辦公物資采購管理

1、辦公物資采購管理編 制：單 位：部 門：審 核：XX年XX月XX日第一條 為使公司辦公物資采購及發(fā)放工作規(guī)范化， 依據(jù)公司預(yù) 算計劃制度和倉儲管理制度特制訂本規(guī)定。第二條 辦公物資的采購及發(fā)放須遵從“保證供應(yīng)、方便工作、 節(jié)省開支”的原則。采購要從實際需要出發(fā)，嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行。員工 使用辦公用品和設(shè)備時要珍惜愛護(hù)，杜絕破壞和浪費。第三條 本規(guī)定所指辦公物資是指文具、紙張等文案用品，辦公 桌椅、檔案柜等家俱器具，電話機(jī)、傳真機(jī)、計算機(jī)、打印機(jī)等辦公 機(jī)具設(shè)備，電扇、空調(diào)等家電設(shè)備。第四條 各部門所需的辦公物資要統(tǒng)籌計劃，納入年度預(yù)算計劃 當(dāng)中，經(jīng)批準(zhǔn)后，按月制訂具體計劃。第五條 辦公物資的采購及

2、發(fā)放實行集中管理，由總務(wù)部負(fù)責(zé)， 具體細(xì)則如下：（一）辦公物資的月度采購。各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)批準(zhǔn)的月度費用預(yù)算，結(jié)合本部門的實際需要， 填寫“月度采購申請單” ，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清 楚，并于每月 30 日報至管理會計部，管理會計部審查是否在預(yù)算之 內(nèi)。如在預(yù)算外，管理會計部要求各部門重新填單，如在預(yù)算內(nèi)，管 理會計部簽署意見后轉(zhuǎn)總務(wù)部后勤組， 后勤組根據(jù)庫存情況和各部門 的緩急需要編制“月度采購計劃” ，報總務(wù)部經(jīng)理審核和行政總監(jiān)審 批后，由采購員實施采購， 同時“月度采購計劃” 報財務(wù)會計部一份， 由財務(wù)會計部負(fù)責(zé)采購資金的準(zhǔn)備。二） 辦公物資的臨時采購各部門因臨時或預(yù)算外需

3、要而申請采購時， 應(yīng)填寫“采購申請單” （本單一式四聯(lián)，一聯(lián)本部門留存，一聯(lián)報財務(wù)會計部，一聯(lián)交采購 員，一聯(lián)交物資管理員。），經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽準(zhǔn)，然后視采購所需金 額報相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。 財務(wù)會計部負(fù)責(zé)采購資金的準(zhǔn)備及對某些物品 的比價工作。（三） 申請采購的審批權(quán)限。1、預(yù)算內(nèi)單項資金使用審批權(quán)限： 1000 元（含）以內(nèi)由部門 經(jīng)理批準(zhǔn)；1000 元以上 2000 元（含）以內(nèi)由系統(tǒng)總監(jiān)批準(zhǔn)； 2000 元以上由總經(jīng)理批準(zhǔn)。2、預(yù)算外單項資金使用審批權(quán)限： 2000 元（含）以內(nèi)由總 經(jīng)理批準(zhǔn)； 2000 元以上由董事長批準(zhǔn)。3、動用 1000 元（含）以下資金由財務(wù)會計部經(jīng)理核準(zhǔn)； 10

4、00 元以上由財務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)。第六條 采購工作細(xì)則。（一） 采購物資單價在 100 元（含）以下的，由采購員直接采 買。采購物資單價超過 100 元的，采購員須事先進(jìn)行市場 尋價，填寫“尋價單”。單價在 200 元以下的尋價結(jié)果由后 勤組組長確認(rèn)；單價在 200 元（含）以上尋價結(jié)果由總務(wù) 部經(jīng)理確認(rèn)。采購員根據(jù)確認(rèn)的尋價結(jié)果，辦理具體的采 購業(yè)務(wù)。二） 采購員在實施采購業(yè)務(wù)時， 應(yīng)充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求，要做到貨比三家，保證物美價廉。采購后要及時辦理入庫手續(xù)并登記采購臺帳。 第七條 物資管理員負(fù)責(zé)辦理采購物資的驗收入庫手續(xù)，并搞好 庫房管理。（一） 采購員在辦理入

5、庫手續(xù)時， 物資管理員應(yīng)根據(jù) “采購申 請單”進(jìn)行認(rèn)真核對，仔細(xì)檢查品名、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量 是否符合要求，如不符合要求，有權(quán)拒絕入庫并督辦采購 員辦理退貨。如果符合要求，應(yīng)填寫“入庫單” （本單一式 兩聯(lián)，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)交采購員辦理請款或報 銷手續(xù)并留存于會計室。 ），辦理入庫手續(xù)，并登記庫存數(shù) 量帳。（二）物資管理員應(yīng)確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整 潔，要做到“八防四檢” ：1、八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防 漏電。2、四檢：上班必須檢查倉庫門鎖有無異常， 物品有無丟失。下班檢查是否已鎖門、 拉閘、斷電及是否存在其它 不安全隱患。經(jīng)常檢查庫內(nèi)溫度、濕度，保

6、持通風(fēng)。 檢查易燃、易爆物品是否單獨存儲、妥善保管。（三）物資管理員應(yīng)合理有效地使用庫容， 分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。四） 物資管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫保管工作紀(jì)律。倉庫保管工作紀(jì)律內(nèi)容如下：1、 嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙、動用明火。2、 嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。3、嚴(yán)禁在倉庫堆放雜物。4、嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)存放私人物品。5、嚴(yán)禁私領(lǐng)、私分倉庫物品。6、嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)談笑、打罵。7、嚴(yán)禁隨意挪動倉庫的消防器材。8、嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)私拉亂接電源電線。（五） 物資管理員對庫存物資要經(jīng)常盤點， 做到日清月結(jié)。 發(fā) 現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責(zé)任，寫出書面 報告，呈報總務(wù)部經(jīng)理和財會部門。第八條 辦公

7、物資的發(fā)放采用集中時間辦理：定于每周二、四下 午 2 時至 5 時。第九條 各部門要指定專人負(fù)責(zé)辦公物資的領(lǐng)用、內(nèi)部發(fā)放及統(tǒng) 計工作，需要時負(fù)責(zé)同管理會計部核對。領(lǐng)用時由指定專人填寫“物品領(lǐng)用單” （本單一式三聯(lián)，一聯(lián)領(lǐng) 用部門存根，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)報會計室。 ）如系以舊換新 或?qū)兕A(yù)算內(nèi)或經(jīng)申購采買的物品， 由部門經(jīng)理簽準(zhǔn)。 如系預(yù)算外則視 具體領(lǐng)用物品金額報相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)， 領(lǐng)用批準(zhǔn)權(quán)限同申請采購時的 規(guī)定。第十條 物資管理員要認(rèn)真核對“物品領(lǐng)用單”所列項目和審批 手續(xù)，準(zhǔn)確無誤辦理發(fā)放，并登記庫存數(shù)量帳。每月最末一日填寫 “月度庫存報表”（本表一式三份， 一份自存， 一份報后勤組組

8、長， 一份報總務(wù)部經(jīng)理。），同時按部門別匯總統(tǒng)計各 部門本月辦公物資的領(lǐng)用情況， 編制“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”（本 表一式兩份，一份自存，一份報管理會計部） 。管理會計部根據(jù)物資管理員上報的“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表” 審核各部門的辦公物資領(lǐng)用是否超出了預(yù)算， 視情況采取相應(yīng)的措施。第十一條 對家俱器具、辦公設(shè)備和家電設(shè)備的登記與管理，按 公司財產(chǎn)管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十二條 凡純屬人為原因致使辦公用具、設(shè)備損壞的，如責(zé)任 人清楚，視情況由責(zé)任人賠償修理費的 70%-100%，造成報廢或丟失 的視情況由責(zé)任人賠償原值的 70%-100%。如責(zé)任人不清，由該部門 負(fù)責(zé)人承擔(dān)賠償額的 50%，保管人承擔(dān)另