材料采購管理制度(1)

1、材料采購管理制度材料采購管理制度第一章總則第一條前言為加強企業(yè)規(guī)范化管理,規(guī)范采購工作,保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常持續(xù)進行,選擇合格的供應商(廠家并對采購過程進行嚴格的控制,確保供貨商提供的物料符合國家標準并滿足施工的規(guī)定要求,最大限度的降低成本,特制定本制度。第二條適用范圍本辦法適用于公司各項目部工程施工材料物料采購,計劃審批的價格之審核、訂購、驗收、付款結算等,除另有規(guī)定外,悉以制度處理。第三條職責劃分1、由公司材料部門全面負責對各工程材料物料的采購工作;2、由公司對項目部計劃單的數(shù)量、要求進行詳細審核把關;3、由工程部和各項目部負責人對各項目材料的質(zhì)量,技術要求把關;4、由核算中心對該工程材

2、料的數(shù)量、規(guī)格、價格控制把關。第二章采購(計劃審批第一條采購計劃的制定1、各項目部根據(jù)材料采購計劃申報工作流程進行申報;2、由公司根據(jù)材料采購計劃申報工作流程完成審批工作。第二條選擇供應商材料人員根據(jù)審批后的采購計劃,選擇合格的供應商,進行詢價、議價與相關部門評選確定后,由部門領導審核。1、供應商的選擇需從批準的(合格供應商名單中選取,若選擇材料物資供應按“材料招標評定程序”進行;2、長期報價采購,凡經(jīng)常性使用,且使用量較大宗的材料,材料部門應事先選定廠商,議定長期供應價格。第三條價格調(diào)查1、已核定的物料,材料部門必須經(jīng)常分析或收集資料,作為降低成本的依據(jù);2、公司各部門,均有義務協(xié)助提供價格

3、信息,以利材料部門比價參考;3、已核定的物料采購單價如需上漲或降低,應附上書面之原因說明;4、采購的數(shù)量或頻率有明顯增加時,應要求供應商(廠家適當降低單價;5、材料部門隨時掌握市場價的浮動數(shù)據(jù),以利于更好的把握市場。第四條詢價、比價和議價1、根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標準、數(shù)量和交付期的不同,采購人員應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象;2、采購人員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預算等情況,確定采購目標價格;3、在得到供應商的報價信息后,采購人員對供應商的報價條件進行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面進行核對,以保證供應商可以提供的物料符合公司實際的采購要求,并對供應商

4、所報的價格、交付期、售后服務等方面進行分析比較,以便選擇條件最優(yōu)的供應商;4、供應商提供報價的物料規(guī)格與購買規(guī)格不同或屬代用品時,采購人員應送請購部門確認;5、專用材料或用品,材料部門應會同使用部門共同詢價與議價;6、對廠商的報價資料整理后,經(jīng)辦人員應深入分析,以電話等聯(lián)絡方式向廠商議價。在公司規(guī)定的權限范圍內(nèi),采購人員應與供應商進行磋商,以使雙方最終在全部條款上達成一致;7、對重大的物資采購,無論是技術、商務談判,要保證參加人數(shù)不少于三人。有關價格、選型及其他重要的技術、商務談判,要求有兩個以上的部門派人參加。第五條購前核決及權限采購經(jīng)辦人員與廠商初步溝通并完成詢價后,在“訂購匯簽單”上詳細

5、填列以下事項,上報負責材料采購的各部門及公司經(jīng)理核決;1、詢價或議價結果及擬定“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期”;2、注明與廠商擬定的付款條件;3、需與供應廠家簽訂長期合同者,采購經(jīng)辦人應擬簽長期合同書,核決權限按照請購類別和對應的級別逐級上報各部門主管及公司經(jīng)理核決;第六條價格復核與市場行情資料提供1、材料部門應調(diào)查主要材料的市場與行情,并建立廠商資料,作為采購及價格審核的參考;2、材料部門應就公司內(nèi)各項目部所提重要材料的項目,提供市場行情資料,作為材料存量管理及核決價格的參考。第七條訂購作業(yè)采購人員接到經(jīng)核決的“定購單”后,應與供應廠商進一步接觸,進行正式的質(zhì)量、價格和后續(xù)服務談判。

6、金額較大或批量采購的應到對方生產(chǎn)工廠進行實地考察,在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后,向對方明確訂貨意向,并送樣報驗,未通過報驗與達不到國家標準的材料不準采購。第八條簽訂采購合同1、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應商達成一致后,采購人員需填寫正式的采購合同,合同需要列明至少下列條款:(1供應商資料:包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;(2采購物料的詳細描述:包括品名、型號、規(guī)格等,如有超出標準的特殊要求需特別注明;(3訂單所采購的數(shù)量/重量;單位包裝數(shù)量/重量;包裝件數(shù);(4價格:單價,合計價,合同總額,定金或預付款;(5交付期:分批交付時應明確每批的交付時間和交付數(shù)量;(6付款方式;

7、(7所需的質(zhì)量證明(檢驗單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗報告單等合格證書;(8質(zhì)量保證條款:發(fā)生質(zhì)量問題是進行退換或其他處理方法;(9運輸方式的費用承擔和銷售增值稅專用發(fā)票的要求。2、采購單經(jīng)部門經(jīng)理審核后,加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。到供應廠商處現(xiàn)場采購的,由授權代理人簽字,對方簽章后生效;采購單一式四份,雙方各保存兩份。材料部門負責采購合同的傳閱會簽和各部門的存檔。3、采購人員應跟蹤控制材料物料交貨期,及時向供應商跟催交貨進度。4、發(fā)貨前要求供應商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”,以便驗收確認。5、若屬分批交貨者,采購人員應在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。 6、長期

8、訂貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行，應與 供應商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦，第二份存供應商，另需合同復 印件四份分別交材料部門、核算中心、財務中心及工程部存檔。 第九條 緊急訂貨 采購人員接到主管經(jīng)理以電話聯(lián)絡的緊急采購案件， 應立即進行詢價、 議價， 迅速辦理。 第十條 進度控制及事物聯(lián)系 除一般采購作業(yè)方式外，材料部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種 最有利的方式進行采購： 1、集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利 者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，材料部門定期集中辦理 采購； 2、長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用

9、量較大宗的材料，材料部門應事 先選定廠商，擬定長期供應價格，核準后通知各請購部門依需要提出請購。 第十一條 退貨作業(yè) 對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料退貨單”并見附有關的“材料 檢驗報告表”報主管簽認后，憑此異常材料出場。 第三章 驗收與付款 第一條 貨物進場驗收 1、貨物進場供應商交貨時，采購人員通知庫管員，實際清點件數(shù)或稱重， 對貨物攜帶的有關證件進行驗證，經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符合后簽 6 收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時，即通知材料部門會同 處理； 2、對有專項質(zhì)量要求的材料物資，通知工程部派質(zhì)檢員驗收，驗收合格簽 字后由庫管出具入庫單并由庫管員簽字

10、。 第二條 付款結算 1、嚴格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行； 2、采購款項須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由材料部門統(tǒng)一支付； 3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應嚴格按照采購 合同要求和項目進度情況進行，分清輕重緩急，必要時須提交驗收報告、物品入 庫單據(jù)和對方增值稅專用發(fā)票，申請付款單上應注明預付款、已付款、余款，按 審批權限經(jīng)相關負責人簽字后，方可辦理付款手續(xù)； 4、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支付： （1）緊急采購且不能及時辦理財務支付手續(xù)； （2）在外地采購且供應商要求立即付款時； （3）在現(xiàn)場調(diào)試期間急需材料的采購； （4）1000 元以下的零星采購。 第三條 進度控制及異常處理 1、材料部門應特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨進度； 2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時，應主動與供貨廠商聯(lián)系催交， 對異常原因及時處理對策，匯通相關職能部門、公司處理。 第四條 質(zhì)量評價 使用單位應就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以關注，未達到國家標準嚴禁使用， 7 根據(jù)使用效果對材料質(zhì)量提出評價，以利于進一步工作。 第四章 附