專題講座資料（2021-2022年）工程檔案管理辦法

1、工程資料管理辦法第一章 總則一、為進(jìn)一步加強(qiáng)公司工程資料的管理工作，確保工程資料的完整、準(zhǔn)確、安全并充分發(fā)揮工程資料在工程規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、管理等工作中的作用，根據(jù)工程建設(shè)和工程資料的管理工作的實(shí)際情況，特制定本管理辦法。二、本工程資料涵蓋項(xiàng)目實(shí)施過程中所有前期研究、項(xiàng)目審批、設(shè)計(jì)規(guī)劃、工程管理、竣工驗(yàn)收形成的文件、證書、圖紙、圖片、簽證、報(bào)告、等資料全部原始和正式的檔案資料，以及記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀以及具有保存價(jià)值的各種載體的文件資料。三、公司工程管理部門在整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)期間要依據(jù)本管理辦法的具體規(guī)定進(jìn)行工程資料的接受、建檔、使用、保存等相關(guān)管理工作，并應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求規(guī)范完善工

2、程資料管理工作。第二章 工程資料管理的機(jī)構(gòu)及職責(zé)一、管理機(jī)構(gòu)1、公司工程部為項(xiàng)目工程資料的日常管理機(jī)構(gòu)，具體負(fù)責(zé)工程資料的收集、整理、登記、歸檔、保管等日常管理工作，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目工程資料管理的完整性、安全性、規(guī)范性負(fù)責(zé)； 2、每位專業(yè)工程師對(duì)經(jīng)手的原始文案資料都有收集、匯總、整理和保管的責(zé)任。入庫歸檔前工程資料的收集、匯總、整理和保管工作由工程管理資料員負(fù)責(zé)。整理立冊(cè)后向公司辦公室移交。二、工作職責(zé)1、了解部門的工作業(yè)務(wù)開展情況，掌握部門文件材料的歸檔范圍，收集部門的文件材料；整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2、認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)部門承辦工作所產(chǎn)生的文件材料應(yīng)

3、及時(shí)收集，每周進(jìn)行分類登記，歸檔，部門資料員應(yīng)自行編制檔案目錄。3、移交檔案時(shí)，如有電子文檔應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件，對(duì)于具有重要保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)備份內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。對(duì)于部門業(yè)務(wù)工作中仍需使用的文件和資料，應(yīng)在歸檔前自行制作復(fù)印件，并在本部門內(nèi)妥善保管。4、部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門工程資料的真實(shí)性、完整性及歸檔的及時(shí)性負(fù)總責(zé)。第三章 工程檔案的分類一、工程檔案的保存期限按照工程檔案資料保存和使用價(jià)值的重要性，將工程檔案分為永久、長期、短期等三類。期限判定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)甘肅省建筑工程資料管理規(guī)程執(zhí)行。二、工程檔案基本項(xiàng)目類別工程資料依據(jù)性質(zhì)與內(nèi)容的不同，大致可分為以下幾類。1、工程準(zhǔn)備階段文件具

4、體包括立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件，招投標(biāo)文件，開工審批文件，預(yù)算類文件，建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人信息等。2、監(jiān)理單位資料具體包括監(jiān)理大綱、規(guī)劃和細(xì)則，監(jiān)理月報(bào)，監(jiān)理會(huì)議紀(jì)，監(jiān)理對(duì)進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制的有關(guān)資料，分包資質(zhì)，監(jiān)理通知，合同與其他事項(xiàng)管理，監(jiān)理工作總結(jié)等。3、施工單位資料具體包括建筑安裝工程所有施工圖紙與施工文件（涵蓋土建、電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工程，室外工程），工程所有竣工圖（涵蓋綜合竣工圖與專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)，竣工驗(yàn)收記錄，以及相關(guān)聲像、電子檔案等）。6、其它文件具體包括對(duì)外往來函件，工作聯(lián)系單

5、，物業(yè)管理資料，工程保修資料等。工程資料的詳細(xì)分類按甘肅省建筑工程資料管理規(guī)程執(zhí)行。第四章 工程圖紙管理制度一、工程圖紙的分類與接收 1、工程圖紙按專業(yè)性質(zhì)一般可分為圖紙目錄、設(shè)計(jì)總說明、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、電氣施工圖、給排水施工圖、建筑裝修圖、設(shè)備施工圖等。2、設(shè)計(jì)單位提交工程圖紙時(shí)，工程管理部應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)合同及設(shè)計(jì)任務(wù)書的具體規(guī)定逐項(xiàng)核對(duì)工程圖紙，核對(duì)無誤后，方可進(jìn)行簽收。二、工程圖紙的登記1、工程管理部全面負(fù)責(zé)所有工程圖紙的收取、編號(hào)、登記、技術(shù)受控、發(fā)放、變更與回收等管理工作，并對(duì)圖紙的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性負(fù)責(zé)；2、工程管理部簽收?qǐng)D紙或設(shè)計(jì)變更單后，應(yīng)及時(shí)按圖紙目錄對(duì)圖紙的套數(shù)

6、、頁數(shù)、種類進(jìn)行分類整理、登記；2、所有簽收的圖紙，均應(yīng)進(jìn)行登錄，詳見圖紙目錄及信息登記表（附件一）。三、工程圖紙的發(fā)放1、工程管理部應(yīng)對(duì)圖紙整理、登記并加蓋技術(shù)受控章后，應(yīng)按公司要求的分配辦法進(jìn)行圖紙的分發(fā)與存檔。所有圖紙發(fā)放與領(lǐng)取時(shí)，均應(yīng)按如下規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)：（1）圖紙（設(shè)計(jì)變更通知）發(fā)放給使用人時(shí)，應(yīng)經(jīng)公司總工程師及工程管理部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，同時(shí)填寫圖紙發(fā)放登記表，并具體注明圖紙（設(shè)計(jì)變更通知）類別、名稱、編號(hào)、份數(shù)、日期、接收部門（或單位）等，且必須要求接收人簽字確認(rèn)（見附件二圖紙發(fā)放及回收登記表）。（2）施工單位的圖紙接收人應(yīng)為施工單位資料員、技術(shù)負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理，施工單位相關(guān)人員

7、領(lǐng)取圖紙時(shí)，必須在圖紙發(fā)放及回收登記表（附件二）上確認(rèn)簽收。（3）圖紙管理過程中，均應(yīng)建立圖紙登記信息與收發(fā)臺(tái)帳；臺(tái)帳必須包括的內(nèi)容有：名稱、編號(hào)、圖紙來源、收發(fā)日期、份數(shù)、標(biāo)識(shí)、圖紙?jiān)蛷?fù)印件份數(shù)、發(fā)送或領(lǐng)取單位及領(lǐng)取份數(shù)、圖紙變更情況等。2、所有圖紙或設(shè)計(jì)變更單必須在加蓋了技術(shù)受控章后方可發(fā)放，工程圖紙一般應(yīng)按施工合同具體份數(shù)發(fā)放與監(jiān)理及施工單位；四、工程圖紙的查閱與外借1、公司各相關(guān)部門查閱或借用圖紙時(shí)，辦理借閱手續(xù)（見附件三圖紙借閱登記表）。2、圖紙使用過程中，若出現(xiàn)圖紙份數(shù)不足，可由工程管理部另行安排補(bǔ)印或補(bǔ)曬。補(bǔ)印或補(bǔ)曬圖紙需要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，申請(qǐng)、領(lǐng)用的相關(guān)手續(xù)按本

8、規(guī)定的程序執(zhí)行。五、圖紙的變更與作廢回收1、由于洽商、圖紙會(huì)審和技術(shù)交底或工程類、技術(shù)類設(shè)計(jì)變更引起的圖紙修改和變更，由工程管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理圖紙的變更。2、修改、變更后的圖紙或設(shè)計(jì)變更單，工程管理部應(yīng)按照本辦法的相關(guān)規(guī)定，重新辦理接收、分類、登記、技術(shù)受控手續(xù)。 3、發(fā)放修改、變更后的圖紙時(shí)，工程管理部應(yīng)首先下發(fā)原圖變更、收回及新圖發(fā)放的相關(guān)通知，并辦理變更后圖紙的發(fā)放領(lǐng)用手續(xù)。發(fā)放變更后的圖紙時(shí)，要同時(shí)收回原圖，并將原圖加蓋“作廢”圖章。4、圖紙變更后，成本部、工程管理部等圖紙使用與保管部門均要在圖紙目錄及信息登記表及時(shí)進(jìn)行圖紙信息變更登記。5、所有回收的作廢圖紙，工程管理部均應(yīng)在圖紙發(fā)放

9、及回收登記表上進(jìn)行登記，并應(yīng)將圖紙隔離存放，或報(bào)經(jīng)公司批準(zhǔn)后做銷毀處置。第五章 工程資料報(bào)送管理一、工程管理部應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行甘肅省建筑工程資料管理規(guī)程，并按照相關(guān)要求及時(shí)對(duì)監(jiān)理及施工單位報(bào)送的相關(guān)監(jiān)理資料進(jìn)行審核、處理、整理與歸檔。二、對(duì)于監(jiān)理及施工單位報(bào)送、保存的相關(guān)工作資料，涉及工程質(zhì)量、進(jìn)度、成本、安全管理等工作控制事項(xiàng)的，工程管理部應(yīng)對(duì)相應(yīng)事項(xiàng)的具體落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤檢查；涉及今后政府備案要求的，工程管理部應(yīng)及時(shí)匯總、存檔。三、所有報(bào)送公司的監(jiān)理及施工單位工作資料，均應(yīng)由工程管理部統(tǒng)一接收、歸檔與妥善保管。 四、所有關(guān)于工程資料的報(bào)送程序：由施工單位報(bào)送監(jiān)理單位，監(jiān)理單位審查完畢后再由監(jiān)理單

10、位報(bào)送工程管理部接收。第六章 工程資料檢查實(shí)施辦法一、工程管理部應(yīng)對(duì)監(jiān)理及施工單位工作的檢查采取定期檢查與日常抽查相結(jié)合的辦法進(jìn)行，檢查前應(yīng)先制定相應(yīng)的檢查表單，（見附件四現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄表）并就重點(diǎn)檢查事項(xiàng)與評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)逐一列舉，盡量做到可操作性強(qiáng)與量化檢查； 二、以下監(jiān)理及施工單位工程資料事項(xiàng)每月至少要一次定期檢查：1、各月監(jiān)理及施工單位對(duì)工程資料按施工進(jìn)度填寫的資料是否建立與存檔；2、監(jiān)理工作日志及施工單位施工日志、混凝土施工日志的建立與完善情況等；3、審核工程資料的真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確度；4、審核工程資料的時(shí)間為每月一次。三、工程管理部對(duì)所有的監(jiān)理及施工單位工作檢查情況均應(yīng)當(dāng)場(chǎng)由被檢查人簽字確認(rèn)，

11、相關(guān)檢查情況也應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)和通報(bào)監(jiān)理及施工單位。五、對(duì)于檢查過程中發(fā)現(xiàn)的相關(guān)問題，工程管理部應(yīng)簽發(fā)書面通知，要求監(jiān)理及施工單位迅速進(jìn)行工作整改，（見附件五問題整改通知書）。六、工程資料填寫及歸檔質(zhì)量要求1、嚴(yán)格根據(jù)甘肅省建筑工程資料管理規(guī)程執(zhí)行。七、本辦法未明確或涵蓋的其他管理內(nèi)容與程序，根據(jù)甘肅省建筑工程資料管理規(guī)程執(zhí)行。第七章 其他一、本管理辦法自下發(fā)之日起施行；二、本辦法由公司工程管理部負(fù)責(zé)解釋。附件一 圖紙目錄及信息登記表附件二 圖紙發(fā)放及回收登記表附件三 圖紙借閱登記表附件四 現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄表附件一 問題整改通知單白銀銀滬置業(yè)有限責(zé)任公司工程部二一一年三月附件一圖紙發(fā)放登記表序號(hào)編號(hào)圖紙名稱圖紙受控情況套數(shù)每套頁數(shù)接受單位接收日期接收人備注附件二圖紙（設(shè)計(jì)變更單）發(fā)放及回收登記表序號(hào)編號(hào)圖紙名稱受控圖章類別套數(shù)每套頁數(shù)發(fā)放日期領(lǐng)用單位領(lǐng)用人簽字回收時(shí)間回收套數(shù)交回人簽字備注附件三借 閱 復(fù) 制 文 件 登 記 薄序號(hào)案卷或文件名稱卷號(hào)或文號(hào)份 數(shù)單 位日 期簽 名借閱歸還日期備 注附件四現(xiàn) 場(chǎng) 檢 查 記 錄 表 施工單位工程