會(huì)計(jì)檔案管理流程

1、深圳市長(zhǎng)城投資控股股份 流 程 管 理 文 件編號(hào)：CC-LC071版號(hào)：A/0會(huì)計(jì)檔案管理流程編制馬玉紅日期2005.8.25審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人會(huì)計(jì)檔案管理流程1. 適用范圍長(zhǎng)城地產(chǎn)集團(tuán)股份及其所屬企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案資料管理。2. 控制目標(biāo)與關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(KPI)2.1確定會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中的步驟和事項(xiàng)，明確會(huì)計(jì)檔案保管的責(zé)任，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防損毀、散失和泄密。2.2關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)：(績(jī)效管理局部)A數(shù)量Q質(zhì)量C本錢T時(shí)效R風(fēng)險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的完整會(huì)計(jì)檔案的妥善保管及時(shí)歸檔整理借閱及時(shí)歸還會(huì)計(jì)檔案的平安過(guò)

2、失、保密過(guò)失檔案銷毀的過(guò)失3. 主要涉及部門及職責(zé)3.1. 財(cái)務(wù)部3.1.1. 具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保管、交接、借閱、銷毀等事項(xiàng)；3.1.2 集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)下屬公司按照會(huì)計(jì)制度的要求管理會(huì)計(jì)檔案。3.2. 財(cái)務(wù)部經(jīng)理3.2.1. 負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的總體組織、安排、協(xié)調(diào)等工作。3.3 公司檔案室3.3.1 負(fù)責(zé)接收、保管財(cái)務(wù)部移交的會(huì)計(jì)檔案。4流程關(guān)鍵控制點(diǎn)(CPP)4.1會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔4.2會(huì)計(jì)檔案的保管4.3會(huì)計(jì)檔案的借閱4.4會(huì)計(jì)檔案的銷毀5 流程責(zé)任人5.1財(cái)務(wù)部的檔案管理員及財(cái)務(wù)部經(jīng)理6.支持性文件6.1會(huì)計(jì)檔案管理流程7.流程說(shuō)明步驟說(shuō)明負(fù)責(zé)人輸出1、會(huì)計(jì)檔案立卷、歸

3、檔、存放1.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1.1.1會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；1.1.2會(huì)計(jì)賬簿類：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿；1.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告；1.1.4其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。1.2按照會(huì)計(jì)檔案管理方法，將會(huì)計(jì)檔案整理、立卷、編制序號(hào)、裝訂成冊(cè)、填制封面、編制會(huì)計(jì)檔案目

4、錄清單 ：1.2.1會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定工程填好封面，編制序號(hào)，裝訂成冊(cè)，按年度存放；1.2.2會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按冊(cè)編制序號(hào)，活頁(yè)應(yīng)裝訂成冊(cè)，并按統(tǒng)一規(guī)定填好賬簿啟用表，經(jīng)管人員一覽表及賬簿目錄等，按年度存放；1.2.3會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)分別按快報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)裝訂成冊(cè)；1.2.4其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按年度進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，并裝訂成冊(cè)。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案管理員會(huì)計(jì)檔案目錄、清單2、會(huì)計(jì)檔案保管2.1 會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理、妥善保管、存放有序、查找方便；2.2會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)憑證類 15年會(huì)計(jì)賬簿類總帳、明細(xì)帳、日記帳、輔助賬 1

5、5年其中:現(xiàn)金、銀行存款日記帳 25年固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后卡片 5年財(cái)務(wù)報(bào)告類 月、季度報(bào)告包括文字分析 3年 年度財(cái)務(wù)報(bào)告包括文字分析 永久其他類 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 永久 銀行余額調(diào)節(jié)表 5年 銀行對(duì)賬單 5年2.3會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。2.4做好會(huì)計(jì)檔案的日常清潔衛(wèi)生工作，做好防潮、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防盜工作。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案管理員會(huì)計(jì)檔案目錄、清單3、會(huì)計(jì)檔案交接3.1 每年形成的會(huì)計(jì)檔案，按規(guī)定應(yīng)存放在財(cái)務(wù)部，需要移交檔案室的，應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，由經(jīng)辦人員及監(jiān)交人員共同簽字；3.2檔案室接收、保管的會(huì)計(jì)檔案，原

6、那么上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案管理員檔案室管理員會(huì)計(jì)檔案移交清單4、會(huì)計(jì)檔案借閱4.1 會(huì)計(jì)檔案原件原那么上不得借出。需要查詢、復(fù)印會(huì)計(jì)檔案的，需登記會(huì)計(jì)檔案查詢、復(fù)印登記表，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，；如有特殊需要，必須借閱會(huì)計(jì)檔案原件的，需登記會(huì)計(jì)檔案借閱登記表，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并不得拆散原件、限期歸還。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案管理員財(cái)務(wù)部經(jīng)理會(huì)計(jì)檔案查詢、復(fù)印登記表會(huì)計(jì)檔案借閱登記表5、會(huì)計(jì)檔案保密5.1 嚴(yán)格執(zhí)行平安和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防損毀、散失和泄密。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案管理員檔案室管理員6、會(huì)計(jì)檔案銷毀6.1 會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由檔案室提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部共同派人員進(jìn)行鑒定、嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清單，經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后銷毀。銷毀后，在銷毀清單