完整版文檔管理制度文檔良心出品

1、部門文檔治理制度試行一、目的X檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn),文檔一般以電子文檔的形式存在,從內(nèi)容上,有商務(wù)合同,會議記錄,客戶資料,推廣文案,工程文檔,經(jīng)驗(yàn)心得等.每一個信息系統(tǒng)都會經(jīng)歷規(guī)劃階段,制度方案階段,運(yùn) 行階段,在每個階段都會有大量的文檔產(chǎn)生.文檔治理就是將這些大量的文檔,ExceL圖片,影音進(jìn)行存儲,分類和檢索.文檔治理通過對部門大量的文檔信息,合理有序的分類存放.解決廣闊海撈針的困擾,充分增強(qiáng) 了部門文檔信息共享作用,使部門工作更優(yōu)化,TT效統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的文檔治理能夠保證部門內(nèi)部及相關(guān)部門 得到有效的文件.二、文件材料的收集治理1 .每階段的文檔,由行業(yè)負(fù)責(zé)人將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材

2、料系統(tǒng)整理后,送交治理員歸檔.2 .編制文檔入檔表,一項(xiàng)資料由行業(yè)負(fù)責(zé)人交治理員歸檔時,應(yīng)登記并雙方簽名. 附：見文檔治理入庫登記表 VLO.doc3 .戰(zhàn)略組.市場組需要每周提供相應(yīng)的資料信息交于信息治理員照檔.戰(zhàn)略組每周提供其負(fù)青的行業(yè) 的資料或工程資料,市場組每周提供正在運(yùn)作的展臺資料,協(xié)會資料或宣傳資料.4 .每周五由治理員將文檔入檔我報備于部門負(fù)貴人.注：文檔收集治理現(xiàn)處于試行階段,試用 2個月,待文檔治理制度完善后可再做修改或沿用.三、歸檔資料范圍1 .重要的會議材料,包括會議的報告,會議紀(jì)要等.2 .部門與有關(guān)單位簽訂的合同,協(xié)議書等文件材料.3 .部門的各種工作方案,總結(jié),報告

3、,會議記錄.部門制度,公司資質(zhì)等資料.4 .部門有關(guān)各行業(yè)的調(diào)研,包括,調(diào)研報告,行業(yè)廠商目錄,供應(yīng)商信息調(diào)查我等資料.5 .市場展會資料,包括公司宣傳資料,展會論壇調(diào)研,展會圖片,視頻,音頻等資料.6 .軟件信息資料,包括辦公軟件,DEMO,學(xué)習(xí)資料等資料.四、文檔標(biāo)準(zhǔn)1 .頁面設(shè)置各類文檔一律采用 A4紙張大小,頁邊距一律采取：上、下 2.5cm,左3cm,右1.5cm ,行間距取多 倍行距設(shè)置值為 L5:字符間距為默認(rèn)值縮放100%,間距：標(biāo)準(zhǔn),標(biāo)題在文檔上端居中,兩邊空 格要均勻.如副標(biāo)題,破折號應(yīng)比正題縮進(jìn)兩格,用稍小字體.2 .字體要求文檔所用字體要求為微軟雅黑.3 .字號主標(biāo)題采

4、用“二號“微軟雅黑黑體字：副標(biāo)題采用小二號“微軟雅黑黑體?.第層次題序和標(biāo) 題用小三號“微軟雅黑黑體字：第二層次題序和標(biāo)題用小四號“微軟雅黑黑體字,第三層次及以 下題序和標(biāo)題用“小四號微軟雅黑體.正文用五號微軟推黑體.英文字體應(yīng)與中文字體相對應(yīng),字體為五號Times New Roman 4 .圖、表格式1 .圖：要精選、簡明,切忌與表及文字表述重復(fù).圖中術(shù)語、符號、單位等應(yīng)同文字表述一致.圖序及圖名居中置于圖的下方,用五號字微軟雅黑體.2 .表：表中參數(shù)應(yīng)標(biāo)明星和單位的符號.表序及表名置于衣的上方.表序、表名和表內(nèi)內(nèi)容采用五號微軟雅黑體字.5 . Excel 格式Excel表格根據(jù)以上 Wor

5、d文檔格式,主標(biāo)題采用“二號“微軟雅黑黑體字：副標(biāo)題采用“小 二號“微軟雅黑黑體字.衣格內(nèi)文用五號微軟雅黑體.6 .文檔格式PPT,由治理員在電子文檔前頁附上文檔編碼表. 凡上傳至效勞器的主要文檔.如合同協(xié)議,宣傳如以下圖：文件編號文件治理名稱版本/修改發(fā)布日期五、文檔版本治理1 .文檔的狀態(tài)變遷規(guī)那么文檔的狀態(tài)可分為“草稿、“正式和“修改三種.文檔建立時,狀態(tài)為“草稿,通過評審后,其狀態(tài)變?yōu)椤罢?O此后假設(shè)更改文檔,那么其狀態(tài)變?yōu)椤靶薷?當(dāng)文檔修改完畢重新通過評審時.狀態(tài) 又變?yōu)椤罢?2 .文檔版本號標(biāo)識文檔的版本號規(guī)那么與文檔的狀態(tài)有關(guān).處于“草稿狀態(tài)的文檔的版本號格式為O.YZ.YZ

6、的數(shù)字范困為01-99.隨著草稿的修正,YZ的取值應(yīng)遞增.YZ的初值和增福由用戶自己把控.處于“正式狀態(tài)的文檔版本號格式為XY. X為主版本號,取值范圍為1-9.Y為次版本,取值范用為0-9文檔第一次成為“正式文件時,版本號為L0.如果文檔升級幅度比較小,可將變動部門制作成文檔的附件,附件版本一次為1.0、1、當(dāng)附件的變動積累到定程度時,文檔項(xiàng)的Y值可適量增加,Y值增加定程度時,X值將適量增加.當(dāng)文檔升級幅度比較大時,才允許直接增大 X值.處于“修改狀態(tài)的文檔的版本號格式為XYZ文.檔正在修改時,一般只增大Z侑,XY俏保持不變.當(dāng)文檔修改完畢,狀態(tài)成為“正式時,將 Z值設(shè)置為0.增加XY值.參

7、考23 .文檔版本限制文檔的版本限制作用丁多個文檔治理活動之中,如創(chuàng)立文檔、文檔的變更和文檔的評審等.在項(xiàng)對文檔的任何修改都將產(chǎn)生新目開發(fā)過程中,絕大局部的文檔都要經(jīng)過屢次的修改才能最終確定下來.的版本.由于我們不能保證新版本定比歸檔的舊版本“好,所以就不能拋棄歸檔的舊版本.版本控制的目的是根據(jù)定的規(guī)那么保存文檔的所有版本,預(yù)防發(fā)生版本喪失或混治現(xiàn)象,并且可以快速準(zhǔn)確地查找到文檔的任何版本.六、文檔更改與發(fā)放治理1.各行負(fù)班人對文件和資料假設(shè)要進(jìn)行對外發(fā)放,報備信息治理員并在?文檔資源申請表?登記內(nèi)容 包括：發(fā)放文件名稱、編碼、輸出時象、H期、行業(yè)負(fù)責(zé)人名字.附：見文檔資源中請表VI O.do

8、c為了標(biāo)準(zhǔn)部門信息治理平安,文件發(fā)放本卷須知如下：1 .參考文檔級別,所有級別3以上的文檔對外發(fā)放均要填寫文檔資源申請說明表.2 .時其他部門發(fā)放文檔,視情況給予加密或不加密格式.參考申請表部門負(fù)無人意見.3 .時其他合作單位發(fā)放文檔,均統(tǒng)格式為PDF加密格式.由行業(yè)負(fù)好人填寫文檔資源申請農(nóng)4 .統(tǒng)一發(fā)放人為信息管埋員 .2.文檔級別參考如下：文檔級別分為5類.類別5為最高級別,類別 1為最低級別.類別5文檔分類如下：公司對外亢傳PPT,簽訂的合同,協(xié)議書 ,公司資質(zhì),類別4文檔分類如卜：有關(guān)行業(yè)的調(diào)研報告,展會論壇的調(diào)研、行業(yè)廠商目錄,供應(yīng)商信息調(diào)查我.類別3文檔分類如下：DEMO部門的I：

9、作方案總結(jié)報告,重裳會議報告或會議紀(jì)要.類別2丈檔分類如卜.:部門制度,部門會議記錄,展會圖片,視頻,音頻.類別1文檔分類如F辦公軟件.事務(wù)性文檔2.已歸檔的正式文檔, 如需更改,請報備給信息治理員,由其更改文件版本號及發(fā)布口期.必要時備注.1 .對于紙質(zhì)文檔編號更改,文檔封面附上?文檔編號更改表?.附：見文檔編號更改表 VI 0 doc2 .已歸檔的正式文檔電子版含 PPT.版本更改,那么在文檔.PPT首頁填寫如下表格.表二：文件更改記錄表文件編號文件治理名稱版本/修改發(fā)布日期xlsx3 .所有歸檔文檔更改,信息治理員均統(tǒng)另行備份.登記于文檔更改匯總表七、文檔分類打業(yè)謁料批為(X01)fsx

10、fe(xo2)行業(yè)皆科10)行業(yè)J a II承(xo供帙“伍用西女&(X04)h&firUfppT(xos)內(nèi)VI斤校(X06)r|ijW(MT)附音費(fèi)料VA)合同冷議(CA)(PJ)為咫目名;文件表(PJ幺:川目*日新)合同CT)W 市場及會“咋X)汾會依同(SO)專本* 收外及介貨3(0)內(nèi)城公虢/I(DE)PM001.PM002.部門會議?DSI柞液滴二門方案(DPil a (DPI)第n亭務(wù)da9 傅 (DP2) (tr)FR001TR002.郃門幺片制作BC；QA)QAOl QA02.(DS力公軟件OF)(SW DEMO DM)習(xí)言科LS)tttt(V0an(adBH (PT)圖-：

11、戰(zhàn)略介作部文檔分類框架圖八、編碼定義編譯均由英文簡寫作為代碼.具體編碼定義參考以下各表.表一部門代碼縮寫戰(zhàn)略合作部Strategic co-operation department -SC我二資料類別代碼縮寫行業(yè)資料Industry Information-ID工程資料Project Information-PJ合同協(xié)議Contract agreement-CA市場資料Marketing Informa non-XfT部門事務(wù)Department Afl&us-DA軟件資料Software Information-SW影音資料Video & Audio Information-VA表三文檔類別

12、代碼縮寫各行業(yè)方向資料文件夾A B C D Z , AaZz.各工程名稱文件夾PJ十名稱十工程十日期簡寫注:各行業(yè)方向資料文件夾定義為：A.智慧城管,B-城市一卡通,C-智慈*區(qū),D數(shù)據(jù)中央,E電子政務(wù),F-智慧質(zhì)監(jiān),G-節(jié)能減排,H-智慈交通,I-平安生產(chǎn),J-智慧城建,K-智急環(huán)保,L-中間件,M-智慧樓宇,N智慧醫(yī)療,0-智慧物流,P智慧農(nóng)業(yè),依次類推,Z物聯(lián)網(wǎng)綜合各工程名稱文件夾：代碼縮寫用 PJ十名稱十工程十日期簡寫如XX新城工程招標(biāo),文件名為PJXX新城工程1206 其中1206為2021年6月文檔性質(zhì)代碼縮寫ID-行業(yè)資料行業(yè)調(diào)研報告XX為各行業(yè)代碼縮寫01會議紀(jì)要XX為各行業(yè)代

13、碼縮寫02行業(yè)廠商目錄XX為各行業(yè)代碼縮寫03供應(yīng)商信息調(diào)查表XX為各行業(yè)代碼縮寫04行業(yè)宣講PPTXX為各行業(yè)代碼縮寫05CA-合同協(xié)議框架協(xié)議Framework agreement -FA合同Contract- CTMT-市場資料市場展會資料Exhibition Infoimation -EX國外展會資料Oversea Exhibition - OE國內(nèi)展會資料Domestic Exhibition-DE公司宣傳資料Promotion Information-PM協(xié)會資料Society Information-SO專家?guī)霦xpert database- EDDA-部門事務(wù)部門信息Department Information-DI部門制度Department SystemDS部門方案Department Plan-DP培訓(xùn)資料Training Information-TR部門名片制作Business Card- BC公司資質(zhì)Qua lineation- QASW-軟件資料辦公軟件Office Software -OFDEMODEMO- DM學(xué)習(xí)資料Learning Iiifonnatx)n-LEVA-影音資料視頻Video- VD音頻Audio - AD圖片Pictuie- PT編碼規(guī)那么部門一一資料