基于SAP系統(tǒng)的員工自助報(bào)銷SES模塊的研究與實(shí)踐

1、基于SAP系統(tǒng)的員工自助報(bào)銷SES模塊的研究與實(shí)踐【摘 要】 華東電網(wǎng)公司引進(jìn)SAP系統(tǒng)后,在項(xiàng)目管理等方面取得了較好的信息化管理優(yōu)勢(shì),但在日常經(jīng)營(yíng)管理方面卻顯得比較欠缺。為推廣系統(tǒng)應(yīng)用面,公司財(cái)務(wù)部提出并實(shí)施了“SES系統(tǒng)”。 【關(guān)鍵詞】 SAP; SES模塊; 實(shí)踐 2006年,華東電網(wǎng)公司進(jìn)行企業(yè)級(jí)信息化建設(shè),引進(jìn)SAP系統(tǒng),次年SAP系統(tǒng)一期項(xiàng)目基本完成,系統(tǒng)在項(xiàng)目管理、物資管理、設(shè)備管理等方面體現(xiàn)了強(qiáng)大的信息化管理優(yōu)勢(shì)。但SAP套裝系統(tǒng)在功能上對(duì)公司大量的經(jīng)營(yíng)管理范疇的業(yè)務(wù)活動(dòng)兼顧不夠,對(duì)發(fā)生頻數(shù)巨大、涉及公司所有員工的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)的處理顯得特別繁瑣、復(fù)雜,操作界面缺乏人性

2、化。如何最大范圍、最大限度地方便各單位、各員工,又節(jié)約SAP系統(tǒng)使用費(fèi)、提高工作效率,成為公司EIS項(xiàng)目二期需要進(jìn)一步解決的問題。為此,財(cái)務(wù)部提出并經(jīng)公司批準(zhǔn)實(shí)施二期項(xiàng)目員工自助報(bào)銷系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱“SES系統(tǒng)”)。 一、SES系統(tǒng)特點(diǎn) 華東電網(wǎng)公司自行開發(fā)的SES系統(tǒng)是一套采用先進(jìn)的J2EE技術(shù)研發(fā)而成的B/S系統(tǒng),它基于SAP系統(tǒng),針對(duì)其薄弱環(huán)節(jié),作為SAP系統(tǒng)的有力補(bǔ)充。主要有以下特點(diǎn): 一是采用自主研發(fā)的DY-WorkFlow工作流引擎,實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)類型自定義。SES系統(tǒng)接口是通過(guò)SAP系統(tǒng)所提供的基本函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的,對(duì)于SAP系統(tǒng)只有少量的配置和二次開發(fā)工作,避免了SAP升級(jí)可能帶來(lái)的隱患

3、。 二是在預(yù)算方面,SES系統(tǒng)能通過(guò)底層函數(shù)調(diào)用,直接獲取SAP預(yù)算,并進(jìn)行預(yù)算校驗(yàn),超過(guò)預(yù)算給出提示,或控制不允許提交,保證了SES系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致性。在會(huì)計(jì)核算方面,實(shí)現(xiàn)了針對(duì)所有SAP一般總賬科目的憑證編制、復(fù)核、記賬、出納功能;SES系統(tǒng)中生成的憑證能自動(dòng)過(guò)賬到SAP系統(tǒng),充分實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享。在資金支付方面,能根據(jù)設(shè)定的賬戶自動(dòng)將支付金額及賬戶信息傳遞到公司銀企電子支付系統(tǒng)。 三是在科目體系與預(yù)算體系中,通過(guò)SES系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)科目與承諾項(xiàng)目一對(duì)多的對(duì)應(yīng),在SES系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)SAP的輔助賬管理功能,在分析統(tǒng)計(jì)中實(shí)現(xiàn)了表單自定義等功能。 二、SES系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用 SES系統(tǒng)的管理模式

4、和體系是通過(guò)后臺(tái)靈活設(shè)置,從而與公司的實(shí)際業(yè)務(wù)相輔相成,因此系統(tǒng)的成功與否還需要進(jìn)行全面的系統(tǒng)實(shí)施。項(xiàng)目研發(fā)完成后,項(xiàng)目組對(duì)各單位實(shí)際業(yè)務(wù)、管理流程進(jìn)行了調(diào)研設(shè)計(jì),包括業(yè)務(wù)類型、審批流程、預(yù)算項(xiàng)目、管理模式等,并對(duì)調(diào)研來(lái)的各項(xiàng)資料進(jìn)行整理,多次召開項(xiàng)目組會(huì)議確定業(yè)務(wù)類型、審批流程等實(shí)施方案。編寫需求說(shuō)明書,并根據(jù)調(diào)研資料按照業(yè)務(wù)類型、業(yè)務(wù)類型對(duì)應(yīng)的預(yù)算項(xiàng)目、審批流程、財(cái)務(wù)核算結(jié)果等信息編寫了業(yè)務(wù)手冊(cè)。 在業(yè)務(wù)手冊(cè)的基礎(chǔ)上,對(duì)各單位進(jìn)行了系統(tǒng)安裝、初始化設(shè)置、性能調(diào)試。組織各單位用戶對(duì)系統(tǒng)配置、業(yè)務(wù)流程、操作界面等進(jìn)行了測(cè)試。之后,項(xiàng)目組展開為期一周的滾動(dòng)培訓(xùn),靈活的設(shè)置功能和友好的界面為用戶所

5、接受,所有用戶都能迅速掌握系統(tǒng)的操作。 SES系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用是國(guó)外成熟套裝軟件與我國(guó)財(cái)務(wù)管理要求的完美結(jié)合,不僅提供了完善的流程控制、預(yù)算管理、財(cái)務(wù)核算等功能,系統(tǒng)界面友好,設(shè)置靈活,操作簡(jiǎn)捷,能大規(guī)模地拓展SAP系統(tǒng)的應(yīng)用,也是國(guó)際先進(jìn)的ERP系統(tǒng)與國(guó)內(nèi)電力行業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)際相結(jié)合的大膽嘗試。 SES系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了公司以價(jià)值鏈管理為核心,以滿足財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)管理需求為前提,以公司一體化企業(yè)級(jí)信息平臺(tái)為依托,通過(guò)成熟套裝軟件、SES系統(tǒng)之間的信息集成和數(shù)據(jù)交換,實(shí)現(xiàn)了公司范圍內(nèi)會(huì)計(jì)核算的集中處理、資金的集中監(jiān)控與支付、產(chǎn)權(quán)的綜合管理、預(yù)算的編報(bào)、平衡、下達(dá)、控制、分析,實(shí)現(xiàn)了公司整體價(jià)值的最大化。 三、SE

6、S系統(tǒng)解決了SAP系統(tǒng)的一些薄弱問題 通過(guò)開發(fā)應(yīng)用SES系統(tǒng),避免了SAP系統(tǒng)對(duì)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)處理的繁瑣、復(fù)雜問題,加之SES系統(tǒng)操作界面友好,適應(yīng)公司所有員工。具體表現(xiàn)在以下方面: 一是SES系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)類型不同,解決了SAP沒有實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)申請(qǐng)、審批、駁回的流程和處理人自定義,業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)金額權(quán)限控制和業(yè)務(wù)重要性定性自動(dòng)判斷等功能。 二是避免了SAP手工錄入支付憑證的類似問題。SES系統(tǒng)會(huì)計(jì)憑證是由業(yè)務(wù)單位提交的信息自動(dòng)生成的即由會(huì)計(jì)審核或核算崗位根據(jù)已流到本崗位的業(yè)務(wù)信息,經(jīng)確認(rèn)后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。 三是使全面預(yù)算管理從技術(shù)手段得到實(shí)踐。通過(guò)系統(tǒng)提供簡(jiǎn)便預(yù)算管理和控制功能,將公司發(fā)生的頻

7、數(shù)巨大的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)預(yù)算推廣到各部門甚至每個(gè)人,只需在期初設(shè)置好預(yù)算值,系統(tǒng)就自動(dòng)根據(jù)預(yù)算值控制每一筆業(yè)務(wù)的申請(qǐng),并自動(dòng)匯總預(yù)算發(fā)生總額,提供明細(xì)的預(yù)算查詢,極大地提高了工作效率。 四是界面優(yōu)化,符合公司的工作習(xí)慣和制度要求。SES系統(tǒng)充分考慮了各種角色的操作習(xí)慣和要求,為每位員工提供簡(jiǎn)捷、美觀的界面,并可以自定義業(yè)務(wù)界面,適應(yīng)企業(yè)不斷發(fā)展的需要。憑證根據(jù)制度要求進(jìn)行編號(hào),并提供標(biāo)準(zhǔn)格式的科目匯總表和明細(xì)賬,符合財(cái)務(wù)制度要求,賬務(wù)數(shù)據(jù)可追溯到明細(xì)的會(huì)計(jì)憑證、業(yè)務(wù)申請(qǐng)單,操作簡(jiǎn)便。 四、取得的成果 SES系統(tǒng)的開發(fā)實(shí)施不僅解決了上述問題,避免了SAP系統(tǒng)尚存的弱點(diǎn),而且取得了較好的開發(fā)

8、成果。 (一)用戶覆蓋率高,業(yè)務(wù)占用量大 SES系統(tǒng)推廣簡(jiǎn)便,在不增加運(yùn)維成本下,通過(guò)使用SES系統(tǒng)可覆蓋全部公司員工,擴(kuò)展了SAP的用戶。2008年,通過(guò)SES系統(tǒng),共自動(dòng)生成業(yè)務(wù)憑證16 725筆,SAP系統(tǒng)付款憑證共21 067筆,SES生成業(yè)務(wù)占EIS付款憑證總數(shù)的79.39%。 (二)實(shí)踐了SAP軟件與我國(guó)財(cái)務(wù)管理要求的結(jié)合 SES系統(tǒng)根據(jù)管理的需求,實(shí)現(xiàn)了多維度、多層次的預(yù)算下達(dá)、經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)的預(yù)算控制,在SES系統(tǒng)中處理的業(yè)務(wù)能實(shí)時(shí)讀取SAP系統(tǒng)中的承諾項(xiàng)目、WBS、工單等預(yù)算的值,與當(dāng)前申請(qǐng)的業(yè)務(wù)金額進(jìn)行對(duì)比控制。會(huì)計(jì)核算、流程審批與預(yù)算控制實(shí)現(xiàn)了三位一體。 (三)功能完善,具有可擴(kuò)展前景 系統(tǒng)接口全面,目前與SAP系統(tǒng)緊密接口進(jìn)行預(yù)算控制和憑證核算;可以方便接入LDAP單點(diǎn)登錄系統(tǒng);與企業(yè)銀行電子支付平臺(tái)等支付系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)接口;提供待辦地、查詢、流程處理等接口,滿足企業(yè)各種信息集成的擴(kuò)展需要。 總之,SES系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用是國(guó)外成熟套裝軟件與