訪(fǎng)者;務(wù)必親自送來(lái)訪(fǎng)者離開(kāi)中匯大廈大堂,以防其做出對(duì)中匯不利的行為。3.8

20、 合同的簽署工作營(yíng)運(yùn)招商部操作送簽的常規(guī)合同有:租賃合同、電話(huà)線(xiàn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、停車(chē)協(xié)議。具體操作流程如下。3.8.1 租賃合同(ZL-004/005)根據(jù)雙方洽談的租賃條件按照標(biāo)準(zhǔn)合同格式擬定合同文本交客戶(hù)客戶(hù)審核、修改、確認(rèn)合同文本相關(guān)部門(mén)提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)審核確定被修改的合同樣本條款按要求的份數(shù)準(zhǔn)備合同正本交客戶(hù)租賃合同租戶(hù)在簽署合同時(shí)尚未完成注冊(cè)手續(xù)的,須在入駐后的3個(gè)月內(nèi)向租戶(hù)催促這些文件,得到后存入租戶(hù)檔案營(yíng)業(yè)執(zhí)照或者注冊(cè)登記證復(fù)印件稅務(wù)登記證復(fù)印件客戶(hù)簽署蓋章,提供相應(yīng)文件部門(mén)經(jīng)理簽署,填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)合同審核表送審審核并簽意見(jiàn)審計(jì)部財(cái)務(wù)部法務(wù)部合同正本上簽署總經(jīng)理秘書(shū)登記在案,在合同文本上蓋章由客

21、戶(hù)保存的合同文本交給營(yíng)運(yùn)招商部合同文本交客戶(hù)帳務(wù)主管根據(jù)合同準(zhǔn)備付款通知(應(yīng)收款操作流程)財(cái)務(wù)部配合、監(jiān)督協(xié)調(diào)通知物業(yè)管理處有關(guān)的入駐內(nèi)容編制租戶(hù)檔案,合同文本復(fù)印件及相關(guān)資料存入檔案付款通知(ZW-005/006/023)租戶(hù)入駐通知單(ZL-008)與物業(yè)管理處的溝通協(xié)調(diào)審核并簽意見(jiàn)審核并簽意見(jiàn)審核并簽意見(jiàn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理經(jīng)理助理擬定合同;原則:恪守格式合同。根據(jù)雙方洽談的租賃條件按照標(biāo)準(zhǔn)合同格式打印租賃合同樣本若租戶(hù)對(duì)合同條款有異議要求更改的,須得到相關(guān)部門(mén)的審核和確認(rèn)。準(zhǔn)備正式合同;打印正式合同,一般一式四份,送租戶(hù)簽署蓋章,同時(shí)要求租戶(hù)提供如下相關(guān)證明文件。承租人是公司/公司代表處的

22、,須由代表人簽署蓋公司章。附:公司/代表處的營(yíng)業(yè)執(zhí)照/工商行政管理局簽發(fā)的注冊(cè)登記證復(fù)印件。承租人是境外公司或正處于(即將)申辦中的公司/代表處,須由代表人簽署附:代表人身份證或護(hù)照復(fù)印件 公司授權(quán)代表人簽署合同的授權(quán)書(shū) (若代表人為公司負(fù)責(zé)人只需提供其作為負(fù)責(zé)人的證明文件復(fù)印件) 境外公司或代表處之母公司的注冊(cè)文件復(fù)印件 (即所屬?lài)?guó)家簽發(fā)的注冊(cè)登記文件或稅務(wù)登記文件等有效法律文件)承租人是個(gè)人的,須由承租人本人簽署附:承租人身份證或護(hù)照復(fù)印件收到租戶(hù)簽署的合同后,營(yíng)運(yùn)招商部經(jīng)理在合同經(jīng)辦人一欄中簽署,填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)合同審核表,部門(mén)經(jīng)理簽署后依次呈審計(jì)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、總辦審核;總辦簽署下達(dá),我方

23、持有的二份由總辦分別交行政部和財(cái)務(wù)部,二份由租戶(hù)持有的由營(yíng)運(yùn)招商部交租戶(hù)。營(yíng)運(yùn)招商部自行復(fù)印一份存入檔案;營(yíng)運(yùn)招商部副主管根據(jù)租賃合同以及相關(guān)的其他合同如停車(chē)協(xié)議、電話(huà)協(xié)議制作付款通知,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核確認(rèn),財(cái)務(wù)部審核蓋章后送租戶(hù)簽收;營(yíng)運(yùn)招商部經(jīng)理助理制作租戶(hù)檔案,存儲(chǔ)租賃合同及其他相關(guān)合同的復(fù)印件。3.3.1 電話(huà)線(xiàn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議租戶(hù)對(duì)租賃場(chǎng)所內(nèi)設(shè)置或增加電話(huà)線(xiàn)的需求接到租戶(hù)口頭或書(shū)面通知詢(xún)問(wèn)電話(huà)線(xiàn)種類(lèi)和數(shù)量與物業(yè)管理處核對(duì)是否有足夠的線(xiàn)路過(guò)戶(hù)給租戶(hù)物業(yè)管理處對(duì)外來(lái)電話(huà)線(xiàn)的接入費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)租戶(hù)申請(qǐng)電話(huà)線(xiàn)接入中匯大廈書(shū)面通知物業(yè)管理處,移交此客戶(hù)電話(huà)線(xiàn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議租戶(hù)向我司購(gòu)買(mǎi)電話(huà)線(xiàn)部門(mén)經(jīng)理審核審計(jì)部審核

24、并簽署意見(jiàn)財(cái)務(wù)部告知租戶(hù)電話(huà)號(hào)碼,租戶(hù)確認(rèn)從物業(yè)管理處獲取電話(huà)號(hào)碼擬定電話(huà)線(xiàn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議電話(huà)線(xiàn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議一式二份交租戶(hù)租戶(hù)簽字蓋章填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)合同審批表,部門(mén)經(jīng)理簽字法務(wù)部審核并簽署意見(jiàn)審核并簽署意見(jiàn)完成電話(huà)線(xiàn)過(guò)戶(hù)手續(xù)審核并在合同代表人一欄中簽字副總經(jīng)理蓋XXXX公司章總經(jīng)理秘書(shū)二份合同原件一份交行政部存檔,一份由營(yíng)運(yùn)招商部交租戶(hù)復(fù)印電話(huà)線(xiàn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議2份,1份交物業(yè)管理處,1份留存檔案物業(yè)管理處打印致電信局的過(guò)戶(hù)通知交營(yíng)運(yùn)招商部過(guò)戶(hù)通知交租戶(hù)蓋章過(guò)戶(hù)通知交總經(jīng)理秘書(shū)附電話(huà)線(xiàn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議復(fù)印件蓋XXXX公司章物業(yè)管理處負(fù)責(zé)把過(guò)戶(hù)通知送達(dá)電信局帳務(wù)主管開(kāi)具付款通知給租戶(hù),計(jì)入本月應(yīng)收款表(應(yīng)收款操作流程)總經(jīng)理秘

25、書(shū)總經(jīng)理秘書(shū)在接到租戶(hù)有關(guān)向我司申請(qǐng)轉(zhuǎn)讓電話(huà)線(xiàn)的書(shū)面或口頭要求時(shí),應(yīng)問(wèn)清所要求的電話(huà)線(xiàn)種類(lèi)及數(shù)量,回復(fù)對(duì)方一小時(shí)內(nèi)給予答復(fù);根據(jù)所記項(xiàng)目,營(yíng)運(yùn)招商部人員應(yīng)先致電物業(yè)管理處詢(xún)問(wèn)是否有足夠的線(xiàn)路提供給對(duì)方,若管理處有線(xiàn)路可滿(mǎn)足,條件成熟,問(wèn)清電話(huà)號(hào)碼;致電租戶(hù),告知電話(huà)號(hào)碼和轉(zhuǎn)讓條件,擬定電話(huà)線(xiàn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議交租戶(hù)簽署,合同一式二份;收到租戶(hù)簽署的合同后,營(yíng)運(yùn)招商部具體經(jīng)辦人在合同經(jīng)辦人一欄中簽署,填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)合同審核表,部門(mén)經(jīng)理簽署后依次呈審計(jì)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部;總辦簽署下達(dá),一份由營(yíng)運(yùn)招商部交租戶(hù)簽收,一份由總辦交行政部保存,營(yíng)運(yùn)招商復(fù)印一份存檔;收到簽署生效的合同之當(dāng)日,營(yíng)運(yùn)招商部收款員根據(jù)合同條款制

26、作付款通知,送租戶(hù)簽收;營(yíng)運(yùn)招商部書(shū)面通知物業(yè)管理處安排人員安裝電話(huà)。3.4.1 停車(chē)協(xié)議租戶(hù)對(duì)車(chē)位需求接到口頭或書(shū)面通知向物業(yè)管理處了解車(chē)位空置情況詢(xún)問(wèn)車(chē)輛類(lèi)型和數(shù)量介紹車(chē)位租金、保證金和日常管理辦法相關(guān)部門(mén)提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)審計(jì)部打印停車(chē)協(xié)議一式二份租戶(hù)確認(rèn)租賃意向車(chē)輛車(chē)型、車(chē)牌號(hào)座經(jīng)理助理填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)合同審核表,部門(mén)經(jīng)理簽字租戶(hù)簽署蓋章擬定停車(chē)協(xié)議租戶(hù)審核副總經(jīng)理部門(mén)經(jīng)理審核,在經(jīng)辦人簽字審核確認(rèn)停車(chē)協(xié)議(ZL-006)經(jīng)濟(jì)合同審核表審核并簽署意見(jiàn)審核并簽署意見(jiàn)財(cái)務(wù)部審核并簽署意見(jiàn)法務(wù)部在經(jīng)濟(jì)合同審核表上簽字;在停車(chē)協(xié)議上簽字副總經(jīng)理按照應(yīng)收款操作流程蓋XXXX公司章總經(jīng)理秘書(shū)二份合同原件一份交行

27、政部 一份由營(yíng)運(yùn)招商部交租戶(hù)總經(jīng)理秘書(shū)帳務(wù)主管開(kāi)具付款通知交租戶(hù),并計(jì)入本月應(yīng)收款表復(fù)印停車(chē)協(xié)議二份,一份交物業(yè)管理處,一份留存租戶(hù)檔案填具停車(chē)通知附停車(chē)協(xié)議交物業(yè)管理處簽收配合物業(yè)管理處協(xié)調(diào)租戶(hù)的停車(chē)事宜付款通知(ZW-005)應(yīng)收款表(ZW-001)停車(chē)通知(ZL-011)在接到租戶(hù)要求租用停車(chē)位的書(shū)面或口頭要求時(shí),告知租賃條件,同時(shí)問(wèn)訊租戶(hù)要求停泊車(chē)輛類(lèi)型和數(shù)量,回復(fù)對(duì)方一小時(shí)內(nèi)給予答復(fù);(由于中匯大廈停車(chē)場(chǎng)的限制,必務(wù)問(wèn)清租戶(hù)車(chē)輛類(lèi)型)根據(jù)所記項(xiàng)目,營(yíng)運(yùn)招商部人員致電物業(yè)管理處詢(xún)問(wèn)是否有空余的車(chē)位滿(mǎn)足租戶(hù)的要求;在得到管理處的確認(rèn)后致電租戶(hù),告知詳情以及重復(fù)租賃條件。介紹中匯大廈停車(chē)管

28、理辦法時(shí),需恰當(dāng)?shù)叵蜃鈶?hù)解釋?zhuān)捎谥袇R大廈停車(chē)場(chǎng)車(chē)位的限制所租車(chē)位均非固定車(chē)位,停車(chē)需受物業(yè)管理處的統(tǒng)一安排。問(wèn)清停泊車(chē)輛的牌照號(hào)碼,擬定停車(chē)協(xié)議(ZL-006)一式二份,交租戶(hù)簽署,同時(shí)請(qǐng)租戶(hù)提供車(chē)輛行駛證復(fù)印件;收到租戶(hù)簽署的合同后,營(yíng)運(yùn)招商部具體經(jīng)辦人在合同經(jīng)辦人一欄中簽署,填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)合同審核表,部門(mén)經(jīng)理簽署后依次呈審計(jì)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部;總辦簽署下達(dá),一份由營(yíng)運(yùn)招商部交租戶(hù)簽收,一份由總辦交行政部保存,營(yíng)運(yùn)招商復(fù)印一份存檔;收到簽署生效的合同當(dāng)日,營(yíng)運(yùn)招商部收款員根據(jù)合同條款制作付款通知,送租戶(hù)簽收;收到簽署生效的合同當(dāng)日,營(yíng)運(yùn)招商部書(shū)面通知物業(yè)管理處租賃期限,車(chē)輛類(lèi)型、牌照號(hào)碼等信息,

29、由物業(yè)管理處與租戶(hù)辦理相關(guān)手續(xù)。3.5 租戶(hù)的入駐/退租手續(xù)3.5.1 新租戶(hù)入駐中匯大廈步驟流程圖租賃合同簽署完畢經(jīng)理助理填寫(xiě)租戶(hù)入駐通知單租戶(hù)入駐通知單(ZL-008)復(fù)印件存檔案(備忘錄)簽發(fā)至物業(yè)管理處部門(mén)經(jīng)理審核簽署協(xié)助辦理入駐手續(xù),租戶(hù)搬遷日贈(zèng)送鮮花并拜訪(fǎng)補(bǔ)充說(shuō)明:租戶(hù)入駐通知單(ZL-008)中應(yīng)詳細(xì)描述管理處交房給租戶(hù)的狀態(tài),必要時(shí)附上租賃合同中有關(guān)交房標(biāo)準(zhǔn)的附件復(fù)印件給物業(yè)管理處作為標(biāo)準(zhǔn)。3.5.2 租戶(hù)退租中匯大廈步驟流程圖租戶(hù)于租期前三個(gè)月書(shū)面通知退租事宜經(jīng)理助理填寫(xiě)租戶(hù)退租通知單租戶(hù)退租通知單(ZL-009)部門(mén)經(jīng)理審核簽署簽發(fā)至物業(yè)管理處抄送財(cái)務(wù)部復(fù)印件存檔案(備忘錄

30、)與物業(yè)管理處確認(rèn)退租手續(xù)完畢與財(cái)務(wù)部確認(rèn)應(yīng)付款已付清租戶(hù)搬出租賃場(chǎng)所辦理退保證金手續(xù)完成退租經(jīng)理助理補(bǔ)充說(shuō)明:租戶(hù)退租通知單(ZL-009)中應(yīng)明確租戶(hù)到期交還租賃場(chǎng)所的交房標(biāo)準(zhǔn)作為管理處收回辦公室的驗(yàn)收依據(jù),必要時(shí)附上租賃合同中有關(guān)交房標(biāo)準(zhǔn)的附件復(fù)印件給物業(yè)管理處作為標(biāo)準(zhǔn)。3.5.3 商務(wù)中心租戶(hù)入駐操作流程租戶(hù)名稱(chēng)(中、英文)租賃日期、租賃場(chǎng)所數(shù)據(jù)線(xiàn)的租用資料租戶(hù)負(fù)責(zé)人的姓名聯(lián)絡(luò)方及有關(guān)特殊要求家具布置要求客服主管與經(jīng)理助理核對(duì)入駐信息書(shū)面通知物業(yè)管理處安裝電話(huà)線(xiàn)安裝日期加入寬頻網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的電腦臺(tái)數(shù)通知網(wǎng)絡(luò)管理人員開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安裝日期電話(huà)線(xiàn)種類(lèi)、數(shù)量和號(hào)碼入駐資料準(zhǔn)備鑰匙準(zhǔn)備租戶(hù)入駐自查經(jīng)

31、理助理或部門(mén)經(jīng)理檢查與帳務(wù)副主管查詢(xún)前期費(fèi)用是否到帳帶客戶(hù)參觀(guān)并詳細(xì)介紹商務(wù)中心公共設(shè)施,介紹商務(wù)中心員工客服主管試用鑰匙,告知鑰匙管理的規(guī)定帶領(lǐng)客戶(hù)進(jìn)入辦公房,呈入駐資料介紹電話(huà)機(jī)的使用方法介紹商務(wù)中心規(guī)章制度詢(xún)問(wèn)客戶(hù)有否問(wèn)題并給予解答租戶(hù)公司銘牌制作計(jì)入每日服務(wù)記錄待租戶(hù)簽署確認(rèn)檢查入駐前的準(zhǔn)備工作通知管理處移動(dòng)家具事宜具體日期時(shí)間家具數(shù)量房門(mén)鑰匙家具鑰匙大堂銘牌,書(shū)面通知物業(yè)管理處商務(wù)中心銘牌,聯(lián)系供應(yīng)商部門(mén)經(jīng)理或經(jīng)理助理把租戶(hù)代表人介紹給客服主管核對(duì)家具、數(shù)量和狀況一個(gè)工作日內(nèi)向租戶(hù)收回填好的資料輸入資料,存入租戶(hù)檔案經(jīng)理助理通知帳務(wù)主管有關(guān)收款事宜以及客服主管有關(guān)入駐事宜租賃合同簽署

32、完畢租戶(hù)信息表(KF-001)每日服務(wù)記錄表(KF-011)歡迎入駐函(KF-003)綜合信息(KF-004)電腦維護(hù)計(jì)劃(KF-005)寬頻服務(wù)接入通知(KF006)家具清單(KF-007)員工登記表(KF-008)客服主管客服主管客服主管客服主管客服主管客服主管電腦維護(hù)計(jì)劃(KF-005)家具清單(KF-007)員工登記表(KF-08)補(bǔ)充說(shuō)明:銘牌制作需要先得到租戶(hù)對(duì)公司名稱(chēng)的確認(rèn)以及提供公司標(biāo)志LOGO。鑰匙準(zhǔn)備,常規(guī)大門(mén)鑰匙、家具鑰匙均各一把,以后根據(jù)租戶(hù)要求,商務(wù)中心規(guī)定再給予提供。辦公房家具的配備一般按標(biāo)準(zhǔn)提供,租戶(hù)增加辦公家具應(yīng)相應(yīng)收費(fèi),除非在租賃中談到中已定或經(jīng)理準(zhǔn)批。3.5

33、.4 商務(wù)中心租戶(hù)退租操作流程經(jīng)理指令有關(guān)租戶(hù)到期日期客服主管與租戶(hù)代表持家具清單檢查核實(shí)家具配置查核房?jī)?nèi)裝修收集所有房間和辦公家具鑰匙家具清單(KF-07)帳務(wù)主管與租戶(hù)代表核對(duì)所有應(yīng)付款,租戶(hù)代表簽字確認(rèn)對(duì)家具、設(shè)備、鑰匙進(jìn)行查核,若有損壞遺失情況按標(biāo)準(zhǔn)向租戶(hù)提出賠償費(fèi)用書(shū)面通知物業(yè)管理處于退租日之次日拆除所有電話(huà)線(xiàn)與租戶(hù)確定剩余應(yīng)付款的付款方式和保證金的退還方式客服主管記錄租戶(hù)搬遷后的聯(lián)絡(luò)方式并告知前臺(tái)賠償費(fèi)用計(jì)入每日服務(wù)記錄,租戶(hù)代表簽字確認(rèn)統(tǒng)計(jì)搬遷物品,開(kāi)具出門(mén)單給租戶(hù)租戶(hù)退租搬離房?jī)?nèi)布置恢復(fù)到標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)通知IT客戶(hù)服務(wù)于退租日之次日切斷網(wǎng)絡(luò)服務(wù)收回網(wǎng)絡(luò)線(xiàn)變動(dòng)門(mén)禁密碼,并以書(shū)面及電子郵

34、件形式向所有租戶(hù)發(fā)送更換密碼的通知安排清潔工打掃房間通知管理處修復(fù)房?jī)?nèi)壞損部分以及對(duì)房?jī)?nèi)設(shè)施進(jìn)行翻修處理每日服務(wù)記錄(KF-011)帳務(wù)主管客服主管出門(mén)單(KF-009)書(shū)面通知客服主管客服主管客服主管退租前,客服主管會(huì)同租戶(hù)代表根據(jù)“家具清單”將租用給他們的所有家具進(jìn)行檢查、核實(shí)。若有損壞遺失視情況賠償處理;由財(cái)務(wù)主管與租戶(hù)代表核對(duì)所有應(yīng)付清的費(fèi)用以及與客戶(hù)討論付費(fèi)和返押金的方式;收齊所有家具和房門(mén)鑰匙,在核對(duì)鑰匙時(shí)須詢(xún)問(wèn)客戶(hù)是否自己配過(guò)鑰匙,一并收回;查看房?jī)?nèi)裝修是否有損,如有則告知可能的賠償費(fèi)用;賠償費(fèi)用依據(jù)商務(wù)中心服務(wù)費(fèi)一覽表(KF-002)和物業(yè)管理處的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。請(qǐng)客戶(hù)留下即將搬遷的

35、地址及電話(huà)、傳真、聯(lián)系人以便有事聯(lián)系;在確認(rèn)客戶(hù)退租后,要提前通知管理處,及時(shí)撤除該公司所有電話(huà)線(xiàn),以防再發(fā)生電話(huà)費(fèi)用;通知網(wǎng)管切斷寬頻網(wǎng)絡(luò)并收回網(wǎng)絡(luò)線(xiàn)??蛻?hù)搬遷后,需改動(dòng)密碼,并以書(shū)面及電子郵件的形式向所有租戶(hù)發(fā)出更換密碼的通知;退租后,通知清潔工打掃房間。若裝修設(shè)施有損通知管理處予以修復(fù)。房間布置須恢復(fù)到原有的供參觀(guān)狀態(tài)。3.7 租戶(hù)的續(xù)租/擴(kuò)租3.7.1 租戶(hù)的續(xù)租書(shū)面通知予以提醒并告知續(xù)租條件續(xù)租條件洽淡租賃合同條款之租賃期限簽發(fā)租戶(hù)退租通知單(ZL-009)給物業(yè)管理處簽署租賃合同租賃合同租戶(hù)書(shū)面通知租期到期后不再續(xù)租退租手續(xù)簽發(fā)租戶(hù)續(xù)租通知單(ZL-010)給物業(yè)管理處租戶(hù)續(xù)租通知

36、單(ZL-010)租戶(hù)退租通知單(ZL-009)大廈租戶(hù)租期到期前四個(gè)月之前,商務(wù)中心租戶(hù)在租期到期前二個(gè)月之前,營(yíng)運(yùn)招商部書(shū)面通知租戶(hù)有關(guān)租期到期事宜,著手聯(lián)絡(luò)續(xù)租問(wèn)題;根據(jù)市場(chǎng)狀況、租賃單位的具體情況,在續(xù)租談判中有關(guān)續(xù)租條件給租戶(hù)一個(gè)客觀(guān)的報(bào)價(jià)。在談判過(guò)程中要善于發(fā)覺(jué)客人的意圖、想法及目的,以便續(xù)租工作的順利開(kāi)展;續(xù)租順利則及時(shí)與租戶(hù)簽訂續(xù)租合同。有關(guān)續(xù)租合同的簽訂過(guò)程可參照租賃合同訂立過(guò)程。3.7.2 租戶(hù)的擴(kuò)租在日常工作中應(yīng)十分留意租戶(hù)的動(dòng)向,特別有關(guān)租賃事宜。若發(fā)現(xiàn)租戶(hù)有擴(kuò)租意向應(yīng)主動(dòng)及時(shí)聯(lián)系,根據(jù)租戶(hù)提供的信息(主要是面積),給予適當(dāng)?shù)男畔⒑桶才?。尚未到期的租?hù),若急于擴(kuò)租,并不

37、十分在意是否同一樓層。但若有同層次的空房,應(yīng)優(yōu)先提供。報(bào)價(jià)方面基本按照其以前合同的基價(jià)以及現(xiàn)中匯大廈辦公樓的報(bào)價(jià)和市場(chǎng)因素綜合考慮。若租戶(hù)是擴(kuò)租與續(xù)租一同考慮的話(huà),是否同一樓層即顯得十分重要。此時(shí)應(yīng)根據(jù)客戶(hù)的具體要求給予盡量滿(mǎn)足,否則就容易失去一個(gè)好的客戶(hù)。擴(kuò)租談判過(guò)程中價(jià)格及位置是一個(gè)很重要的因素,但利用平時(shí)工作積累的感情去打動(dòng)客戶(hù)也是一個(gè)致勝的法寶。在談判過(guò)程中,應(yīng)適時(shí)掌握進(jìn)攻、聯(lián)絡(luò)的銷(xiāo)售步驟,特別注意對(duì)其行政主管或負(fù)責(zé)人的跟蹤。擴(kuò)租談判成功,應(yīng)盡快安排簽訂租賃合同,有關(guān)過(guò)程可參照租賃合同訂立過(guò)程。3.8. 應(yīng)收款3.8.1 大廈租戶(hù)應(yīng)收款操作流程每月15日左右制作中匯大廈租戶(hù)本月應(yīng)收款表

38、(ZW-001)及各服務(wù)費(fèi)統(tǒng)計(jì)表(ZW-026)部門(mén)經(jīng)理審核簽署復(fù)印3份,1份送財(cái)務(wù)部,1份留存檔案,1份以備銷(xiāo)賬用。審核確認(rèn)每月18日制作各租戶(hù)的付款通知財(cái)務(wù)部中匯大廈租戶(hù)本月應(yīng)收款表(ZW-001)電費(fèi)電信費(fèi)統(tǒng)計(jì)表(ZW-002)清潔費(fèi)統(tǒng)計(jì)表(ZW-025)維修費(fèi)勞務(wù)費(fèi)統(tǒng)計(jì)表(ZW-004)付款通知(ZW-005/006)次月租賃表物業(yè)管理處的上月各租戶(hù)電費(fèi)、水費(fèi)、電話(huà)費(fèi)、服務(wù)費(fèi)等明細(xì)表。審核確認(rèn)部門(mén)經(jīng)理付款通知付款通知簽收本審核無(wú)誤后在每份通知上蓋XXXX或錦友的財(cái)務(wù)部印章復(fù)印1份,原件送租戶(hù),復(fù)印件用于檔案留存。財(cái)務(wù)部每月20日,帳務(wù)主管把付款通知送其每租戶(hù),租戶(hù)簽收。收到每筆應(yīng)收款,

39、財(cái)務(wù)部開(kāi)具發(fā)票、收據(jù)交帳務(wù)主管;帳務(wù)主管送達(dá)租戶(hù)簽收,同時(shí)在應(yīng)收款表上記號(hào)銷(xiāo)賬。次月8日制作大廈未付款一覽表,打印2份次月1-8日每日與財(cái)務(wù)核對(duì)應(yīng)收款到帳情況。核對(duì)確認(rèn)報(bào)部門(mén)經(jīng)理制作催款通知限定最后付款日期。簽收本發(fā)票、收據(jù)中匯大廈租戶(hù)應(yīng)收款表大廈租戶(hù)未付款一覽表(ZW-002)催款通知(ZW-024)財(cái)務(wù)部審核確認(rèn)部門(mén)經(jīng)理發(fā)票收據(jù)催款通知簽收本大廈租戶(hù)應(yīng)收款表審核確認(rèn)在每份催款通知上蓋XXXX或錦友的財(cái)務(wù)部印章復(fù)印一份,每月10日原件交租戶(hù),復(fù)印件留存檔案財(cái)務(wù)部開(kāi)具相應(yīng)票據(jù)交帳務(wù)主管帳務(wù)主管把票據(jù)送達(dá)租戶(hù),在大廈租戶(hù)應(yīng)收款表上銷(xiāo)賬查核到帳財(cái)務(wù)部帳務(wù)主管與財(cái)務(wù)部密切溝通有關(guān)催款后的應(yīng)收款到帳狀

40、況。最后付款日之次日,整理尚未到帳的租戶(hù)清單明細(xì)表報(bào)財(cái)務(wù)部和營(yíng)運(yùn)招商部經(jīng)理按合同條款計(jì)遲延履行金上報(bào)總辦擬致租戶(hù)的通知函告知其違約和我司的措施。通知函補(bǔ)充說(shuō)明:所有給租戶(hù)的付款通知、催款通知及票據(jù)都必須讓租戶(hù)在簽收本上簽收,若無(wú)法直接送達(dá)租戶(hù)可通過(guò)寄掛號(hào)信的方式并保留掛號(hào)信的編號(hào),以便查詢(xún)。由于各租戶(hù)合同條款不一致,如延遲履行金的付款、人民幣與美金的匯率指定、最后付款日期等,因此應(yīng)收款表、付款通知、催款通知的制作必須嚴(yán)格遵循合同條款。若租戶(hù)以支票或現(xiàn)金方式支付款項(xiàng)時(shí),尤其是現(xiàn)金方式,讓租戶(hù)直接付至我司財(cái)務(wù)部。若無(wú)法推脫地收下租戶(hù)的支票應(yīng)記錄支票號(hào)碼讓財(cái)務(wù)簽收。有其個(gè)別租戶(hù)在發(fā)放付款通知時(shí)須帶上

41、發(fā)票、收據(jù),并讓租戶(hù)簽收。3.8.2 商務(wù)中心租戶(hù)應(yīng)收款操作流程依據(jù)商務(wù)中心次月租賃表每月25日部門(mén)經(jīng)理審核簽署確認(rèn)各復(fù)印2份,原稿至財(cái)務(wù)部,1份復(fù)印件留存檔案,另一份以備銷(xiāo)賬用每月24日制作上一月的商務(wù)中心服務(wù)費(fèi)表與IT客戶(hù)服務(wù)核對(duì)月度網(wǎng)絡(luò)線(xiàn)租金表(ZW-011)前臺(tái)根據(jù)服務(wù)費(fèi)日記賬統(tǒng)計(jì)的各租戶(hù)的月服務(wù)費(fèi)(ZW-012)根據(jù)程控交換機(jī)計(jì)費(fèi)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)各租戶(hù)分機(jī)話(huà)費(fèi)(ZW-019/20)根據(jù)物業(yè)管理處提供的電信帳率統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)各租戶(hù)的直線(xiàn)話(huà)費(fèi)(ZW-018/22)前臺(tái)統(tǒng)計(jì)的租戶(hù)、月度飲料費(fèi)、郵票費(fèi)、快遞費(fèi)(ZW-013/014/015/016/017)25日制作各租戶(hù)的付款通知商務(wù)中心服務(wù)費(fèi)表(ZW-

42、009)商務(wù)中心次月租金應(yīng)收款表(ZW-008)上月服務(wù)費(fèi)表(ZW-009)付款通知(ZW-023)服務(wù)費(fèi)明細(xì)(ZW-012)商務(wù)中心次月租賃表商務(wù)中心次月租金應(yīng)收款表(ZW-008)每月23日制作次月的商務(wù)中心月度租金應(yīng)收款表(ZW-007)審核服務(wù)費(fèi)清單附在付款通知之后,每戶(hù)一份整理清晰總辦在每付款通知上蓋公司圓形(英文)藍(lán)印章復(fù)印一份,原件于27日左右送至租戶(hù)簽收,復(fù)印件存檔前臺(tái)文員打印各租戶(hù)上月服務(wù)費(fèi)清單財(cái)務(wù)部應(yīng)收款到帳,財(cái)務(wù)部開(kāi)具發(fā)票/收據(jù),帳務(wù)主管送達(dá)租戶(hù)簽收核對(duì)確認(rèn)復(fù)印二份,原稿交財(cái)務(wù)部,1份復(fù)印件留存檔案,另1份復(fù)印件自備用于銷(xiāo)賬財(cái)務(wù)部報(bào)部門(mén)經(jīng)理發(fā)出付款通知后的第7個(gè)工作日,制

43、作商務(wù)中心租戶(hù)未付款一覽表與財(cái)務(wù)部核對(duì)到帳情況付款通知簽收本發(fā)票 / 收據(jù)簽收本商務(wù)中心租戶(hù)未付款一覽表(ZW-010)經(jīng)理審核簽署簽發(fā)部門(mén)經(jīng)理制作打印催款通知明確最后付款日期催款通知(ZW-024)審核確認(rèn)在催款通知上蓋XXXX財(cái)務(wù)部印章復(fù)印一份,原稿于付款通知發(fā)出后第8個(gè)工作日發(fā)至租戶(hù)簽收,復(fù)印件存檔案收到款,財(cái)務(wù)部開(kāi)具相應(yīng)票據(jù)與財(cái)務(wù)部核對(duì)催款后的應(yīng)收款到帳情況。帳務(wù)主管送達(dá)租戶(hù),請(qǐng)租戶(hù)在簽收本上簽收,同時(shí)在未付款一覽表上記號(hào)銷(xiāo)賬擬出租戶(hù)的未付款函告知其違約行為以及和我司的措施。截止至催款通知明確的最后付款日之次日把尚未到帳的租戶(hù)清單明細(xì)報(bào)營(yíng)運(yùn)部門(mén)經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理按合同條款計(jì)遲延履行金,上

44、報(bào)總辦審核確認(rèn)財(cái)務(wù)部催款通知簽收本發(fā)票收據(jù)簽收本未付款一覽表補(bǔ)充說(shuō)明:所有給租戶(hù)的付款通知、催款通知及票據(jù)都必須讓租戶(hù)在簽收本上簽收,若無(wú)法直接送達(dá)租戶(hù)可通過(guò)寄掛號(hào)信的方式并保留掛號(hào)信的編號(hào),以便查詢(xún)。由于各租戶(hù)合同條款不一致,如延遲履行金的付款、人民幣與美金的匯率指定、最后付款日期等,因此應(yīng)收款表、付款通知、催款通知的制作如須嚴(yán)格遵循合同條款。若租戶(hù)以支票或現(xiàn)金方式支付款項(xiàng)時(shí),尤其是現(xiàn)金方式,讓租戶(hù)直接付至我司財(cái)務(wù)部。若無(wú)法推脫地收下租戶(hù)的支票應(yīng)記錄支票號(hào)碼讓財(cái)務(wù)簽收。3.9 大廈客戶(hù)服務(wù)3.9.1 租戶(hù)定期拜訪(fǎng)每月最后一個(gè)工作日,營(yíng)運(yùn)招商部客服主管協(xié)同經(jīng)理助理拜訪(fǎng)大廈租戶(hù),聽(tīng)取意見(jiàn)提供大廈

45、物業(yè)管理的信息。拜訪(fǎng)后匯總信息報(bào)部門(mén)經(jīng)理同時(shí)反饋至物業(yè)管理處,物業(yè)管理處整改后,由營(yíng)運(yùn)招商部再次回訪(fǎng)。3.9.2 中匯大廈客戶(hù)VIP服務(wù)VIP服務(wù)是中匯大廈對(duì)內(nèi)部客戶(hù)一種特色服務(wù),針對(duì)大廈內(nèi)部客戶(hù)的貴賓(包括總部董事長(zhǎng)、董事、總經(jīng)理等高層人士)到訪(fǎng)中匯大廈所享受的熱情禮遇。它包括下列過(guò)程:在中匯大堂或大門(mén)入口布置歡迎牌、歡迎橫幅及來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)國(guó)旗;鮮花布置?;旧鲜撬呐琛#?盆在大堂歡迎牌左右,2盆在客戶(hù)辦公區(qū)域門(mén)口);專(zhuān)用電梯1-2部,并在大堂至電梯口經(jīng)過(guò)處鋪設(shè)紅地毯;中匯大廈高級(jí)管理人員在大門(mén)迎接。具體實(shí)施過(guò)程如下:營(yíng)運(yùn)部人員接到客戶(hù)電話(huà)要求中匯大廈提供VIP服務(wù)時(shí),須請(qǐng)客戶(hù)以書(shū)面形式要求,特

46、別是對(duì)服務(wù)的具體要求、具體事件及來(lái)訪(fǎng)貴賓的姓名及職位清晰了解。特別注意杜絕歡迎牌上的差錯(cuò)。根據(jù)客戶(hù)的書(shū)面具體要求,安排有關(guān)綠化、歡迎牌等事宜書(shū)面通知管理處。在迎賓的當(dāng)天,應(yīng)安排客戶(hù)實(shí)地檢查,以便及時(shí)修正不妥之處,直至客戶(hù)的確認(rèn)。貴賓到訪(fǎng)之前,應(yīng)把中匯貴賓簽到簿交之客戶(hù)有關(guān)負(fù)責(zé)人士手中,以供來(lái)訪(fǎng)貴賓簽字留念。VIP服務(wù)圓滿(mǎn)完成后,將有關(guān)的書(shū)信來(lái)往及文件整理成檔。3.3 商務(wù)中心服務(wù)工作3.8.1 前臺(tái)服務(wù)1. 接聽(tīng)電話(huà)和留言電話(huà)鈴響三聲內(nèi)接起電話(huà)問(wèn)候語(yǔ): Good Morning/Good Afternoon, May I help you?您好!聽(tīng)清轉(zhuǎn)接對(duì)象或分機(jī)號(hào)或公司名稱(chēng)詢(xún)問(wèn)對(duì)方姓名、公司

47、名稱(chēng)予以轉(zhuǎn)接有人接聽(tīng)分機(jī)占線(xiàn)或無(wú)人接聽(tīng)切回電話(huà)告知分機(jī)占線(xiàn)或無(wú)人接聽(tīng),詢(xún)問(wèn)是否需要留言重復(fù)對(duì)方姓名、公司名稱(chēng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范記錄留言?xún)?nèi)容和留言時(shí)間留言條(KF-010)問(wèn)候語(yǔ):Good morning/Good afternoon, May I help you?聽(tīng)清轉(zhuǎn)接對(duì)象或分機(jī)號(hào)碼。Transfer,等有人接再轉(zhuǎn)接,然后掛機(jī)。當(dāng)所要轉(zhuǎn)接的分機(jī)占線(xiàn)或客戶(hù)外出,問(wèn)明來(lái)電人是否有需要,為客戶(hù)留言。留言時(shí)首先要記錄下所要找的客戶(hù)的公司名稱(chēng)、房號(hào)和姓名、對(duì)方的姓名、公司名稱(chēng)、聯(lián)絡(luò)的電話(huà)、時(shí)間、并簽上自己的姓名。當(dāng)客戶(hù)外出回來(lái)時(shí)及時(shí)交給他。如該客戶(hù)出差在外多日,可把留言轉(zhuǎn)交給其公司的其他人,以免有緊急問(wèn)題可

48、及時(shí)解決。2. 收發(fā)快件與郵寄a) 發(fā)快件登記信息包括日期、租戶(hù)名稱(chēng)、快件種類(lèi)、送達(dá)地點(diǎn)寫(xiě)明快遞編號(hào)前臺(tái)文員收到客戶(hù)交發(fā)的快件前臺(tái)人員在每日服務(wù)記錄Daily Job Sheet和外發(fā)快遞記錄Out Going Courier上登記快遞信息,經(jīng)辦人簽字每日服務(wù)記錄(KF-011)外發(fā)快遞記錄(KF-012)打電話(huà)通知快遞來(lái)取快件快遞件時(shí)留下底單,并在底單上登記公司名稱(chēng)、快遞類(lèi)別當(dāng)日工作結(jié)束前,在電子文檔月度租戶(hù)服務(wù)明細(xì)表內(nèi)填入當(dāng)日快遞服務(wù)的內(nèi)容補(bǔ)充快遞服務(wù)費(fèi)金額客戶(hù)交發(fā)快件到前臺(tái)時(shí),要在每日服務(wù)記錄Daily Job Sheet和外發(fā)快遞記錄Out Going Courier上登記下日期、公司簡(jiǎn)稱(chēng)、快件種類(lèi)、地點(diǎn)并準(zhǔn)確記錄下快件編號(hào),經(jīng)手人簽字。打電話(huà)通知快遞公司來(lái)取件,留下底單,并在上登記公司名稱(chēng)、快遞類(lèi)別(市內(nèi)快遞、EMS、DHL或其他)。b) 收快件前臺(tái)收到快遞公司送來(lái)的快件,看清收件的對(duì)象、公司名稱(chēng),再簽收快件在快遞收件記錄上登記信息,注明是否包裹,并在經(jīng)辦人一欄內(nèi)簽字盡快把快件送交客戶(hù),讓客戶(hù)在收付清單Incoming Courier List上簽收登記快件信息包括收件日期、時(shí)間、租戶(hù)簡(jiǎn)稱(chēng)、快件種類(lèi)、快件編號(hào)收件記錄(KF-013)快遞公司送來(lái)快件,先簽收,然后在快遞收件記錄Incoming Courier List登記日期、收件時(shí)間、公司、簡(jiǎn)稱(chēng)、快件種類(lèi)、快件

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