某街道檔案管理制度

1、第一章總則第一條 為了加強(qiáng)街道辦事處檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在日常工作中的作用， 根據(jù)中華人民共和國檔案法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我辦檔案管理工作實(shí)際，特制定本制 度。第二條 本制度所稱的檔案，是指我辦在工作中形成、搜集起來的，經(jīng)過整理具有 保存價(jià)值的各種公文、電報(bào)、電傳、傳真、電話記錄、圖表、簿冊、會(huì)議記錄、出版物 原稿、錄音、錄像、照片（含底片）、磁盤、光盤等不同門類、不同載體的歷史記錄。 它是公務(wù)活動(dòng)歷史和現(xiàn)狀的真實(shí)反映，是做好基層工作的必要條件，是機(jī)關(guān)檔案的重要 組成部分，對提高工作效率和質(zhì)量有著重要作用。第三條 街道辦事處的檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理原則，在工作活動(dòng)中 形成的文書、

2、會(huì)計(jì)、科技、聲像檔案均由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理。專門檔案由各業(yè) 務(wù)科室保管，目錄移交一份給檔案室保存。第四條街道辦事處必須加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理，建立健全各項(xiàng)檔案工作 制度。第二章檔案工作機(jī)構(gòu)和任務(wù)第五條街道辦事處應(yīng)根據(jù)工作需要配備專職檔案員1名，管理本單位的檔案工作。檔案（文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、專門檔案、科技檔案、聲像檔案）由黨政辦公室集中統(tǒng)一 管理，明確一名副主任分管，辦公室主任主管，檔案員具體負(fù)責(zé)。第六條街道辦事處檔案工作人員須具備高中以上文化程度和專業(yè)知識(shí)，政治上可 靠，能夠勝任檔案工作。檔案工作人員要保持相對穩(wěn)定。第七條檔案工作人員要堅(jiān)持黨的四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)

3、方針、 政策，熱愛檔案事業(yè)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高政治思想覺悟和業(yè)務(wù)水平，以保證檔案 工作任務(wù)的順利完成。第八條 檔案管理人員的基本任務(wù)是：負(fù)責(zé)管理本單位的全部檔案和與本單位活動(dòng)有關(guān)的參考資料，建立科學(xué)的管理制度，積極提供利用，為街道辦事處各項(xiàng)工作服務(wù)；指導(dǎo)各科室和各社區(qū)的文件材料整理歸檔工作;定期向東區(qū)檔案局移交永久保存的檔案；貫徹執(zhí)行黨和國家的保密制度，確保檔案材料絕對安全。第三章歸檔文件整理制度第九條 在我辦公務(wù)活動(dòng)中形成的，記錄和反映本辦工作情況、具有查考、利用價(jià) 值的各種門類和載體的文件材料 （包括圖表、簿冊、聲像材料、軟盤等）均屬收集歸檔范 圍，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕移交

4、歸檔。第十條 接收、收集的檔案材料必須完整、齊全、準(zhǔn)確地反映工作活動(dòng)的過程和結(jié) 果。檔案材料的格式符合國家有關(guān)規(guī)定，載體材料要有利于長期保存。收集的檔案材料 應(yīng)為原件，并按照文件材料的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理。第一條 文書檔案著錄符合歸檔文件著錄要求，屬本單位的發(fā)文必須掛接電 子全文。編制科技檔案符合國家標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案實(shí)行隨時(shí)辦隨時(shí)歸檔。第十二條 會(huì)計(jì)檔案由本單位財(cái)務(wù)室按要求整理完畢后，于次年2月底前移交檔案室。第十三條證書檔案由有關(guān)部門自行負(fù)責(zé)搜集材料、組織立卷、編寫目錄、整理歸檔。歸檔目錄一式二份，一份留本部門存檔，另一份交檔案室保存。第十四條 基建檔案由負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目的人員在項(xiàng)目竣

5、工、驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)整理、編目、造冊，集中統(tǒng)一移交檔案室。第十五條 設(shè)備檔案由設(shè)備采購部門或人員在設(shè)備到貨后，由檔案人員一起參加開 箱驗(yàn)收，并登記、及時(shí)歸檔后再提供利用。第十六條 錄音、錄像、照片、底片等檔案由承辦人員及時(shí)編寫說明（單位、時(shí)間、 內(nèi)容、地點(diǎn)、攝影、錄音、錄象等）后，向檔案室移交歸檔。第十七條 外出學(xué)習(xí)、開會(huì)、考察等活動(dòng)中帶回的檔案資料，應(yīng)在差旅費(fèi)報(bào)銷前移 交檔案室。第十八條 檔案材料移交時(shí)，應(yīng)出具移交清單一式兩份雙方清點(diǎn)核對后簽字，各 存一份備查第四章資料收集制度第十九條 本制度所稱的資料是指：反映本機(jī)關(guān)工作的期刊、雜志、報(bào)紙、情況反 映等，并對本單位的業(yè)務(wù)工作有查考利用價(jià)值的參

6、考資料。第二十條 以街道辦事處的名義征訂的上述資料，均屬資料收集的范圍。各部門要 協(xié)助黨政辦公室的檔案人員搞好收集工作，確保資料的齊全完整。第二十一條 資料收集的時(shí)間定于每年的 12月集中向綜合檔案室移交， 對拒不移交 的部門或個(gè)人次年將不再征訂、發(fā)放資料。第二十二條 資料的整理工作有綜合檔案室人員負(fù)責(zé)，應(yīng)編制基本的檢索目錄。第二十三條對區(qū)檔案局所征集的資料，要積極協(xié)助區(qū)檔案局辦理移交、登記等手 續(xù)，發(fā)揮資料的最大效用。第五章電子文件的歸檔管理制度第二十四條 本制度所稱的電子文件是指：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式 存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)

7、上 傳送的文件。第二十五條 歸檔的電子文件是具有保存價(jià)值的電子檔案，必須納入檔案管理的范 疇。第二十六條電子文件實(shí)行文檔一體化管理的方式，由黨政辦公室負(fù)責(zé)對電子文件 進(jìn)行管理，堅(jiān)持前端控制與全程管理的原則，即收發(fā)、鑒定、歸檔各環(huán)節(jié)統(tǒng)一。第二十七條電子文件必須按規(guī)范要求著錄到配套的檔案管理軟件，并同時(shí)對本單 位歸檔的發(fā)文進(jìn)行全文掛接（統(tǒng)一掛接PDF格式文件）。第二十八條 為維護(hù)電子數(shù)據(jù)的安全，每年對歸檔的電子文件要備份處理，若有條 件可刻錄成光盤，異地保存。第二十九條 配合區(qū)檔案局做好電子數(shù)據(jù)的移交工作，并辦理相關(guān)手續(xù)。第六章單位重大活動(dòng)檔案管理制度第三十條 單位重大活動(dòng)檔案是指：在公務(wù)活動(dòng)中，

8、由單位承辦或協(xié)助辦理的在全 國、全省、全市、全區(qū)有影響力的各項(xiàng)活動(dòng)中，所形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式 的檔案。第三十一條單位重大活動(dòng)檔案由本單位的辦公室負(fù)責(zé)管理，主持重大活動(dòng)的機(jī)構(gòu) 或負(fù)責(zé)人，應(yīng)經(jīng)常與黨政辦公室負(fù)責(zé)人溝通信息，確保本單位重大活動(dòng)檔案的齊全完整。第三十二條為保證單位重大活動(dòng)檔案的齊全完整，單位負(fù)責(zé)重大活動(dòng)的部門或個(gè) 人，要積極配合黨政辦公室做好相關(guān)文件材料的制作、收集、歸檔、整理工作。第三十三條積極接受區(qū)檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督，按規(guī)范要求整理好單位重大活 動(dòng)檔案。第三十四條 若需移交進(jìn)區(qū)檔案館，經(jīng)單位的領(lǐng)導(dǎo)同意后，辦理必要的移交手續(xù)。第七章檔案保管制度第三十五條 建立檔案的登

9、記臺(tái)帳，及時(shí)記載檔案的收進(jìn)、移出等變動(dòng)情況，每年 檢查、核對一次，做到帳實(shí)相符。第三十六條 設(shè)置專用檔案庫房，編制檔案存放示意圖。第三十七條 對破損、褪變和載體材料不宜長期保存的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、搶 救。聲像檔案要做好防磁、防老化、防粘結(jié)等工作。第三十八條 采取有效措施，做好安全保管和科學(xué)保護(hù)等工作。第三十九條 建立全宗卷，存放立卷說明、全宗介紹（大綱、交接憑據(jù)、檔案工作 大事記）。第四十條 檔案人員工作變動(dòng)，必須辦好檔案的清點(diǎn)、移交手續(xù)后，才能離開檔案 工作崗位。第八章檔案保密制度第四十一條 不斷加強(qiáng)檔案的保密觀念，認(rèn)真遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行保密法。第四十二條 按照有關(guān)規(guī)定，對室藏檔案適

10、時(shí)予以劃密、降密和解密第四十三條 秘密以上的檔案，必須妥善加以保管，如需借閱，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)。第四十四條嚴(yán)禁攜帶檔案進(jìn)出公共場所。因公外出攜帶檔案必須符合有關(guān)規(guī)定。第四十五條嚴(yán)守檔案機(jī)密，查閱檔案者不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。第四十六條 因工作需要而摘抄或復(fù)印的檔案材料，必須妥善加以保管，工作完畢 立即移交檔案室。第四十七條 結(jié)合安全保密檢查，不斷加強(qiáng)檔案保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。第九章檔案鑒定、銷毀制度第四十八條 根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對保存期滿的檔案，3-5年鑒定1次，銷毀無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。第四十九條開展檔案鑒定工作由分管檔案工作的副主任，主管檔案工作的辦公室 主任、

11、檔案人員和有關(guān)部門人員共同組成鑒定小組，提出鑒定工作意見。在主管領(lǐng)導(dǎo)組 織下，直接地、逐件（卷）地、準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值；鑒定結(jié)束后，向區(qū)檔案局寫出鑒 定報(bào)告，經(jīng)批復(fù)同意銷毀后，方可銷毀。第五十條擬銷毀檔案，要編制銷毀清冊。銷毀時(shí)，要2人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。第五十一條 已銷毀的檔案，應(yīng)從原案卷目錄和有關(guān)檢索工具中除去或加以注明。第五十二條 經(jīng)鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案或文件材料，應(yīng)視情況作相應(yīng)調(diào)整。第五十三條鑒定工作形成的全部文件材料，即鑒定工作的組織安排、報(bào)告、銷毀 清冊等歸檔為長期保存，同時(shí)，其復(fù)印件進(jìn)入全宗卷管理。第十章檔案統(tǒng)計(jì)制度第五十四條建立、健全檔案總登記簿、借閱登記簿、利用

12、效果登記簿等登記、統(tǒng) 計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)收集、積累檔案業(yè)務(wù)工作的有關(guān)數(shù)據(jù)。第五十五條 及時(shí)、準(zhǔn)確填報(bào)檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，擬寫檔案工作情況（如檔案數(shù)量的 增減變化借閱、利用等）統(tǒng)計(jì)分析第十一章 檔案借閱、利用制度第五十六條 凡借閱、利用檔案者，必須逐項(xiàng)填寫借閱登記表和利用效果表。第五十七條 查閱檔案必須在檔案閱覽室，若檔案外借，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五十八條 借閱檔案者必須保護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆卷和損毀檔案。嚴(yán)禁 在檔案原件上劃線、圈點(diǎn)、白抹、涂改、污損。未經(jīng)許可，不得摘抄或復(fù)制檔案。第五十九條 室藏檔案，原則上不對外借閱，兄弟單位若需借用，須持單位介紹信, 并經(jīng)辦公室主任同意。第六十條 機(jī)關(guān)內(nèi)部各

13、科室查閱自己職能范圍內(nèi)的檔案，填寫借閱登記單即可。若 借閱其他范圍內(nèi)的檔案材料，須經(jīng)雙方分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第六十一條 對借出后歸還的檔案，必須逐件、逐頁、逐卷檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即報(bào) 告、處理。第十二章檔案庫房管理制度第六十二條 配置必備設(shè)施，切實(shí)做好防火、防盜、防塵、防蟲、防鼠、防潮、防 陽光、防高溫等“八防”保護(hù)措施。第六十三條 堅(jiān)持庫房溫濕度測量、記錄和安全檢查，發(fā)配問題及時(shí)報(bào)告、解決。第六十四條 保持庫房的清潔、整齊、衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、點(diǎn)火，存放易燃 易爆物品和其他和檔案無關(guān)的雜物。第六十五條 無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。離開庫房時(shí)，需關(guān)閉門、窗、燈等設(shè)施。第十三章檔案人員崗位職責(zé)第六十六條 專職檔案員職責(zé)努力學(xué)習(xí)政治理論，堅(jiān)持黨的四項(xiàng)基本原則；忠于職守，遵紀(jì)守法，刻苦鉆研， 不斷提高政治、業(yè)務(wù)、文化素質(zhì)；認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹檔案法等檔案法規(guī)，及 時(shí)舉報(bào)違法事件，同違法行為作斗爭。認(rèn)真履行檔案業(yè)務(wù)規(guī)定和機(jī)關(guān)檔案管理辦法，切實(shí)做好檔案材料的收集、整 理、保存、鑒定統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。擬寫檔案工作計(jì)劃、總結(jié)、全宗介紹、大事記等有關(guān)材