公司大型會議籌辦注意事項及流程

1、公司大型會議籌辦注意事項及流程一、前期的籌備。1.1.1 確定會議主題、安排議事日程、確定參會人選。明 確會務組成員并予以具體分工、落實責任。辦公室有經(jīng)常業(yè)務 的，應留 1 人值班。1.1.2 根據(jù)會議層次及預算，考察會議場所及其配套餐飲、 住宿、外部環(huán)境等，比選確定最佳場所。1.2.1 發(fā)布會議通知， 采集參會人員反饋信息。 注意通知的 內(nèi)容：時間、地點、參加范圍、人員、會議主要內(nèi)容、參會要 求等（如代表是否發(fā)言、著工裝） 。會議通知一定要落實到人。1.2.2 會議議程安排有參會代表發(fā)言的， 應提前召集所有發(fā) 言人開會或通過其他形式統(tǒng)一思想，提出要求、發(fā)言從那些角 度寫、應該寫什么、什么時間

2、上報稿子、審核等事項。1.3 準備會議需要的文件資料。1.3.1 準備領(lǐng)導講話稿件， 多位領(lǐng)導講話的注意內(nèi)容區(qū)分層 次，避免重復。1.3.2 準備會議須知、會議日程表、會場（聚餐）座次表、 參會人員信息表和其他相關(guān)輔助文件資料。1.3.3 所有會務資料應嚴格審核后印制并裝訂成冊。 注意內(nèi) 頁裝訂順序。1.3.4 按照參會人數(shù)準備文件袋、筆、記錄本（或禮物）會議餐 劵，與會務資料合并后在會前分裝妥當。1.4 結(jié)合會場主席臺寬度等確定并制作會議現(xiàn)場橫幅文字 （會議的題目） 大約提前 3-5 天制作好， 橫幅文字大小要適中， 一般為紅底白字。1.5 制作 PPT 宣傳資料（或音樂、 MV ），用于會

3、前空閑時 間及中場休息時間循環(huán)播放；制作會議簽到表在會議開始后發(fā) 放并收回。均需指定專人負責。1.6 提前制作獎牌、獎狀。會議開始前送達會議現(xiàn)場。會 議需合影的，應提前聯(lián)絡攝影師、確定合影場所、安排確認前 排座次。有安排會議聚餐的，可提前準備相關(guān)煙酒、飲料、礦 泉水等，并確定聚餐菜單。二、會場的布置及接待。2.1 懸掛會場橫幅，注意位置對稱。2.2 主席臺的安排：幾個人？座次怎樣安排？有桌簽的需 提前擺放好。主席臺有臺花的，也需提前購買、布置到位，會 議期間注意噴水保養(yǎng)。2.3 會場椅子、 凳子是否夠用？怎樣安排？注意會場衛(wèi)生、 溫度、通風、外部噪聲等環(huán)境。2.4 給與會主席臺代表的資料提前送

4、到或擺放到桌子的相 應位置。2.5 測試話筒、音響、投影機、電腦、空調(diào)、照明、攝像 機、照相機等設備是否能正常使用，如有故障應及時修理、更 換、備用。數(shù)碼攝像機、照相機要提前充電。2.6 張貼會場路線引導、指示標志。會場入口處可安排服 務人員引導。2.7 舉行頒獎儀式的，獎牌獎狀要提前送至主席臺，先發(fā) 的放在上面，后發(fā)的放在下面。注意安排領(lǐng)獎人員上臺路線和 現(xiàn)場拍照，領(lǐng)獎人數(shù)超過主席臺人數(shù)的，應分批依次頒獎。2.8 明確專人在會議報到處張貼會議標牌，接待、登記、 發(fā)放會議資料等。注意與會議相關(guān)方聯(lián)絡、確認。2.9 明確專人聯(lián)系接送、接待上級公司領(lǐng)導、本公司領(lǐng)導 和外部特邀嘉賓參會，含安排車輛、

5、路線、住宿、用餐等。2.10 會議期間應安排人員在會場值夜班。三、會議的過程。3.1 會議主持人要隨時掌握現(xiàn)場進展，必要時予以調(diào)整。3.2 會場服務人員具體要求：3.2.1 著裝得體。 除講話人之外， 服務人員是最可能引起關(guān) 注的人，所以一定要注意著裝。3.2.2 動作要輕、慢、柔、避免快、重。如女性的皮鞋，走 動時注意不能發(fā)出聲響。3.3.3 注意禮貌。如沖水要拿起杯子，不要對著領(lǐng)導沖水，不要擋住領(lǐng)導形象，不能直接在桌面上沖等。3.4 主持人要避免走動，如有特急的事情，可以通過寫紙 條的形式來傳遞。3.5 會議錄像或照相專人負責。會議記錄專人負責（如果 需要）。注意領(lǐng)導講話時主席臺照明要充足。3.6 安排專人：在會議開始前巡查會場，及時發(fā)現(xiàn)并整改 存在的問題；會議臨時休息結(jié)束時招呼參會者按時入座并維持 秩序；就會議情況撰寫新聞稿件并及時發(fā)布；負責會務通知、 聯(lián)絡，注意邀請所有參會領(lǐng)導、嘉賓參加會議聚餐；辦理發(fā)票 事宜；分發(fā)合影照片等。發(fā)票及合影照分發(fā)一般在會議的最后 一天發(fā)放。3.7 其他注意事項：如安排會議旅游、辦理返程車票等 （略）。四、會議結(jié)束后續(xù)工作4.1 協(xié)調(diào)延時退房、用餐等問