材料采購管理制度(1)

1、材料采購管理制度材料采購管理制度第一章總則第一條前言為加強(qiáng)企業(yè)規(guī)范化管理,規(guī)范采購工作,保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常持續(xù)進(jìn)行,選擇合格的供應(yīng)商(廠家并對(duì)采購過程進(jìn)行嚴(yán)格的控制,確保供貨商提供的物料符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并滿足施工的規(guī)定要求,最大限度的降低成本,特制定本制度。第二條適用范圍本辦法適用于公司各項(xiàng)目部工程施工材料物料采購,計(jì)劃審批的價(jià)格之審核、訂購、驗(yàn)收、付款結(jié)算等,除另有規(guī)定外,悉以制度處理。第三條職責(zé)劃分1、由公司材料部門全面負(fù)責(zé)對(duì)各工程材料物料的采購工作;2、由公司對(duì)項(xiàng)目部計(jì)劃單的數(shù)量、要求進(jìn)行詳細(xì)審核把關(guān);3、由工程部和各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人對(duì)各項(xiàng)目材料的質(zhì)量,技術(shù)要求把關(guān);4、由核算中心對(duì)該工程材

2、料的數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格控制把關(guān)。第二章采購(計(jì)劃審批第一條采購計(jì)劃的制定1、各項(xiàng)目部根據(jù)材料采購計(jì)劃申報(bào)工作流程進(jìn)行申報(bào);2、由公司根據(jù)材料采購計(jì)劃申報(bào)工作流程完成審批工作。第二條選擇供應(yīng)商材料人員根據(jù)審批后的采購計(jì)劃,選擇合格的供應(yīng)商,進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)與相關(guān)部門評(píng)選確定后,由部門領(lǐng)導(dǎo)審核。1、供應(yīng)商的選擇需從批準(zhǔn)的(合格供應(yīng)商名單中選取,若選擇材料物資供應(yīng)按“材料招標(biāo)評(píng)定程序”進(jìn)行;2、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購,凡經(jīng)常性使用,且使用量較大宗的材料,材料部門應(yīng)事先選定廠商,議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格。第三條價(jià)格調(diào)查1、已核定的物料,材料部門必須經(jīng)常分析或收集資料,作為降低成本的依據(jù);2、公司各部門,均有義務(wù)協(xié)助提供價(jià)格

3、信息,以利材料部門比價(jià)參考;3、已核定的物料采購單價(jià)如需上漲或降低,應(yīng)附上書面之原因說明;4、采購的數(shù)量或頻率有明顯增加時(shí),應(yīng)要求供應(yīng)商(廠家適當(dāng)降低單價(jià);5、材料部門隨時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)的浮動(dòng)數(shù)據(jù),以利于更好的把握市場(chǎng)。第四條詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)1、根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同,采購人員應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價(jià)對(duì)象;2、采購人員根據(jù)過去采購的情況、市場(chǎng)變化情況、以及公司成本預(yù)算等情況,確定采購目標(biāo)價(jià)格;3、在得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后,采購人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面進(jìn)行核對(duì),以保證供應(yīng)商可以提供的物料符合公司實(shí)際的采購要求,并對(duì)供應(yīng)商

4、所報(bào)的價(jià)格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較,以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商;4、供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)的物料規(guī)格與購買規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí),采購人員應(yīng)送請(qǐng)購部門確認(rèn);5、專用材料或用品,材料部門應(yīng)會(huì)同使用部門共同詢價(jià)與議價(jià);6、對(duì)廠商的報(bào)價(jià)資料整理后,經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析,以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià)。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi),采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商,以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致;7、對(duì)重大的物資采購,無論是技術(shù)、商務(wù)談判,要保證參加人數(shù)不少于三人。有關(guān)價(jià)格、選型及其他重要的技術(shù)、商務(wù)談判,要求有兩個(gè)以上的部門派人參加。第五條購前核決及權(quán)限采購經(jīng)辦人員與廠商初步溝通并完成詢價(jià)后,在“訂購匯簽單”上詳細(xì)

5、填列以下事項(xiàng),上報(bào)負(fù)責(zé)材料采購的各部門及公司經(jīng)理核決;1、詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬定“訂購廠商”“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期”;2、注明與廠商擬定的付款條件;3、需與供應(yīng)廠家簽訂長(zhǎng)期合同者,采購經(jīng)辦人應(yīng)擬簽長(zhǎng)期合同書,核決權(quán)限按照請(qǐng)購類別和對(duì)應(yīng)的級(jí)別逐級(jí)上報(bào)各部門主管及公司經(jīng)理核決;第六條價(jià)格復(fù)核與市場(chǎng)行情資料提供1、材料部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場(chǎng)與行情,并建立廠商資料,作為采購及價(jià)格審核的參考;2、材料部門應(yīng)就公司內(nèi)各項(xiàng)目部所提重要材料的項(xiàng)目,提供市場(chǎng)行情資料,作為材料存量管理及核決價(jià)格的參考。第七條訂購作業(yè)采購人員接到經(jīng)核決的“定購單”后,應(yīng)與供應(yīng)廠商進(jìn)一步接觸,進(jìn)行正式的質(zhì)量、價(jià)格和后續(xù)服務(wù)談判。

6、金額較大或批量采購的應(yīng)到對(duì)方生產(chǎn)工廠進(jìn)行實(shí)地考察,在充分了解對(duì)方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后,向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向,并送樣報(bào)驗(yàn),未通過報(bào)驗(yàn)與達(dá)不到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的材料不準(zhǔn)采購。第八條簽訂采購合同1、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后,采購人員需填寫正式的采購合同,合同需要列明至少下列條款:(1供應(yīng)商資料:包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;(2采購物料的詳細(xì)描述:包括品名、型號(hào)、規(guī)格等,如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明;(3訂單所采購的數(shù)量/重量;單位包裝數(shù)量/重量;包裝件數(shù);(4價(jià)格:單價(jià),合計(jì)價(jià),合同總額,定金或預(yù)付款;(5交付期:分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量;(6付款方式;

7、(7所需的質(zhì)量證明(檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報(bào)告單等合格證書;(8質(zhì)量保證條款:發(fā)生質(zhì)量問題是進(jìn)行退換或其他處理方法;(9運(yùn)輸方式的費(fèi)用承擔(dān)和銷售增值稅專用發(fā)票的要求。2、采購單經(jīng)部門經(jīng)理審核后,加蓋公司合同公章經(jīng)對(duì)方簽章后生效。到供應(yīng)廠商處現(xiàn)場(chǎng)采購的,由授權(quán)代理人簽字,對(duì)方簽章后生效;采購單一式四份,雙方各保存兩份。材料部門負(fù)責(zé)采購合同的傳閱會(huì)簽和各部門的存檔。3、采購人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期,及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。4、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購單編號(hào)”及“包裝方式”,以便驗(yàn)收確認(rèn)。5、若屬分批交貨者,采購人員應(yīng)在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識(shí)別。 6、長(zhǎng)期

8、訂貨和大額進(jìn)貨，原則上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的辦法進(jìn)行，應(yīng)與 供應(yīng)商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦，第二份存供應(yīng)商，另需合同復(fù) 印件四份分別交材料部門、核算中心、財(cái)務(wù)中心及工程部存檔。 第九條 緊急訂貨 采購人員接到主管經(jīng)理以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件， 應(yīng)立即進(jìn)行詢價(jià)、 議價(jià)， 迅速辦理。 第十條 進(jìn)度控制及事物聯(lián)系 除一般采購作業(yè)方式外，材料部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種 最有利的方式進(jìn)行采購： 1、集中計(jì)劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購較為有利 者，可核定材料項(xiàng)目，通知各請(qǐng)購部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購，材料部門定期集中辦理 采購； 2、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購：凡經(jīng)常性使用，且使用

9、量較大宗的材料，材料部門應(yīng)事 先選定廠商，擬定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，核準(zhǔn)后通知各請(qǐng)購部門依需要提出請(qǐng)購。 第十一條 退貨作業(yè) 對(duì)于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時(shí)，應(yīng)開立“材料退貨單”并見附有關(guān)的“材料 檢驗(yàn)報(bào)告表”報(bào)主管簽認(rèn)后，憑此異常材料出場(chǎng)。 第三章 驗(yàn)收與付款 第一條 貨物進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收 1、貨物進(jìn)場(chǎng)供應(yīng)商交貨時(shí)，采購人員通知庫管員，實(shí)際清點(diǎn)件數(shù)或稱重， 對(duì)貨物攜帶的有關(guān)證件進(jìn)行驗(yàn)證，經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對(duì)相符合后簽 6 收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時(shí)，即通知材料部門會(huì)同 處理； 2、對(duì)有專項(xiàng)質(zhì)量要求的材料物資，通知工程部派質(zhì)檢員驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽 字后由庫管出具入庫單并由庫管員簽字

10、。 第二條 付款結(jié)算 1、嚴(yán)格按照公司報(bào)賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行； 2、采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時(shí)間由材料部門統(tǒng)一支付； 3、付款申請(qǐng)由采購人員或被委托采購人員提出，申請(qǐng)付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購 合同要求和項(xiàng)目進(jìn)度情況進(jìn)行，分清輕重緩急，必要時(shí)須提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、物品入 庫單據(jù)和對(duì)方增值稅專用發(fā)票，申請(qǐng)付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已付款、余款，按 審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理付款手續(xù)； 4、只有在出現(xiàn)以下情況時(shí)才可由采購人員借款或墊款進(jìn)行直接支付： （1）緊急采購且不能及時(shí)辦理財(cái)務(wù)支付手續(xù)； （2）在外地采購且供應(yīng)商要求立即付款時(shí)； （3）在現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試期間急需材料的采購； （4）1000 元以下的零星采購。 第三條 進(jìn)度控制及異常處理 1、材料部門應(yīng)特別注意“采購單”注明的到貨時(shí)間要求，掌握到貨進(jìn)度； 2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與供貨廠商聯(lián)系催交， 對(duì)異常原因及時(shí)處理對(duì)策，匯通相關(guān)職能部門、公司處理。 第四條 質(zhì)量評(píng)價(jià) 使用單位應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注，未達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)禁使用， 7 根據(jù)使用效果對(duì)材料質(zhì)量提出評(píng)價(jià)，以利于進(jìn)一步工作。 第四章 附