物流系統(tǒng)基本操作流程

1、物流系統(tǒng)基本操作流程 本流程主要講述企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈系統(tǒng)的操作。財務(wù)管理系統(tǒng)、生產(chǎn)計劃管理、成本管理系統(tǒng)另行說明，這里僅說明其與購銷存緊密相關(guān)的一部分內(nèi)容。本辦法所涉及的是電算化信息流中單據(jù)的處理，其依據(jù)為軟件本身的功能特點及公司的業(yè)務(wù)處理流程。電算化操作與業(yè)務(wù)處理即緊密聯(lián)系，又有本質(zhì)區(qū)別。下面分別從幾個方面說明：一、  公共操作問題1、      基礎(chǔ)資料權(quán)限。供應(yīng)商由采購部門指定人員負責(zé)增加、修改；財務(wù)人員可增加修改非出入庫的供應(yīng)商，但必須按指定人員規(guī)則增加，并將增加記錄下來，及時向指定人員反饋?？蛻粲墒袌鲣N售部門指定人員

2、負責(zé)增加、修改、刪除；財務(wù)人員增加修改時同上。物料由指定人員負責(zé)增加、修改、刪除，倉庫保管給予協(xié)助；部門、職員、倉庫由系統(tǒng)操作員負責(zé)增加、修改、刪除。各操作員對上述基礎(chǔ)資料需要進行增加、修改的，直接與相應(yīng)人員聯(lián)系，相應(yīng)人員不在公司而又急需處理的，與系統(tǒng)操作員聯(lián)系。系統(tǒng)操作員對上述資料進行操作后，要及時告知相應(yīng)指定人員。各操作員對發(fā)現(xiàn)的供應(yīng)商、客戶、物料等重碼作好記錄交指定人員處理，也可通知系統(tǒng)操作員。操作員在調(diào)用基礎(chǔ)資料時，盡可能使用搜索功能，不要在瀏覽狀態(tài)下沒在找到就增加。系統(tǒng)操作員知道有重碼時，要及時刪除多余的，使用后不能刪除的，要查看重碼資料已使用情況，如果能及時將重碼資料修改為一個，其

3、他的就可刪除了。2、      操作權(quán)限系統(tǒng)操作員針對各操作員自身的工作情況分配操作權(quán)限，對操作員進行技術(shù)指導(dǎo)，對各操作員的工作情況進行協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。操作員發(fā)現(xiàn)不能使用某一自己所應(yīng)具備的功能時，及時向系統(tǒng)操作員提出。相同或相關(guān)崗位的操作員之間、操作員與系統(tǒng)操作員之間要多加強溝通與交流。3、幾種常用常見情況如果大家看到“該模塊使用已超過最大數(shù)，并且使用時間已超過三個月”，請你及時與系統(tǒng)管理員聯(lián)系；出現(xiàn)“你沒有操作權(quán)限”提示時，應(yīng)及時與系統(tǒng)操作員聯(lián)系；如果大家看到長時間“正在調(diào)用中間層”，請與系統(tǒng)維護員聯(lián)系。有幾點大家要學(xué)會：一是通過PING命令

4、來測試與服務(wù)器之間網(wǎng)絡(luò)是否是通的，其方法為：單擊開始-運行，錄入PING 10.10.0.X，看其運行狀況；二是登錄WIN98或WIN2000時一定要用指定用戶名及密碼，這樣服務(wù)器才會同意你訪問，給大家的用戶名不要隨意更改，密碼使用指定的；三是知道你的機器名及IP是多少，以后出現(xiàn)問題管理員會問你你的機器名或IP什么的。二、  操作中需注意的幾點物料的所有出入庫須及時錄入，這一點是根本原則，不要因為考慮與總帳一致或其他原因不處理。不論是借貨還是退貨、展覽用貨，只要是出入庫都要及時做單據(jù)。當(dāng)然暫放的待檢出入庫不要做單據(jù)，這種情況如果時間較長，可以利用虛倉管理，遇到具體情況時與系統(tǒng)管理員溝

5、通使用方式。在未打算取消手工單據(jù)且領(lǐng)導(dǎo)未參與審核前，制單和審核可為同一人，逐步轉(zhuǎn)換到領(lǐng)導(dǎo)參與及取消手工情況下，另行制定單的審核要求。各操作員應(yīng)經(jīng)常使用公告板進行交流。將公告板設(shè)為啟動功能，每次開機后就進入到此功能，隨時收發(fā)信息，這樣避免因聯(lián)系不便造成工作延誤。這種信息主要發(fā)給本單位的相關(guān)人員。發(fā)給系統(tǒng)管理員（組長）的請在內(nèi)網(wǎng)上進行（OA）。三、  各系統(tǒng)的具體操作所有系統(tǒng)的功能分處理功能和查詢功能，未加特別說明的，制作人同時為審核人。業(yè)務(wù)處理是通過制作、審核、修改各單據(jù)來實現(xiàn)的。1、采購系統(tǒng)采購申請單 如果已經(jīng)使用BOM的單位，盡可能使用采購申請單的外購配套錄入或計劃系統(tǒng)錄入，沒有使

6、用計劃系統(tǒng)和BOM功能的單位可不錄入采購申請單。采購申請單由采購計劃人員錄入。采購訂單 制作采購申請單的單位，采購訂單需關(guān)聯(lián)采購申請單制作，采購訂單數(shù)量不得超過申請單數(shù)量；不需制作采購申請單的單位采購訂單手工錄入。采購訂單必須錄入價格。嚴格說來，沒有價格的訂單不能向?qū)Ψ接嗀洠荒芊Q其為訂單（合同）。如果有少量的訂單在制作時不能確定價格，在備注中要說明情況，在財務(wù)人員月底核算時要向其說明實際談定的價格。采購訂單下達時，知道對方所開發(fā)票稅率與默認稅率不一致時，應(yīng)填上稅率，以便入庫單金額相對準確。采購訂單由采購人員制作，可設(shè)定單據(jù)套打打印成合同形式。收貨通知單 收貨通知單作為檢驗結(jié)果單使用，收貨通知

7、建議原則上由誰收到貨物就由誰制作。制作必須準確及時。本來供應(yīng)商送來貨后，需有人收貨并給簽收送貨單，此處收貨通知單可與送貨單聯(lián)系起來使用。收貨通知單上增加了一列送檢數(shù)和合格率，原單據(jù)上有的數(shù)量在入庫前改為合格數(shù)量。退貨通知單 退貨通知單由質(zhì)檢人員制作。退貨通知單只針對未入庫的退貨情況（已入庫退貨的，由倉庫保管根據(jù)有關(guān)退貨說明關(guān)聯(lián)原入庫單制作紅字入庫單）。退貨通知只能手工錄入，不要關(guān)聯(lián)收貨通知單或外購入庫單。由于有了退貨后，供應(yīng)商會再送合格品來，而后送來的做收料通知單要關(guān)聯(lián)采購訂單，而采購訂單數(shù)量又已經(jīng)被關(guān)聯(lián)且關(guān)閉了，所以此時需要系統(tǒng)操作員更改系統(tǒng)設(shè)置項“已關(guān)閉采購訂單可追加執(zhí)行”，此項應(yīng)用后，應(yīng)

8、立即修改還原。外購入庫單 外購入庫單分倉庫由倉庫保管根據(jù)收貨通知單制作，輸入時應(yīng)將電腦入庫單號寫在手工單上，以便查對。外購入庫單應(yīng)關(guān)聯(lián)收貨通知單錄入，退貨紅字入庫單關(guān)聯(lián)原外購入庫單錄入。除辦公用品外，原則上所有外購物料均需入庫，部分物料實際未通過倉庫，但根據(jù)管理需要，仍須辦理出入庫手續(xù)：由客戶自購的部分物料，包含在銷售合同總額中，將發(fā)票拿到公司來報銷的，也須辦理出入庫手續(xù)。程序視同實際外購一樣辦理。這樣避免銷售合同(訂單)看起來未執(zhí)行完，開發(fā)票時金額不全，造成應(yīng)收款流失。采購員要了解入庫單上供應(yīng)商與發(fā)票供應(yīng)商的情況，兩處供應(yīng)商名稱應(yīng)完全一致。特殊情況的，要在采購訂單制作時就要注意，名稱應(yīng)以采購

9、發(fā)票名稱為準。外購入庫中有需要進行序列號管理的，入庫前就需將序列號編好，不然不能制作入庫單。采購發(fā)票 采購發(fā)票關(guān)聯(lián)外購入庫單制作并審核。采購發(fā)票必須有對應(yīng)的入庫單（含紅字），且入庫單上的品種、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、金額等須與手工入庫單一致。不論出現(xiàn)什么原因，電腦中發(fā)票的合計數(shù)一定要與手工的發(fā)票金額一致，這個一致可以是多張電腦發(fā)票金額合計與手工發(fā)票一致，但發(fā)票上的供應(yīng)商必須為同一單位。已經(jīng)入庫后退貨的，須由提貨人（供應(yīng)商）在退貨單上簽字，保管員據(jù)此制作紅字入庫單，紅字入庫單關(guān)聯(lián)原入庫單，無原單的方可手工錄入。這種情況千萬不可制作出庫單。由于系統(tǒng)設(shè)定外購入庫單必須關(guān)聯(lián)收貨通知單生成，因此須由管理員先交

10、設(shè)置改后方可制作紅字出庫單。如果退貨和補貨同時進行，且數(shù)量一致，在管理上沒有特殊要求的情況下，可不進行補入及沖紅處理。實際操作過程可能會出現(xiàn)來的發(fā)票數(shù)量金額為以前入庫單的一部分或一張入庫單的一部分與其他入庫單之和，這種情況要拆單處理，即將原入庫單拆為幾張來與發(fā)票核銷。那么一張入庫單就變成了N張，分別1/N、2/N。這個主要由發(fā)票審核人員來處理。拆單之后原來數(shù)量精度為0的拆后出現(xiàn)數(shù)量精度為-1，此時要在物料中將精度改為1。采購發(fā)票和銷售發(fā)票均有兩個號碼，一個自動生成的，一個實際的號碼。這樣的目的是為了能顯示實際號碼，又不改動“單據(jù)號可手工錄入”選項。如果發(fā)票已到貨未到，由于沒有外購入庫單不能審核

11、發(fā)票，所以在物流系統(tǒng)中不能制作憑證，但單位一般又想先抵扣進項稅，此時可以制作“借：在途物資/應(yīng)交稅金-進項，貸：應(yīng)付帳款或銀行存款”，待貨物入庫時作“借：原材料，貸在途物資即可。當(dāng)然如果貨與票在一個月內(nèi)到達或發(fā)票不用于抵扣，可以考慮將發(fā)票壓一壓。2、銷售系統(tǒng)銷售訂單 本軟件中的銷售訂單有銷售合同及發(fā)貨通知單（手工為發(fā)貨單）的雙重作用。我們可以考慮將銷售訂單視作合同，將其格式設(shè)為合同樣式，其制作需關(guān)聯(lián)應(yīng)收系統(tǒng)中的銷售合同。同時制合同和訂單，看起來重復(fù)了一些勞動，但我認為是很有意義的一件事。合同在應(yīng)收款系統(tǒng)到時可以反映發(fā)票、收款及合同綜合情況；訂單可以清晰地反映折扣情況、分業(yè)務(wù)員及分區(qū)域訂單情況。

12、同時做了訂單之后，發(fā)貨按照訂單或發(fā)貨通知單發(fā)后，再根據(jù)發(fā)票與銷售出庫單核銷，在銷售系統(tǒng)中可以反映訂單、發(fā)貨及發(fā)票情況一覽表。這些表非常實用。由于應(yīng)收屬財務(wù)系統(tǒng)其主要反映的是財務(wù)信息，訂單屬于物流系統(tǒng)其主要反映的是物流信息，各有所長。為了反映分區(qū)域、分渠道的銷售訂單情況，應(yīng)將客戶相關(guān)信息錄全，這樣才能查看分區(qū)域、分行業(yè)、分渠道的訂單報表。銷售內(nèi)勤人員制作銷售訂單。訂單制作人員要熟悉合同情況，在發(fā)貨時間處填寫實際要求發(fā)日期。如果購買有計劃系統(tǒng)，交貨日期還要結(jié)合到MRP計算時使用。銷售訂單的價格要認真輸入，不要將總額弄成與合同上一致就行了，這樣不利于查看各成品的實際銷售情況，例如某某產(chǎn)品年平均銷價情

13、況、年銷售毛利等等，到開發(fā)票時也很不方便。銷售訂單上的單價為公司報價，實際成交價為折后單價，這兩處單價都要填寫完整。由于折扣處只認正數(shù)不認負數(shù)，所以在出現(xiàn)加價合同時要將價格處改為實際價，此時折后價格與單價一致?？紤]折扣價對考核業(yè)務(wù)員業(yè)績，計算業(yè)務(wù)員提成很方便，對公司總的看價格趨勢也很有用。在出現(xiàn)金額合計與折后合計（實際合同額）不一致情況時，不要將差額攤到部分產(chǎn)品上，而應(yīng)按比例大約攤到所有產(chǎn)品上，這樣更能反映實際情況，銷售利潤毛利表更加真實。實際工作中存在合同中含送一些物料，如果這些物料不在虛倉中處理的話，應(yīng)作為合同的一部分，與主體同等錄入，且將合同總金額按所有物料報價分攤。銷售訂單上的單價默認

14、為基礎(chǔ)資料中的銷售單價，為了方便訂單的輸入，此數(shù)據(jù)須及時補充更新。更新數(shù)據(jù)由銷售訂單制作人員負責(zé)。由于現(xiàn)在存在客戶與收貨單位不是同一單位的情況，所以有必要在銷售訂單上增加一表頭“收貨單位”，當(dāng)客戶與收貨單位一致時，該項目可以不填，當(dāng)不一致時就填上。發(fā)貨通知單 發(fā)貨通知單主要用于銷售訂單中含有虛擬物料BOM單展開使用。如果用銷售訂單控制發(fā)貨出現(xiàn)發(fā)貨時間不易控制時，可以啟用發(fā)貨通知單作為發(fā)貨的依據(jù)。發(fā)貨通知單主要用于上述兩個方面，否則沒有必要使用。銷售出庫單 銷售出庫單由倉庫保管根據(jù)銷售訂單或發(fā)貨通知單關(guān)聯(lián)制作，時間為實物出庫時。銷售出庫單平常只能關(guān)聯(lián)銷售訂單或發(fā)貨通知單制作，有些情況不能關(guān)聯(lián)銷售

15、訂單的，如制作紅字銷售出庫單、確實無銷售訂單的，由制作人員向系統(tǒng)操作員說明有關(guān)情況，系統(tǒng)操作員調(diào)整選項后制作。出現(xiàn)已銷售貨物退庫的情況，貨物送到倉庫后應(yīng)制作紅字出庫單，紅字出庫單原則上應(yīng)關(guān)聯(lián)原出庫單，無原單的方可手工錄入。銷售發(fā)票 銷售發(fā)票要輸入電腦，錄入發(fā)票時關(guān)聯(lián)合同，這樣應(yīng)收款系統(tǒng)才能反映發(fā)票及收款情況。審核銷售發(fā)票必須有對應(yīng)的銷售出庫單(含紅字)。銷售發(fā)票的制作在技術(shù)上與采購發(fā)票類似。有時也存在拆單的情況。銷售過程中有少量的未發(fā)貨就先開發(fā)票的情況，這種情況嚴格來說是不應(yīng)做銷售收入入帳的，只是在計算銷項稅時考慮稅金而已。但財務(wù)人員都適應(yīng)了以開發(fā)票為做銷售收入為準，為了與稅務(wù)資料一致，也可以

16、先在總帳系統(tǒng)中作一張憑證，“借：應(yīng)收帳款，貸：收入/稅金”，在出庫時，再將發(fā)票在銷售系統(tǒng)中作一次，同時制作一張憑證，貸方一紅一藍。大家逐步要適應(yīng)訂單、發(fā)票、收款單位盡可能一致，如簽合同是甲、回款是乙的情況，還有的是合同是集團（總局）簽定，收貨付款是各分支單位，財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員一定要溝通處理好這種情況。各單位都存在這種情況，看來不是很好處理。 3、倉存系統(tǒng)外購入庫單 外購入庫單的處理見上采購系統(tǒng)中的相關(guān)部分。產(chǎn)品入庫單 產(chǎn)品含產(chǎn)成品和自制半成品。購買且已使用生產(chǎn)系統(tǒng)的，產(chǎn)品入庫單須關(guān)聯(lián)生產(chǎn)任務(wù)單制作，沒有生產(chǎn)任務(wù)單的可手工錄入產(chǎn)品入庫單。保管應(yīng)在產(chǎn)品入庫手工單上填寫電腦編號。車間領(lǐng)取

17、已入庫成品進行改進、返工、返修的，作為借貨（屬其他出庫）處理。對于產(chǎn)品入庫單要把握一個原則：每月產(chǎn)品入庫數(shù)量（含紅字沖減后）與實際生產(chǎn)入庫數(shù)量一致，作為計件工資的基本依據(jù)，其他業(yè)務(wù)引起的出入庫不在此處理。產(chǎn)品入庫單中物料有需序列號管理的，入庫前需編好序列號。委外加工入庫單參照產(chǎn)品入庫單。只有外購入庫單才能鉤對審核，委外入庫單不能與發(fā)票鉤對審核。但其可制作費用發(fā)票。？（委外管理還需探討）其他入庫單 指除上述外的入庫業(yè)務(wù)，不包含銷售退庫、領(lǐng)料退庫、借貨退庫、盤盈入庫等。需要指出的是，保管人員在制作驗收入庫單據(jù)時，要注意分清外購入庫、委外入庫、產(chǎn)品入庫及其他入庫。如果其他入庫有幾大種類，可以細分。銷

18、售出庫單 銷售出庫單的制作同銷售系統(tǒng)中的銷售出庫單生產(chǎn)領(lǐng)料單 生產(chǎn)用料的領(lǐng)取結(jié)合物資倉庫的具體管理模式進行。倉庫保管要保證將領(lǐng)料單及時輸入電腦，使得倉庫實存數(shù)據(jù)與電腦保持一致。生產(chǎn)領(lǐng)料單可以結(jié)合計劃系統(tǒng)使用，手工領(lǐng)料單在輸入電腦后在單據(jù)上要注明電腦編號。使用BOM后，生產(chǎn)領(lǐng)料凡BOM中含有的，不得手工錄入，直接根據(jù)投料單就可制作完成；手工錄入部分必須有相應(yīng)的手工簽字程序，這道程序在電腦中未能完成審核之前，須有手工批單并保管好。不論是否購買成本管理系，在輸入生產(chǎn)領(lǐng)料單時，必須輸入成本對象，以便成本核算。委外加工領(lǐng)料單 用于外協(xié)發(fā)出的貨物都輸入到委外加工領(lǐng)料單中，不作為生產(chǎn)領(lǐng)料單，外協(xié)發(fā)出要與生產(chǎn)

19、任務(wù)單結(jié)合起來使用。？其他出庫單 除上述外的出庫歸到其他出庫中，具體指開發(fā)用料、辦公用料、借貨、其他用料等。根據(jù)需要可將其他出庫單類型直接分為幾種類型：開發(fā)出庫、借貨出庫等借貨由倉庫保管根據(jù)借貨單手工錄入，歸還時不作入庫，而做紅字其他出庫單。借貨單有客戶的寫客戶，沒有的寫借貨人部門?；A(chǔ)資料中沒有的客戶可不增加，只在備注中注明為某一單位借即可。其他單據(jù) 倉庫保管要按照有關(guān)流程要求按期盤點，將盤點結(jié)果制成庫存調(diào)整單，同時將盤點結(jié)果報物資主管。保管之間制作調(diào)撥單時，要相互通知，由調(diào)入倉庫制作，調(diào)出倉庫審核。四、  其他各操作員遇到的問題請和困難記錄下來，及時與系統(tǒng)操作員聯(lián)系或與相關(guān)人員交流解決。出現(xiàn)輸入時間滯后補輸單