人事檔案電子信息化管理的論文

1、人事檔案電子信息化管理的論文1電子信息化應用于人事檔案管理的優(yōu)點及必要性企業(yè)人事檔案采用電子信息化管理，可以實現(xiàn)對各類資源的收集和共享，有利于強化企業(yè)各部門之間、企業(yè)之間的聯(lián)系與合作，全 面提高企業(yè)人事檔案的使用效率和使用價值，幫助企業(yè)更好地完成工 作。企業(yè)在增添新人檔案的時候，利用計算機、互聯(lián)網(wǎng)和電子信息系 統(tǒng)，可以減少新人資料的搜索時間，方面快捷，節(jié)省時間，同時保證 人員檔案的有效性和真實性。 企業(yè)人事檔案實施電子信息化管理以后， 可有效減少信息的傳輸環(huán)節(jié)， 減少紙質(zhì)檔案的使用效率， 節(jié)約環(huán)保的 同時還可以保證檔案資料的完整性， 在使用過程中僅需要使用U盤等 存儲設(shè)備進行查看。 此外，人事

2、檔案實施信息化管理大大增加了企業(yè) 的信息存儲量，提高了企業(yè)人事檔案管理速度。具體來說，企業(yè)實施 人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點必要性。1.1企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求如今，辦公自動化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應用的過程中大部分數(shù)據(jù)的使用都是用計算機和網(wǎng)絡完成的。 這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實現(xiàn)信息化、無紙化， 只有全面實現(xiàn)檔案 管理信息化才能適應企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。1.2建立電子檔案可以有效保護原始檔案傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實施電子信息化管理，就可以在信息化 條件下由計算機代替

3、人工完成人事檔案管理工作， 這在很大程度上節(jié)約了管理時間， 有效減少了檔案的翻查工作， 同時網(wǎng)絡空間是無限制的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息， 這對保護企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。1.3完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求通過計算機和網(wǎng)絡來完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財力，同時可以節(jié)省時間，提高工作效率，有效降低 企業(yè)的運營成本， 進而可以促進企業(yè)更好地發(fā)展， 為客戶提供更加優(yōu) 越的服務。2企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端2.1人事檔案管理手段落后目前，我國雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實施人事檔案信息化管理， 但是還有很多小型企業(yè)未能全面開展檔案的信息化管理工作。

4、很 多小型企業(yè)的設(shè)備不足， 辦公硬件跟不上， 導致企業(yè)無法建立專門的 人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)， 而且存放設(shè)備簡陋， 沒有嚴格的保密性， 幾乎所有人都可以輕松地接 觸到人事檔案， 嚴重危及一些重要檔案信息的安全性。 同時檔案管理 工作人員不具備專業(yè)技能， 對人事檔案管理沒有給予足夠的重視， 缺 乏工作積極性。 即便人事檔案管理工作人員具備專業(yè)技能， 但是其綜 合素質(zhì)較低，無法科學管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。電子檔案管理意識淡薄很多人認為檔案管理對企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置， 同時還可以幫助企業(yè)儲備人才，了解人才資源

5、發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實環(huán)境中，企業(yè)檔 案管理人員非但不能及時現(xiàn)有人員的基本資料， 還經(jīng)常發(fā)生丟失、 遺 漏等問題，更沒有人才儲備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理 部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)， 資料填寫隨意性很強， 而且手 寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。思想上不重視檔案管理工作很多企業(yè)領(lǐng)導認為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。 其實不然， 企業(yè)人事檔案管理對提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。 企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多 企業(yè)并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排

6、了一些“關(guān)系戶”，或 者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過來的人員進行檔案管理工作。 這些人基本上都 不是專業(yè)檔案管理人員， 根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗和基礎(chǔ)， 僅僅對 檔案進行簡單的，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用。信息化管理技術(shù)更新較慢目前，我國部分企業(yè)對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對檔案管理系統(tǒng)進行更新和維護。 電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢， 但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應企業(yè)發(fā)展，適應社會發(fā)展。然而我國 的部分企業(yè)雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維 護，導致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。2.5工作人員綜合素質(zhì)有限企

7、業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進行操作。 這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗 位轉(zhuǎn)過來的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗，也沒有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同 時，企業(yè)未能對檔案管理工作人員給予適當?shù)呐嘤枴?然而全新的電子 信息化管理對檔案管理提出了更高的要求， 不僅要具備檔案專業(yè)知識， 還要具備相應的計算機和網(wǎng)絡知識。 原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠 遠不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。3企業(yè)人事檔案如何實施信息化管理3.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬

8、件管理系統(tǒng)。 該系統(tǒng)要對企業(yè)的每一個科室的檔案信息進行分類， 通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)信息資源共享， 有效提高人事檔案電子信息管理的作用。 為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力， 企業(yè)應該不斷加強對檔案工作人員的培訓， 保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時效性，工作人員 應該對檔案進行及時修改。 與此同時， 企業(yè)還要做好對檔案管理信息 系統(tǒng)的升級維護工作，保證信息系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫人事檔案電子信息化的實現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計算機人事檔案管理系統(tǒng)中， 但是由于文件的數(shù)量過多，延緩了工作的進展。 這就要求企業(yè)加大對信息化

9、改革的投入， 增加工作人員，加快對紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對資料進行和分類，建立 起一套由數(shù)據(jù)輸入、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護為一體的完整的檔 案數(shù)據(jù)庫， 實現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡與計算機一體化， 及進行信息的遠程 運輸和區(qū)域化共享。轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識在企業(yè)人事檔案傳統(tǒng)的管理模式中， 在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉(zhuǎn)換。 因此，企業(yè)需加強檔案管理人員的安全意識， 做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和 破壞；為防止黑*入侵對檔案造成破壞，應確保網(wǎng)絡安全，做好防御 工作；對重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進行加密， 以保障檔案信息的真 實性，可以通過制定相關(guān)的規(guī)范標準，來使檔案

10、得到規(guī)范化管理，從 而提高檔案的使用效率。企業(yè)需要加強對檔案管理人員的培訓企業(yè)積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求， 為了適應企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求， 企業(yè)應該對現(xiàn)有工作人員進行適當?shù)呐嘤枺?讓其能夠熟練掌握計算機和網(wǎng)絡技術(shù)， 能夠熟練應用人事檔案管理系統(tǒng)， 保證人事檔案的有效使用， 提高工作效率和質(zhì)量。4結(jié)語人類進入21世紀后，科技迅速發(fā)展， 隨著計算機技術(shù)的普及與應用， 以及現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和高科技設(shè)備的應用，使得傳統(tǒng)的人工的 人事檔案已不能滿足企業(yè)工作的需要， 企業(yè)人事檔案電子信息化管理 的應用變得愈加重要。但是，企業(yè)人事檔案電子信息化管理是一項長 期、全面、具體且重要的工作，需要所有企業(yè)檔案管理人員的積極參 與和配合。首先， 是數(shù)量龐大的原始資料的掃描，使之成為數(shù)字化信 息輸入計算機中， 并根據(jù)資料的特點進行分類和， 成為系統(tǒng)化的電子 信息。其次，建立完善的企業(yè)人事檔案管理的電子信息化系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變 管理工作人員對檔案的管理意識， 提高管理的安全性意識， 確保重要 人事檔案的真實性與完整性。最后，企業(yè)要加大投入，建設(shè)完善的硬 件設(shè)備，減少不必要的設(shè)備損壞；選擇科學合理的軟件，建設(shè)系統(tǒng)完 善的電子信息化數(shù)據(jù)庫，并采取有效措施防止網(wǎng)絡黑*的入侵和病毒