第9章工作表數(shù)據(jù)格式化處理技巧

1、第9章 工作表數(shù)據(jù)格式化處理技巧問題1：Excel中有序號一欄，由于對表格進行調(diào)整，序號全亂了,可要是手動一個一個改序號實在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決？操作方法：如果序號是不應(yīng)隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話，那么在制作Excel表格時就應(yīng)將序號這一字段與其他字段分開，如在“總分”與“排名”之間空開一列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列字段設(shè)為隱藏，這樣在調(diào)整表格（數(shù)據(jù)清單）的內(nèi)容時就不會影響序號了。問題2：工作表名稱中能含有空格嗎？例如：將某工作表命名為“Zhu Meng”，可以嗎？操作方法：可以。要注意的是：當在其他工作表中調(diào)用該工作表中的數(shù)據(jù)時，不能使用類似“ Zhu Me

2、ng！A2”的公式，否則Excel將提示錯誤信息“找不到文件Meng”。解決的方法是：將調(diào)用公式改為“'Zhu Meng'! A2”就行了。當然，輸入公式時，最好養(yǎng)成這樣的習(xí)慣，即在輸入“”號以后，用鼠標單擊Zhu Meng工作表，再輸入余下的內(nèi)容。問題3：在Excel中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后它即變成1月1日，1月2日等日期形式，怎么辦？操作方法： 點擊主菜單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數(shù)字”菜單標簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了。問題4：做好一個Excel表格，填好了數(shù)據(jù)，現(xiàn)在想修改其中的一列（行），例如：想在A列原來的數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上加8，有沒有

3、快速修改整行（列）數(shù)據(jù)的方法呢？操作方法：1、在想要修改的列（假設(shè)為A列）的旁邊，插入一個臨時的新列（為B列），并在B列的第一個單元格（B1）里輸入8。 2、把鼠標放在B1的或下角，待其變成十字形后住下拉直到所需的數(shù)據(jù)長度，此時B列所有的數(shù)據(jù)都為8。 3、在B列上單擊鼠標右鍵，“復(fù)制” B列。 4、在A列單擊鼠標的右鍵，在彈出的對話框中單擊“選擇性粘貼”，在彈出的對話框中選擇“運算”中所需要的運算符，在此我們選擇“加”，這是本方法的關(guān)鍵所在。 5、將B列刪除。 說明：同樣的辦法可以實現(xiàn)對一列（行）的乘，除，減等其它的運算操作。原表格的格式也沒有改變。 問題5：Excel巧妙解決姓名疑難問題。操

4、作方法：1、刪除姓名中的空格有兩種方法：方法一：替換法選中姓名所在的A列，執(zhí)行“編輯替換”命令，在“查找內(nèi)容”欄中輸入一個空格，在“替換為”欄中不填任何內(nèi)容，單擊“全部替換”命令，確定退出后即可；方法二：函數(shù)公式法在B2單元格中輸入公式“=SUBSTITUTE(A2," ","")”，確定后利用填充柄將該公式進行復(fù)制就可以了。注意：公式中的第一個引號中間要有一個空格，而第二個引號中是無空格的。 2、讓姓名左右對齊也有兩種方法： 方法一：格式設(shè)置法選中已經(jīng)刪除完空格的姓名單元格，單擊“格式單元格”在打開的“單元格格式”對話框中的水平對齊方式中選擇“分散對齊

5、”選項，確定退出后即可；方法二：函數(shù)公式法利用Excel中的“IF”、“LEN”、“MID”三種函數(shù)組合可使學(xué)生姓名用字左右對齊。具體示例為：在C3單元格中輸入公式：“=IF(LEN(B2)>=3,B2,(MID(B2,1,1)&&" "&&MID(B2,2,1)”，確定后利用填充柄將該公式進行復(fù)制即可。 問題6：對Excel電子表格中的一批數(shù)值怎樣才能進行同樣的計算操作？操作方法：1、在一個空單元格中輸入“10”，選中該單元格，按下Ctrl+C鍵；2、選中目標單元格B2B5，選擇“編輯”“選擇性粘貼”，在對話框的“粘貼”項目中選擇“數(shù)

6、值”，在“運算”項目中選擇“乘”，單擊“確定”按鈕，那么所選中區(qū)域內(nèi)的數(shù)值都將與10相乘。問題7：對Excel工作表中大量數(shù)據(jù)怎樣實現(xiàn)快速求相反數(shù)？操作方法：1、在一個空單元格中輸入“-1”，選中該單元格，按下Ctrl+C鍵；2、選擇目標單元格，選擇“編輯”“選擇性粘貼”，再選中“粘貼”欄下的數(shù)值和運算欄下的“乘”即可。這樣，就將所有的數(shù)據(jù)和-1相乘了，從而快速求得它們的相反數(shù)。你也可以使用該方法將單元格中的數(shù)值擴大或縮小1，000或更大倍數(shù)。問題8：若隨時想知道所選中的單元格中數(shù)值的和，或平均值之類的，又不想占用一格單元格來存放公式及結(jié)果，如果選中的范圍隨時可能變化，用公式也處理不了這個問題

7、，該怎么辦呢？操作方法：Excel其實提供了這個功能，它的默認操作是求和你選中一些單元格，在狀態(tài)欄中就會顯示所選單元格的總和；鼠標右擊狀態(tài)欄，在彈出的菜單中單擊平均值，就可以在狀態(tài)欄中看到平均值了；該方法可以計算選定單元格的平均值總和最小值最大值還可利用這個方法計算包含數(shù)字的單元格的數(shù)量(選中計數(shù)值)，或者計算已填充單元格的數(shù)量(選中計數(shù))。問題9：怎樣使Excel表格中打印行號和列標？操作方法：單擊文件菜單中的頁面設(shè)置命令，選擇其中的工作表選項卡，選中行號列標復(fù)選框即可預(yù)覽一下，你就會發(fā)現(xiàn)帶有行號和列標的表格了問題10：如果在一個Excel文件中含有多個工作表，如何將多個工作表一次設(shè)置成同樣

8、的頁眉和頁腳？如何才能一次打印多個工作表？操作方法：把鼠標移到工作表的名稱處點右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項，這時所有操作將都針對全部工作表了，不管是設(shè)置頁眉和頁腳還是打印工作表。問題11：用Excel2000做成的工資表，只有第一個人有工資條的條頭（如編號、姓名、崗位工資.)，想輸出成工資條的形式。怎么做？操作方法：復(fù)制一張工資表，然后在頁面設(shè)置中選中工作表選項，設(shè)置打印工作表行標題，選好工資條的條頭后在每一個人之間插入行分頁符，再把頁長設(shè)置成工資條的高度即可。問題12：對那些加了保護的單元格，還可以設(shè)置顏色和底紋，以便讓用戶一目了然，從顏色上看出那些單元格加了保護不能修

9、改，從而可增加數(shù)據(jù)輸入時的直觀感覺。但是，如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來？操作方法：選擇“文件”“頁面設(shè)置”“工作表”，在“打印”欄內(nèi)選擇“單元格單色打印”選項。之后，打印出來的表格就面目如初了。問題13：想打印彩色的頁眉，卻不能為頁眉應(yīng)用彩色格式。如何解決？操作方法：頁眉中的文字只能打印為黑色，即便使用彩色打印機，也不能對頁眉和頁腳中的文字應(yīng)用彩色。要打印彩色頁眉，可以使用打印標題代替頁眉。例如，要在每頁的頂端打印公司的徽標與地址，將徽標與地址信息放置在工作表的前幾行；在“文件”菜單上，單擊“頁面設(shè)置”，單擊“工作表”選項卡，然后在“頂端標題行”框中，輸入包含徽標與地址的行。問題14：

10、使用“格式”菜單上的“背景”命令，為工作表添加了背景圖案，但打印時，卻沒有打印工作表背景。為什么？如何解決？ 操作方法：用“格式”菜單上的“背景”命令添加到工作表中的背景圖案不會被打印出來。但用“插入”菜單中的“圖片”命令添加到工作表中的圖案和用“格式”菜單上的“單元格”命令添加到工作表中的單元格背景圖案或陰影，都會被打印出來。問題15：在工作表中設(shè)置了多個打印區(qū)域后，Excel卻不能將多個打印區(qū)域打印到同一頁上。如何解決？操作方法：如果打印區(qū)域中包含工作表中的不相鄰區(qū)域，在默認情況下，Excel將把每個區(qū)域打印到單獨的頁面上。用下列方法指定工作表中的獨立區(qū)域，將它們打印到同一頁面上：1、將不

11、相鄰的列打印到相鄰的位置上：選定不想打印的列，點擊“格式”菜單中的“列”，然后單擊“隱藏”。設(shè)置一個包含所有列的打印區(qū)域，其中也包括隱藏的列。2、將不相鄰的行打印到上下相鄰的位置上：選定不想打印的行，點擊“格式”菜單中的“行”，然后單擊“隱藏”。設(shè)置一個包含所有行的打印區(qū)域，其中也包括隱藏的行。問題16：怎樣能夠只打印Excel中的一個單列表格，并將這一列的內(nèi)容橫向排列、逐行顯示？操作方法：1、打開表格，復(fù)制要打印的某一列，然后點擊菜單中的“文件新建.工作簿”，然后將復(fù)制的某一列粘貼到該工作簿的第一列中，點擊“文件”下的“保存”，在彈出的保存窗口中，將“保存類型”選擇為“文本文件（制表符分隔）

12、（*.txt）”，然后點擊“保存”，不要管彈出提示，點“確定”或“是”就把這個工作簿保存為“book1.txt”；2、打開Word，點擊菜單中的“文件打開.”，在彈出的打開窗口中，將文件類型改為“所有文件(*.*)”，選擇打開剛才保存的“book1.txt”，同樣“book1.txt”在Word窗口內(nèi)顯示的也是長長的一列文字；3、點擊“編輯”下的“替換”，在彈出的“查找和替換”窗口中，點“高級”展開高級查找的菜單，點擊其中的“特殊字符”，在彈出的菜單中選擇“段落標記”，這樣在“查找內(nèi)容”項內(nèi)顯示的就是“p”，當然也可以直接“查找內(nèi)容”中輸入“P”，然后在“替換為”項內(nèi)輸入幾個空格，具體數(shù)量視要

13、打印的內(nèi)容而定，最后點擊“全部替換”，等出現(xiàn)替換完成提示后，再看Word中的原本單列顯示的文本，是不是已變成逐行顯示了，下面只要再對這些文字進行一下調(diào)整、修飾，加上標題，就可以打印了。問題17：怎樣借助Excel分級顯示隱藏不打印數(shù)據(jù)？操作方法：選中Excel表格中要隱藏的行，按Alt+Shift+->(右方向鍵)，此時，在工作表的右側(cè)就會現(xiàn)兩個分級按鈕1和2。打印時，單擊按鈕1，不需要打印的數(shù)據(jù)就隱藏起來了。打印完畢后，單擊按鈕2，被隱藏的Excel表格數(shù)據(jù)又回來了，非常方便。問題1：Excel中雙擊都有怎樣的功能？操作方法：1、巧分窗口在垂直滾動條上方與帶黑三角形按鈕相鄰的地方，有一

14、個很扁的折疊起來的按鈕，雙擊(以下雙擊均指雙擊鼠標左鍵)它，可將當前窗口上下一分為二；若雙擊水平滾動條右方的折疊起來的按鈕，可將當前窗口左右一分為二；2、調(diào)整列寬單元格內(nèi)的文本或數(shù)字在列寬不夠時，超出寬度部分不顯示或顯示一行#，這時可將鼠標指向此列列標右邊界線，待鼠標指針變成左右的雙向箭頭時雙擊，可得到最適合的列寬，即列寬剛好容納此單元格內(nèi)最長的內(nèi)容，用同樣的辦法可得到最適合的行高；3、快速移動利用鼠標，可使單元格指針快速移動很長距離假如在A1:A30內(nèi)有一連續(xù)數(shù)據(jù)，若要使單元格指針從A1迅速移到A30，只須用鼠標雙擊A1單元格的下邊框，單元格指針則快速向下移動，直到最后一個不是空白的單元格為

15、止，若要使單元格指針在連續(xù)數(shù)據(jù)上向右快速移動，則雙擊單元格的右邊框，向上向左快速移動；4、填充有規(guī)律數(shù)據(jù)某列X的相鄰列(左或右列)已有數(shù)據(jù)或文字，若要在X列得到有規(guī)律的數(shù)據(jù)或文字，雙擊鼠標可快速填充，方法如下：要得到相同的一列數(shù)據(jù)文字或需要復(fù)制公式，只需在此列的第一個單元格內(nèi)輸入內(nèi)容，然后用鼠標雙擊這個單元格右下角的填充柄，即可在此列快速填充，直到空白單元格為止；若要得到等差數(shù)列，只須在此列的第一和第二單元格內(nèi)輸入等差數(shù)列的前兩個數(shù)據(jù)并選定它們，用鼠標雙擊右下角的填充柄，即可快速填充，直到空白單元格為止；5、快速重命名用鼠標雙擊工作表標簽，可進行重命名操作。問題18：在Excel中怎樣操作實現(xiàn)

16、快速復(fù)制粘貼圖片？操作方法：1、通過選擇性粘貼，可以把某些單元格區(qū)域快速轉(zhuǎn)換成圖片：在Excel中，按住Shift鍵，選擇“編輯”“復(fù)制圖片”，在彈出的“復(fù)制圖片”對話框中，可以選擇按“如屏幕所示”和“如打印效果”兩種顯示方式；2、按住Shift鍵，單擊“編輯”“粘貼鏈接圖片”可以把選中的內(nèi)容作為一個圖片鏈接插入到Excel中，其用法跟上面的粘貼圖片命令的用法差不多。只不過粘貼鏈接圖片命令不能把記事本、wps office等程序的內(nèi)容以圖片鏈接的形式插入到Excel中，該功能只對office的其他組件如word等程序有效。問題19：怎樣使Excel彰顯個性化？操作方法：一、命令和按鈕的增刪：E

17、xcel的選單命令和工具欄上的按鈕可用拖動法進行增刪1、增刪選單命令單擊Excel“工具”選單下的“自定義”命令，打開其中的“命令”選項卡，在左側(cè)的“類別”窗口中選擇欲增刪的選單類別。1）如果是增加選單命令，只需在右側(cè)的“命令”格內(nèi)進行選擇，將其拖至對應(yīng)的選單項，選單自動打開并出現(xiàn)一黑線后，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊鼠標左鍵即可；2）如果是刪除選單命令，只須打開選單選中需要刪除的命令，按下鼠標左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖打開的情況下，打開選單單擊右鍵，選擇需要刪除的命令，選中快捷選單中的“刪除”命令即可。2、增刪工具欄按鈕由于工具欄長度有限，增加按鈕之前最好先刪

18、除不需要的按鈕。方法是：先按前述方法打開“命令”選項卡，再將選單下的工具欄中不需要的按鈕拖到“命令”框，該按鈕就會在工具欄中消失。也可先打開“自定義”對話框，在需要刪除的按鈕上單擊鼠標右鍵，選擇快捷選單中的“刪除”命令即可。刪除后，就可以選中“命令”框中要增加的按鈕，將其拖到工具欄，插入豎直黑線指示的位置。二、調(diào)整命令和按鈕1、選單命令如果覺得經(jīng)過增刪后的選單命令位置不合適，可按以下方法調(diào)整：單擊“工具”選單下的“自定義”命令打開對話框，然后按住Alt鍵，打開選單，用鼠標選中想移動位置的命令，當命令四周出現(xiàn)一個黑框，鼠標指針頭部有一個矩形塊時按住鼠標拖動，當移動到黑線指示的位置松開鼠標即可。2

19、、工具欄按鈕工具欄按鈕可直接用鼠標拖動的方法調(diào)整位置。方法是：按住Alt鍵，再用鼠標按住想移動位置的按鈕，采用與選單命令相似的方法移動。三、修改按鈕圖標若想使自己的Excel看起來與眾不同，可用以下方法修改按鈕圖標： 1、用系統(tǒng)圖標替換打開“自定義”對話框，在需要刪除的按鈕上單擊鼠標右鍵，打開快捷選單并選“更改按鈕圖標”，在系統(tǒng)提供的42個圖標中選一個單擊，則原來的圖標被替換。 2、自行編輯圖標先打開“自定義”對話框，再用鼠標右鍵單擊要編輯的按鈕，在彈出的快捷選單中選擇“編輯按鈕圖標”命令，就會彈出“按鈕編輯器”對話框。在此對話框中既可以對當前圖標進行編輯，也可以自己再畫一個。 3、粘貼其它按

20、鈕其它按鈕的來源有兩個：一是利用工具軟件將獲得的圖標放到剪貼板中，打開“自定義”對話框后用鼠標右鍵單擊要替換的按鈕，在彈出的快捷選單中選擇“粘貼按鈕圖標”命令即可；二是將Office 的其它組件（如Word ）的按鈕放到剪貼板中待用，以PowerPoint 為例，可以在當前工具欄中右擊鼠標，選中需要尋找圖標的工具欄放到屏幕上。然后打開“自定義”對話框，用鼠標右鍵單擊需要的按鈕，在彈出的對話框中選擇“復(fù)制按鈕圖標”。再按上面介紹的方法粘貼即可。四、修改選單或按鈕名稱打開“自定義”對話框后，用鼠標右鍵單擊欲更改名稱的按鈕或選單，可見彈出的快捷選單的“命名”后有一輸入框，可供你修改選單或按鈕名稱，只

21、須在框內(nèi)單擊并輸入新名稱即可問題20：如何在一個與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內(nèi)的工作表公式中調(diào)用自定義函數(shù)？操作方法：在包含自定義函數(shù)的工作薄打開的前提下，采用鏈接的方法(也就是在調(diào)用函數(shù)時加上該函數(shù)所在的工作簿名)。假設(shè)上例中的自定義函數(shù)Zm所在工作薄為MYUDF.XLS，現(xiàn)要在另一不同工作簿中的工作表公式中調(diào)用Zm函數(shù)，應(yīng)首先確保MYUDF.XLS被打開，然后使用下述鏈接的方法：=MYUDF.XLS！ ZM(b2)問題21：怎樣實現(xiàn)相對、絕對地址的輕松轉(zhuǎn)換？操作方法：先輸入相對地址，然后把鼠標定位在編輯欄，選中公式或者需要改成絕對地址的部分，按下“F4”鍵，就可以對選中內(nèi)容自動進行相

22、對地址與絕對地址的轉(zhuǎn)換了。這種轉(zhuǎn)換包括行/列號前全加“$”，也包括僅在行號前或列號前添加符號。你只需要多按幾次，直至出現(xiàn)期望的結(jié)果即可。問題22：巧妙更改批注的默認格式？操作方法：1、給Excel單元格插入批注并不難，可是要想使這個批注的格式有點“個性”，那就比較麻煩了，除非你對所有的批注逐個單擊右鍵，然后在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置批注格式”命令逐個進行設(shè)置。那么，能不能一勞永逸，更改一下批注的默認格式呢？讓它一開始就是咱們所需要的？結(jié)果當然是可以了。其實做起來也很簡單，你只要在桌面上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，在打開的“顯示屬性”對話框中選擇“外觀”選項卡，單擊“高級”按

23、鈕，打開“高級外觀”對話框。在“項目”下拉列表中選擇“工具提示”，現(xiàn)在你就可以看到：在它的右側(cè)，你可以設(shè)置批注的背景顏色；在下方，你可以設(shè)置批注的字體顏色和大小。問題23：能不能讓經(jīng)常要進行處理的XLS文件隨Evxcel的啟動自動打開呢？操作方法：1、找到需要隨Excel啟動的XLS文件，右擊后選擇“創(chuàng)建快捷方式”，在當前文件夾下創(chuàng)建XLS文件的快捷方式。然后右擊該快捷方式，選擇“剪切”。2、打開X:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeXLStart11文件夾（X代表系統(tǒng)中OFFICE軟件安裝的分區(qū)盤符，默認為C盤），將剛才創(chuàng)建的XLS文件快捷方式“粘貼”到這

24、里。這時，再運行Excel，會發(fā)現(xiàn)剛才創(chuàng)建快捷方式的XLS文件也自動打開了。 3、如果要同時打開多個XLS文件，只需將欲打開的XLS文件的快捷方式都粘貼到這里，就可以同時打開多個XLS文件。 小貼士：如果把XLS文件直接剪切或復(fù)制到這里，也可以達到文件自動隨Excel啟動的效果。但如果OFFICE軟件在系統(tǒng)盤上，而系統(tǒng)盤出現(xiàn)問題或是被格式化，那可就慘了。但把快捷方式復(fù)制過去就不會出現(xiàn)這樣的問題。問題24：如何將Excel表格轉(zhuǎn)換成Word文檔？操作方法：1、用Excel編輯好的表，然后點擊“文件”“另存為web頁”。web頁就是網(wǎng)頁文件，在“保存選項”處把“保存整個工作簿”調(diào)整成“選擇：工作表

25、”，保存；2、找到剛才保存好的“.htm”文件，如果你所安裝的操作系統(tǒng)是WindowsXP或Windows2000，可以在文件上面直接點擊鼠標右鍵，選擇“打開方式”最下面的“打開程序”選項，在列表中找到“Word”，選中并確定。3、用Word程序打開轉(zhuǎn)換后的表格模板文件后，不要做任何編輯操作，直接點擊“文件”“另存為”，把文件名改成“工作表Word版”，把保存類型選成“Word文檔”，再點擊“保存”即可。問題25：如果您的Excel應(yīng)用程序中的菜單和工具欄無意中搞亂了，例如調(diào)整了菜單項的位置、禁用了一些菜單項而又未恢復(fù)、刪除了一些菜單項等，如何恢復(fù)為默認的狀態(tài)？操作方法：一個簡便的方法即刪除*

26、.xlb文件： 文件所在目錄是：C:Documents and Settings<用戶名>Application DataMicrosoftExcel （）。 當重新開啟Excel時，Excel會自動重新生成新的.xlb文件。這里的秘密是：Excel將工具欄和菜單欄的配置存儲在xlb文件中，當您改變工具欄和菜單欄并退出Excel時，當前的配置將會被保存到xlb文件。如果xlb文件被破壞，那么在Excel啟動時可能導(dǎo)致Excel崩潰。此時可以刪除或者重新命名xlb文件，Excel將創(chuàng)建新的xlb文件。 注意：通常情況下，該文件夾是隱藏的，需要更改“文件夾選項”以顯示所有的文件和文件夾

27、。問題26：Excel常用小技巧歸納。操作方法：一、建立分類下拉列表填充項 1、在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。 2、選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。 仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)” 3、切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商

28、業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。 4、選中C列任意單元格（如C4），單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。 提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔”新菜單 1、右擊工具欄空白處，選“自

29、定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令標簽中，選“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔”）。2、再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。 重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。 3、選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍

30、”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿（如“工資.xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。 重復(fù)上面的操作，將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。 4、以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項即可。 提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。 三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示 在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示

31、，我們可以這樣設(shè)置。 1、打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。 2、按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500，字體設(shè)置為“藍色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”）。 3、設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。 四、制作“專業(yè)符號”工具欄 1、執(zhí)行“工具宏錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄

32、制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。 2、打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱：“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。 3、選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4、右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中

33、，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏，確定退出。 重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。 5、關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。 五、用“視面管理器”保存多個打印頁面 1、打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。 2、執(zhí)行“視圖視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱后，單擊“確定”按鈕。 3、將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加

34、”好其它的打印視面。 4、以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。 六、讓數(shù)據(jù)按需排序 如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。 1、執(zhí)行“格式選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機關(guān),車隊,一車間,二車間,三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。 2、選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)

35、行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。 七、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn) 選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。 以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。 八、用連字符“&”來合并文本 1、在D列后面插入兩個空列（E、

36、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。 2、再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。 3、選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容（不是公式）即被復(fù)制到F列中。 4、將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。 提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。九、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)

37、據(jù) 執(zhí)行“視圖工具欄監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。 以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。 十、為單元格快速畫邊框 1、單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖工具欄邊框”命令，展開“邊框”工具欄。2、單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。 提示：如果畫錯了

38、邊框，可選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。 十一、控制特定單元格輸入文本的長度 當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告的方法：例如將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉

39、菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設(shè)為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份?！弊謽?。 十二、成組填充多張表格的固定單元格 在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。 首先單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”（如果想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選）。此時，將看到Excel的標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，就可進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元

40、格中隨便寫點什么，發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。 如果需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十三、改變文本的大小寫 大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)分別是：“=UPPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大

41、寫等。例如，在A3單元格中輸入“mr、weiwei”，然后在目標單元格中輸入“=PROPER（A3）”，得到的結(jié)果就將是“Mr、Weiwei”了。十四、不使用方向鍵也可上下左右移動所選定單元格 按下Tab鍵：快速選定已選定單元格右側(cè)的單元格 按下“Shift+Tab”組合鍵：選定已選定單元格左側(cè)的單元格按下“Enter”鍵：向下選定單元格按下“Shift+Enter” 組合鍵：向上選定單元格十五、選中而不打開包含超鏈接的單元格 用鼠標點住此單元格持續(xù)幾秒鐘不放，就可以選中它了。 十六、持續(xù)顯示單元格內(nèi)的公式 在單元格內(nèi)輸入公式之后，依次點擊菜單欄中的“工具公式審核公式審核模式”，這樣就可以使公

42、式繼續(xù)保持原樣；而如果想顯示出公式計算結(jié)果時，可以再次點擊“公式審核模式”即可。 十七、讓數(shù)值完全或部分替換公式 在一個單元格任意輸入一個公式，如=1+1，再按回車鍵，此單元格的值就是自動計算出是2，能不能把這個公式刪除掉，而永久轉(zhuǎn)換成數(shù)值呢？ 方法：先選中包含公式的單元格，然后點擊“復(fù)制”，然后再點擊“粘貼”，這時再點擊“粘貼”右側(cè)的箭頭，再點擊“只有值”，單元格中的公式就永久性轉(zhuǎn)化為數(shù)值了。 若只想把公式的一部分轉(zhuǎn)換為數(shù)值，如何做呢？ 先選中包含公式的單元格，然后在編輯欄中，選定要轉(zhuǎn)換為數(shù)值的部分，然后按下F9，再按回車，這個部分就轉(zhuǎn)換為了數(shù)值，而不再是公式了。 十八、去除“最近使用過的工

43、作簿”列表 點擊“工具”菜單中的“選項”，再彈出的對話框中點擊“常規(guī)”選項卡，然后去除“最近使用的文件列表”前面的對勾。 如果想更改“文件”菜單下顯示的最近使用的文件數(shù)目，可以先選中此復(fù)選框，然后在后面輸入項數(shù)。 十九、顯示出包含公式的單元格 先選中所有待選單元格，然后點擊菜單“編輯定位”，這時彈出“定位”對話框，點擊“定位條件”，選中“公式”，再點擊“確定”。 二十、簡單方法移動復(fù)制工具欄按鈕 移動工具欄按鈕：按下“ALT”鍵的同時拖運工具欄按鈕，把它移動到其它位置。 復(fù)制工具欄上的某一個按鈕到工具欄的其它地方：按下“ATL+CTRL”組合鍵的同時拖動按鈕到其它地方。 注意：移動和復(fù)制工具欄

44、按鈕的時候，必須先按下“ALT”和“ALT+CTRL”組合鍵，然后再用鼠標進行拖動。 如果在復(fù)制了工具欄按鈕后又不想要它了，怎么辦呢？按下“ALT+CTRL”組合鍵的同時，把不想要的按鈕拖動到工具欄以外的區(qū)域即可。 二十一、快速操作小結(jié)1、快速啟動Excel(1)啟動“我的電腦”進入Windows目錄，依照路徑“Start MenuPrograms啟動”來打開“啟動”文件夾；(2)打開Excel 所在的文件夾，用鼠標將Excel圖標拖到“啟動”文件夾，Excel的快捷方式就被復(fù)制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。 若Windows已啟動，可用以下方法快速啟動Excel：方法一：雙擊“開始”菜單中的“文檔”命令里的任一Excel工作簿即可；方法二：用鼠標從“我的電腦”中將Excel應(yīng)用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當前位置創(chuàng)建快捷方式”以創(chuàng)建快捷方式，啟動時雙擊其快捷方式即可。 2、快速獲取幫助對于工具欄或屏幕區(qū)，按組合