公司管理系統(tǒng)組織架構(gòu)及崗位職責(zé)

1、國際貿(mào)易有限公司成都辦事處組織架構(gòu)及工作流程（含設(shè)計師）一、目的：1、確保能根據(jù)市場需要，搜集、開發(fā)最前沿的，最流行時尚的產(chǎn)品吸引客戶，打開銷售市場；2、確保能為公司選擇到一批貨期準(zhǔn)、價格優(yōu)、品質(zhì)好的成品供應(yīng)商，讓公 司具有強(qiáng)大的、標(biāo)準(zhǔn)化的生產(chǎn)機(jī)構(gòu)。二、職責(zé)：1、負(fù)責(zé)開發(fā)樣品的搜集與挑選；開發(fā)樣品原始資料的制作；合作工廠的信息收集及其產(chǎn)能、負(fù)荷分析；訂單的前段開發(fā)到后段量產(chǎn)出貨的 工藝及品質(zhì)管控、確認(rèn)；2、成品供應(yīng)商的維護(hù)和開發(fā)。三、范圍：負(fù)責(zé)成都及周邊地區(qū)的所有合作工廠從前段開發(fā)到量產(chǎn)出貨的相關(guān)工作（設(shè)計師范圍須包含廣州等其它地方所有工廠）。四、組織架構(gòu)：經(jīng)理助理瑞賽麗莫斯科QEQCIQCO

2、QC五、崗位職責(zé):總經(jīng)理：副總經(jīng)理:經(jīng)理：1. 負(fù)責(zé)瑞賽麗國際貿(mào)易公司整體的營運策劃及各辦事處的管理者代表的任命；2. 負(fù)責(zé)辦事處組織架構(gòu)、工作流程、供應(yīng)商、產(chǎn)品價格、出貨期、人員定崗/定薪的最終確認(rèn)；3. 負(fù)責(zé)辦事處所有公事費用的申請、報銷審核；4. 負(fù)責(zé)公司其它辦事處的相關(guān)管理工作。經(jīng)理助理：（預(yù)設(shè)）技術(shù)開發(fā)部：主管（設(shè)計師）1. 負(fù)責(zé)樣品開發(fā)工廠的選擇；2. 負(fù)責(zé)每季新樣板的開發(fā)，以及與工廠之間的開發(fā)合作，收集最新的市場 信息和前沿的流行資訊，并把相關(guān)的市場需求以及流行資訊及時傳遞到 合作工廠，確保每季開發(fā)的產(chǎn)品能夠符合市場的需求；3. 負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品廣告的策劃與制作；4. 負(fù)責(zé)按時完成經(jīng)

3、理及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作。主管（辦事處）：（預(yù)設(shè)）1. 負(fù)責(zé)辦事處的組織架構(gòu)擬定及整體運作流程策劃；崗位職責(zé)擬定；工作崗位的設(shè)置擬定與辦事處員工的招募、儲備、培訓(xùn)與管理等；2. 負(fù)責(zé)供應(yīng)商的信息調(diào)查、甄選、評估與維護(hù)，并根據(jù)本公司的業(yè)務(wù)需要 不斷開發(fā)新的最佳供應(yīng)商；3. 負(fù)責(zé)辦事處與莫斯科的資訊接收與傳遞；協(xié)調(diào)、處理莫斯科反饋的客戶抱怨或品質(zhì)投訴;4. 負(fù)責(zé)量產(chǎn)工藝的修改與確認(rèn)；5. 負(fù)責(zé)量產(chǎn)出貨的品質(zhì)最終確認(rèn)及訂單貨款安排（如有特殊情況則須呈報 經(jīng)理）；6. 負(fù)責(zé)辦事處相關(guān)文件的審簽及辦公等費用支出的簽準(zhǔn)與管控；7. 經(jīng)理或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)安排的其它事務(wù)。行政文員：1. 負(fù)責(zé)辦公室電話、傳真、資料

4、的接收與轉(zhuǎn)達(dá)；來訪人員的接待；辦公 室的環(huán)衛(wèi)保持等；2. 負(fù)責(zé)所有日常辦公用品的購買，名片、畫冊、DM單及所有宣傳資料 的外發(fā)、制作與追蹤；3. 負(fù)責(zé)辦公用品固定資產(chǎn)的管理維護(hù)與月終盤點（如電腦等）；4. 負(fù)責(zé)辦事處員工的考勤記錄、會議通知、公司公文發(fā)放等工作；5. 負(fù)責(zé)辦事處每日費用的票據(jù)存檔及流水帳記錄，并在每月公司規(guī)定的 報帳時間內(nèi)整理好相關(guān)票據(jù)、資料及財務(wù)所需的費用支出流水帳 報表。跟單員：1. 負(fù)責(zé)開發(fā)樣品的進(jìn)度跟蹤以及原始資料的制作、 開發(fā)樣品圖庫的建檔 與保存；2. 負(fù)責(zé)訂貨單的制作，確認(rèn)樣品的追蹤，量產(chǎn)圖庫的建檔與保存；3. 負(fù)責(zé)訂單貨款的申請；4. 負(fù)責(zé)全套試作的進(jìn)度跟蹤及主

5、管確認(rèn)樣品時的修改記錄，并電腦建檔保存;5. 負(fù)責(zé)訂單制程的進(jìn)度跟蹤及出貨前的數(shù)量核對；6. 負(fù)責(zé)協(xié)助工廠與貨運公司的銜接，及所需資料的準(zhǔn)備；7. 貨物運輸過程中的時間跟蹤與報備。品管部：QA( Quality Assuranee )品質(zhì)保證：負(fù)責(zé)所有與產(chǎn)品及產(chǎn)品制程有關(guān)的質(zhì)量 管制體系的建立與管控、維護(hù)。QE( Quality En gi neer )品質(zhì)工程：負(fù)責(zé)落實產(chǎn)品制程中每一線段的品質(zhì)標(biāo) 準(zhǔn)，對產(chǎn)生的品質(zhì)異狀即時進(jìn)行分析，并盡快地完善vv品質(zhì)管控程序 >>。QC(Quality Controller )品質(zhì)管理：負(fù)責(zé)全套試作到量產(chǎn)出貨的品質(zhì)管控。IQC：負(fù)責(zé)所有需檢測的原

6、材料的收集、測試及相關(guān)報告的追蹤；對訂單中所 用到的原材料作好品質(zhì)管控，杜絕成品供應(yīng)商引進(jìn)品質(zhì)不穩(wěn)定的原材料。OQC出貨檢驗。六、各崗位工作流程：主管：1 .前段開發(fā)：1. 1.對設(shè)計師所選樣品的工廠作好記錄，并制作開發(fā)樣品供應(yīng)明細(xì)表。開發(fā)樣品供應(yīng)明細(xì) 內(nèi)容須包含送樣日期(即樣單號)、工廠名稱、數(shù)量、鞋型、以及資料的提供明細(xì)等；1.2. 將開發(fā)樣品供應(yīng)明細(xì)交給跟單員追蹤樣品完成時間；13開發(fā)樣品單、報價表、鞋圖及開發(fā)樣品相關(guān)資料驗收，由跟單員做 好開發(fā)樣品修改記錄后將樣鞋寄往莫斯科，同時將所寄樣品的原始 資料提前從電腦傳至莫斯科；14將鞋圖、樣品單提供給品管部QA以便其做vv品質(zhì)管控程序；1.

7、5. 制作合作工廠信息表到各配合工廠作實際調(diào)查，對其產(chǎn)能、出 貨期、品質(zhì)管控能力等進(jìn)行核實和分析，并將合作工廠信息表傳給 莫斯科相關(guān)人員，為后續(xù)下單作好準(zhǔn)備工作）；16填寫初步的工廠評估表呈經(jīng)理。2、后段量產(chǎn)：2.1. 接到莫斯科的客戶訂貨單即確認(rèn)相關(guān)資料，如顏色、配碼、數(shù) 量、價格及材料變更和包裝要求、出貨期等（注：莫斯科接單時要注 意交貨期須排除做確認(rèn)樣的時間）；2.2. 同工廠確認(rèn)交貨期，并安排制作確認(rèn)樣（每款每色2只），將工廠的出貨期即時知悉莫斯科相關(guān)人員，同客人確定確切交期；2.3. 召集品質(zhì)部開質(zhì)量會議，確定vv品質(zhì)管控程序,品質(zhì)管 控程序是根據(jù)每張訂單、每款型體進(jìn)行工藝和驗收標(biāo)準(zhǔn)

8、的詳細(xì)資 料，vv品質(zhì)管控程序經(jīng)主管審核后由品管部蓋上品管專用公 章，由跟單員在同工廠簽vv訂貨單時一起簽回。2.3. 將經(jīng)理最后審定的價格、付款方式交跟單員，安排跟單員制作瑞賽 麗國際貿(mào)易有限公司 訂貨單，經(jīng)主管審簽后同工廠簽回。訂貨單 一式三份，一份工廠留底，一份辦事處留底，一份寄瑞賽麗北京財務(wù)；2.4. 安排跟單員通過北京財務(wù)向總公司申請本次所有訂單的總貨款，讓北京財務(wù)預(yù)先將所需貨款儲備在瑞賽麗北京財務(wù)；2.5. 追蹤確認(rèn)樣品完成時間，并將進(jìn)度變化即時轉(zhuǎn)達(dá)品管部；2.6. 確認(rèn)樣品完成后由工廠送至辦事處由QA或主管驗收，經(jīng)主管簽字 后，一只跟單員轉(zhuǎn)交品管部保存，用以作為驗收大貨的標(biāo)準(zhǔn)，一

9、只工 廠帶回，作為大貨生產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)；2.7. 通知北京財務(wù)支付工廠的訂單首付款，做訂單付款明細(xì)表；28通知工廠安排全套碼單號試作，根據(jù)工廠提供的生產(chǎn)進(jìn)度表安 排套碼確認(rèn)時間；2.9. 同QC跟單員到工廠確認(rèn)單號套碼，由跟單員做好全套試作問題 記錄，全套試作問題記錄經(jīng)主管、工廠雙方簽字后，一份留工廠， 一份跟單員帶回辦事電腦存檔；2.10. 量產(chǎn)過程品質(zhì)抽檢；2.11. 出貨報告審簽，通知跟單員向財務(wù)申請訂單尾款（扣10%乍質(zhì)量保證金，如客人收貨無重大質(zhì)量問題后支付）；2.12. 將工廠提供的成品出貨裝箱明細(xì)經(jīng)相關(guān)人員簽字后傳瑞賽麗北京財務(wù)入帳，并做一份電子文檔傳莫斯科相關(guān)人員；2.13. 了解工

10、廠的到款情況，并要其出具的訂單貨款收據(jù)（加蓋工廠財務(wù) 章），做出貨進(jìn)度表傳莫斯科及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。向莫斯科了解客人的 收貨狀況及品質(zhì)異狀反映，如無重大質(zhì)量事故，即安排跟單員通知 北京財務(wù)向工廠付10%勺質(zhì)保金。3. 辦公室管理：3.1. 協(xié)助、指導(dǎo)行政文員做好辦公室的日常管理，及公司公文的接收與 傳遞；3.2. 日常辦公費用支出的審核及成本控制；并協(xié)助行政文員做好日常費 用的票據(jù)管理及流水帳記錄；3.3 .負(fù)責(zé)辦事處所有人員的工作安排、協(xié)調(diào)，并定期進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn); 促進(jìn)團(tuán)隊精神，組織野外拓展、娛樂活動等，創(chuàng)建一支有戰(zhàn)斗力的， 有執(zhí)行力的團(tuán)隊，為公司營造良好的企業(yè)文化；3.4 . 了解員工的家庭狀況

11、，對家庭有困難和工作表現(xiàn)較好的員工即時反 映給經(jīng)理或公司行政部。盡公司所能多關(guān)愛每一位員工，讓員工能 在瑞賽麗這個大家庭中茁壯成長，與公司共同發(fā)展。行政文員：1. 辦公室管理：1.1. 早上到辦公室先檢查清潔衛(wèi)生，檢查電話、傳真、復(fù)印、網(wǎng)絡(luò)運作 正常與否；1.2. 翻閱每日工作行程記錄，提醒主管當(dāng)日工作的重要安排。1.3. 員工考勤記錄；1.4. 統(tǒng)計、預(yù)算辦公室及辦事處員工辦公需購物品；1.5. 追蹤外發(fā)制作的相關(guān)資料；1.6. 協(xié)助主管整理員工培訓(xùn)計劃 ；1.7 .辦公室的安全檢查及相關(guān)物品如：電腦、電話、傳真等的管理與維 護(hù)；2. 策劃組建團(tuán)隊的有效的系統(tǒng)的活動及方案；3. 因辦事處工作

12、需要的臨時調(diào)整。跟單員：1 .前段開發(fā)：1.1. 根據(jù)主管提供的開發(fā)樣品供應(yīng)明細(xì)進(jìn)行開發(fā)樣品進(jìn)度跟蹤并告訴工 廠需要準(zhǔn)備提供的文件資料（報價表、樣品單、鞋圖）；1.2. 收到開發(fā)樣品后需及時向工廠要報價單、開發(fā)樣品單、鞋圖,核對開發(fā)樣品、報價表、鞋圖是不是相對應(yīng)的；13開發(fā)樣品完成后即報知主管確認(rèn)樣品鞋，并在旁做好開發(fā)樣品修改記 錄如果因質(zhì)量問題NG的樣品在時間來得及的情況下可要求工廠重做；14將經(jīng)主管確認(rèn)后的開發(fā)樣品做 開發(fā)樣品裝箱明細(xì)，寫清廠款號、 配色、材質(zhì)、數(shù)量等。裝箱明細(xì)一份貼于外箱正面，一份放置在箱內(nèi)，需 特別注明是開發(fā)樣品（大底須沖孔，才能免關(guān)稅）；1.5. 寄出樣品后將裝箱明細(xì)

13、電子表格傳主管郵箱，由主管審核后傳至莫斯科 相關(guān)人員；16開發(fā)樣品資料建檔；1.7. 根據(jù)工廠提供的報價表制作開發(fā)樣品單整理圖片，建開發(fā)樣品 圖庫（按工廠樣單號、鞋型如單鞋、夾鞋、毛鞋、楦型）來分類存檔，對 有些欠缺圖片的，須即時補(bǔ)上；2. 后段量產(chǎn)：2.1. 確認(rèn)樣品程序：2.1. 接到主管給的莫斯科訂貨單即制作瑞賽麗國際貿(mào)易有限公司訂貨 單制作訂貨單時須將產(chǎn)品的材質(zhì)、顏色、特殊工藝等同開發(fā)樣品 資料核對，如有任何變更，須及時呈報主管，并核對好數(shù)量、配碼及包裝 要求、運輸方式等。訂貨單上的單價、付款方式，須由主管提供經(jīng)理 最后確認(rèn)的；出貨期須由主管提供由莫斯科業(yè)務(wù)開發(fā)部同客人最后確認(rèn) 的。訂

14、貨單做好后呈主管審核，簽字蓋章后交工廠簽字蓋章。訂貨單 一式三份，一份工廠留底，一份辦事處留底，一份專遞至瑞賽麗北京財務(wù)。訂貨單交工廠簽字蓋章時，帶上由品管部出具的一份瑞賽麗國際貿(mào)易有限公司品質(zhì)管控程序。品質(zhì)管控程序須有瑞賽麗品管部 QA簽字 文檔大全蓋品質(zhì)管控公章。品質(zhì)管控程序一式兩份，經(jīng)工廠簽字蓋章后，一 份工廠留底，一份跟單員交回品管部。另外給品管部打印一份沒有單價、 沒有金額的訂貨單，以便其工作安排。22 追蹤工廠確認(rèn)樣品的完成時間，如是初次合作的工廠，要其提供建設(shè)銀 行和農(nóng)業(yè)銀行的卡號和戶名。帳號須有提供方的公司財務(wù)印章或法人代表 簽名。將新合作工廠的帳號傳至瑞賽麗北京財務(wù)；23打請

15、款單，申請本次訂貨的總貨款預(yù)存到北京財務(wù)；2.4. 請款單呈主管簽字，傳真至北京財務(wù)。向北京財務(wù)跟審蹤批結(jié)果，確認(rèn) 貨款的準(zhǔn)備情況；2.5. 追蹤確認(rèn)樣完成進(jìn)度；可以不定時到工廠看確認(rèn)樣的制作過程是否在按要求改正，是否有改到位。2.6. 確認(rèn)樣制作0K由工廠送至辦事處交主管或 QA確認(rèn)，并協(xié)助主管做好 vv確認(rèn)樣品修改記錄。如因工藝和品質(zhì) NG的在時間來得及的情況 下可要求工廠重做；2.7. 確認(rèn)樣品由主管驗收OK后，掛上確認(rèn)樣品吊牌，并在吊牌背面寫明注意 重點后呈主管簽字。簽字后一只由工廠帶回，一只跟單員轉(zhuǎn)品管部保存；2.8. 確認(rèn)樣品0K向北京財務(wù)申請3 0%的首付款到工廠帳戶，并通知工廠

16、 查收；向北京財務(wù)跟蹤貨款到達(dá)支付工廠的時間， 并將匯款單據(jù)傳真至工 廠；2.9. 將北京財務(wù)對工廠的付款帳戶、帳號、以及到帳時間知悉主管，以便主 管制作訂單付款明細(xì)。2.2. 全套單號試作確認(rèn)程序：2.21.確認(rèn)樣品經(jīng)主管簽字后即通知工廠安排全套單號試作，并提供生產(chǎn)進(jìn) 度表，生產(chǎn)進(jìn)度表內(nèi)容含全套試作進(jìn)度、量產(chǎn)試作進(jìn)度，預(yù)計出貨時間（此三項屬重點信息）；222根據(jù)工廠提供的工廠生產(chǎn)進(jìn)度表轉(zhuǎn)呈主管及品管部，并準(zhǔn)備相關(guān) 資料，確認(rèn)樣品等，隨同主管，QC到工廠進(jìn)行全套試作確認(rèn)，（條件許 可，可讓工廠將套樣送至辦事處）；主管、QC確認(rèn)工藝品質(zhì)，跟單員、 QC核對各部件材料是否同確認(rèn)樣一致，淺色材料有無

17、發(fā)黃現(xiàn)象，金屬扣 件有無生銹，烤漆扣件有無脫漆，商標(biāo)字體、位置正確與否等等（細(xì)節(jié) 檢查根據(jù) 品質(zhì)管控程序）;2.2.3. 全套試作0K跟單員做好vv全套試作問題記錄，經(jīng)主管和工廠簽字后，一份留工廠在量產(chǎn)時改進(jìn)，QC復(fù)制一份隨身攜帶，跟單員帶回原件電腦存檔；23量產(chǎn)出貨程序：2.3.1. 跟蹤量產(chǎn)進(jìn)度，同工廠生管保持聯(lián)系，不定期確認(rèn)出貨時間及出貨 明細(xì)；2.3 .2 .通知工廠在出貨前做好成品出貨裝箱明細(xì)，并先預(yù)傳一份， 以便跟單員提前做好付款準(zhǔn)備。同訂貨單仔細(xì)核對款號、顏色、材 質(zhì)、件數(shù)是否一致；2.3. 3接到工廠的出貨通知，即同公司QC到工廠驗貨。 驗收合格后，便根據(jù)訂貨單上的付款方式和金

18、額打每張訂單出廠貨款的請款單，每家 工廠分開打。（因工廠多半是在下午才能驗貨，而北京銀行在下午4:30下班，因此成都辦要盡量同工廠協(xié)調(diào)在當(dāng)晚發(fā)貨，第二天中午打款。 在同工廠協(xié)調(diào)時需要注意，一定要先同北京財務(wù)確定好，貨款必須能在 出貨后的第二天之內(nèi)匯入工廠帳戶）；23 5.驗貨時跟單員須帶上經(jīng)自己核實無誤的成品出貨裝箱明細(xì)、確 認(rèn)樣鞋隨同公司QC帶上確認(rèn)樣品一起到工廠，協(xié)助 QC完成驗貨程序。 驗貨0K即通知貨運公司前來拉貨，要求工廠出具有簽字蓋章的成品 出貨裝箱明細(xì)，同前張核實無誤后，協(xié)助QG貨運公司一起清點每款 的總件數(shù)和出貨總件數(shù)，清點無誤后由貨運公司簽字，一份留工廠， 一份帶回辦事處，經(jīng)

19、主管簽字后傳北京財務(wù)入帳；23 6.根據(jù)訂貨單的付款方式，打請款單，經(jīng)主管簽字后傳北京財 務(wù)，請其按事先協(xié)定好的程序、時間將申請的貨款匯入工廠帳戶。（注: 如驗貨不通過，或有需要翻箱的情況，必須及時打電話通知北京財務(wù)， 并告知預(yù)計能出貨的時間，以便其做好匯款準(zhǔn)備。）23 7.跟蹤北京的請款審批結(jié)果及給工廠匯款的銀行和時間。 通知工廠查 帳，如貨款到帳，要求工廠財務(wù)出具貨款收條，并簽字蓋公司財務(wù)公章。 貨款收據(jù)呈主管審核無誤后，傳真一份至北京財務(wù)銷帳 ；23 8 .追蹤貨物的運輸中轉(zhuǎn)及貨物到達(dá)各站的時間， 呈主管，由主管制作 出貨進(jìn)度表傳莫斯科及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；23 9.向主管了解貨物到莫斯科后，客人

20、的收貨情況，如無質(zhì)量異狀，即 通知北京財務(wù)將10%勺質(zhì)保金付給工廠，并查詢工廠的收款情況，程序 同上238。對每張訂單作工作備忘，以便后續(xù)查詢.品管部：QA1. 接到跟單員的開發(fā)樣品鞋圖、樣品單，即對原材料物性、產(chǎn)品的工藝結(jié)構(gòu) 進(jìn)行分析，如淺色材料的耐黃度、大底的耐磨度、金屬扣件的防銹、變色 度，以及樣品工藝在大貨生產(chǎn)時的難易度；2. 接到主管的下單通知，即召集 QE QC協(xié)同主管一起針對每張訂單的產(chǎn)品 確定品質(zhì)管控程序，經(jīng)主管審核后由品管部 QA蓋品質(zhì)管控公章， 由跟單員在同工廠簽訂貨單時一起簽回，交回品管部存檔。QE1. 根據(jù)跟單員提供的工廠生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行 <<品質(zhì)管控程序 >>的落實與監(jiān)控。對 QC反饋回來的品質(zhì)異常進(jìn)行統(tǒng)計與分析，并盡快作出處理完善方案。（注：同工廠不一樣，公司QE的處理方案是如何讓工廠能夠較近、較快地達(dá)到本 公司的品質(zhì)允收范圍）。QC1. 在本部門確定品質(zhì)管控程序后，即刻向跟單員了解確認(rèn)樣品制作進(jìn)度，協(xié)助、監(jiān)督工廠制作的確認(rèn)樣品必須完全按照量產(chǎn)要求進(jìn)行。安排IQC將所有需要測試的原材料盡快發(fā)往相關(guān)的檢測機(jī)構(gòu)作質(zhì)