公司合同管理制度

1、合同治理制度-可編輯修改-合同治理制度1合同治理總那么1.1目的和依據(jù)為增強(qiáng)公司的合同治理工作,預(yù)防、減少和及時(shí)解決合同糾紛,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益,提升經(jīng)濟(jì)效益,根據(jù)?中華人民共和國(guó)合同法?,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制定本制度.1.2適用范圍本制度適用于公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等,包括但不限于銷(xiāo)售合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運(yùn)輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、效勞合同、保險(xiǎn)合同等.1.3簽訂書(shū)面合同范圍除即時(shí)交割銀貨兩清的簡(jiǎn)單小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)外,應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面合同形式.1.4合同治理原那么合同治理必須遵循依法辦事, 預(yù)防為主,層層把關(guān),跟蹤監(jiān)督,及時(shí)調(diào)處,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的原那么簽訂、履行、變更、

2、解除合同,必須遵守?中華人民共和國(guó)合同法?及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章,參照有關(guān)政策.1.5保守商業(yè)秘密治理、參與合同工作的一切有關(guān)人員,應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)秘密.2合同運(yùn)作程序2.1申請(qǐng),經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)書(shū)面說(shuō)明簽訂合同的目的,合同內(nèi)容及要求,合同資金預(yù)算,報(bào)請(qǐng)分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批.2.2合同起草.合同審批后,由業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)本部門(mén)的業(yè)務(wù)內(nèi)容根據(jù)合同法的要求負(fù)責(zé)起草、擬定合同文本.2.3合同審核.合同文本起草擬定好后必須及時(shí)報(bào)送法務(wù)專(zhuān)員審核,由法務(wù)專(zhuān)員對(duì)送審合同文本及相關(guān)材料進(jìn)行合法性審核.對(duì)于符合法律法規(guī)規(guī)定和公司合同制度要求的,給予辦理審批手續(xù).對(duì)于不 符合法律法規(guī)規(guī)定和公司合同制度要求的,提出書(shū)面審

3、核意見(jiàn),按?合同審核申請(qǐng)審批單?的審核意 見(jiàn)處理程序辦理.2.4合同簽訂.經(jīng)法務(wù)專(zhuān)員審核辦理審批手續(xù)后,由業(yè)務(wù)部門(mén)報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批后,加蓋公 司合同專(zhuān)用章或公章.2.5合同履行.由業(yè)務(wù)部門(mén)具體負(fù)責(zé)其承辦合同的履行.2.6合同監(jiān)督.由企劃部、財(cái)務(wù)部、銷(xiāo)售治理部、采購(gòu)部、法務(wù)專(zhuān)員負(fù)責(zé)監(jiān)督合同質(zhì)量的履行.2.7合同歸檔.合同履行完畢,由業(yè)務(wù)部門(mén)按本制度規(guī)定做好合同文本及相關(guān)材料的歸檔工作.3合同治理責(zé)任3.1、法務(wù)專(zhuān)員的主要合同治理責(zé)任3.1.1審查合同,對(duì)送審合同文本進(jìn)行合法性審查,預(yù)防不完善或不合法的合同出現(xiàn).3.1.2依法處理本公司的合同糾紛.3.1.3做好合同統(tǒng)計(jì)、歸檔、保管工作.3

4、.1.4負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行.3.2合同承辦部門(mén)的主要責(zé)任3.2.1依法簽訂、履行、變更、解除本部門(mén)的合同,并負(fù)責(zé)本部門(mén)的合同治理.3.2.2嚴(yán)格審查本部門(mén)所簽訂的合同的對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信水平、履約水平,并保存相關(guān)資 料.3.2.3業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)合同法規(guī)定的合同實(shí)質(zhì)性條款具體負(fù)責(zé)擬訂合同條款或合同文本,并對(duì)合同實(shí)質(zhì)性條款中業(yè)務(wù)內(nèi)容的合法性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé),預(yù)防不完善或不合法的合同出現(xiàn),保證合 同標(biāo)準(zhǔn)和正確.3.2.4業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)統(tǒng)籌安排合同擬簽時(shí)間,必須按規(guī)定給司法辦留出合同審核時(shí)間,以保證審核質(zhì)量, 預(yù)防出現(xiàn)問(wèn)題合同.3.2.5合同簽訂后,應(yīng)當(dāng)及時(shí)將一份合同文本原件分別送檔案室

5、和財(cái)務(wù)部門(mén)存檔備案.3.2.6負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的登記、統(tǒng)計(jì)、歸檔工作.3.2.7配合法務(wù)專(zhuān)員做好合同治理工作,協(xié)助法務(wù)專(zhuān)員處理合同糾紛.3.2財(cái)務(wù)部門(mén)的主要責(zé)任3.3.1增強(qiáng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的聯(lián)系,及時(shí)通報(bào)合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況.3.3.2做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析,提出處理建議、妥善保管收、付憑證.3.3.3配合法務(wù)專(zhuān)員做好合同治理工作,協(xié)助法務(wù)專(zhuān)員處理合同糾紛.3.4企劃部的主要責(zé)任3.4.1嚴(yán)格根據(jù)制度對(duì)公司的合同專(zhuān)用章和公章進(jìn)行治理和使用,并設(shè)專(zhuān)人治理.3.4.2嚴(yán)格根據(jù)合同審簽程序執(zhí)行,審查合同審核與審批手續(xù)是否完備,未經(jīng)法務(wù)審核和未經(jīng)公司領(lǐng) 導(dǎo)審批的合同,不得加蓋合同專(zhuān)

6、用章或公章.符合條件的才可加蓋合同專(zhuān)用章或公章.3.5信息治理部負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)與更新,保證合同日常流通的順利執(zhí)行.3.6營(yíng)銷(xiāo)中央總經(jīng)理、副總經(jīng)理負(fù)責(zé)非常規(guī)銷(xiāo)售合同的的審批.4合同審簽治理4.1公司對(duì)外簽訂合同,應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行.未經(jīng)授權(quán),任何人不得以 公司名義對(duì)外簽訂合同.4.2需要委托代理人訂立合同的,應(yīng)當(dāng)依照法律規(guī)定的條件進(jìn)行委托,并對(duì)委托代理人的活動(dòng)進(jìn)行監(jiān) 督.洽談、簽訂合同的代理人的授權(quán)委托書(shū),必須按合同審簽程序經(jīng)法務(wù)專(zhuān)員對(duì)委托事項(xiàng)和具體權(quán)限 審核加蓋公章.4.3業(yè)務(wù)部門(mén)將合同文本擬定好后必須送法務(wù)專(zhuān)員審核,未經(jīng)審核并經(jīng)法務(wù)負(fù)責(zé)人簽字,不得加蓋公 司合同專(zhuān)用

7、章或公章.4.4業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)合理安排合同送審時(shí)間,分清輕重緩急和先后順序報(bào)審合同,不得在本部門(mén)積壓后集中送審,因此造成審核時(shí)間緊張,影響審核質(zhì)量的,由責(zé)任人承擔(dān)不利后果,公司將按有關(guān)制度向責(zé) 任人追究責(zé)任.4.5所有合同都應(yīng)按順序由辦統(tǒng)一編號(hào),假設(shè)擬用對(duì)方當(dāng)事人提交的合同的,必須按相關(guān)程序填寫(xiě)?合 同審核申請(qǐng)審批單?送法務(wù)專(zhuān)員審核才4.6有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)也沒(méi)有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的,按實(shí) 現(xiàn)合同目的的約定標(biāo)準(zhǔn).有樣品的應(yīng)當(dāng)封存樣品,由合同雙方共同封存,加蓋公章或合同章,分別交 由各部門(mén)主管負(fù)責(zé)保管.4.7對(duì)外簽訂合同,要明確選擇糾紛管轄地,并力求選擇本公司所在地

8、法院或者仲裁機(jī)構(gòu).4.8簽訂合同,應(yīng)當(dāng)加蓋公司的合同專(zhuān)用章或公章.嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專(zhuān)用章或公章.單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章.4.9法務(wù)專(zhuān)員應(yīng)對(duì)公司合同治理工作定期組織檢查、抽查等方式,對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的合同訂立程序、 合同履行、合同制度執(zhí)行、有關(guān)合同材料歸檔等工作進(jìn)行檢查,并及時(shí)向法務(wù)負(fù)責(zé)人反響檢查結(jié)果.4.10檢查合同治理工作發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門(mén)存在的普遍性問(wèn)題,由法務(wù)專(zhuān)員制作?建議書(shū)?,報(bào)請(qǐng)法務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),修改相關(guān)合同制度.5合同審批程序5.1 一般標(biāo)準(zhǔn)合同的審批程序5.1.1標(biāo)準(zhǔn)合同是指：使用公司的合同模板,在公司規(guī)定在授權(quán)范圍之內(nèi)的合同.5.1.2此類(lèi)合同模板已由公司法務(wù)專(zhuān)

9、員進(jìn)行了年終審核,合同在實(shí)際履行簽訂過(guò)程中不再通過(guò)法務(wù)專(zhuān) 員的審核.5.1.3承辦人將標(biāo)準(zhǔn)合同草案及與合同有關(guān)資料如需要提請(qǐng)合同承辦部門(mén)主管以上或授權(quán)代表審批.審批人或授權(quán)人對(duì)審核意見(jiàn)負(fù)責(zé).5.2般非標(biāo)準(zhǔn)合同的審批程序5.2.1 一般非標(biāo)準(zhǔn)合同是指：根據(jù)公司權(quán)限規(guī)定,超出本部門(mén)負(fù)責(zé)人權(quán)限范圍之內(nèi)、對(duì)合同模板提出異議、使用合同相對(duì)方提供的的合同版本等需要分管副總經(jīng)理簽批的合同.5.2.2.此類(lèi)合同業(yè)部門(mén)必須填寫(xiě)?合同審核簽批表?,嚴(yán)格根據(jù)法務(wù)專(zhuān)員的意見(jiàn)執(zhí)行.5.2.2.1首先由業(yè)務(wù)承辦部門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,提出審核意見(jiàn).合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后,將合同草案、與合同 有關(guān)資料、合同承辦部門(mén)主管審核意

10、見(jiàn)表提交法務(wù)專(zhuān)員審核.5.2.2.2法務(wù)專(zhuān)員應(yīng)就合同條款進(jìn)行審核,并根據(jù)審核結(jié)果出具同意意見(jiàn)或合同修改建議.法務(wù)專(zhuān)員提出的修改建議,承辦部門(mén)應(yīng)予以響應(yīng)并及時(shí)與法務(wù)人員溝通達(dá)成一致意見(jiàn).5.2.2.3合業(yè)務(wù)承辦人應(yīng)將合同草案、與合同有關(guān)的建議書(shū)、合同承辦部門(mén)主管審核意見(jiàn)表及法務(wù)專(zhuān)員的?合同審核簽批表?一起送分管副總經(jīng)理審批.審批人對(duì)審核意見(jiàn)負(fù)責(zé).5.3重大合同的審批程序5.3.1重大合同是指：公司重大的固定資產(chǎn)采購(gòu)合同、融資擔(dān)保、對(duì)外投資等需要總經(jīng)理審批的合同.5.3.2合同審批程序在上述 5.2類(lèi)合同的審批根底上加財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的審批,最后由總經(jīng)理根據(jù)各部門(mén) 的意見(jiàn)審批.5.4簽訂合同前,業(yè)務(wù)員應(yīng)

11、對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的有關(guān)情況進(jìn)行審查,復(fù)印對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、身 份證實(shí)及專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)與授權(quán)委托書(shū)等,并做好留存保管工作,審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、履約能 力.6合同審核規(guī)定6.1公司法務(wù)專(zhuān)員每年年初或者年底對(duì)公司的合同模板根據(jù)公司合同履行情況進(jìn)行一次全面的審核.各部門(mén)應(yīng)在法務(wù)專(zhuān)員進(jìn)行合同模板的全面審核之前將本部門(mén)在這一年中合同履行出現(xiàn)的問(wèn)題報(bào)法務(wù)專(zhuān)員,法務(wù)專(zhuān)員根據(jù)相關(guān)意見(jiàn)有針對(duì)性地對(duì)合同模板進(jìn)行修改.審核過(guò)得合同模板在下一年的合同使 用過(guò)程中不得再次申請(qǐng)法務(wù)專(zhuān)員審核.6.2合同審核步驟.業(yè)務(wù)承辦部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行初步的審查,對(duì)合同形式和內(nèi)容的合法性進(jìn)行審查,并制作審查合同筆錄,應(yīng)提出審核初步

12、意見(jiàn),經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核后,報(bào)送分管領(lǐng)導(dǎo)或者總經(jīng)理審批. 6.2.1經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)審核,合同存在重大的法律風(fēng)險(xiǎn)的,應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)制度,向法務(wù)專(zhuān)員提出申請(qǐng), 對(duì)合同進(jìn)行審核.6.2.2審核意見(jiàn)反響.合同的形式和內(nèi)容及有關(guān)事項(xiàng)不符合法律法規(guī)規(guī)定和公司合同利益的的,由法 務(wù)專(zhuān)員提出審核意見(jiàn)并填寫(xiě)?合同審核申請(qǐng)審批單?,經(jīng)法務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核后,送達(dá)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行糾正, 并將送審合同文本原件及相關(guān)材料退回業(yè)務(wù)部門(mén).業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)法務(wù)的審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行糾正, 糾正后應(yīng)當(dāng)及時(shí)反響法務(wù)專(zhuān)員.6.2.3審核意見(jiàn)審批.業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)法務(wù)專(zhuān)員的審核意見(jiàn)有異議的或者對(duì)方當(dāng)事人不同意我司法務(wù)專(zhuān)員 的審核意見(jiàn),而合同又必須要簽訂的話(huà)

13、必須按權(quán)責(zé)經(jīng)分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批.6.2.4審核重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)召開(kāi)合同審核專(zhuān)題會(huì)議,由經(jīng)辦部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、品質(zhì)治理部、法務(wù)負(fù)責(zé)人集體審核制度.6.3審核期限.合同審核在受理合同之日起三個(gè)工作日內(nèi)完成對(duì)送審合同的法律審核.對(duì)于重大復(fù)雜 的合同可延長(zhǎng)至五個(gè)工作日.應(yīng)急合同不得少于一個(gè)工作日.6.3.1應(yīng)急合同應(yīng)當(dāng)由公司分管總經(jīng)理直接安排法務(wù)專(zhuān)員審核,在一個(gè)工作日內(nèi)完成審核或提出審核 意見(jiàn).7合同履行、變更和解除7.1合同履約治理7.1.1法定代表人、公司總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)合同的履行.合同承辦單位、部門(mén)和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合 同的履行.7.1.2合同的履行應(yīng)當(dāng)在書(shū)面合同審核簽訂前方可履行,不得先履行

14、或履行完畢后再簽訂書(shū)面合同.7.1.3在履行合同過(guò)程中,根據(jù)情況的變化,應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行水平進(jìn)行跟蹤調(diào)查.7.1.4合同結(jié)算必須通過(guò)本單位財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行.對(duì)合法有效的合同,財(cái)務(wù)部門(mén)必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算.對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同,財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕結(jié)算.7.1.5凡與合同有關(guān)的來(lái)往文書(shū)、電傳、信函、 記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存.7.1.6我方當(dāng)事人收到對(duì)方當(dāng)事人通過(guò)郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書(shū)時(shí),應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存.通過(guò)郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書(shū)時(shí),必須使用掛號(hào)信函,并保存郵件收據(jù)、回執(zhí)備案7.2合同的變更和解除7.2.1對(duì)方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時(shí),必

15、須有書(shū)面變更協(xié)議.嚴(yán)禁未取得對(duì)方當(dāng)事人的書(shū)面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款.7.2.2對(duì)方當(dāng)事人變更企業(yè)名稱(chēng),應(yīng)向我公司出具書(shū)面的工商變更登記證實(shí),雙方簽訂合同補(bǔ)充協(xié)議.7.2.3我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無(wú)法履行合同時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù),并立即以書(shū)面形式通知對(duì)方當(dāng)事人,同時(shí)積極采取補(bǔ)救舉措,減少損失.7.2.4發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí),合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施,收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù),及時(shí)向司法辦報(bào)告.8合同糾紛處理8.1合同糾紛治理8.1.1為解決合同糾紛所采取的各項(xiàng)舉措,必須在法定的訴訟時(shí)效和期間內(nèi)進(jìn)行.8.1.

16、2合同承辦部門(mén)、人員應(yīng)配合好公司法務(wù)專(zhuān)員參加仲裁或訴訟.8.1.3合同糾紛發(fā)生后,可以通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決.8.2合同糾紛處理程序8.2.1發(fā)生合同糾紛,合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)立即報(bào)告分管副總經(jīng)理,并通報(bào)法務(wù)負(fù)責(zé)人.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供解決糾紛所需的相關(guān)材料.8.2.2合同糾紛發(fā)生后,應(yīng)當(dāng)依法采取一切舉措,積極收集、整理有關(guān)證據(jù).在證據(jù)可能滅失或者難 以取得的情況下,應(yīng)當(dāng)向法院申請(qǐng)保全證據(jù).8.2.3在處理合同糾紛過(guò)程中后,對(duì)于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因,使判決不能執(zhí)行或 者難以執(zhí)行的案件,應(yīng)當(dāng)及時(shí)向法院申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全.9合同資料治理9.1檔案資料內(nèi)容9.1.1以下資料可以

17、作為合同檔案：談判記錄、對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件、法人代表身份證實(shí)書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、代 理人身份證復(fù)印件以及其他有關(guān)文件、對(duì)方當(dāng)事人履約水平證實(shí)資料復(fù)印件 ；對(duì)方當(dāng)事人的法定代 表人或合同承辦人的職務(wù)資格證實(shí)、個(gè)人身份證實(shí)、介紹信、授權(quán)委托書(shū)的原件或復(fù)印件；我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書(shū)的原件和復(fù)印件；雙方簽訂或履行合同的往來(lái)電報(bào)、電傳、信函、 記錄等書(shū)面材料和視聽(tīng)材料；合同正本、副本及變更、解除合同的書(shū)面協(xié)議；標(biāo)的驗(yàn)收記錄；交接、收付標(biāo)的、 款項(xiàng)的原始憑證復(fù)印件.9.2合同資料歸檔、統(tǒng)計(jì)與治理9.2.1公司所有合同都必須統(tǒng)一編號(hào),由檔案室妥善保管.9.2.2合同承辦人辦理完畢簽

18、訂、變更、履行及解除合同的各項(xiàng)手續(xù)后十日內(nèi),應(yīng)將合同檔案資料移 交檔案室.10考核與獎(jiǎng)懲10.1公司全體職工應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本制度,有效訂立、履行合同,切實(shí)維護(hù)公司的利益.公司法務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核.10.2對(duì)在合同簽訂、履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題,積極采取補(bǔ)救舉措,使本公司預(yù)防重大經(jīng)濟(jì)損失以及 在經(jīng)濟(jì)糾紛處理過(guò)程中,預(yù)防或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的,予以獎(jiǎng)勵(lì).10.3員工出現(xiàn)以下情況之一,給公司造成損失的,公司將依法向責(zé)任人員追償損失：一應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面合同而未簽訂書(shū)面合同；二未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；三未根據(jù)公司法務(wù)專(zhuān)員的審核意見(jiàn)執(zhí)行合同由未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或者總經(jīng)理簽批的；四因工作過(guò)失致使公司被詐騙；五遺失重要證據(jù)；六發(fā)生糾紛后隱瞞