辦公設(shè)備文具管理制度分析

1、宏光照明電器有限公司作業(yè)規(guī)范文件編號HG-HR-WI-ZD-010版本編號A/0文件名：辦公設(shè)備文具用品管理制度頁碼共 5頁，第 8頁生效日期2014-05-25中山宏光照明電器有限公司ZHONGSHAN HG LIGHTING ELECTRIC CO.,LTD *作 業(yè) 規(guī) 范文 件 名： 辦公設(shè)備文具管理制度文件編號： HG-HR-WI-ZD-010版 本： A/0頁 數(shù)： 共 5頁 (含封面)生效日期： 2014-05-25受控正本印 受控副本印編制/日期： 行政人事部（2014-05-20）審核/日期：批準(zhǔn)/日期修 改 記 錄序號更改日期更 改 內(nèi) 容版號1相 關(guān) 部 門 文 件 會

2、簽部門名稱簽名/日期部門名稱簽名/日期部門名稱簽名/日期總經(jīng)理市場部LED事業(yè)部副總經(jīng)理客服部低壓燈事業(yè)部營銷副總研發(fā)部銅燈事業(yè)部研發(fā)副總工程部OEM部財務(wù)總監(jiān)財務(wù)部倉儲部總經(jīng)辦生產(chǎn)部人事行政品質(zhì)部稽核中心資材部1.目的為加強(qiáng)行政管理，有效地控制成本費(fèi)用，促進(jìn)辦公設(shè)備文具用品的管理規(guī)范化，保障辦公。2.范圍適用于公司所有員對辦公設(shè)備文具的申購、領(lǐng)用與管理。3.定義辦公設(shè)備：是指電話機(jī)（含手機(jī)）、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照像機(jī)、投影儀等。辦公文具：是指筆（中性筆、白板筆、油性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆、毛筆、寶珠筆、粉筆）、筆芯，尺子（直尺、卷尺、皮尺），圓規(guī)、三角板、丁字尺等辦公用品：是指辦公所需要的而價

3、值在50元以下的低值易耗品，包括：釘書機(jī)、釘書針，起釘器、打孔機(jī)、曲別針、大頭針、膠水、修正液、裁紙刀、筆墨紙張、便箋、報告紙、電池、文件夾、資料夾/冊、票據(jù)夾、文件袋、檔案袋/盒、印臺、印油、墨盒、剪刀、介刀、等。辦公用具：通常是指辦公所必備的而價值在50元以上2000元以下的耐用消費(fèi)品，包括：計算器、辦公桌、椅、文件柜、資料櫥、保險柜等。4.職責(zé)4.1行政部：負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備文具用品與非生產(chǎn)性物品的審核并購買。負(fù)責(zé)辦公設(shè)備文具用品與非生產(chǎn)性物品的發(fā)放登記管理工作。4.2使用部門：負(fù)責(zé)辦公設(shè)備文具用品與非生產(chǎn)性物品的申購核準(zhǔn)與使用管理。5.管理制度5.1電話使用及管理要求5.1.1在廠區(qū)內(nèi)有

4、內(nèi)線電話的，須使用內(nèi)線電話或短號聯(lián)絡(luò)。5.1.2對外使用電話應(yīng)“長話短說、簡明扼要”。禁止撥打聲訊或私人電話。5.1.3撥打國內(nèi)長途或國際長途，要求事先擬好通話提綱，從嚴(yán)控制時間。5.1.4各部門的電話由部門主管指定專人負(fù)責(zé)管理。5.1.5各部門核定電話費(fèi)使用限額。行政人事部監(jiān)督其費(fèi)用限額。5.1.6各部門的電話費(fèi)嚴(yán)格按限額使用，若發(fā)生超支現(xiàn)象，超支部分由部門主管根據(jù)管打印的通話清單進(jìn)行判別，確認(rèn)超支責(zé)任人。5.1.7通話中嚴(yán)格遵守保密制度，禁止泄露公司機(jī)密。5.1.8電話發(fā)生故障由行政人事部網(wǎng)管負(fù)責(zé)排除。5.2打印機(jī)與復(fù)印機(jī)使用與管理5.2.1各部門根據(jù)預(yù)算或申請審批表，每月向行政人事部領(lǐng)取

5、打/復(fù)印紙，打/復(fù)印紙由部門指定人員管理并作用途登記。5.2.2任何人不得打/復(fù)印公司外的與業(yè)務(wù)無關(guān)的資料。凡是帶密級的文件、資料復(fù)?。ㄈ纾焊黝惡贤?、協(xié)議、招投標(biāo)文件、財務(wù)和人事報表、資料等），須填復(fù)印申請表，由總經(jīng)理或部門經(jīng)理批準(zhǔn)同意后復(fù)印。5.2.3在公司內(nèi)部使用的各類表格、部門之間傳閱的備忘錄等可用二手紙（注意：二手紙不應(yīng)有泄密內(nèi)容）5.2.4打/復(fù)印機(jī)由行政人事部統(tǒng)一管理，行政人事部對復(fù)印機(jī)使用過程進(jìn)行監(jiān)督檢查。5.2.5嚴(yán)格遵守公司保密制度，在打/復(fù)印中，違反保密制度和使用管理要求者，將按公司有關(guān)規(guī)定予以嚴(yán)肅處理，對給公司造成不良影響或經(jīng)濟(jì)損失的，除追究責(zé)任外，將送公安機(jī)關(guān)處理。5.

6、3傳真機(jī)、E-mail使用及管理要求5.3.1凡接收方有E-mail地址并能采用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件或資料傳遞時，禁止使用傳真。5.3.2傳真機(jī)由使用部門負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格按照說明書要求真確使用，定期維護(hù)保養(yǎng)，發(fā)生故障時應(yīng)及時通知行政人事部聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修。5.3.3重要文件收發(fā)須使用公司注冊郵箱，嚴(yán)禁使用其它免費(fèi)或個人郵件。5.3.4嚴(yán)格遵守保密制度，凡在傳真、E-mail收發(fā)中違反保密制度者，將按公司保密制度的有關(guān)規(guī)定予以處理。5.4辦公文具的申購計劃5.4.1各部門根據(jù)本部門辦公文具消耗和使用情況，在每月25日前填寫非生產(chǎn)物料申購單交部門經(jīng)理審批簽字后交行政人事部前臺人事文員。5.4.2 行政人

7、事部前臺人事文員復(fù)核各部門提交的非生產(chǎn)物料申購單結(jié)合庫存情況在每月27日前整理匯總月度非生產(chǎn)物料申購計劃，交行政人事部經(jīng)理審核，總經(jīng)理/總經(jīng)理助理審批簽字后，交前臺人事文員向公司指定文具/五金供應(yīng)商下單采購，如指定文具/五金供應(yīng)商無需求物料，則由行政主管按照要求尋求新的供應(yīng)商采購。5.4.3 申請部門對于一些非常規(guī)的物品采購應(yīng)提供詳細(xì)物品說明，必要時要提供所購物品樣品或圖片。5.5 文具采購5.5.1各部門每月須做好月度文具申購計劃，原則上每月只能向行政人事部申購一次，對于一些急需的、部門做的月度采購計劃未涉及到的物品，每月可以申請一次緊急采購，須填寫非生產(chǎn)物料申購單交部門經(jīng)理復(fù)核，總經(jīng)理/總

8、經(jīng)理助理審批簽字后，交前臺人事文員/行政主管實(shí)施緊急采購。5.5.2各部門不得擅自購買辦公用品，如遇特殊物品需要部門自行購買的，須經(jīng)行政人事部審核同意后進(jìn)行，否則不予報銷。5.5 文具領(lǐng)用5.5.1文具辦理入庫手續(xù)后，由行政人事部前臺人事文員通知申購部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取申購的文具。5.5.2領(lǐng)用部門對有質(zhì)量問題的文具或采購物品與提出的要求不符時，領(lǐng)用部門有權(quán)拒絕接收并要求重新采購。 對自領(lǐng)用物品之日起，兩天內(nèi)無提出異議，視為默認(rèn)。5.5.3領(lǐng)用部門在領(lǐng)取所申購的文具時對于第二次發(fā)放的文具，必須以舊換新。5.5.4行政人事部前臺人事文員必須嚴(yán)格按照各部門交回的舊文具數(shù)量相應(yīng)的換取新文具數(shù)量，并登記在文

9、具領(lǐng)用登記表上，交領(lǐng)用人簽字確認(rèn)（注：除各部門領(lǐng)用的打印紙、便簽紙、表單、刀片等不用以舊換新外，所有的文具物品都必須以舊換新）。5.6 個人辦公文具的領(lǐng)用發(fā)放5.6.1新員工（辦公室人員）入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配置簽字筆一支、筆記本一本、文件夾二個。5.6.2個人領(lǐng)用辦公文具，前臺人事文員應(yīng)如實(shí)填寫個人辦公用品領(lǐng)用登記表（即個人領(lǐng)用臺賬），交領(lǐng)用人簽字確認(rèn)后發(fā)放，并將個人辦公用品領(lǐng)用登記表每半年報行政人事經(jīng)理復(fù)核。5.7 辦公文具的交接和收回5.7.1員工因離職或工作崗位變動等原因需進(jìn)行辦公用品的交接或收回時，應(yīng)嚴(yán)格辦好交接回收手續(xù)。5.7.2移交人需逐項(xiàng)列出文具清單，直屬上級清點(diǎn)核對臺賬確保辦公用品損耗程度，書面標(biāo)明，并移交接收人簽收。5.7.3將接收人簽收確認(rèn)的離職人員工作交接單交行政人事部前臺人事文員核實(shí)后做好辦公文具交接登記手續(xù)，并將交接單存檔備查。5.7.4暫無接手人接手時，移交人需列出文具清單，并將文具先交回行政人事部前臺人事文員簽收。5.8違紀(jì)考核5.8.1 公司的辦公文具應(yīng)為辦公所用，私用或帶出公司者，公司將按辦公文具兩倍價格從當(dāng)月績效工資中扣出，并給予50元的罰款處理。5.8.2公司辦公文具應(yīng)本著節(jié)約的原則，如有浪費(fèi)者經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以責(zé)任者50元罰款處理。5.8.3員工應(yīng)自覺愛護(hù)各類辦公文具，如有不正當(dāng)或不合理使用造成損壞應(yīng)照價賠