金自天正公司采購供應工作管理制度

1、金自天正公司采購供應工作管理制度總則采購供應工作是公司經(jīng)營管理的重要組成部分。采購供應工作必須遵守國家頒布的各項政策、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定。采購供應 工作人員要嚴格自律，遵紀守法，廉潔奉公。為了加強對采購供應工作的管理，保證工程、生產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)等方面所需 物資的供應，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。機構(gòu)與職責采購供應工作涉及公司以下部門，其職責分述如下：1 1、采購供應部負責公司采購供應及外協(xié)加工的組織實施；推薦分承包方，簽訂供需合同； 負責所有對外付款和財務報銷手續(xù)；解決采購材料和設備在采購和使用中的有 關(guān)糾紛；負責建立健全比價采購臺帳并及時更新。2 2、管理規(guī)劃部負責編制和下達工程、生

2、產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)所需設備、物料采購計劃和外協(xié)加 工計劃；負責采購報銷的審批并履行對采購價格的監(jiān)督；負責公司物料的庫存 與存量控制；組織對分承包方的資格審查和評價；協(xié)調(diào)采購部與各事業(yè)部之間 的工作；協(xié)助采購部建立健全比價采購臺帳。3 3、公司辦公室負責編制和下達普通辦公用品、勞保用品、辦公家具采購計劃；負責上述 采購報銷的審批并履行對采購價格的監(jiān)督。4 4、質(zhì)量辦公室負責組織采購物資及外協(xié)加工件的檢驗、驗證；參加對分承包方的資格審 查和確認工作；負責對廠商供貨的產(chǎn)品質(zhì)量進行監(jiān)督，并將有關(guān)信息及時反饋 給采購供應部與管理規(guī)劃部。5 5、各事業(yè)部負責提出采購及外協(xié)申請計劃并提供準確的采購要求；將采購產(chǎn)品

3、在使用 過程中發(fā)生的問題及有關(guān)信息及時反饋給管理規(guī)劃部。采購實施辦法（一）采購計劃采購計劃內(nèi)容應包含設備或材料名稱、 規(guī)格型號、 數(shù)量；特殊情況時應包含 技術(shù)要求、安裝尺寸、生產(chǎn)廠家、參考價格、交貨期等；若需從供應商處直接 發(fā)運到用戶現(xiàn)場，應注明收貨單位、聯(lián)系人、到站（地址） 、郵編、電話及傳真 等。1 1、工程、產(chǎn)品項目需要的材料、設備（包括外協(xié)加工）等，由事業(yè)部 根據(jù)合同及設計任務書或生產(chǎn)任務單編制材料、設備需求計劃（又稱“材料 表” ），經(jīng)管理規(guī)劃部（綜合計劃室）根據(jù)合同內(nèi)容并結(jié)合庫存情況編制采購 計劃下達給采購供應部。2 2、產(chǎn)品研發(fā)項目需要的材料、設備，由研發(fā)部門編制材料、設備需求

4、計劃，經(jīng)管理規(guī)劃部（綜合計劃室）審核后編制采購計劃下達給采購供應部進 行采購；少量的規(guī)格、型號不確定的材料、設備（限 20002000 元以下）可以由研發(fā) 人員自行采購，但事后必須補辦申購計劃。3 3、生產(chǎn)、基建項目（含設備改造和設備維修） 、設計開發(fā)、辦公等需要 的設備和工具， 由使用部門按照公司設備管理制度編制設備需求計劃， 經(jīng)管理 規(guī)劃部 （物產(chǎn)資源室）審核并報公司主管領導（重大項目和設備報董事會）批 準后編制設備采購計劃，下達給采購供應部。4 4、普通辦公用品、勞保用品、辦公家具由使用部門根據(jù)有關(guān)標準和規(guī) 定編制需求計劃，經(jīng)公司辦公室審批后下達給采購供應部。（二）采購方式 采購供應部按

5、照采購計劃組織實施采購。采購應按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則并選擇最有利的方式進行。采購方式一般有如下幾種：定點供應商長期 報價采購、議標采購和一般采購。1 1、定點供應商長期報價采購 凡經(jīng)常使用且使用量較大的材料，應事先選定廠商，議定長期供應價格， 采購供應部根據(jù)議定價格進行采購。 （常用材料與設備見附件）確定定點供應商的原則：（1 1）由采購供應部提供擬定為定點供貨廠商名單（每類設備或材料原則上 應有三家以上供貨商，且必須是本公司的合格分承包方） ，以及供貨產(chǎn)品樣本和 報價等資料。管理規(guī)劃部負責組織相關(guān)事業(yè)部、市場營銷部、采購供應部、質(zhì) 量辦公室等部門，共同對定點供貨廠商進行綜合評價，篩選

6、出符合條件的供貨 廠商并確定該廠商的供貨資格與供貨范圍。采購供應部分別與被確定資格的廠 商協(xié)商優(yōu)惠供貨價格、簽訂供貨協(xié)議。采購供應部應及時將協(xié)議價格提交管理 規(guī)劃部備案。（2 2）采購供應部負責編制包含供貨內(nèi)容及價格的定點供貨廠商名錄，經(jīng)上 述部門認可后分別存管理規(guī)劃部、采購供應部和質(zhì)量辦公室。采購供應部與管 理規(guī)劃部依據(jù)此名錄進行采購和審核。（3 3）定點供貨廠商名錄每年評審一次，質(zhì)量辦公室、使用產(chǎn)品的相關(guān)事業(yè) 部負責對廠商供貨的產(chǎn)品質(zhì)量進行評價，管理規(guī)劃部和采購供應部對廠商的交 貨及價格等情況進行評價；對出現(xiàn)兩次以上嚴重質(zhì)量問題的供貨商要取消其供 貨資格。（4 4）生產(chǎn)外協(xié)加工定點廠的確定

7、參照上述辦法進行。新增加的外協(xié)廠商必 須進行實地考察對其生產(chǎn)條件、質(zhì)量保證能力等有關(guān)方面綜合評價后再行確定。2 2 、 議標采購 對于一次采購金額超過界定值的大宗材料與設備，或重點工程項目中的一 些關(guān)鍵材料與設備，采取議標方式進行采購。步驟如下：（1 1）采購供應部負責組織相關(guān)事業(yè)部、市場營銷部、管理規(guī)劃部、質(zhì)量辦 公室等部門組成議標小組，確定參加投標供貨廠商名單（應優(yōu)先選擇定點供貨 廠商）；（ 2 2）由采購供應部向供貨廠商發(fā)出詢價標書并回收標書；（3 3）議標小組負責對收集到的供貨廠商提供的投標資料進行綜合評審，采 取投票或其他方式確定供貨廠家。議標結(jié)果要形成文件，經(jīng)議標小組成員簽字 后分

8、別存管理規(guī)劃部和采購供應部；（4 4）采購供應部據(jù)此與中標的供貨廠家簽訂商務合同。采取議標方式一次性采購金額的界定值：? ? 進口材料和設備5 5 萬元? ? 國產(chǎn)檢測儀表3 3 萬元? ? 計算機、工控機、顯示器以及附件5 5 萬元? ? 二類機電產(chǎn)品2 2 萬元? ? 變壓器、電抗器3 3 萬元? ? 電子類產(chǎn)品 1 1 萬元? ? 生產(chǎn)制造用原材料（包括硅片、鉬片、管殼、鋼板、銅帶、散熱器、絕緣材料等）5 5 萬元? ? 外協(xié)加工（包括硬件制造、軟件調(diào)試、噴漆噴塑、電鍍、包裝、運輸?shù)龋? 2 萬元? ? 常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等 1 1 萬元3 3、一般采購不屬于以上兩種情況

9、的采購方式為一般采購。 一般采購要參考市場行情、 過 去的采購記錄或供應商提供的報價，選擇三家以上進行價格對比 , , 并以各種方式 向供應商議價，在保證質(zhì)量和工期的前提下以最低的價格采購。如果詢到的最 低價格或規(guī)格、型號、性能參數(shù)與采購計劃提出的要求不相符時，采購供應部 應及時通知管理規(guī)劃部協(xié)調(diào)處理；若仍有爭議，可采取議標方法處理。4 4、比價采購臺帳 采購供應部負責建立健全比價采購臺帳。比價采購臺帳要有三家以上供應商的價格對比，臺帳內(nèi)容要包括：材料名稱、型號、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、供 應商的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價格和運雜費用等。比價采購臺帳要抄報管理規(guī)劃部。管理規(guī)劃部要協(xié)助并督

10、促采購供應部及 時修改、更新比價采購臺帳。（三）采購作業(yè)實施1 1 、采購供應部接到采購計劃以后，要根據(jù)采購事項的輕重緩急確定采購的 先后順 序；符合招標、議標條件的要及時組織議標小組進行招標工作；屬于定 點供應商供貨范圍的及時與供應商聯(lián)系；屬于一般情況的，按一般采購方式進2 2、詢價完成后采購經(jīng)辦人員應詳細記錄詢價和議價結(jié)果， 擬定訂購供應商， 與供應商確定交貨日期并簽訂采購合同，經(jīng)采購部負責人審核（特殊情況需事 業(yè)部主管領導審核簽字）并報管理規(guī)劃部核準后，方可蓋章生效。經(jīng)招標、議 標確定的采購合同可直接蓋章生效。采購合同應交給管理規(guī)劃部和財務金融部 各一份備案。3 3、采購員要按計劃規(guī)定時

11、間完成采購任務。當采購員、外協(xié)員認為不能按 時按計劃完成某項采購任務時，應及時向管理規(guī)劃部通報并以文字說明原因。4 4、采購員、外協(xié)員采購的材料、設備按質(zhì)量辦公室有關(guān)規(guī)定進行檢驗或驗 證后辦理入庫。在執(zhí)行有直發(fā)現(xiàn)場的采購計劃單時，應及時將供貨商發(fā)往現(xiàn)場 的發(fā)貨證明返回到管理規(guī)劃部備案，并及時辦理入庫手續(xù)。5 5、采購員、外協(xié)員采購的材料在使用中出現(xiàn)問題，采購員要負責與供貨商 聯(lián)系，處理有關(guān)事宜。如（質(zhì)量和規(guī)格、型號或技術(shù)性能）不合格，要負責退 換、退貨以至索賠。6 6、按計劃采購及外協(xié)加工的付款，由管理規(guī)劃部計劃員審核后，再經(jīng)采購 部門負責人簽字，方可辦理付款手續(xù)。 （1010 萬元以下由采購

12、部門負責人審批； 1010 萬元以上由公司主管領導審批。 ）7 7、采購經(jīng)辦人員取得購貨發(fā)票后應及時辦理報銷手續(xù)。報銷單據(jù)由采購部 門負責人簽字（計入事業(yè)部采購附加費用的，由事業(yè)部領導審批） ，經(jīng)管理規(guī)劃 部審核后，方可辦理報銷手續(xù)。管理規(guī)劃部計劃員在審核時應對所購材料的型 號、數(shù)量、價格進行核對，并逐項記錄備案。特殊情況處理辦法1 1、特殊情況下，采購供應部可委托事業(yè)部進行采購及外協(xié)加工，但必 須嚴格按本制度有關(guān)原則執(zhí)行。2 2、事業(yè)部調(diào)試人員在現(xiàn)場調(diào)試期間急需材料 （價格低于 500500 元） 可自行 采購，回單位后由事業(yè)部領導審核簽字并向管理規(guī)劃部補交采購計劃單及填寫 領料單。 （在現(xiàn)場自行采購的材料累計金額高于 500500 元，低于 50005000 元，經(jīng)事業(yè) 部領導批準；累計金額高于 5005000 0元，由公司主管領導批準。 ）3 3、特殊情況下，經(jīng)公司主管領導同意后，可依據(jù)市場營銷部的合同供貨清單先行采購，事后由事業(yè)部補辦采購計劃申請單附件：常用材料與設備? ? 進口控制裝置與檢測儀表? ? 國產(chǎn)普通與特殊檢測儀表? ? 計算機、工控