辦事處財務管理制度

1、山山東龍大肉食品股份有限公司辦事處財務管理制度（2010 年）注釋：本管理制度適用于山東龍大肉食品股份有限公司下屬的辦事處財務、業(yè)務管理，本制度 隨著公司業(yè)務的發(fā)展及信息化應用的進行，而不斷補充、修定。本制度屬公司內部資料，請注 意保管，不得外傳。目錄：1、32、 43、84、105、126、 147、 、158、 179、促銷員工資發(fā)放規(guī)定 1810、 、 1911、2112、2313、二2414、2615、2716、二2917、32第一章總則第一條 為了適應山東龍大肉食品股份有限公司業(yè)務快速發(fā)展的需要，規(guī)范辦事處財務行 為，保證會計信息真實、可靠、及時、完整，加強財務管理和內部控制，規(guī)避經

2、營風險，根據中華人民共和國會計法及國家有關財經法律、法規(guī)結合公司實際情況，制定本制度。第二條本制度是辦事處財務工作所必須遵循的原則和規(guī)范。組織機構及崗位職責山東龍大肉食第股份有組公司財務部山東龍大肉食品股份有限公司辦事處財務由會計、出納（暫業(yè)務員兼職）和倉庫保管員（部 分辦事處業(yè)務員兼職）組成，辦事處會計負責辦事處財務總體管理工作，辦事處財務受公司財 務部直接領導，直接向公司財務部匯報工作。辦事處財務必須配合好辦事處的經營工作，為辦事處業(yè)展提供真實、可靠的數據，做好財務服務工作。財務人員受辦事處和公司財務部的雙重處會計對出納和保管擁有考核權;辦事處主任對辦事處財務人員擁有考核權和任免建議權。限

3、公司辦事處財務組織結構圖龍大肉食品股份有山東駐倉 一駐-«聲財塀州M«境域、無1區(qū)長扶狡財區(qū)方域、理力域 ，實必駐且照盤財啤沂!澤駐 一駐濟#畀域W 崗 彳萊職號秀安賺寧務駐淄-檣畀域覬I 廠 駐濰BlB財舅密劎準計.壽光4駐青霞辦霧南瀾墨法駐佳II豚翦卑又維豐 主貝 纟 核 格 r、 駐龍曲卷蓬萊g寺售遠， 艮n雨駐萊麋西（2）必須遵守公司財務部制定的規(guī)章制度，真實反映辦事處經營情況，規(guī)范財務業(yè)務處 理，有權制止任何違反財經紀律和財務制度的行為，發(fā)現問題及時報告公司財務，直接對公司 負責。（3）根據不相容職務相分離的原則，針對辦事處的具體情況，健全并監(jiān)督執(zhí)行各種審核 制度

4、、稽核制約制度和其他的內部會計控制制度。（4）做好辦事處財務核算工作，保證各種單據及時準確入賬，做到日清日結。（5）負責監(jiān)控辦事處的應收款，杜絕發(fā)生壞帳損失。及時與客戶對帳、傳遞發(fā)票。對貨 款結算時客戶所扣的各項費用，及時索要發(fā)票或收據。對于將要超出賬期的客戶，及時對業(yè)務人員給予提醒；對超出賬期的客戶，及時督促辦事處主任及業(yè)務人員進行結款，必要時停止供貨，避免造成更大的損失。若因監(jiān)控不當或沒有監(jiān)控到，發(fā)生壞帳，追究會計人員失職責任。（6）及時與客戶、公司核對往來帳，發(fā)現差異及時查詢、解決, 保證對帳相符，確保公司利益不受損失。（7）監(jiān)督辦事處保管員和出納員的工作。審核辦事處出納員、保管員的日常

5、業(yè)務和賬務 處理情況，協助辦事處保管員和出納員管好錢、財、物，避免發(fā)生任何意外損失。協助辦事處 及時向公司匯款，避免辦事處超期、超量占用公司資金。（ 8）每月核對庫存商品、貨幣資金不少于三次，并編制庫存商品盈虧表、貨幣資金盤點 表，存檔以備公司財務部核查。（9）建立、健全低值易耗品、固定資產、費用開支等備查帳薄。對會計檔案資料妥善保 管，必須確保辦事處賬目清楚，做到有帳可查，有據可依。（10）嚴格執(zhí)行銷售合同關于結款賬期、扣點的規(guī)定，如有差異，及時上報辦事處主任和 公司財務部。（11）嚴格執(zhí)行公司規(guī)定的費用報銷、現金借款、賬戶管理的規(guī)定，及時制止辦事處的違 規(guī)操作，必要時向公司領導和財務部反映

6、。嚴格落實發(fā)票金額和交易對象，確認交易真實后才 可開具發(fā)票，堅決不準亂開、虛開，且保證發(fā)票開具的及時性。（12）及時準確地向公司財務部上報各種報表，對上報數據的真實性負責。（13）負責監(jiān)督辦事處保管員和出納員的移交工作。（ 14）協助辦事處主任搞好其他日常工作，完成各種臨時性工作。（二）辦事處出納員職責（1）出納員要對辦事處、公司負責，嚴格執(zhí)行公司財務制定的管理制度、會計核算制度 和其他規(guī)章制度。（2）嚴格按照有關規(guī)定做好現金和銀行的收付工作，確保帳務處理規(guī)范、合理、真實。（3）認真審核各項結算單據的真實性、合法性，審核辦事處各種費用的報銷單據，對違 規(guī)的費用開支拒絕支付，不經領導批準和沒有經

7、辦人簽字的票據不予報銷。（4）負責管理各種銀行票據和現金借款單據，對辦事處的貨幣資金安全負責。（5）現金日記賬必須日清日結，做到賬款相符。每月定期盤點庫存現金，編制現金清庫 表，如出現虧庫，負責賠償短缺金額。（6）按照貨幣資金管理規(guī)定嚴格控制現金庫存數量， 盡可能減少資金占用 , 保證資金安全（7）出納員對業(yè)務人員的借款應及時催收，有超期借條應及時讓當事人更換。（8）不得徇私舞弊、擅自私存、挪用公款、貨款，一經發(fā)現嚴肅處理。9）對辦事處貨幣資金管理工作或者其他財務工作中出現的問題提出建議和措施，并及時上報有關領導。（三）辦事處倉庫保管員職責（1）保管員要對辦事處、公司負責，嚴格執(zhí)行公司財務管理

8、制度和其他規(guī)章制度。（2）建立各種庫存商品保管帳，做好各種商品、促銷品的出、入庫賬務管理。（3）嚴格按照有關規(guī)定進行商品入庫，入庫時要按單清點、驗收，并對入庫后的商品安全 性負責，如有短少損失負責賠償。（4）嚴格按照有關規(guī)定辦理出庫業(yè)務；有權拒發(fā)手續(xù)不全的貨物；有權拒絕閑雜人員進入 倉庫；有權拒絕私人物品占用倉庫。（5）依據產品保質期進行分類，嚴格按照“先進先出”的原則進行出庫。（6）加強產品養(yǎng)護，注意倉庫通風、防潮、保持貨垛整齊、防止蟲蛀、鼠咬、霉爛、變質 等，減少損耗，保持倉庫環(huán)境清潔。（7）定期對產品進行清點，做到帳物相符，如有問題及時報告主任，每日向辦事處主任報 告庫存結構、庫存數量。

9、（8）定期協同辦事處會計盤點庫存，盤點結果以書面形式上報公司財務部和辦事處主任。（9）對收貨單、發(fā)貨單、退貨單、收發(fā)存表按月裝訂成冊，安全保管，年末歸檔。（10）對辦事處倉庫管理工作或者其他財務工作中出現的問題提出建議和措施，并及時上報有關領 導。貨幣資金管理規(guī)定為適應辦事處業(yè)務發(fā)展的需要，降低經營管理存在的風險，防范資金管理存在的隱患，特 規(guī)定如下：一 取消收取客戶現金業(yè)務的操作模式 部分真空辦事處除去有超市營業(yè)員收取散熟現金貨款上交辦事處的形式以外， 辦事處再有 其他銷售方式不得直接發(fā)生涉及現金交易，可由其他轉帳方式替代。1 辦事處轄屬的二批代理商、以及除去商超以外的有固定往來業(yè)務的個人客

10、戶，可要求對 方將預付款存入辦事處貨款專用賬戶，或者采用卡卡轉賬等銀行業(yè)務，不得直接結算現金。2 部分商超客戶，結算貨款時要求對方以支票、匯票、電匯等轉賬形式支付，不得直接結 算現金。3 臨時的福利客戶，洽談業(yè)務時提前和客戶商談好貨款結算方式，不得直接結算現金。4 凍品辦事處業(yè)務發(fā)生額較大，貨款必須以銀行業(yè)務結算，嚴禁結算現金。以上規(guī)定，辦事處人員嚴格執(zhí)行，如有違反對當事人處以元以上罰款，辦事處主任處以元 以上罰款。若因違反以上規(guī)定造成貨款損失的，當事人除承擔罰款外并全額承擔損失。二 辦事處貨款專用賬戶的管理貨款專用賬戶由辦事處出納在就近銀行開戶，凍品辦事處指定專人（會計除外）在銀行 開戶，開

11、戶資料報公司財務備案，銀行卡或存折由出納員或兼職人員管理，密碼由辦事處會計 設立掌握，向公司匯款必須由兩人共同操作完成。貨款專用賬戶是辦事處將收到的現金貨款存放的專用賬戶，此賬戶只允許存入 , 支出僅限 向公司匯款；不得支出挪作它用。貨款現金必須送存銀行，當日確實不能送存的，最遲第二個 銀行工作日送存。對收到的貨款以現金支票形式支付的，當天存到貨款專用戶上。每個月末由出納員打印貨款專用戶余額， 貨款專用戶是存折的， 核對存折上的余額是否與 銀行余額相符， 復印存折上的余額隨銀行打印明細以備審查； 貨款專用戶為銀行卡的， 打印銀 行卡余額留存?zhèn)洳椤Ｘ浛顟皶r匯入公司，辦事處貨款余額達到 2 萬元

12、時（凍品辦 5 萬元） ，或貨款停留超過 一周以上，必須及時匯入公司賬戶，否則，罰款元，由出納員個人承擔。收到銀行的支票、匯票后，出納員要及時郵寄到總公司財務部，并登記支票管理簿，收 到日期、到期日、支票號碼、郵寄日期、郵寄號；不允許司機帶回公司，因司機捎帶丟失的 , 由出納員負責。因支票、匯票沒有及時到達公司財務部造成貨款回收滯后，出納員承擔利息， 造成貨款無法回收的，由出納員承擔。三 辦事處備用金賬戶的管理備用金賬戶是存取辦事處費用開銷的賬戶，備用金由辦事處主任以個人借款形式從公司 財務支出，辦事處設立專用的備用金賬戶，戶頭為出納員，并由出納員掌握密碼，備用金由公 司財務部直接存到辦事處備

13、用金賬戶上。辦事處設立出納員崗位的（指業(yè)務人員兼職），由出納員出具借款單給辦事處主任，借 款金額為辦事處主任在公司財務支取的存到備用金賬戶上的金額， 每月根據辦事處回公司結算 的費用額，清欠公司財務支取的借款后及時變更欠條；無會計人員的辦事處，備用金的管理及 使用由辦事處主任負責。辦事處備用金庫存現金限額定為元，超過部分必須及時送存銀行。辦事處備用金用于支付辦事處日常費用， 辦事處費用嚴格按照營銷管理部銷售費用政策支 出，嚴禁公款私用、費用超支行為。辦事處建立現金日記賬，由出納員負責填制，費用項目以實際的業(yè)務內容為準，回公司結 算費用時， 現金日記賬一同帶回審查。 發(fā)生的費用單據由辦事處主任簽

14、字報銷后轉交辦事處會 計入帳，月末辦事處會計盤點備用金編制清庫表。特殊情況或者不可預計的臨時性較大費用開支， 允許辦事處臨時增加備用金額度， 但必須 提前向銷售部申請，由銷售部長簽字同意，節(jié)假日期間銷售旺季，公司允許辦事處適當增加備 用金額度。辦事處業(yè)務人員因業(yè)務需要借支現金， 必須由借款業(yè)務員填寫現金借款單， 詳細寫明業(yè)務 內容、還款時間，預計花費金額等，由辦事處主任、會計簽字后，方可支付，還款日期不得超 過 30 天。辦事處對超賬期欠條要及時清理，超過 30 天或借款人調離、離職的從經辦人的收入 中扣除，經辦人不能償還的從批準人的工資中扣除；借款的清欠由出納員負責，報經會計、辦 事處主任監(jiān)

15、督執(zhí)行（特殊情況上報公司）。第四章 應收賬款管理規(guī)定1、辦事處應收賬款單據和賬本必須由辦事處會計管理，每月由辦事處主任和會計共同監(jiān) 督，對賬面余額和單據進行清查核對，出現差錯及時查找原因并解決。2、辦事處會計應分客戶單獨存放應收賬款單據，并編碼保管，便于查詢，當日發(fā)生應收 賬款單據 , 當日必須登記入賬；辦事處會計必須每天仔細檢查當日發(fā)生應收款單據的準確性、 真實性、完整性。3、辦事處會計應根據客戶檔案建立商超客戶對帳、結款時間表，以便于每月及時、 準確對帳、結賬。5、業(yè)務人員如果需要結款時，必須以借條形式向辦事處會計換取結算單據，嚴禁業(yè)務人 員延期上繳貨款和業(yè)務人員長時間隨身攜帶驗收單據，

16、必須與貨款結算日將貨款上繳給出納或 者歸還驗收收據，并抽掉借條。辦事處會計應及時跟蹤貨款上繳。6 因業(yè)務失職造成價格執(zhí)行差異形成的損失， 由責任人全額承擔， 入賬價格必須真實準確， 嚴禁弄虛作假，否則，一經查處上報公司通報處理。特殊價格上報公司批復后方可執(zhí)行7、應收款帳期超過合同約定付款期限（或者超過60 天）視作監(jiān)控和催收的重點，立即對相關業(yè)務人員提出警告，上報辦事處主任和財務部，督促業(yè)務人員進行催款或辦理抵押，并對 欠款客戶做出供貨節(jié)制或停止供貨計劃。8、臨時性福利業(yè)務會計監(jiān)督貨到收款的手續(xù)辦理，提貨前由業(yè)務經辦人員在財務辦理個 人欠款（貨）手續(xù)，由辦事處主任判斷是否出現風險。若確認有風險

17、或貨款超過一周仍未收回 時，財務會計應立即向肉食財務部、肉食總部直接負責人報告。9、福利客戶賒銷時，需與客戶簽訂購銷合同，合同內容包括：返利方式、還款時間、還 款方式等。無合同時，則由業(yè)務員填寫“福利客戶賒銷申請”，福利客戶賒銷申請應包括上述 合同內容。辦事處會計憑審批后的合同或“福利客戶賒銷申請”通知保管員辦理發(fā)貨手續(xù)。財 務會計對到賬期的賒銷款項應提前 2 天向辦事處主任、 業(yè)務員發(fā)出結款通知， 催促相關人員及 時結款。10、辦事處主任、業(yè)務員和會計因故調離或者辭職，交接的時候必須清對所負責客戶的應 收賬款，出現不明差額或者因工作失職原因造成應收賬款損失的，由責任人全額賠償。11、嚴格實行

18、收支兩條線管理，銷售貨款必須完全電匯公司，辦事處或者個人不得以任何 原因和理由借用、滯留或者挪作它用，一經查出，按貪污貨款處理，并對辦事處主任、會計及 責任人處以 500-10000 元罰款，情節(jié)嚴重的予以辭退，并在集團范圍內通報，集團公司范圍內 永不得錄用。12、超市店中店專柜的銷售貨款應每月單獨對賬，嚴格核實送貨數量金額、銷售數量 金額、虧耗數量金額、結賬金額和超市剩余應付款金額，并及時上報營銷部統(tǒng)計組，以杜 絕長期對賬不清造成的潛在虧損，對于查實的潛虧金額，應及時查找原因，并及時解決、 處理賬務，屬于人為失職原因造成損失的，除由責任人全額賠償外，還將追究責任人的其 他失職責任。13、辦事

19、處會計必須每月或者每季度與公司、客戶核對往來帳，屬于時間性差異的，必須 及時調整； 屬于其它情況的要聯系業(yè)務人員進行核查， 金額較大的上報營銷部和財務部進行處 理?？蛻舨慌浜蠈~，辦事處必須暫停供貨。辦事處財務會計應在第一時間內，將不配合對賬 客戶的名單及原因傳真至肉食總部、肉食財務部。14、辦事處會計（散熟主管、生鮮主管）負責每月與公司財務核對、上報真空熟食、散熟超市、生鮮超市對賬情況表，對于差異較大的要及時查找原因15、直營辦事處匯款由辦事處會計直接確認入賬，收到的支票、匯票直接傳送給公司財務 部出納員。16、辦事處真空個人消費帳戶用于現款現貨業(yè)務，不得存在應收款余額，如果出現限期清 理，

20、限期不清理扣發(fā)工資，按照余額 30%繳納罰款。第五章 庫存商品管理規(guī)定（一）公司產品管理規(guī)定1、訂貨申請 辦事處的庫存管理應堅持“庫存合理、加快周轉”的原則，盡可能降低庫存風險。 辦事處在要貨時須根據銷售計劃，結合實際需求，合理安排訂貨次數及數量，在合理庫存 內保證銷售的需要。根據上述要求，辦事處計劃員在分銷系統(tǒng)錄入銷售訂單，經銷售部審核無誤后，辦理 發(fā)貨程序。2、產品入庫采購入庫 : 公司發(fā)貨到達辦事處后，辦事處保管根據公司發(fā)貨單清點貨物，驗收無誤后在 發(fā)貨單上簽字，并根據公司發(fā)貨單，錄入分銷成品入庫單，將公司發(fā)貨單收貨人聯次傳財 務部門入賬。退貨入庫：商超或經銷商貨物退回，業(yè)務人員要在第一

21、時間到超市辦理退貨手續(xù)，根據退 回產品數量 , 填制紅字銷售發(fā)貨單，入庫時保管員清點數量，根據實點數量，核對紅字銷售單 據并審核。超市出具的退貨單必須同退貨實物相符， 對存在差異的由業(yè)務員及時同超市溝通處理， 因 退貨不及時造成往來賬核對不清的，由業(yè)務員承擔。3、產品出庫銷售出庫：所有的銷售出庫必須憑發(fā)貨單出庫，發(fā)貨單必須要有保管員、業(yè)務員簽字。保 管員根據發(fā)貨單品名、數量進行出庫，出庫完畢后，在分銷中審核發(fā)貨單。非常規(guī)未簽訂銷售合同的客戶，必須由辦事處主任簽字方能發(fā)貨，辦事處主任不在辦事處 的情況下，由辦事處主任書面授權業(yè)務主管負責辦理商品出庫的審批手續(xù)，授權書內容包括：授權人、被授權人、授

22、權范圍、授權期間等內容，授權書做為辦事處重要檔案保存，授權期間 出現任何風險，由授權人和被授權人共同承擔。 支票或匯票結款的手續(xù)要求，要款到發(fā)貨，特殊情況由業(yè)務員提出未到賬發(fā)貨申請，辦事 處主任批準后方可發(fā)貨，出現風險辦事處主任負連帶責任，會計負責審查手續(xù)完備性。退回公司：保管員清點需要退回公司的產品，填制退貨憑證，交給司機，司機在收貨人處簽 字。貨物送到公司后， 公司倉庫填制退貨單， 傳給辦事處保管員， 保管員核對數量后及時審核， 保證退貨業(yè)務在發(fā)出之后三天內處理完畢。4、盤點制度保管員對庫存量要做到心中有數， 每月定期同會計人員一起對庫存進行全面盤點， 對庫存 存在差異無法落實原因的進行責

23、任分擔，盤盈入賬，盤虧由保管員承擔70%，辦事處主任承擔30%，盤點結果以書面形式上報公司財務部和辦事處主任，每月的盤點表要留存辦事處備查。5、日常庫存管理51 保管員要及時的核對庫存明細帳，確保帳物相符。52 保持合理的庫存結構，將商品按類別存放，按照“先入先出”原則進行出庫，保持良好 的庫容庫貌。53 對于長期積壓、將要過保質期的產品，及時上報辦事處主任。（二）促銷贈品、宣傳品的管理規(guī)定1、公司根據辦事處申請將促銷贈品、宣傳品運達后，由辦事處保管員驗收入庫，及時登 記促銷品庫存保管帳 。2、使用時， 辦事處業(yè)務員列明事由及出庫明細， 經辦事處主任審批后由領用人簽名出庫。 保管員把業(yè)務員帶回

24、的簽收單做為回執(zhí)統(tǒng)一管理，每月統(tǒng)一整理，裝訂成冊，匯總歸檔。3、促銷贈品、宣傳品按照貨物的管理標準整齊擺放，及時記賬，嚴禁胡亂堆放，否則查處 一次罰款元。4、促銷贈品嚴格執(zhí)行促銷規(guī)定，嚴禁不按照標準弄虛作假隨意發(fā)放或據為己有，否則查處 一次，除追回物品外，加罰元。5 辦事處會計每月末對促銷物料進行盤點，并填制促銷物料盤點表，存檔備查，對庫 存存在差異的，進行責任承擔，盤盈入賬，盤虧按公司采購價保管員承擔70%，辦事處主任承擔 30%。第六章 辦事處分銷操作管理規(guī)定為保障辦事處分銷賬務體系的正常運作，特對分銷系統(tǒng)相關操作管理規(guī)定如下：一、分銷操作流程（1）常規(guī)發(fā)貨流程辦事處各相關人員各負其責，嚴

25、格掌握分銷操作流程。保管員及時在分銷系統(tǒng)確認審核公司發(fā)退貨單據， 根據業(yè)務員開具的銷售出入庫單據核對 客戶驗收單據及時在系統(tǒng)審核。核對庫存商品，保障庫存商品帳實相符。業(yè)務人員根據客戶訂單，每日在分銷系統(tǒng)開具出庫單據，保障產品銷售單價的準確性，交 保管提貨審核，收回的客戶退貨，及時打印銷售退單交保管審核。業(yè)務人員負責客戶驗收單的 回收（最遲不超過三天），及時交保管確認審核。辦事處會計負責分銷系統(tǒng)中銷售賬單的審核， 確保銷售賬單產品價格的準確性。 負責審核 保管員、業(yè)務員在系統(tǒng)中所已開具、已審核的單據的正確性，保障辦事處分銷體系各項數據準 確性。對庫存商品禁止使用手工單出庫，嚴格執(zhí)行先開單后出庫的

26、工作要求。（2）促銷特價產品。 針對辦事處供應客戶的特價促銷產品，辦事處先申請公司批復，辦事處會計負責審核。（3）商品品嘗、贈送 辦事處以產品進行品嘗、贈送、商品客情處理、報廢產品處理、超市空退貨等問題，必須 以書面申請報公司審批，否則公司不予處理，最終形成損失由辦事處責任人承擔。二、分銷賬務核對分銷賬務核對參照應收賬款管理規(guī)定和庫存商品管理規(guī)定嚴格執(zhí)行。 辦事處會計在熟練掌握分銷操作流程的基礎上， 嚴格監(jiān)控分銷各項流程的具體實施， 保障辦 事處分銷體系的正常運作。第七章 生、熟食店中店賬務流程控制方案一、 熟食店中店賬務熟食從公司的發(fā)貨到辦事處的配送、 銷售都是由公司人員管理操作， 結算方式

27、除去部分超 市直接由辦事處營業(yè)員收取現金以外， 其余都是由超市代收貨款， 月末根據超市銷售額按照合 同賬期結算。為避免出現不合理的虧耗，根據熟食發(fā)貨和銷售流程辦事處控制步驟如下：1、銷售訂貨。辦事處計劃員在分銷系統(tǒng)錄入銷售訂單，經銷售部審核無誤后，辦理 發(fā)貨程序。2、貨物驗收。司機和物流配送員將貨物按路線運輸到辦事處或各店中店，收貨人 員根據發(fā)貨單收貨人聯收貨，貨物驗收無誤后，由收貨人在發(fā)貨單回執(zhí)聯簽名認可。3、退貨管理。營業(yè)員將貨物退到辦事處并填寫退貨憑證，散熟主管根據退貨憑證對退貨進行抽查或復核總毛重；辦事處按照公司要求將退貨分類整理好，并錄入分銷退貨登 記單，公司倉務收到退貨后開具退貨單

28、，部分產品出現質量問題的標注罰沒，單據返給 辦事處由散熟主管根據退貨憑證核對有無差異，出現差異及時和公司倉務查詢。3、價格的管理。散熟主管根據公司發(fā)貨單和分銷數據與超市執(zhí)行價格及時核對，查 詢有無差異，如有差異須在當日上報公司申請調賬，并跟蹤調賬進度，特別是產品調價和執(zhí)行 特價活動期間。4、銷售日報，營業(yè)員根據公司發(fā)貨單、退貨憑證、和庫存、銷售情況，每天下班后，上 報當日銷售日報表。5、銷售額的核對。散熟主管根據營業(yè)員每日上報的營業(yè)員日報表及公司傳遞的發(fā) 貨單、退貨單整理出熟食日報表，掌握每日銷售數據，定期與超市核對銷售額，出 現差異及時查詢，月末辦事處會計上報熟食店中店對賬表反映盈虧情況。6

29、、賬扣費用的管理。辦事處會計根據超市匯款掌握賬扣費用， 通知業(yè)務員向超市索要發(fā)票， 及時傳回公司營銷 部報銷入賬，避免費用無人管理導致應收賬款出現差額。針對辦事處熟食店中店賬務管理， 要求辦事處從營業(yè)員、 散熟主管監(jiān)控好原始數據的統(tǒng)計 管理，辦事處會計總體協助、指導、監(jiān)督，同時負責好發(fā)票的申請開具，登記 , 保障貨款的正 常結算。7、辦事處會計負責定期與超市核對余額 ; 設區(qū)域會計的辦事處由散熟主管協助核對。營業(yè)員日報表、熟食日報表、熟食店中店控制報表格式見附件。二 、生食店中店賬務生食發(fā)貨由公司直接供給超市，超市收貨后開具驗收單，超市自行銷售，結款方式按照 合同付款賬期結款， 公司財務先以倉

30、務發(fā)貨數據入賬， 然后由倉務根據發(fā)貨數據和超市驗收數 據計算出虧耗傳財務沖賬。為避免出現不合理的虧耗，根據生食發(fā)貨和銷售流程辦事處控制步驟如下：1、價格的管理。業(yè)務員根據公司發(fā)貨單和分銷數據與超市執(zhí)行價格、驗收數量及時 核對，填寫超市貨款明細表，查詢有無差異，特別是產品調價期間。如有差異，應及時聯 系超市調整或上報公司處理。2、帳扣費用的管理 辦事處會計根據超市匯款掌握賬扣費用，通知業(yè)務員向超市索要發(fā)票，及時傳回公司報 銷，避免費用無人管理導致應收賬款出現差額。針對辦事處生食店中店賬務管理， 要求辦事處從生食業(yè)務、 大區(qū)主管監(jiān)控好原始數據的統(tǒng) 計管理，辦事處會計總體協助、指導、監(jiān)督，同時負責發(fā)

31、票的申請開具，登記 , 保障貨款的正 常結算。3、辦事處會計負責定期與超市核對余額；設區(qū)域會計的辦事處由生食主管協助核對。 超市貨款明細表、生食店中店對賬單格式見附件。第八章 區(qū)域協同賬務管理規(guī)定為保障各辦事處商超對賬、 結算項目清晰、 明確，針對各大型商超結算體系統(tǒng)一開具發(fā)票、 遞交、對賬、分款等不同類型流程規(guī)定如下：一、單獨對賬，統(tǒng)一開具發(fā)票，統(tǒng)一分款的商超體系： 此類商超對賬由各辦事處通過門店或網上對賬形式自行核對，由商超總部所在區(qū)域的辦事 處會計負責發(fā)票申請、遞交、貨款分解業(yè)務。公司收到匯款后，辦事處會計將貨款分解明細同 時轉發(fā)各辦事處。如：利群系統(tǒng)、維客系統(tǒng)、振華系統(tǒng)等。二、 單獨對

32、賬、統(tǒng)一遞交發(fā)票的商超體系： 此類商超對賬由各辦事處通過門店或網上對賬形式自行核對，由商超總部所在區(qū)域的辦事 處會計負責統(tǒng)一遞交發(fā)票，辦事處會計做好各辦傳遞發(fā)票的登記記錄，及時催收發(fā)票，遞交發(fā) 票出現退票及時反饋各辦事處，保障貨款正常結算。如：大潤發(fā)系統(tǒng)、銀座系統(tǒng)等。三、統(tǒng)一對賬，統(tǒng)一開具發(fā)票，統(tǒng)一分款的商超體系：此類商超對賬、發(fā)票申請、發(fā)票遞交、貨款分解業(yè)務由商超總部所在區(qū)域的辦事 處會計統(tǒng)一負責， 各辦事處按照對賬要求格式整理好原始驗收單據傳遞給對賬區(qū)域辦會計， 并 各自登記好明細賬。對賬區(qū)域會計與商超對賬時做好對賬明細記錄，對賬明細轉發(fā)各辦事處（含代理商），匯 款時將貨款分解明細轉發(fā)各辦

33、事處，各辦有疑問及時查詢。如：家家悅系統(tǒng)。以上區(qū)域會計嚴格按照財務制度有關規(guī)定，做好商超對賬、發(fā)票申請、發(fā)票遞交業(yè)務，協調 催收貨款及時索要扣費發(fā)票，保障公司貨款的順利結算。第九章 辦事處營業(yè)員、促銷員工資發(fā)放規(guī)定為規(guī)范辦事處營業(yè)員、促銷員工資的發(fā)放流程，防止截留、克扣工資等舞弊現象的發(fā)生， 特規(guī)定如下：1 辦事處會計在當地農業(yè)銀行辦理一張農行卡，專用于公司報銷的費用、營業(yè)員、促銷員 工資臨時存放業(yè)務、專戶專用，不得用于其他任何用途。2 營業(yè)員、 促銷員工資由公司財務部匯入辦事處會計銀行卡中， 辦事處會計收到工資后最 遲 2 日內轉交出納，否則按照挪用公款處理，并按照卡中工資額的5%比例予以罰

34、款。3 出納員收到工資后， 開具收款收據及公司制定的工資發(fā)放表作為附件入賬 （現金收或者 銀行收憑證），經主任批準后及時發(fā)放，出納擅自截留、挪用、延期發(fā)放，否則按照挪用公款 處理，并按照卡中工資額的 10%比例予以罰款。4 工資發(fā)放制定統(tǒng)一時間， 按照工資表由本人在工資表上簽名或匯入， 嚴禁由一人簽字全 額代領。5 特殊情況，因個人原因確實不能本人領取需要代領的，必須出具代領工資委托書（見附 件）。6 工資發(fā)放時間段 2-3 天后，工資表封表入帳，未領取工資的人員以后查領工資。未領取 工資的人員較多時，查領工資可制定統(tǒng)一時間，由辦事處會計查詢原始工資發(fā)放表并簽名（會 計簽字）核實，并注明領取時

35、間，然后再由會計制定付款憑單，主任簽字后出納發(fā)放。7 營業(yè)員、促銷員工資嚴禁任何人截留、克扣、挪用，由此而造成的影響公司聲譽者，將 上報公司領導嚴肅處理。第十章 發(fā)票、印鑒管理規(guī)定一、發(fā)票開具管理規(guī)定辦事處客戶索要的任何發(fā)票， 必須由真實的業(yè)務發(fā)生， 由辦事處會計向公司發(fā)出發(fā)票申請 表，然后由公司財務部統(tǒng)一開具。開具發(fā)票的注意事項（1）按照財務部制定的統(tǒng)一格式填寫申請。（2）必須注明發(fā)票種類（普通或增值稅）。（3）完整詳細填寫客戶信息，客戶信息如有變動，除在發(fā)票申請表注明變動后信息外， 還要在備注欄注明變動前的信息。（4）商品名稱必須是詳細的名稱，發(fā)票需要填寫規(guī)格的商品，備注欄必須注明，未注明

36、的 視同無該項要求。（5）辦事處會計負責辦事處開票登記， 當月申請開具的發(fā)票總額不得大于當月凈發(fā)貨總額。 發(fā)票的登記（1）辦事處建立發(fā)票登記簿，按客戶記錄發(fā)票的傳遞情況，對比實際結算貨款與發(fā)票 金額的差額，及時聯系超市查清差額原因，索要費用、帳扣發(fā)票 , 將來返回公司報銷。對于收 回貨款的發(fā)票在發(fā)票登記薄上及時核銷。作廢發(fā)票的處理（1）辦事處申請公司開具的發(fā)票，一定要保證開票資料的正確性。出現作廢發(fā)票（特別是 增值稅發(fā)票）一定要及時傳回公司財務部。 （如果退票時未過發(fā)票的開具月份，應及時通知財 務部進行發(fā)票作廢，并及時將發(fā)票原件傳回財務。）（2）因申請人申請?zhí)顚戝e誤，導致發(fā)票作廢，申請公司財務

37、部重新開具的，給予申請人每 張罰款元，并將發(fā)票退回后方能重新開具。（3）如果出現發(fā)票作廢隱瞞不退還重新申請的，發(fā)現后將停止給予開票，每張罰款元，并 將發(fā)票退回后方能重新開具；由此造成的貨款積壓，由當事人自行負責。二、印鑒管理規(guī)定為規(guī)范公司辦事處印鑒的使用，制定規(guī)定如下：1. 、未經公司批準 ,任何辦事處人員不得私刻辦事處印章。2. 、因業(yè)務需要，辦事處需要配備印鑒的，必須向公司申請，批準后由公司財務部辦理印鑒刻制、備案、發(fā)放等手續(xù)。3. 、辦事處印章由辦事處會計妥善保管，不得轉借他人。4、辦事處印章僅限于辦事處送貨單使用（部分超市要求辦事處送貨單加蓋印章），嚴 禁用于其他任何事項。5. 、違反

38、以上規(guī)定，給公司造成影響及損失的，由辦事處及當事人負責，公司不承擔任 何責任。第十一章 費用報銷管理規(guī)定針對目前銷售部銷售體制改革，為合理規(guī)范辦事處費用報銷程序，根據實際情況制定辦 事處費用報銷規(guī)定：1 、按照 2010 年度合同標準，超市扣費（折扣、管理費、新品入場、節(jié)慶店慶費等）要 求超市提供正規(guī)服務業(yè)發(fā)票予以報銷。2 、超市促銷費、堆頭費等費用，辦事處必須提供經銷售部和經理簽字批準的申請報告 財務部方予以報銷（臨時性租賃賣場做活動的，需要賣場提供補充協議）。3 、報銷發(fā)票、收據要求戶頭（山東龍大肉食品股份有限公司）填寫正確完整、對方印 鑒清晰，大小寫金額相符，發(fā)票加蓋財務章或發(fā)票章；收據

39、要求加蓋對方財務專用章。4 、辦事處日常購買物資，開具商業(yè)零售業(yè)發(fā)票，發(fā)票注明購買物資明細，由開票單位 開具明細清單，并加蓋財務章或發(fā)票章，公司領導簽字后，予以報銷。5、發(fā)票、收據背面必須由經辦人簽名（業(yè)務員、代理商、辦事處會計），在費用匯總清 單上寫明發(fā)生費用的原因，不得在發(fā)票或收據后面隨意填寫，以免造成發(fā)票無法入帳。6、直營辦事處車輛耗用燃油實行定點加油，必須索取增值稅專用發(fā)票，要求填寫車輛加 油備查簿，明細車輛行駛里程，加油金額，每次加油取得的單據復印留存，每月開據的加油發(fā) 票復印留存，作為審查資料備查；加油備查簿由司機填制，會計負責監(jiān)督。7 辦事處租賃的外部車輛配送貨物未簽訂合同的，及

40、時補簽合同，合同的內容要具備月 租賃費、支付方式、車輛維護責任方、事故處理責任方等事項8、各辦事處租賃的房屋必須提供租賃業(yè)發(fā)票并附帶房租合同；發(fā)生的運輸費用，必須提供公路、內河貨物運輸業(yè)發(fā)票,財務部方予以報銷。9、辦事處主任對所轄辦事處的經營費用開支的真實性、合理性負責，為第一責任人；財 務會計對費用單據的真實性、合法性負責，出納負連帶責任。經營費用的支出要做到真實，對 不真實的業(yè)務，會計、出納有拒絕報銷的權力，并請示銷售部經理，按請示批準意見處理，對 查出的虛假費用按假一罰十的原則執(zhí)行 。10、對客戶的合同費用，辦事處財務會計根據合同復核取得的費用發(fā)票，按公司審批流程 轉公司財務進行賬務處理

41、； 辦事處不得出現2個月以上的未轉總部的費用單據， 如出現由辦事 處經辦人個人承擔。第十二章財務報表制度一、報表規(guī)定辦事處會計要按照公司財務部規(guī)定的時間，及時、準確的上報各種報表；并對報表潛在的 因素予以列示。對遲報、漏報、錯報、各種報表間勾稽關系錯誤、私自更改報表格式的，發(fā)現 一處罰款元。上報的報表，對潛在的問題沒有進行列示，至忡計時檢查出來，對會計人員給予 元的罰款。、報表種類1、真空包裝熟食財務報表1應收賬款明細表、2庫存商品明細表、3現金清庫表以上報表15、25日賬面數據以分銷數據為依據，次月5日報表以公司財務數據為依據。2、散裝熟食、生食超市店中店銷售財務報表生食商超對賬表、散熟店中

42、店對賬表3、生食辦事處銷售財務報表現金清庫表、銷售日報表應收賬款明細表上述報表名稱統(tǒng)一為：XXX辦事處X月份XX表，格式及其他輔助報表詳見附件，報表 辦事處會計打印存檔1份（辦事處主任簽字）第十三章 會計檔案管理規(guī)定一、總則檔案是記錄經濟業(yè)務的重要歷史資料， 它能夠再現當時發(fā)生的經濟業(yè)務內容。 為了保證會 計檔案的完整性，為公司發(fā)展提供完整準確的會計資料，根據會計法、會計檔案管理辦 法制定本規(guī)定。二、會計檔案的范圍：會計檔案是指會計憑證、 會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料， 是記錄和反映單位經 濟業(yè)務的重要史料和證據。具體包括：（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

43、（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，輔助賬簿，備查賬簿，其他會計賬簿。（三）財務報告、合同章程類：月度、季度、年度財務報表、審計報告、財務會計制度以 及與經營管理有關的其他重要文件，如合同、章程、各種資料。（四）其他類：收據存根、發(fā)貨單存根、商超驗收單，其他應保存的會計核算專業(yè)資料， 會計檔案移交清冊，會計檔案銷毀清冊，各種財務分析報表。三、會計檔案管理1、辦事處會計負責保存會計檔案，負責會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱，保證會計 檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。定期將會計資料按類別、按順 序立卷登記。2、辦事處會計每月 5 號前將上月憑證裝訂成冊，每冊憑證首頁均應

44、填制“科目匯總表”， 裝入憑證盒，編號歸檔；其他會計檔案如賬簿、報表等平時注意搜集整理存放到指定的位置， 并保證資料的齊全，不可隨意存放，防止丟失，并于次年一月裝訂造冊并登記檔案目錄。3、收款收據、發(fā)貨單要按順序領用，用完后按順序存放。4、建立檔案查詢登記表，內部人員因工作需要查閱會計檔案時，先經辦事處主任同意， 進行登記，查閱完畢后要將檔案及時歸還原處；會計檔案一般不得攜帶外出，如有特殊情況， 必須請示，并限期歸還。5、所有檔案要有專門地方保管，杜絕丟失、被盜、蟲咬、受潮等現象發(fā)生。6、外來人員查詢檔案必須持有單位介紹信，經辦事處主任同意，并詳細登記，禁止將檔 案攜帶出辦事處。7、由于會計人

45、員變動，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。四、會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。(一) 會計憑證類 :(1) 、原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 ? 15 年(2) 、銀行存款余額調節(jié)表和銀行對賬單 ? 5 年(二) 會計賬簿類：(1) 、日記賬 ? 15 年其中：現金和銀行存款日記賬 ? 25 年(2) 、明細賬、總賬、輔助賬 ? 15 年(3) 、固定資產報廢清理后固定資產卡片及清單保管 ? 5 年(三) 會計報表類：(1) 、主要財務指標報表(包括文字分析) ? 3 年(2) 、月、季度會計報表(包括文字分析) ? 5

46、 年(3) 、年度會計報表(包括文字分析) ? 永久(四) 其他類：(1) 、會計檔案保管清冊及銷毀清冊 ? 永久(2) 、主要財務會計文件、合同、協議 ? 永久五、會計檔案的銷毀所有會計檔案應嚴格按照保管期限進行管理，超過保管期限需要銷毀的，上報公司財務， 公司財務審批后，填制銷毀清冊，按規(guī)定進行銷毀。第十四章 固定資產和低值易耗品的管理為了加強辦事處的固定資產和低值易耗品管理，保障公司財產安全，制定本規(guī)定。固定資產是指單位價值在 2000 元以上，使用期限超過一年的，在使用過程中保持原有形態(tài)的 資產，比如：電腦、冰柜、電子稱等。低值易耗品：是指單位價值2000 元以下，使用期限較短的耗用性

47、物資，如：床、電視等。1、辦事處會計建立固定資產、低值易耗品登記賬，對辦事處物資（包括生食、散裝超市 物資）按類別進行登記，詳細記錄資產名稱、規(guī)格型號、數量、價值、使用時間、存放地點、 資產管理員、增加、減少、維修等情況。2、對固定資產設專人管理，使用人為直接管理人，負責固定資產的日常保養(yǎng)、維護。3、對公司發(fā)往辦事處的固定資產、低值易耗品或辦事處自己購置的低值易耗品，在驗收 后要及時的進行登記，對調撥回公司的固定資產、低值易耗品，在調撥時填制“資產調撥單” 由辦事處主任簽字后，隨資產傳回公司，公司保管員收到資產后，在“資產調撥單”上簽收， 將調撥單返回辦事處，此調撥單作為登記資產減少的依據。4

48、、低值易耗品的領用根據辦事處的安排，由辦事處主任確定，業(yè)務員或營業(yè)員領用低值 易耗品時，按統(tǒng)一的領用單支取，由辦事處主任、會計、專管業(yè)務員、營業(yè)員簽字方可領用。5、辦事處從超市撤出柜臺時，業(yè)務人員負責公司資產的安全撤出，辦事處會計負責清點。6、辦事處會計協同辦事處主任至少三個月對辦事處所轄固定資產和低值易耗品進行盤點， 并對照資產登記賬做出盈、虧對比表，對盤盈的資產登記入賬，對盤虧的，查明責任人，由其 進行賠償。無法落實責任人的，由保管員承擔。對超過半年閑置不用的資產或報廢的資產，由 責任人填制閑置、報廢固定資產明細表，報辦事處主任簽字后，上報公司財務和營銷部，公司 財務審批后，將物資退回公司

49、。嚴禁辦事處任何人私自對固定資產和低值易耗品進行處理，一 經發(fā)現，嚴肅處理。第十五章 微機使用管理規(guī)定為確保辦事處財務計算機安全、 穩(wěn)定運行， 保障財務數據和軟硬件設施的安全， 更好地用 于財務工作，制定本管理規(guī)定：1、開機時應先開電源，后開打印機、顯示器等外部設備，最后開主機；關機順序則相反， 關機時要使用操作系統(tǒng)提供的關機功能，最后關顯示器、打印機、電源。避免反復開關機和不 正常開關機對計算機造成損害。2、開機狀態(tài)下嚴禁晃動和搬動計算機，要在斷電關機狀態(tài)下進行移動。外設與主機連線 時也應關機，不得帶電工作。3、使用者要愛護設備，節(jié)約電力能源，下班后或長時間不用，必須關機并切斷電源。4、微機

50、桌面必須整潔、有序，主機、打印機、顯示器、鍵盤、鼠標必須清潔；計算機的 擺放位置應遠離水源，并保持環(huán)境的相對干燥，不得在計算機旁吸煙、吃零食。附近不得放置 易燃、易爆物品。5、嚴禁使用來歷不明的軟盤和光盤等，以免感染病毒。如確要使用必須先用殺毒軟件進 行殺毒，確認無病毒后才可用。6、嚴禁上網隨意下載文件，安裝與工作無關的軟件和測試性軟件，以免感染病毒損壞系 統(tǒng)文件。7、必須安裝殺毒軟件，每周定期進行殺毒，定期升級殺毒軟件，確保計算機安全無病毒， 如已感染，應立即斷開網絡，在安全模式下進行查殺病毒。8、做好數據備份工作，“我的文檔”和重要的文件不要放在系統(tǒng)安裝盤(C:) 上。9、計算機要設置 6

51、 位以上系統(tǒng)密碼并妥善保管好，離開時要鎖定計算機，屏保設置時間 不超過五分鐘，嚴防被竊取財務機密。10、嚴禁利用計算機瀏覽、傳播游戲、電影和不健康影像。11、嚴禁利用網絡進行與工作無關的通訊聊天，推薦使用MSN 進行通訊，禁止使用 QQ軟件進行與工作無關的聊天。12、涉及公司的機密，不得將公司的資料和各種數據泄漏出去，不得在互聯網上傳播。13、財務人員若因工作需要調離本部門，應將所用計算機交付接替人，并確保計算機及配 套設備沒有損壞，確保計算機內的業(yè)務數據及資料完整、可用。14、財務微機歸辦事處會計人員專用，用于辦事處賬務核算、報表上報，其它人員未經允許不得使用15、嚴禁私自組裝、拆卸電腦、打

52、印機配件，如硬件發(fā)生故障，必須上報辦事處主任，聯 系當地電腦維修人員，經電腦維修人員出具故障分析情況后，將文件備份出再重裝系統(tǒng)，因微 機損壞耽誤工作的，每次罰款元。故障分析情況作為費用報銷依據。16、已安裝財務軟件（帳套）的辦事處，微機出現故障一般不要重裝系統(tǒng)，若確需，則應 將賬務數據備份出后，再重裝系統(tǒng)。17、使用財務軟件的辦事處，每月及時打印憑證和有關賬簿，硬件設施不健全的申請公司 財務部予以解決。18、辦事處財務微機管理工作由辦事處會計負責， 出現帳套損壞和財務數據丟失又無備份 現象罰款元。19、辦事處財務與業(yè)務共用一臺微機的，數據應分別存放不同的盤符，并對財務帳表及時 備份存檔。20、

53、辦事處財務微機管理將列入日常業(yè)務檢查中，辦事處會計嚴格做好微機的維護工作。第十六章 辦事處會計管理規(guī)定一、辦事處會計崗位、薪酬管理辦事處財務會計由人力資源部統(tǒng)一招聘， 經財務部、 營銷管理部培訓合格后建立人事檔案，分配到各辦事處財務工作。辦事處財務會計的增加、招聘、分配按照以下流程：1、增加人員流程：2、薪酬制度1、辦事處會計工資由公司財務部按照業(yè)務情況結合日?？己饲闆r，月末統(tǒng)一制表。2、鑒于現階段辦事處實際情況 , 辦事處出納、保管員由業(yè)務人員兼職。兼職出納、保管員 即要忙于業(yè)務又要做好財務工作 , 特給予每月 100元的業(yè)務補助。3、崗位輪換制度為提高和加強辦事處會計總體業(yè)務水平，消除崗位

54、惰性，對辦事處會計實行崗位輪換制， 在辦事處工作 1-2 年后根據工作情況可給予崗位輪換。4、職務管理工作積極主動、認真負責，應收款管理、存貨管理、貨幣資金管理比較到位，可給予增長 工資、調回公司發(fā)展的機會。5、會計交接辦事處會計人員工作調動或者因故離職， 必須將本人所經管的會計工作全部移交給接替人 員。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調動或者離職。 （ 因故辭職的，必需提前一個月上交辭職申請 書）1 、接替人員應當認真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交的未了事項。2 、會計人員辦理移交手續(xù)前，必須及時做好以下工作：（1）已經受理的經濟業(yè)務尚未處理完畢的，應當處理完畢。（2）整理應該移交的各項資料，對未了事項填寫出書面材料。（3）編制移交清冊，列明應當移交的憑證、賬簿、報表、印章、現金、有價證券、發(fā) 票、文件、其他會計資料和物品等內容；3 、會計人員辦理交接手續(xù)，必須有監(jiān)交人負責監(jiān)交。監(jiān)交人由公司財務委派。4、移交人員在辦理移交時，要按移交清冊逐項移交；接替人員要逐項核對點收。 （1）現金要根據賬簿有關紀錄進行點交。庫存現金必須與會計賬簿紀錄保持一致。不一 致時，移交人員必須限期查清。（2）憑證、會計賬簿、進銷存報