檔案管理制度新

1、1.1.制定或參與制定檔案管理工作的規(guī)章制度。2.2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管和歸檔工作。3.3.負(fù)責(zé)永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。4.4.提高檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。第五條：檔案的種類(lèi):1.1.法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由公司印發(fā)的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。2.2.公司的重大決議。包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議紀(jì)要等。3.3.計(jì)劃性文件。包括公司發(fā)展計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。4.4.總結(jié)性文件。包括公司年度、季度和月度工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。第一條:為規(guī)范公司檔案

2、管理，提高檔案管理水平，制定本制度。第二條:各部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)本部門(mén)形成的文件材料的積累、整理和向辦公室檔案室移交歸檔等工作。第三條:凡本公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)當(dāng)向辦公室檔案室歸檔。第四條:檔案室主要職責(zé):5.5.批示性文件。包括公司各類(lèi)計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)等，以及公司各項(xiàng)工作指令等。6.6.憑證性文書(shū)材料。包括公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀 況、房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。7.7.證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、土地許可證、開(kāi)發(fā)資 質(zhì)證、施 工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌 匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證

3、書(shū)和證明等。8.8.匯報(bào)性文書(shū)資料。包括公司上報(bào)政府有關(guān)部門(mén)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表, 以及公司發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。9.9.日常文書(shū)資料。包括公司重要的人事任免、勞動(dòng)合同、人力資源調(diào)整、人 力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工考核記錄等相關(guān)資料。10.10. 聲像制品資料。包括公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或企業(yè)文化活動(dòng)中，以聲像形式記錄下 來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。11.11. 題贈(zèng)性資料。包括有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工 藝制品等。12.12. 技術(shù)性資料。包括各類(lèi)工程圖紙、竣工資料等。第六條：檔案管理的基本程序：包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo) 毀、統(tǒng)計(jì)

4、、檢索、編碼、利用等工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立, 但又相互制約。公司所有合同、函件均由檔案室統(tǒng)一編號(hào)、保管。第七條： 檔案的收集： 把分散的， 以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)檔案資料, 按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把 公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由行政辦公室定期指導(dǎo)檔案 室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。第八條：立卷歸檔的范圍：凡屬本制度所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。1.1. 立卷歸檔的時(shí)間。2.2. 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料， 均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦 公室檔案室立卷歸檔。3.3. 對(duì)于某些專(zhuān)門(mén)文件， 為方便日常工作， 立卷歸檔時(shí)間可

5、根據(jù)實(shí)際情況 適當(dāng)延長(zhǎng)。第九條：立卷歸檔的要求:1.1. 各部門(mén)在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案 室立卷歸檔。2.2. 移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。3.3. 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、 正文和附件應(yīng)當(dāng)立在一起。4.4. 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，檔案編號(hào)，把發(fā)文單位、標(biāo)題、日期等項(xiàng) 目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地登記案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、 牢固，并注明保管期限。業(yè)務(wù)合同類(lèi)編制合同目錄，把合同標(biāo)題、合同編號(hào)、 簽約單位、簽約時(shí)間、合同頁(yè)碼、原件或復(fù)印件、經(jīng)辦人等詳細(xì)登記，以便 查找利用。5.5.

6、填寫(xiě)案卷一律用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng) 當(dāng)清楚、準(zhǔn)確。6.6. 立卷應(yīng)以文件材料內(nèi)容為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷 史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況和 面貌。7.7. 立卷應(yīng)以項(xiàng)目為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的技術(shù) 性資料組合在一起，便于查找利用。8.8. 立卷應(yīng)以單位為主，把各單位形成的文件資料分開(kāi)立卷，便于查找。9.9. 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。10.10.各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等） 歸檔應(yīng)當(dāng)有原件，并保持其完好無(wú)損。11.11.聲像檔案攝錄應(yīng)當(dāng)詳

7、細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第十條：檔案的借閱:1.1. 檔案主要供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持 介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。2.2.各部門(mén)可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本 部門(mén)的重要文件和秘密檔案，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn), 方可借閱。3.3.檔案借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印,處罰。編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。5.5. 必要時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校 對(duì)和審查，加蓋

8、檔案室印章后有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上 有無(wú)記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理人員不可擅自以檔案資料作解釋 或下結(jié)論。6.6. 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為卜天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)當(dāng)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時(shí)催還。7.7. 借閱檔案應(yīng)當(dāng)妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情4.4.對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，注明檔案責(zé)

9、令其賠償一切損失。第十一條：檔案保密要求:1.1. 檔案管理人員和借閱人員都要樹(shù)立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方 共同做好保密工作。2.2. 檔案分一般檔案和秘密檔案兩類(lèi)。凡公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的不宜公開(kāi) 的重大事項(xiàng)或重要資料為秘密檔案，如重要文件資料、重大項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃、 項(xiàng)目預(yù)售方案、有關(guān)報(bào)表等；凡公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的一般性文件資料為一 般檔案，如工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、通知等。3.3. 秘密檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。秘密檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng) 公司行政總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.4. 秘密檔案只限歸檔人使用，其他人員利用應(yīng)經(jīng)公司行政總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)。5.5. 對(duì)已到保密期限的檔案由公司行政總監(jiān)

10、或總經(jīng)理鑒定解密，對(duì)解密檔 案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。6.6. 檔案管理人員丟失或泄露秘密檔案的，應(yīng)根據(jù)其情節(jié)輕重，給予嚴(yán)肅 處理。8.8. 員工離職時(shí)，應(yīng)將本人借閱或利用的文件材料，如數(shù)退還檔案室，檔 案室審查無(wú)誤簽字后，方能離職。檔案管理人員離職時(shí)，列出詳細(xì)的檔案移 交清單，在行政辦公室主任監(jiān)督下辦理工作交接后，方能離職。第十二條：超期檔案的銷(xiāo)毀:1.1.對(duì)超過(guò)保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)行政辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷(xiāo)毀。2.2.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。3.3.銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。第十三條：檔案的保