醫(yī)藥公司采購(gòu)部工作流程

1、一、購(gòu)進(jìn)單傳遞流程規(guī)定1、 購(gòu)進(jìn)單據(jù)包括采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)?fù)嘶?、采?gòu)?fù)搜a(bǔ)價(jià)單，購(gòu)貨發(fā)票及相關(guān)附件。2、 傳遞方向1） 驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室傳遞入庫(kù)單、倉(cāng)庫(kù)傳遞采購(gòu)?fù)嘶貑沃敛少?gòu)部（紅聯(lián)、藍(lán)聯(lián)），由采購(gòu)內(nèi)勤接收2） 驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室傳遞入庫(kù)單、倉(cāng)庫(kù)傳遞采購(gòu)?fù)嘶貑蝹鬟f至財(cái)務(wù)部（綠聯(lián)），由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)庫(kù)存商品管理的會(huì)計(jì)接收。3） 采購(gòu)部傳遞至財(cái)務(wù)部（入庫(kù)單必須連同對(duì)應(yīng)的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票。退貨單必須連同對(duì)應(yīng)的采購(gòu)?fù)顺錾暾?qǐng)單，且退貨單必須由采購(gòu)部經(jīng)理簽字，當(dāng)月內(nèi)所有退貨的無(wú)論有無(wú)對(duì)應(yīng)發(fā)票，退貨單連同對(duì)應(yīng)的采購(gòu)?fù)顺錾暾?qǐng)單都傳），由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的會(huì)計(jì)接收，上述要素不齊者，財(cái)務(wù)拒收。3、 傳遞時(shí)間1） 驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室、倉(cāng)庫(kù)傳遞至采購(gòu)部的時(shí)

2、間：每日下午5：00前，將單據(jù)傳遞至采購(gòu)部。2） 驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室、倉(cāng)庫(kù)傳遞綠聯(lián)至財(cái)務(wù)部時(shí)間：次月1日上午10:00前。3） 采購(gòu)部傳遞至財(cái)務(wù)時(shí)間：每周六下午5：00前，月末無(wú)論星期幾，都必須傳遞。4、 傳遞要求1） 驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室、倉(cāng)庫(kù)向外傳出的所有驗(yàn)收入庫(kù)單據(jù)，都必須經(jīng)庫(kù)管員簽字。驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室、倉(cāng)庫(kù)傳向財(cái)務(wù)的綠聯(lián)，按入庫(kù)單先后順序，每50頁(yè)裝訂成一冊(cè)，并封好封皮。月末剩余不足50份的，封為一本。2） 采購(gòu)部向財(cái)務(wù)傳遞紅聯(lián)，在傳遞時(shí)，必須連同對(duì)應(yīng)發(fā)票傳至財(cái)務(wù)，要求發(fā)票要素要與入庫(kù)單所載明各要素相符。傳遞的發(fā)票需是經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽批后的發(fā)票。凡采購(gòu)部經(jīng)理未簽字的發(fā)票，財(cái)務(wù)一律拒收。3）所傳遞的進(jìn)項(xiàng)票

3、包括發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，凡代理人員配送品種的，需在發(fā)票聯(lián)上標(biāo)明聯(lián)系人姓名。特殊情況下，只能傳遞入庫(kù)單，無(wú)對(duì)應(yīng)發(fā)票的，必須有購(gòu)進(jìn)品種的隨貨同行或相關(guān)證明該購(gòu)進(jìn)品種購(gòu)進(jìn)價(jià)格的單據(jù)證明，連同總經(jīng)理簽批同意入賬的申請(qǐng)入賬單，隨同入庫(kù)單傳遞至財(cái)務(wù)。申請(qǐng)入賬單要素內(nèi)容包括如下：申 請(qǐng) 單供應(yīng)單位入庫(kù)時(shí)間產(chǎn)品名稱規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額備注申請(qǐng)人： 采購(gòu)部經(jīng)理： 該表要求采購(gòu)部自行設(shè)計(jì)，利用公司現(xiàn)有單據(jù)紙張類型（五聯(lián)紙），要求做到整齊、整潔、美觀。在發(fā)生上述特殊情況時(shí)，先填寫該單據(jù)，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽署后，連同相關(guān)采購(gòu)單據(jù)，入庫(kù)單一并傳至財(cái)務(wù)，未有上述手續(xù)的，財(cái)務(wù)拒收，拒付。5、 進(jìn)項(xiàng)發(fā)票簽字手續(xù)與流程1） 采購(gòu)內(nèi)

4、勤將發(fā)票連同對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單整理完畢，交由采購(gòu)部經(jīng)理簽字，時(shí)間由采購(gòu)部根據(jù)具體情況擬定。2） 采購(gòu)內(nèi)勤每周四上午9點(diǎn)前，將有采購(gòu)經(jīng)理簽字的發(fā)票及對(duì)應(yīng)入庫(kù)單傳遞至總經(jīng)理辦公室，總經(jīng)理進(jìn)行簽批，簽批完畢，返回采購(gòu)部，采購(gòu)部將簽字完畢的發(fā)票及對(duì)應(yīng)入庫(kù)單及傳遞記錄本傳遞至財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)接收后進(jìn)行入賬處理。每月末，不論是否星期六，都要將剩余未簽字發(fā)票都要送交總經(jīng)理簽字后，轉(zhuǎn)傳財(cái)務(wù)。6、 采購(gòu)?fù)顺觥⒉少?gòu)?fù)搜a(bǔ)價(jià)單相關(guān)要求A：辦理采購(gòu)?fù)顺龅?，?yīng)由采購(gòu)內(nèi)勤填制書面退貨申請(qǐng)單，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理簽字后，持申請(qǐng)單至倉(cāng)庫(kù)，庫(kù)管員見(jiàn)采購(gòu)經(jīng)理簽字的退貨單進(jìn)行減帳處理并打印退出出庫(kù)單，將退庫(kù)單簽字后交與采購(gòu)內(nèi)勤。采購(gòu)部傳至財(cái)務(wù)的退貨單，

5、一律需附退貨申請(qǐng)單，不附的，財(cái)務(wù)拒收。采購(gòu)?fù)顺錾暾?qǐng)樣單如下：（公司名稱）采購(gòu)?fù)顺錾暾?qǐng)單 退貨單位： 日期： 年 月 日藥品名稱規(guī)格劑型產(chǎn)地批號(hào)數(shù)量有效期含稅價(jià)含稅金額制表人： 采購(gòu)部經(jīng)理：備注： 白聯(lián)（倉(cāng)庫(kù)） 紅聯(lián)（財(cái)務(wù)聯(lián)） 黃聯(lián)（采購(gòu)部）此單要求設(shè)計(jì)美觀。可一次性打印100份，留存?zhèn)溆?，用完再打。B：辦理采購(gòu)?fù)搜a(bǔ)價(jià)辦理采購(gòu)?fù)搜a(bǔ)價(jià)，應(yīng)由采購(gòu)內(nèi)勤在系統(tǒng)內(nèi)生成采購(gòu)?fù)搜a(bǔ)價(jià)單，采購(gòu)經(jīng)理在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)?fù)搜a(bǔ)價(jià)審核，審核執(zhí)行后由采購(gòu)部自行打印采購(gòu)?fù)搜a(bǔ)價(jià)單，傳遞至財(cái)務(wù)的采購(gòu)?fù)搜a(bǔ)價(jià)單，需有采購(gòu)部經(jīng)理簽字。凡單據(jù)傳遞重復(fù)的，每次罰款不低于200元，造成經(jīng)濟(jì)損失的，承擔(dān)全部責(zé)任。7、 其他事項(xiàng)相關(guān)規(guī)定財(cái)務(wù)應(yīng)付賬款

6、管理會(huì)計(jì)，每月結(jié)賬后，向采購(gòu)部傳遞應(yīng)付賬款余額表及應(yīng)付賬款負(fù)數(shù)余額表傳采購(gòu)部經(jīng)理，采購(gòu)部應(yīng)對(duì)負(fù)數(shù)余額進(jìn)行分析，并對(duì)異常負(fù)數(shù)進(jìn)行解決或催收發(fā)票等相關(guān)手續(xù)，如不進(jìn)行及時(shí)催收，造成損失或影響公司及時(shí)抵扣，追究責(zé)任人相關(guān)責(zé)任。8、 違規(guī)罰則如有違反上述規(guī)定，給予責(zé)任人每次不低于20元罰款，如因此造成經(jīng)濟(jì)損失，將依據(jù)具體情況追究責(zé)任人。上述流程自 年 月 日起正式執(zhí)行。二、采購(gòu)付款流程管理規(guī)定1、 采購(gòu)部購(gòu)進(jìn)普通品種付款支出1） 貨到即需付款的采購(gòu)部填寫付款申請(qǐng)單，申請(qǐng)人簽字，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理簽字，連同對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單、發(fā)票，發(fā)票傳遞登記記錄傳遞至財(cái)務(wù)，由應(yīng)付賬款管理會(huì)計(jì)簽收發(fā)票及入庫(kù)單，簽收后同時(shí)在付款申請(qǐng)單

7、上簽明入庫(kù)單及發(fā)票均已收到，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理簽名后，由采購(gòu)部送交總經(jīng)理簽字，簽字完畢，轉(zhuǎn)出納會(huì)計(jì)處付款。2） 付款期付款的由采購(gòu)部填寫付款申請(qǐng)單，每月24日傳財(cái)務(wù)應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)管理處，會(huì)計(jì)人員查看賬戶余額，符合付款條件的，簽字。簽字完畢，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字完畢，每月25日傳總經(jīng)理簽字，簽字完畢，轉(zhuǎn)出納會(huì)計(jì)處進(jìn)行付款。3） 預(yù)付貨款的凡需要預(yù)付貨款的，由采購(gòu)部填寫付款申請(qǐng)單，付款申請(qǐng)上需明確標(biāo)明預(yù)付款，并且需在付款單備左上角編制預(yù)付款單據(jù)編號(hào)。編號(hào)規(guī)則為年月日加小號(hào)。例如，2010年11月12日前后簽批兩張預(yù)付款申請(qǐng)單，則編號(hào)分別為2010111201, 2010111202采購(gòu)部需對(duì)預(yù)付款

8、項(xiàng)做出明確登記，設(shè)定備查本，逐筆登記預(yù)付款項(xiàng)，根據(jù)所登記事項(xiàng)，及時(shí)催要商品及發(fā)票等手續(xù)。登記表包含要素如下：預(yù)付款采購(gòu)發(fā)票傳遞記錄簿日期單位名稱付款單編號(hào)預(yù)付款金額到貨日期發(fā)票傳遞日發(fā)票接收人備注上述紙張采用A4紙橫排，需加釘硬質(zhì)封皮，由采購(gòu)部妥善保管。自 年 月 日起，預(yù)付款發(fā)票傳遞與其他普通付款發(fā)票傳遞需分本登記。普通付款發(fā)票仍延續(xù)以往模式，預(yù)付款發(fā)票傳遞表采用專門傳遞記錄簿。凡預(yù)付貨款的，本月內(nèi)預(yù)付的，在次月末結(jié)賬時(shí)仍未能辦理完入庫(kù)、發(fā)票及入庫(kù)單移交財(cái)務(wù)做賬的，所付款項(xiàng)一律轉(zhuǎn)掛采購(gòu)部經(jīng)理個(gè)人名下，視作個(gè)人借款。如因特殊情況，如十分走俏藥品，需早于2個(gè)月需要預(yù)付款的，采購(gòu)部寫明情況，經(jīng)總經(jīng)

9、理批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)可不予轉(zhuǎn)掛。5 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款管理的會(huì)計(jì)，在預(yù)付款單上簽字，并做預(yù)付款單號(hào)記錄表，月末與采購(gòu)部所留存的預(yù)付款采購(gòu)發(fā)票傳遞記錄簿上載明的付款單編號(hào)相對(duì)證，看是否有遺漏編號(hào)。并根據(jù)預(yù)付款發(fā)票登記傳遞記錄表上所載明的到票情況，與每月末將上月預(yù)付款項(xiàng)未到票的轉(zhuǎn)掛采購(gòu)部經(jīng)理個(gè)人名下賬上。2、 代理配送品種付款支出1 原則上代理配送的品種，由代理人員自行進(jìn)貨，各項(xiàng)手續(xù)、辦理入庫(kù)，票據(jù)齊全，由采購(gòu)部傳至財(cái)務(wù)做賬。2 如因特殊要求，廠家需要我公司對(duì)公打款發(fā)貨的，需代理配送人員先到采購(gòu)部簽訂購(gòu)銷合同（采購(gòu)部蓋章后留存存根聯(lián)，作為打訂單依據(jù)），合同簽訂完畢，代理配送人員持購(gòu)銷合同至財(cái)務(wù)科交款。交款完畢，出納會(huì)計(jì)開(kāi)具收據(jù)，并填開(kāi)付款申請(qǐng)，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理簽字后打款。打款時(shí)間原則上為每周一、周三，如配送商有特殊請(qǐng)求需當(dāng)天打款或出納人員時(shí)間方面允許，也可當(dāng)天打款。打款完畢，依據(jù)采購(gòu)合同所記載傳真電話等資料，向廠家發(fā)送打款底單傳真，并通知發(fā)貨。代理配送人員需妥善保存收據(jù)，作為日后結(jié)算憑據(jù)。3、 殊情況下的采購(gòu)支出對(duì)于特殊情況下的采購(gòu)，如急用搶救藥品采購(gòu)、突發(fā)性衛(wèi)生防疫藥品采購(gòu)，緊俏藥品采購(gòu)及其他特殊情況下的采購(gòu)，采購(gòu)人員需帶現(xiàn)金進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)即時(shí)采購(gòu)的，由采購(gòu)人員寫借據(jù)，經(jīng)采購(gòu)部