內(nèi)部控制制度采購及付款循環(huán)

1、內(nèi)部控制制度（采購及付款循環(huán)）內(nèi)部控制制度采購及付款循環(huán)文件管制等級:管制文件 非管制文件文件履歷紀(jì)要頁文件發(fā)行單位文件管制等級管理代表管制文件非管制文件總則為促使本公司內(nèi)部控制（Internal Control）之采購及付款循環(huán)（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本文件， 俾利各相關(guān)單位遵循。凡本公司有關(guān)內(nèi)部控制之采購及付款循環(huán)作業(yè)程序與 控制重點，悉依照本文件之規(guī)范辦理。資材、財會單位為本文件之權(quán)責(zé)單位，權(quán)責(zé)單位主管經(jīng)承認(rèn)單 位授權(quán)，負(fù)責(zé)本文件之管制，并確保依據(jù)本文件之規(guī)范作業(yè)。循環(huán)圖【見】（數(shù)據(jù)1） 采購及付款循環(huán)圖。本循環(huán)之各項作業(yè)：附則本文件屬于管理文件，經(jīng)經(jīng)營會審議后，呈請

2、董事長核準(zhǔn) 承認(rèn)后，交由權(quán)責(zé)單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。本文件之項類、標(biāo)題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文 件頁次/頁數(shù)等項，見本文件之頁首與頁尾。附件1.1.制定目的3.3.1.相關(guān)資料1.1.2.適用范圍1.3.權(quán)責(zé)單位2.采購及付款循環(huán)2.1.2.2.循環(huán)作業(yè)1)請購作業(yè)(CP101)， 另訂之。2)采購作業(yè)(CP102)，另訂之。3)進(jìn)口作業(yè)(CP103)，另訂之。4)驗收作業(yè)(CP104)，另訂之。5)與合約不符作業(yè)（CP105），另訂之。6)付款作業(yè)（CP106），另訂之。7)差異分析作業(yè)（CP107），另訂之。3.3.1.制修廢與頒布實施3.2.編號、版本、日期、頁次

3、/頁數(shù)3.3.（數(shù)據(jù)1）采購及付款循環(huán)圖（數(shù)據(jù)1）米購及付款循環(huán)圖卜-|CP102卜-CP104是否合格1卜-CP106CP103CP107差異分析第1節(jié)作業(yè)程序依市場行情、用料變動等采購之原物料，由資材部單位視經(jīng)濟(jì)未來走向、市場狀況及預(yù)計用量等因素， 由采購單位采 購。依銷售預(yù)算或客戶訂單之進(jìn)度， 經(jīng)單位主管核準(zhǔn)后再交給采購單位， 算內(nèi)。預(yù)算采購，包括下列二種采購：1)直 接材料 (常 用材 料) 系指直接耗用之材料。2)間 接材料 (常 用物 料)系 指 間 接 耗 用 之 材 料 ，但 不 可 缺 之 物 料 ，其 需 用 時 間 與數(shù) 量 也 無法預(yù)知。可憑用料單位之需料通知單現(xiàn)用現(xiàn)購

4、。采購前應(yīng)先檢查存貨是否具有下列情形：請購之商品品名、規(guī)格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。緊急采購由需求單位提出，經(jīng)過庫存檢查后須采購者，經(jīng)制造單位主管核準(zhǔn)后，徑交采購單位購買，惟事后仍須補(bǔ)填請購單?？刂浦攸c1) 請購單 必 須詳 細(xì)注明廠商、規(guī)格型式及需用 日期 等內(nèi)容， 如申請物品須采用特別運(yùn)送及保存方式者，應(yīng)加注意事項。2)請購單必 須經(jīng)先作庫存審核，核 準(zhǔn)時應(yīng)遵照核決權(quán)限辦理1.提出需求1.1.調(diào)節(jié)性采購決定訂購時機(jī)及數(shù)量種類，交1.2.預(yù)算采購由生管單位填具請購單， 并將請購核準(zhǔn)紀(jì)錄填入采購預(yù)2.檢查庫存1)目前存量尚未達(dá)請購點/安全庫存。2)3)申請之原物料是否仍具采購價值，還是已

5、失經(jīng)濟(jì)性。3.臨時需求3)緊 急采購 不應(yīng) 經(jīng)常 發(fā)生，事后 應(yīng)補(bǔ)開請 購單，追究原因是 否為不可抗力，有無改善計劃。4)應(yīng) 定 期 檢 討 請 購 單 ， 有 無 延 遲 采 購 情 形 ， 請 購 數(shù) 量應(yīng) 符 合 經(jīng)濟(jì)采購量要求。相關(guān)資料銷售預(yù)算、客戶訂單、請購單等。第1節(jié)作業(yè)程序1)調(diào)閱供貨商數(shù)據(jù)/廠商料件基本數(shù)據(jù)報表，了解過去采購 及詢價紀(jì)錄。依材料管理規(guī)定，決定應(yīng)用下列何種方式購買：詢價金 額 較 小 ，不 須 書 面 比 價 ，但 仍 以 詢 價 方 式 向 最 低 價 廠商 采 購 者。議價采 購 人 員 經(jīng) 詢 價 后 ，如 已 知 市 價 有 下 跌 趨 勢 時 ，或 有

6、報價 高 于 前 批 采 購 價 格 ，或 請 購 規(guī) 格 明 確 ，但 請 購 量 較 前批 大 等 之 情 形 者，仍應(yīng)予以議價。長期合約采購向簽訂長期供應(yīng)合約，或項目報準(zhǔn)之買賣合約廠商采購者。招標(biāo)采 購 之 材 料 如 有 三 家 以 上 可 供 應(yīng) ，且 其 預(yù) 估 采 購 金 額 較大 達(dá) 招 標(biāo)金額時，以公開招標(biāo)為原則。由承辦人員備妥資料及預(yù)擬訂購之廠商、數(shù)量、辦法等，經(jīng)采購單 位主管核準(zhǔn)后采購。將不同購買方式之訂購及詢價數(shù)據(jù)，填入供貨商資料/廠商料件 基本資料內(nèi)。1.查詢供貨商數(shù)據(jù)2)3)向廠商詢比議價。2.決定購買方式1)2)3)比價 若為特殊規(guī)格或供應(yīng)廠商家數(shù)較少者。4)牌價

7、收購 根據(jù)核定之收購價格收購者。5)6)3.決定訂購事項4.更新紀(jì)錄o控制重點詢比議價資料平日應(yīng)注意收集，須詳實完備，保持最新時效， 供 貨商資 料 廠商料件 基本資料亦應(yīng)隨 時更新，保持正確 紀(jì)錄請購單 詢比議價單 必須經(jīng)主管核 準(zhǔn)后，方得辦理采 購。辦理比價、議價、招標(biāo)等作業(yè)應(yīng)符合公司規(guī)定，外購進(jìn)度亦須 依預(yù)定采購過程控制追蹤。大量采購之主料、副料、包裝材料，以合約采購為原則，并應(yīng) 保 持 兩 家 同 時供 料 ，以 免 受 到 供 貨 質(zhì) 量 之 限 制 ，影 響 到 生 產(chǎn) 作 業(yè)。重要采購合約簽訂前，須經(jīng)法務(wù)單位或公證單位人員查核。為提高進(jìn)貨質(zhì)量，降低進(jìn)貨成本，便于管理，應(yīng)建立可完全

8、配 合之協(xié)力廠商。遇 到 市 埸 上 各 項 原 物 料 之 供 應(yīng) 將 大 幅 變 化 時 ，須 通 知 有 關(guān)單 位 ，以便事先連系；報告呈核后，立即采取應(yīng)變措施。相關(guān)資料供貨商數(shù)據(jù) 廠商料 件數(shù)據(jù)、 請 購單 、詢比 議價單等1)2)3)4)5)6)7)第1節(jié)作業(yè)程序1)(A)開發(fā) 信用狀申請 書。(B)已繳 納收訖或已 核章 之結(jié) 匯申請單。申 請 輸 入 許 可 證 時 ，須 具 備 下 列 數(shù) 據(jù) ，向 國 貿(mào) 局 或 外 匯銀 行 申 請：上述手續(xù)無誤且未超過銀行之授信額度，則銀行將會開出信用狀。起 運(yùn) 點 交 貨 條 件 之 物 品 所 有 權(quán) 已 移 轉(zhuǎn) 時 ，應(yīng) 辦 理 投

9、 保運(yùn) 送 等 事 宜。投保依相關(guān)保險規(guī)定辦理。貨 品 裝 船 后 ，由 賣 方 通 知 預(yù) 定 起 岸 日 期 ，資 材 部 單 位 準(zhǔn)1.需比例結(jié)匯1)由 采購單 位計 算結(jié) 匯所 需 金 額 。2)所需金額申請表及各類相關(guān)憑證，一并送交主管人員核準(zhǔn)。3)預(yù) 付 外 購 款 ， 依 請 購 案 號 或L/C逐 案 控 制 。2.記帳1)請款條件審核無誤后，開立應(yīng)付憑單，制作傳票，記入賬冊。2)應(yīng)付憑單交由出納單位開出支票。3)支票經(jīng)簽章后，應(yīng)交由經(jīng)辦人申請開立信用狀。3.申請信用狀1)準(zhǔn)備下列文件向結(jié)匯銀行申請開立信用狀：2)依法須申請輸入許可證者，尚須附輸入許可證。3)于進(jìn)口中國大陸海關(guān)

10、，應(yīng)先申請核對進(jìn)口批文。4)(A)商業(yè) 發(fā)票(Performance Invoice)。(B)目錄或型錄。(C)特別規(guī)定。4.銀行開具信用狀5.在途品作業(yè)2)對自行安排運(yùn)送之貨品，須預(yù)先安排船期。3)第1節(jié)作業(yè)程序2)備 安 排3)4)6.準(zhǔn)備提貨1)資 材 部 單 位 于 接 獲 船 務(wù) 公 司 通 知 預(yù) 定 到 港 通 知 后 ，通知 倉 儲 單 位、財會單位及報關(guān)公司（報關(guān)人員（深圳）。2)倉儲單位接獲到貨日期、品名、數(shù)量后，預(yù)先安排人員搬運(yùn)及 存置位置。3)財會單位于知悉預(yù)定結(jié)匯還款日后，安排調(diào)度各項財務(wù)資源， 準(zhǔn)備結(jié)匯。7.結(jié)匯還款1)檢核利息計算是否正確。2)結(jié)匯費用是否依銀行之

11、收費標(biāo)準(zhǔn)計算。3)依 請 購 案 號 或L/C編 號 ，將 每 次 支 付 費 用 記 入 每 一 批 材料 之 進(jìn)口器材付款紀(jì)錄表。8.提貨1)費 用 項 目 均 為 固 定 ，多 出 項 目 應(yīng) 查 核 原 因 是 否 合 理 。每 一 項 費 用是否均有合理憑證。2)核 算 各 項 計 算 方 式 是 否 合 理 ， 計 息 起 迄 日 期 是 否 正 確 ，有 無 扣 除免費日期。3)對于無支付標(biāo)準(zhǔn)之特別報關(guān)費用，是否依核決權(quán)限呈請核準(zhǔn)。4)實 收 數(shù) 量 少 于 裝 運(yùn) 數(shù) 量 時 ，注 意 有 無 辦 理 索 賠 ；實 收 數(shù)量 少 于 公證數(shù)量時，有無向運(yùn)輸公司提出索賠?？刂浦攸c

12、1)有關(guān)進(jìn)口作業(yè)之各項預(yù)付費用支付、入帳、轉(zhuǎn)銷、收回及調(diào)整 時，所應(yīng)附之原始憑證必須經(jīng)核準(zhǔn)，內(nèi)容必須合理。2)應(yīng) 按 同 一 進(jìn) 口 采 購 案 號 之 有 關(guān) 原 始 文 件 、合 約 、憑 證 等逐 案 匯 集歸檔。應(yīng)將進(jìn)口結(jié)匯之有關(guān)原始文件、合約、憑證等核對無誤后，始 簽付。預(yù)付貨款之支付一律規(guī)定以支票支付，并抬頭、劃線、禁止背 書轉(zhuǎn)讓。如以現(xiàn)金方式支付者，須合于現(xiàn)金付款方式。進(jìn)口報關(guān)事宜，并通知倉儲單位。5)已付款原始憑證應(yīng)蓋付訖章，支付傳票背后應(yīng)有領(lǐng)款人簽章，以免重復(fù)付款或冒領(lǐng)情事發(fā)生。6)開發(fā)信用狀除應(yīng)秉持公平互利外，更應(yīng)避免下列條款：(A)開立保兌信用狀。7)8)9)10)11)

13、12)(B)(C)(D)(E)(F)押匯手續(xù)由買方負(fù)擔(dān)?？裳b運(yùn)于甲板上。信用狀可轉(zhuǎn)讓。指定開狀銀行或押匯銀行?？蓱{倉庫收據(jù)（尚未裝船）押匯等。在途產(chǎn)品之交運(yùn)、保管應(yīng)力求完好；撥交、移轉(zhuǎn)控制力求完整 。如有遺失或短少，責(zé)任必須明確；逾時甚久之在途產(chǎn)品，應(yīng) 追查原因。合 約 、單 據(jù) 必 須 訂 有 寄 存 期 間 ，如 有 逾 期 尚 未 處 理 者 應(yīng)查 明 原 因。注 意 出 帳 日 期 與 在 途 日 期 相 隔 甚 久 者 ，是 否 為 久 懸 帳未 解 ，有 無虛列帳目情形。對 于 在 途 產(chǎn) 品 發(fā) 生 遺 失 及 短 損 ，依 合 約 規(guī) 定 處 理 。 約定 條 款 要 合理，已

14、支付費用不可損及公司權(quán)益。核 對 進(jìn) 口 數(shù) 量 與 實 際 驗 收 數(shù) 量 必 須 相 符 ，提 貨 時 物 品若 有 損 壞 或 短少，應(yīng)立刻請公證機(jī)構(gòu)公認(rèn)。實 收數(shù) 量少于裝運(yùn) 數(shù)量，須 辦理索賠。是否有結(jié)匯費用不符規(guī)定者，或金額不符之情形，核算各項計 費 方 式 是 否合 理 ，計 息 起 訖 日 期 是 否 正 確 ，每 一 項 費 用 是 否 均 有合理憑證。相關(guān)資料進(jìn)口器材暫付款紀(jì)錄表等。第1節(jié)作業(yè)程序1)米購單位于確定米購內(nèi)容及交期后應(yīng)通知倉儲單位02)倉儲單位于收到經(jīng)核準(zhǔn)之米購單時，應(yīng)依米購類別、數(shù)量 、及約定日期預(yù)作倉位安排及堆高機(jī)等卸料工具之準(zhǔn)備01)廠 商于交 貨日 備

15、妥 送貨資料(送貨單)、三 聯(lián)式 發(fā)票 于廠內(nèi)指定地點交貨02)屬計重之材料入廠時，應(yīng) 予過磅其重量，并 以過磅單作為核對 收料重量之依據(jù)01)警 衛(wèi)應(yīng)將 廠商 交貨 卡車之資料，登錄于進(jìn)出廠 登記 簿02)廠 商交貨 時， 警衛(wèi)人 員應(yīng) 就廠商檢附 之送貨單 、與米購 單核對，無誤后與倉儲人員聯(lián)系，并由其指示廠商卸貨地點 ，并要求應(yīng)依規(guī)定之堆棧方式卸料01.采購?fù)ㄖ獋}儲2.廠商交貨3.警衛(wèi)登記檢查4.數(shù)量核對點收1)卸貨完畢后，倉 儲人員應(yīng)依過磅單核對其重量，或 依計算之方式核對數(shù)量02)核對無誤后，倉 儲人員除簽章暫收材料外，并通知品管單位準(zhǔn) 備檢驗05.檢驗1)材 料 暫 收 后 ，品

16、管 人 員 應(yīng) 依 材 料 檢 驗 規(guī) 定 或 是 買 賣 合約 辦 理 取 樣，并開立進(jìn)貨檢驗報告單02)檢驗之質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以米數(shù)值表示方法為原則(IQC檢驗標(biāo)準(zhǔn))03)材料檢驗規(guī)定應(yīng)包括：(A)取樣樣品數(shù)0(B)依該材料使用性質(zhì)之重要性列出檢驗項目0(C)各檢驗項目之質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或可接受范圍0第1節(jié)作業(yè)程序檢驗單位就檢驗結(jié)果評定樣品系正常或異常，并 就檢驗情形加4)以說明，以供呈核及收用與否之參考。發(fā)票之原物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額與送貨單或驗收 單必須相符。如 已分批 收料 ，倉 儲人員應(yīng)在訂購單 采購單上注明 分批 收料日期、數(shù)量，以復(fù)印件送采購人員。相關(guān)資料采購單、送貨單、發(fā)票、進(jìn)出廠登記簿

17、、訂購 單、進(jìn)貨檢驗報告單、料料管制卡、進(jìn)貨單、驗 收單等。6.入庫記帳檢驗合格時，品管單位應(yīng)將檢驗結(jié)果通知倉儲單位， 件管制卡進(jìn)料欄內(nèi)，辦理入庫，并于備注欄注明 碼。并即登入料 收料單之號7.請款辦理入庫后，倉儲單位應(yīng)將驗收單據(jù)(驗收單) 轉(zhuǎn)送采購單位辦理請款。、發(fā)票等8.索賠1)若檢驗不合格時，則 依核示結(jié)果辦理退換貨、扣 續(xù)?？罨蛩髻r之手2)依 與合 約不 符作 業(yè)規(guī)定辦理?？刂浦攸c1)驗收作業(yè)應(yīng)依照材料檢驗相關(guān)規(guī)定辦理。2)3)原料驗收，必須會同驗收單位與采購單位辦理。4)5)不合格之原物料應(yīng)通知采購單位退回或扣款。第1節(jié)作業(yè)程序違約情形若須經(jīng)法律途徑解決時，交由公關(guān)單位提出告訴。所

18、交 貨 品 之 質(zhì) 量 、規(guī) 范 如 不 符 合 但 仍 可 使 用 者 ，亦 屬 違約 情 形 ，如因急需而不能等候更換，改以減價收貨時，則由采購人員 將計算處理方式填入不履行合約處理單，始可減價收貨。將不履行合約情形及處理過程，記入不履行合約處理單，并核算不履行合約對公司之損失，列入供貨商往來紀(jì)錄。控制重點1)逾 期未交 貨之 交易 ，應(yīng)去電 寄函催辦。2)3)延期交貨之購置，按合約規(guī)定罰款。4)5)第1節(jié)作業(yè)程序1)各項違約是否依供貨商管理規(guī)定及合約規(guī)定處理。2)貨 品 因 檢 驗 不 合 格 退 回 更 換 者 ，其 交 貨 日 期 應(yīng) 以 調(diào) 換補(bǔ) 送 貨 品 到達(dá)日期為準(zhǔn)。3)所交

19、貨品之質(zhì)量、 規(guī)格與合約不合， 但可使用者， 如因急需勉 予 驗 收 使 用 ，應(yīng) 經(jīng) 有 關(guān) 單 位 主 管 事 前 認(rèn) 可 ，按 規(guī) 定 扣 款 或 減 價（折讓單）處理。4)如 因 檢 驗 不 合 格 退 回 更 換 ，或 因 故 申 請 延 期 交 貨 ， 必須 事 前 報 請公司有關(guān)主管同意，并確定逾期罰款或其它處理辦法。5)如 因 非 人 力 所 能 抗 拒 之 災(zāi) 害 而 申 請 逾 期 免 罰 者 ，是 否有 事 后 立 即檢具之認(rèn)可證件。6)因 事 實 無 法 依 采 購 合 約 所 訂 裁 決 者 ，其 違 約 案 件 處 理方 式 必 須 經(jīng)有權(quán)人員批準(zhǔn)。相關(guān)資料不履行合

20、約處理單折讓單等。第1節(jié)作業(yè)程序若 有 廠 商 特 別 要 求 以 非 禁 止 背 書 轉(zhuǎn) 讓 之 支 票 支 付 時 ，應(yīng) 報 備 主 管核準(zhǔn)后辦理之。蓋印1)將 填妥支 票送 印鑒 保管人員審核、蓋章、簽字。2)須 先審核 各項 憑證 是否齊全，始可蓋章、簽字。領(lǐng)款付款之時間，出納單位可視作業(yè)狀況而排定之，其方式：1)以 掛 號 郵 寄 。2)定期(如每個月之5、20日等)。1.請款1)倉儲單位于辦理收料手續(xù)完妥并經(jīng)品管單位檢驗合格后，應(yīng) 將 各項單據(jù)及發(fā)票(扣抵、收執(zhí)二聯(lián))轉(zhuǎn)送采購單位請款。2)采 購單位 收到 倉儲 單位轉(zhuǎn)來之請款憑證，批上采 購材 料單價， 經(jīng)主管簽核后轉(zhuǎn)財會單位核對

21、審核。2.核對財會單位依上述之程序詳細(xì)審核，若有不合規(guī)定或異常之情事者， 應(yīng)反映之。3.記帳1)請 款條件 審核 無誤 后，開 立應(yīng)付憑 單，制作傳票，記入賬 冊。2)于 每月固 定日 期整 理應(yīng)付憑單交由出納單位 開出 支票。4.開立支票1)出納單位收到支出傳票后，應(yīng)注意其支付程序是否已齊備。2)除現(xiàn)金支付外，原則以抬頭劃線禁止背書轉(zhuǎn)讓之支票支付。3)支票送蓋印鑒時，應(yīng)在支出傳票或應(yīng)付憑單注明銀行戶號 、支票號碼及日期。4)支票之到期日應(yīng)與付款條件相符。5)6)將支票號碼、到期日、賬號，填于應(yīng)付憑單內(nèi)。5.6.3)隨 時 ?？刂浦攸c1)出 納付款 時，應(yīng) 嚴(yán)格核對支付憑證上之金額數(shù)目 ，領(lǐng) 款人身份 與印鑒必須相符；如有疑問，應(yīng)于查詢后始能支付。2)支付款項， 除有特殊理由， 得以現(xiàn)金支付外， 其余一律開立抬 頭 劃 線 支 票 ；如 受 款 人 堅 持 免 劃 線 或 抬 頭 ，應(yīng) 即 聯(lián) 絡(luò) 資 材 部 或 經(jīng)辦人員。經(jīng)其同意并保證無誤后，準(zhǔn)予免填，必