企業(yè)人事檔案管理制度

1、企業(yè)人事檔案管理制度1. 目的將企業(yè)人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化維護(hù)人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。便于相關(guān)人事檔案材料的借閱和使用。2. 適用范圍適合公司總部及全國(guó)各辦事處及分支機(jī)構(gòu)3. 人事檔案分類員工人事檔案分為以下四大類：3.1 入職檔案3.1.1 個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工登記表、入職試卷、面試評(píng)價(jià)表、身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、英語(yǔ)等級(jí)證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、各類資格證書復(fù)印件等個(gè)人入職基本信息。3.1.2 勞動(dòng)合同、保密合同、補(bǔ)充協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議等。3.2 培訓(xùn)檔案新員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)心得。參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)表、培訓(xùn)申請(qǐng)表、培訓(xùn)效果評(píng)估表。培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議。3.3 職

2、位檔案職位說(shuō)明書、職務(wù)說(shuō)明書、職務(wù)任命書。職務(wù)變動(dòng)申請(qǐng)、職位職務(wù)變更記錄。3.4 薪酬考核檔案 試用期考核表、員工試用期總結(jié)表。季度 /年度考核記錄表、考核成績(jī)、考核面談?dòng)涗?。工作記錄、調(diào)薪申請(qǐng)單、調(diào)薪/降薪記錄。3.5 其他檔案?jìng)€(gè)人黨、團(tuán)相關(guān)資料。各類獎(jiǎng)勵(lì)、處罰記錄。離職申請(qǐng)、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補(bǔ)償金協(xié)議等、其他補(bǔ)充協(xié)議。4. 人事檔案的歸檔歸檔的程序如下：首先對(duì)各類人事檔案進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。將新材料放入檔案。5. 人事檔案的核查核對(duì)檢查和核對(duì)時(shí)保證人事檔案完整、安全的重要手

3、段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲蛀等， 也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看檔案室環(huán)境是否良好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。6. 人事檔案的轉(zhuǎn)遞檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案。在檔案底賬上注銷。填寫轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單。按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過(guò)內(nèi)部人員轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收

4、檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。7. 人事檔案利用的方式人事檔案的利用有多種方式：7.1 查閱設(shè)立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關(guān)權(quán)限人員可以到人事檔案管理部門進(jìn)行查看，無(wú)關(guān)人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。7.2 借出使用相關(guān)人員為完成某項(xiàng)人事工作任務(wù)，必須將人事檔案借出使用時(shí)采用的方式。借閱人必須履行嚴(yán)格的借閱手續(xù)，基礎(chǔ)時(shí)間不能超過(guò)一周，需要在“借閱登記表”上進(jìn)行登記，逾期未歸還者，續(xù)辦延長(zhǎng)借閱手續(xù)，并到期歸還。7.3 出具證明材料 一般由于使用人因入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明

5、人核實(shí)情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經(jīng)認(rèn)真校對(duì)、審查，經(jīng)主管部門審批，加蓋公章后方能生效。8. 人事檔案利用的手續(xù)在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證8.1 查閱手續(xù)查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔申請(qǐng)，在申請(qǐng)中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱部門負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。8.2 外借手續(xù)首先，借檔人員寫出借檔申請(qǐng)，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似；其次，借檔人員（部門）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字；再次，人事檔案部門對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚并由借檔人員簽字；最后，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。8.3 出具證明材料的手續(xù)單位、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)人員（ 部門 ）提出申請(qǐng)，說(shuō)明要求出具證明材料的理由；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后， 證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。9. 人事檔案保密規(guī)定及保存期限9.1 公司設(shè)專人負(fù)責(zé)各類人事檔案的保管工作，保管人員