變更、簽證、索賠流程及證據(jù)收集

1、項目部的工程簽證與索賠 一、簽證與索賠1、 工程簽證是按合同約定，工程施工工程中由承發(fā)包雙方代表就施工過程中發(fā)生的有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟、工期等方面的調(diào)整所進行的簽字確認行為，一般以技術(shù)核定單、簽證單和業(yè)務(wù)聯(lián)系單的形式體現(xiàn)。是工程技術(shù)與管理資料的組成內(nèi)容，也是工程結(jié)算的重要依據(jù)之一。通過工程簽證的分析、審核，可為索賠事件的處理提供依據(jù)。2、 工程簽證以書面形式記錄了施工現(xiàn)場發(fā)生的特殊費用，直接關(guān)系到業(yè)主與施工單位的切身利益，是工程結(jié)算的重要依據(jù)。特別是對一些投標(biāo)報價包干的工程，結(jié)算時更是要對設(shè)計變更和現(xiàn)場簽證進行調(diào)整?，F(xiàn)場簽證是記錄現(xiàn)場發(fā)生情況的第一手資料。通過對現(xiàn)場簽證的分析、審核，可為索賠事件的處

2、理提供依據(jù)，并據(jù)以正確地計算索賠費用。3、 工程簽證/索賠單報送時必須一式四份，分為簽收回執(zhí)聯(lián)、審批回執(zhí)聯(lián)、報送監(jiān)理聯(lián)、報送甲方聯(lián)（審批方要求增加時按要求增加），其中簽收回執(zhí)聯(lián)在送達時要求建設(shè)方或授權(quán)的監(jiān)理方代表在該聯(lián)上簽收，并由項目合約管理責(zé)任人保存至該簽證/索賠報告的報送得到有效合理確認。嚴禁采用以收發(fā)文登記方式處理簽證/索賠文件的報送回收。如建設(shè)方或監(jiān)理惡意拒收時，應(yīng)采用專遞郵件或公證送達等有效方式報送。4、 工程簽證一般按以下流程辦理：（1）以日常技術(shù)文件或工程師指令為基礎(chǔ)的技術(shù)經(jīng)濟簽證：蓋章、報送（取得簽收回執(zhí)聯(lián)）根據(jù)合同進行經(jīng)濟分析審核、簽字提出簽證事宜并填寫工程簽證建議稿（主要明

3、確提出事由和工作量）現(xiàn)場技術(shù)員項目技術(shù)負責(zé)人或生產(chǎn)經(jīng)理審核、校正項目經(jīng)營經(jīng)理合約部項目經(jīng)理資料員業(yè)主、監(jiān)理簽證責(zé)任人（技術(shù)負責(zé)人）參與和催辦審批經(jīng)審批的簽證資料存檔（主要是根據(jù)情況，充實事由）（2）以材料認質(zhì)認價、專業(yè)單項工程認價等為基礎(chǔ)的認質(zhì)認價簽證：合約部項目技術(shù)負責(zé)人或生產(chǎn)經(jīng)理項目經(jīng)營經(jīng)理項目經(jīng)理資料員業(yè)主、監(jiān)理簽證責(zé)任人（經(jīng)營經(jīng)理）參與和催辦審批蓋章、報送（取得簽收回執(zhí)聯(lián)）經(jīng)審批的簽證資料存檔提出簽證事宜并填寫工程潛在建議稿主要明確提出事由和工程量、成本會簽（主要是根據(jù)技術(shù)或生產(chǎn)充實事由）5、 工程索賠一般按以下流程辦理：項目經(jīng)營經(jīng)理業(yè)主、監(jiān)理項目各相關(guān)部門和人員項目合約部項目經(jīng)營經(jīng)理

4、項目經(jīng)理部相關(guān)人員索賠責(zé)任人（經(jīng)營經(jīng)理）項目經(jīng)理（審核確認索賠報告）經(jīng)審批的簽證資料存檔報送（取得簽收回執(zhí)聯(lián)）參與和催辦審批討論制訂索賠方案完善索賠方案底稿擬定索賠報告底稿匯總整理索賠證據(jù)，計算索賠工期和費用收集與提供索賠證據(jù)擬定索賠意向通知報送（取得簽收回執(zhí)聯(lián)）業(yè)主、監(jiān)理1、項目部必須建立工程簽證/索賠管理臺帳，且該臺帳必須有同步的電子文檔一份。2、索賠費用組成：人工費+材料費+設(shè)備費+企業(yè)管理費+利潤等3、索賠的計算方法：實際費用法、總費用法、修正總費用法4、索賠證據(jù)的收集和甲方確認證據(jù)需要比較有說服力和法律效力二、項目工程索賠的原因及理由1、 項目工程索賠的主要原因1.1 業(yè)主違約如：業(yè)

5、主未能按照規(guī)定的時間向承包商提供場地使用權(quán)；業(yè)主未能在規(guī)定的時間內(nèi)付款（預(yù)付備料款、工程進度款）或不合理的扣款（扣業(yè)主供料款、預(yù)付款的抵扣、滯留金扣款）；業(yè)主未能在規(guī)定的時間內(nèi)發(fā)出圖紙、指令或批復(fù)；業(yè)主拖延簽發(fā)各種簽證（進度付款簽證、移交證書等）；業(yè)主的不適當(dāng)決定和苛刻檢查；業(yè)主提供材料、設(shè)備的延誤或不符合合同標(biāo)準(zhǔn)等。1.2 合同缺陷一般情況下合同是由業(yè)主或委托工程師、咨詢單位編寫后列入招標(biāo)文件的，承包商不能過多修改，否則就構(gòu)成對招標(biāo)文件有實質(zhì)上的背離而被業(yè)主拒絕。因此，就難免在合同中存在著缺陷，包括商務(wù)條款和技術(shù)規(guī)范及圖紙中的缺陷。如承包商執(zhí)行業(yè)主的解釋就會發(fā)生成本的增加或工期的延長，進而引

6、發(fā)索賠。1.3 施工條件變化如：基礎(chǔ)地質(zhì)方面出現(xiàn)變化引起的索賠等。1.4 工程變更如：實際完成的工程量超過或小于投標(biāo)時給定的工程量；工程師發(fā)現(xiàn)因設(shè)計、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和施工順序等問題時，增加新指令（增加新的工作、改變建筑材料、暫停施工或加速施工等）。1.5 工期拖延非施工單位原因造成工期延誤，項目可以要求延長工期，同時可以考慮要求經(jīng)濟補償。1.5.1 引起工期延誤的主要原因有:（1） 工程預(yù)付款遲緩支付,施工圖紙不能按時提交；（2） 面積增大、結(jié)構(gòu)改變、功能變更；（3） 拖欠工程進度款（4） 材料、設(shè)備到位不及時；（5） 監(jiān)理工程師的無理刁難；（6） 施工停水停電每天八小時以上（含八小時）；（7） 不

7、可抗拒力造成的影響；（8） 計劃變更；（9） 由于業(yè)主指定的其它分包商拖延工期而影響總工期；以上原因應(yīng)針對工程合同的相關(guān)條款進行考慮。1.5.2 非施工原因引起的工期延誤而引起的費用補償：（1） 由于費用損失；（2） 由于停工延長施工周期，造成人工費、材料費、機械停置費、三大工具閑置費的增加；（3） 行政管理費的增漲；（4） 拖欠工程進度款的利息。在合同執(zhí)行過程中，索賠是多方面的，項目部應(yīng)根據(jù)工程的實際情況來著手進行各項具體的索賠工作。1.6 業(yè)主指令如：業(yè)主或委托工程師在施工過程中發(fā)出各種指令，承包商執(zhí)行這些指令（包括錯誤的指令），勢必造成的成本的增加和（或）工期的延長。1.7 國家政策及法

8、律、法令變更如：國際工程中從投標(biāo)截止日期之前的第二十八天開始，由于所在國法律和政策的變更導(dǎo)致承包商施工費用的增加或減少；國內(nèi)工程中由于國家、地方的文件、規(guī)定（定額、取費標(biāo)準(zhǔn)、稅收、上交的各種費用等）等導(dǎo)致承包商施工費用的增加。1.8 其它承包商干擾如：在同一個施工現(xiàn)場有幾個承包商同時施工時，發(fā)生的因某承包商不能按期完成他那部分工作，而影響其它承包商的工作；場地使用、現(xiàn)場交通等，而造成各承包商相互干擾。1.9 其它第三方原因如：銀行付款延誤等。2、 可以向業(yè)主提出的索賠理由（對應(yīng)合同條款）。序號索 賠 事 項工 期索 賠費 用索 陪1業(yè)主的代表指令錯誤2業(yè)主的代表指令、批準(zhǔn)、圖紙及其它約定義務(wù)3

9、由于業(yè)主代表的責(zé)任，在情況緊急且無法同業(yè)主聯(lián)系時，承包商采取保證工程和人民生命財產(chǎn)安全的緊急措施。4業(yè)主在工程交付前提前使用后發(fā)生損壞維修費5違反有關(guān)施工現(xiàn)場清潔規(guī)定發(fā)生的或該規(guī)定為合同簽訂后頒發(fā)的非承包商原因造成的損失的罰款6業(yè)主延期開工7因業(yè)主原因，暫停施工8趕工的經(jīng)濟支出9檢查檢驗中業(yè)主或其它承包商原因引起的經(jīng)濟支出10檢查檢驗影響正常施工，且檢查檢驗合格11檢查檢驗合格后，又發(fā)現(xiàn)承包商的質(zhì)量問題12業(yè)主要求提高質(zhì)量等級要求13因設(shè)計或業(yè)主采購設(shè)備原因使試車達不到驗收要求14業(yè)主對隱蔽工程重新驗收而進行剝落，且檢驗合格15合同價款的調(diào)整：1.工程量增加；2.設(shè)計變更或工程洽商；3.工程造

10、價管理部門公布的價格調(diào)整；4.一周內(nèi)非承包商原因造成停水停電累計超過8小時16業(yè)主不按約定（時間、數(shù)額）支付工程款17業(yè)主不按約定方式支付工程款18業(yè)主提供的材料設(shè)備不符合要求或延誤19對承包商提供的材料設(shè)備，業(yè)主未能按時到現(xiàn)場驗收，后來驗收后發(fā)現(xiàn)材料設(shè)備不合格20由于業(yè)主原因，使用代用材料21業(yè)主的變更22業(yè)主未按照合同約定日期驗收引起的工程保管費用23業(yè)主在收到竣工報告后無正當(dāng)理由不辦理結(jié)算24保修期間非承包商原因造成返修25業(yè)主違約26非承包商責(zé)任造成的傷亡事故由責(zé)任方承擔(dān)責(zé)任和有關(guān)的費用27施工中出現(xiàn)地下障礙和文物28不可抗力對工程本身的損害；清理修復(fù)工作費用另行約定29在因政策變化、

11、不可抗力以及雙方以外的原因?qū)е碌墓こ掏＝ɑ蚓徑ㄈ㈨椖抗こ趟髻r的條件與資料準(zhǔn)備1、 工程索賠的條件1.1 與合同相對照，事件已造成了承包人施工成本的額外支出，或直接工期損失。1.2 造成費用增加或工期損失，按合同約定不屬于承包的行為責(zé)任或風(fēng)險責(zé)任。1.3 承包人按合同規(guī)定的程序遞交了索賠意向通知和索賠報告。2、 工程索賠的資料準(zhǔn)備2.1 項目部預(yù)算員負責(zé)工程索賠資料的收集整理工作，并分門別類地建立檔案。應(yīng)收集資料的內(nèi)容如下：2.1.1 投標(biāo)時的原始資料項目部的上一級經(jīng)營部門要把招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、投標(biāo)時涉及到的有關(guān)文件資料等要向項目部辦理書面借用及辦理交底手續(xù)。2.1.2 合同的原始資料項目部

12、的合約部要把中標(biāo)通知書復(fù)印件一份（原件由公司商務(wù)合約部隨合同正本一起保存。），正式的建筑安裝施工合同副本等文件要向項目部做書面移交并進行交底。2.1.3 工程接地紀(jì)要紀(jì)要中要特別注意現(xiàn)場施工的水源、電源及場地平整情況，確定是否具備進場條件。2.1.4 來往信函的原始資料包括業(yè)主和承包商之間及承包商為了經(jīng)營活動與其它部門或個人之間的一切來往信件。2.1.5 工程圖紙的修改、技術(shù)變更單、隱蔽資料、現(xiàn)場簽證單、檢查驗收報告等原始資料。由項目內(nèi)業(yè)務(wù)人員或其它有關(guān)人員提供給項目預(yù)算員。2.1.6 各種會議紀(jì)要、記錄、業(yè)主批準(zhǔn)的各種方案（特別是采用新技術(shù)、新材料、新工藝及采用的大型機械數(shù)量、型號等。）、施

13、工進度情況、施工報表等。由項目內(nèi)業(yè)務(wù)人員或其它有關(guān)人員提供給項目預(yù)算員。2.1.7 工程款結(jié)帳帳單及支付情況。由項目財務(wù)人員提供給項目預(yù)算員。2.1.8 工程照片及錄象資料（注意：采用帶日歷的相機拍照，特別注意與原設(shè)計圖紙不同之處）。由項目技術(shù)人員提供給項目預(yù)算員。2.1.9 甲供材料及設(shè)備的交驗手續(xù)及其材質(zhì)的檢驗報告；乙方采購的各種材料的購置單價清單（注意業(yè)主、監(jiān)理公司指定的廠家的簽證手續(xù)，各種原始發(fā)票的保存。），當(dāng)?shù)氐牟牧?市場價格資料。由項目材料人員提供給項目預(yù)算員。2.1.10 有關(guān)法律方面的原始資料。由項目項目預(yù)算員收集。2.1.11 工程經(jīng)營活動的其它一切資料和信息。2.2 項目預(yù)

14、算員根據(jù)上述幾方面的資料編制出一份詳細的索賠報告，提交項目經(jīng)理，由項目經(jīng)理主持召開會議討論索賠報告，項目預(yù)算員再根據(jù)討論后的情況修正索賠報告，并報上一級經(jīng)營部門，由經(jīng)營部門審定和項目經(jīng)理認可后報送業(yè)主。四、項目索賠的種類與索賠費用組成序號索賠費組成索賠種類工期拖延索賠施工范圍變更索賠加速施工索賠施工條件變化索賠政策性變化1工程量增大而增加人費××2工效降低而增加人工時oo3人工單價上漲費oo4材料用量增加費×oo5材料單價上漲費oo6分包商工程量增加費××o7分包商單價上漲oo8設(shè)備租賃費o9自有機械使用費o10承包人新增設(shè)備費o×o

15、o11現(xiàn)場管理費（可變）oo12現(xiàn)場管理費（固定）××o13公司管理費（可變）oooo14公司管理費（固定）o×o15利息（融資成本）ooo16利潤oo17可能的利潤損失oooo說明：表中符號含義：“”代表應(yīng)列入項目；“o”代表有時可列入項目“×”代表不應(yīng)列入項目。五、文件在項目索賠中的作用作用種類權(quán)威性確定索賠項目進度工期費 用審 計合同協(xié)議書中標(biāo)通知書投標(biāo)書及其附件合同專用條款合同通用條款標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及有關(guān)技術(shù)文件圖紙工程量清單工程報價單或預(yù)算書投標(biāo)邀請投標(biāo)建議分包合同信函會議紀(jì)要購貨單檢驗報告施工日記進度計劃照片變更通知單檔案隱蔽資料交付通知單交工計

16、劃分類檔案時間順序檔案建筑法規(guī)六、項目索賠工作中五種方式的比較比較項目解決方式時 間費 用約 束 力申 訴協(xié)商取決于雙方談判者的目標(biāo)、狀態(tài)和其它因素，會很快最小，折衷解決的費用或讓步采用或不采用協(xié)議達成后放棄上訴，協(xié)議協(xié)商未達成時提交調(diào)解、仲裁或訴訟調(diào)解取決于雙方談判者的目標(biāo)、態(tài)度和其它因素調(diào)解者可能會在計劃中規(guī)定時限調(diào)解人酬金（如果有的話）同上同上仲裁比訴訟快，仲裁規(guī)則可能有時間限制取決于仲裁員的計劃或有無仲裁員準(zhǔn)備會需要幾個月提交仲裁費用仲裁員費用律師費用（如果有律師）根據(jù)合同規(guī)定可能有也可能沒有約束力法院不審查法律依據(jù)；仲裁員不必解釋仲裁訴訟需要五年或更長的時間審理，準(zhǔn)備本身也會花幾年費

17、用可能很高時間長，律師費用高有約束力完全可上訴放棄無索賠金額相互一致的協(xié)議放棄在大多數(shù)情況下放棄了上訴權(quán)七、項目反索賠工作中的規(guī)定1、 反索賠工作的要求及反索賠工作的準(zhǔn)備1.1 反索賠工作最充分的準(zhǔn)備是正確理解合同條款和合同文件，充分、完整、正確、及時地履行合同職責(zé)與義務(wù)。1.2 及時處理工程合同中的歧義問題，通過補充合同或協(xié)議，明確合同中可能發(fā)生的不同理解的條款。1.3 及時減緩在合同執(zhí)行過程中對我方不利的矛盾，在我方過失情況下，應(yīng)迅速協(xié)商或處理，通過協(xié)商爭取解除部分無法履行的職責(zé)和義務(wù)，并以適當(dāng)形式明確下來。1.4 加強索賠工作是反索賠工作的有力支持。2、 反索賠工作注意事項2.1 反索賠

18、工作應(yīng)與索賠工作統(tǒng)籌考慮，不可分離。2.2 要認真分析索賠與反索賠工作內(nèi)容和金額，未經(jīng)過充分分析和研究都不應(yīng)盲目開始向合同的另一方提出索賠。2.3 將反索賠、索賠協(xié)商的初步結(jié)果認真分析，要盡力避免向仲裁機構(gòu)或法院申訴，以免企業(yè)社會信譽受損。3、 預(yù)防業(yè)主的反索賠內(nèi)容序號索 賠 事 件工程索賠費用索陪1由于承包商的責(zé)任，在緊急情況下采取的保證工程和人員生命財產(chǎn)安全的緊急措施費用2承包商不履行合同約定的義務(wù)3承包商原因引起的暫停施工4檢查檢驗不合格，承包商引起質(zhì)量問題的返工修理費用5業(yè)主在檢查檢驗合格后，又發(fā)現(xiàn)承包商原因引起的質(zhì)量問題6承包商施工原因引起的試車達不到驗收要求7隱蔽工程重新檢驗不合格

19、8承包商超出設(shè)計圖紙要求增加的工程量不予計量9業(yè)主供應(yīng)的材料設(shè)備在驗收后發(fā)生損壞丟失10承包商采購的材料設(shè)備不符合設(shè)計和規(guī)范要求11承包商采購的材料設(shè)備，業(yè)主未到現(xiàn)場驗收，后又發(fā)生材料設(shè)備不符合要求12因承包商原因引起的材料代用13竣工驗收時由于承包商原因引起的修改14保修期內(nèi)造成的返修15承包商違約：未按時竣工，施工質(zhì)量達不到設(shè)計和規(guī)范要求，發(fā)生其它合同法規(guī)違約的行為16承包商安全措施不力造成的傷亡事故17承包商的分包商的違約或疏忽18工程停建或緩建時，由于承包商未及時退貨造成的損失八、項目索賠中應(yīng)注意的事項1、 加強索賠意識各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視索賠，特別是項目部經(jīng)理要把索賠工作融會到施工管理工作之中，提高全體員工的索賠意識。2、 組織強有力、相對穩(wěn)定的索賠班子項目索賠班子由工程、技術(shù)、采購、合約等部門組成，項目部經(jīng)理任組長，大型工程由公司（二級機構(gòu)）分管領(lǐng)導(dǎo)任組長。具體負責(zé)索賠人員應(yīng)具備的素質(zhì)如下：2.1 有豐富的基層實踐經(jīng)驗，了解工程的全部過程；2.2 掌握當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)工程承包的法律、法令及政府規(guī)定等；2.3 具有