第二章 采購管理組織

1、第二章第二章 采購管理組織采購管理組織采購管理主要內(nèi)容主要內(nèi)容2.1 案例導(dǎo)入案例導(dǎo)入好心思食品公司（Hershey）The Hershey Company is the leading North American manufacturer of quality chocolate and non-chocolate confectionery and chocolate-related grocery products. The company also is a leader in the gum and mint category.2.1 案例導(dǎo)入案例導(dǎo)入Bringing goodne

2、ss to the worldGood BusinessEnvironmentWorkplaceResponsible sourcingIntegrity & governanceBetter LifeGlobal Giving Community EngagementVolunteerism Bright FutureCreating Opportunities Through Educationand Nutrition 主要原材料供應(yīng)戰(zhàn)略的關(guān)鍵采購的集中化以及整合供應(yīng)基礎(chǔ)的重大整合原材料原材料產(chǎn)地產(chǎn)地特點(diǎn)特點(diǎn)可可豆西非（60%）、南美、遠(yuǎn)東赤道味道、質(zhì)量和味道波動大食糖價(jià)格大大高

3、于世界市場價(jià)格其他原料（粗面粉、牛奶等）美國政府政策的影響較為明顯；市場價(jià)格確定的時間較晚2.1 案例導(dǎo)入案例導(dǎo)入競爭對手瑪氏（Mars）Mars, Inc. is an American global manufacturer of confectionery, pet food, and other food products with US$33 billion in annual sales in 2013, and is ranked as the 6th largest privately held company in the United States by Forbes.2.

4、1 案例導(dǎo)入案例導(dǎo)入Mars: 5 PrinciplesQualityResponsibilityMutualityEfficiencyFreedomhttp:/ 案例導(dǎo)入案例導(dǎo)入Minimize the impact on the environment, and as one of the worlds leading food manufacturers, Mars has a role to play in helping its agricultural suppliers produce more with less. Sourcing more sustainably produ

5、ced raw materials will benefit both farmers and their communities, so together Mars can achieve lasting results.Mars: Supply Chain Goals2.2 采購組織及其類型采購組織及其類型2.2.1 采購組織的含義2.2.2 采購組織的類型2.2.3 采購機(jī)構(gòu)的組織方式組織采購組織Goals/PurposesPeopleStructure/Arrangement采購組織是指為了完成企業(yè)的采購任務(wù)，保證生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進(jìn)行，由采購人員按照一定的規(guī)則組建一支采購團(tuán)隊(duì)。采購組織

6、是一個基于整個企業(yè)的，負(fù)責(zé)為整個企業(yè)所有的采購過程提供支持的一個中心組織，在企業(yè)中具有舉足輕重的作用。2.2.1 采購組織的含義采購組織的含義2.2.2 采購組織的類型采購組織的類型按業(yè)務(wù)過程分工劃分采購計(jì)劃詢價(jià)招標(biāo)議價(jià)簽約提貨驗(yàn)收貨款結(jié)算采購部門2.2.2 采購組織的類型采購組織的類型按物品類別分類采購部門生鮮熟食組食品雜貨組機(jī)電用品組洗滌用品組家電組文體用品組家居用品組母嬰用品組標(biāo)準(zhǔn)件組2.2.2 采購組織的類型采購組織的類型按采購地區(qū)劃分國內(nèi)采購主管國外采購主管采購助理本地 外地采購經(jīng)理非洲歐洲2.2.2 采購組織的類型采購組織的類型按采購物品的價(jià)值劃分補(bǔ)充：補(bǔ)充：帕累托法則(Paret

7、o Principle)：The Pareto principle (also known as the 8020 rule) states that, for many events, roughly 80% of the effects come from 20% of the causes.2.2.2 采購組織的類型采購組織的類型混合式 采購部外購組原料組內(nèi)購組機(jī)器零件助劑染料主要原料包裝材料、工程塑膠制品機(jī)器、零件、儀表五金及其他 2.2.3 采購機(jī)構(gòu)的組織方式采購機(jī)構(gòu)的組織方式（一）分權(quán)式采購管理組織（一）分權(quán)式采購管理組織 分散式采購組織屬于平行式管理組織，企業(yè)把與采購相關(guān)的職責(zé)與

8、工作分別授予不同的部門來執(zhí)行，各預(yù)算單位自行開展采購活動。當(dāng)經(jīng)營單位采購原材料出現(xiàn)問題時，負(fù)責(zé)人不僅要對原材料質(zhì)量負(fù)責(zé)，而且對自己的財(cái)務(wù)后果負(fù)責(zé)。2.2.3 采購機(jī)構(gòu)的組織方式采購機(jī)構(gòu)的組織方式分散式采購管理組織相較其他的管理組織類型既有優(yōu)點(diǎn)又有缺點(diǎn)。大體上具有以下特點(diǎn)： 可以自主的、靈活的處理各項(xiàng)作業(yè)，增加物料采購的多樣性。 采購速度快和對用戶和消費(fèi)者需求的快速反應(yīng)能力強(qiáng)。 可進(jìn)行地區(qū)性物質(zhì)采購，倉儲管理方便。 在分散式采購管理組織中，每個部門經(jīng)理對自己的財(cái)務(wù)后果負(fù)責(zé)，因此，經(jīng)營單位的管理要對其所有的采購活動負(fù)完全責(zé)任。2.2.3 采購機(jī)構(gòu)的組織方式采購機(jī)構(gòu)的組織方式分散式采購管理的適用條件

9、適用主體二級法人單位、子公司、分廠、車間。離主廠區(qū)或集團(tuán)供應(yīng)基地較遠(yuǎn)，其供應(yīng)成本低于集中采購成本的情況。異國、異地供應(yīng)的情況。適用客體小批量、單件、價(jià)值低、總支出在產(chǎn)品經(jīng)營費(fèi)用中所占比重小的物品 。市場資源有保證，易于送達(dá)，較少物流費(fèi)用的物品。分散后，各基層有這方面的采購與檢測能力的物品。產(chǎn)品開發(fā)研制、試驗(yàn)所需的物品。 2.2.3 采購機(jī)構(gòu)的組織方式采購機(jī)構(gòu)的組織方式（二）集中式采購管理組織相對于分散式采購而言，它是由一個部門統(tǒng)一組織本部門、本系統(tǒng)的采購活動的采購實(shí)施模式。公司將整個集團(tuán)的采購集中到某個部門，統(tǒng)一對公司進(jìn)行戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)層面上的采購，然后將采購到的商品的全球采購部門中分配到各個需要

10、的部門進(jìn)行經(jīng)營。 2.2.3 采購機(jī)構(gòu)的組織方式采購機(jī)構(gòu)的組織方式集中式采購管理的特點(diǎn)有利于獲得采購規(guī)模效益，降低進(jìn)貨成本和物流成本。易于穩(wěn)定本企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系，得到供應(yīng)商在技術(shù)開發(fā)、貨款結(jié)算、售后服務(wù)支持等諸多方面的支持和合作。有利于采購決策中專業(yè)化分工和專業(yè)技能的發(fā)展，同時也有利于提高工作效率。由集中采購取得的統(tǒng)一采購，有助于物料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化和成本統(tǒng)一。通過集中采購減少了管理上的重復(fù)勞動，也減少廢品，降低因多余庫存量帶來的資本利息損失。但集中式采購也有明顯的缺點(diǎn)。比如說采購流程過長，時效性差；難以適應(yīng)零星采購、地域采購、緊急情況采購；采購與需求分開，有時難以準(zhǔn)確了解內(nèi)部需求，降低采購績

11、效。 2.2.3 采購機(jī)構(gòu)的組織方式采購機(jī)構(gòu)的組織方式 集中式采購適用條件適用主體集團(tuán)范圍實(shí)施的采購活動跨國公司的采購連鎖經(jīng)營、OEM廠商、特許經(jīng)營企業(yè)的采購適用客體大宗或大批量物品，價(jià)值高或總價(jià)多的物品關(guān)鍵零部件、原材料或其他戰(zhàn)略資源，保密程度高、產(chǎn)權(quán)約束多的物品容易出問題的物品最好是定期采購的物品，以免影響決策者的正常工作2.2.3 采購機(jī)構(gòu)的組織方式采購機(jī)構(gòu)的組織方式（三）混合式采購管理組織結(jié)合了分散式和集中式兩種采購管理組織方式，即在一級管理層次上設(shè)立公司采購部門，進(jìn)行戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)采購活動，又在各個分支部門設(shè)立采購部門分別采購的一種組織形式。 公司總部職能部門集團(tuán)中心采購部門A部門C部門

12、B采購生產(chǎn)營銷營銷生產(chǎn)生產(chǎn)采購采購營銷 2.2.3 采購機(jī)構(gòu)的組織方式采購機(jī)構(gòu)的組織方式混合式采購管理組織的特點(diǎn)凡屬于共通性物料、采購金額較大、進(jìn)口品等，均有總公司采購部集中辦理；小額、臨時性的采購，則授權(quán)分公司或工廠執(zhí)行。具體來說，公司采購部門和部門內(nèi)部采購部門分工如下：公司采購部門對戰(zhàn)略采購品進(jìn)行詳細(xì)的供應(yīng)市場研究，部門內(nèi)部的采購部門可以參考使用。公司采購部門協(xié)調(diào)、解決部門之間的采購工作。公司采購部門不進(jìn)行戰(zhàn)術(shù)采購活動，完全由各部門采購組織實(shí)施。公司采購部門可能對各部門內(nèi)部采購部門的人力資源進(jìn)行管理。 2.2.3 采購機(jī)構(gòu)的組織方式采購機(jī)構(gòu)的組織方式（四）（四）跨職能采購管理組織在這個組織

13、中，采購經(jīng)理向首席采購官（CPO）和他們自己經(jīng)營單位的經(jīng)理匯報(bào)，部門經(jīng)理在討論采購和供應(yīng)商問題以及制定決策的各種公司業(yè)務(wù)委員會上與CPO會晤。同時CPO單獨(dú)與每一個部門經(jīng)理進(jìn)行溝通，以使公司的采購戰(zhàn)略與單獨(dú)的部門和經(jīng)營單位的需要相匹配。部門1部門2部門3采購經(jīng)理采購經(jīng)理采購經(jīng)理部門4部門6部門5采購經(jīng)理采購經(jīng)理采購經(jīng)理首席采購官 2.3 采購部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系采購部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系2.3.1采購部門隸屬于行政副總經(jīng)理-財(cái)務(wù)目標(biāo)2.3.2采購部門隸屬于生產(chǎn)副總經(jīng)理-生產(chǎn)目標(biāo)2.3.3采購部門隸屬于總經(jīng)理 2.3.4采購部門隸屬于業(yè)務(wù)副總經(jīng)理2.4采購組織的設(shè)計(jì)采購組織的設(shè)計(jì)2.4.1采購

14、組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的原則精簡原則責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則統(tǒng)一的原則高效的原則2.4.2采購組織的設(shè)計(jì)程序2.4.3采購人員的工作職責(zé)2.4.2采購組織的設(shè)計(jì)程序采購組織的設(shè)計(jì)程序（一）確定采購組織的結(jié)構(gòu)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)式區(qū)域結(jié)構(gòu)式顧客結(jié)構(gòu)式綜合式（二）為采購組織設(shè)定崗位，配置適當(dāng)?shù)娜藛T總經(jīng)理采購科長科長助理采購人員2.4.2采購組織的設(shè)計(jì)程序采購組織的設(shè)計(jì)程序（三）確定采購部門人員的數(shù)量（四）明確采購部門的職責(zé)物料來源的開發(fā)與價(jià)格調(diào)查請購單內(nèi)容的審查交貨的跟催與協(xié)調(diào)物料的退貨與索賠采購計(jì)劃于預(yù)算的編制采購制度、流程、表單等的設(shè)計(jì)與改善對供應(yīng)商的選擇、評價(jià)和管理國外采購的處理2.4.3采購人員的工作職責(zé)采購人員

15、的工作職責(zé)（一）部門職責(zé) 生產(chǎn)制造企業(yè)采購部的職責(zé) 根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和安全庫存，編制不同時期的物料采購計(jì)劃，經(jīng)批準(zhǔn)后組織采購。編制采購預(yù)算，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。審查各類請購申請，核查采購的必要性以及請購規(guī)格與數(shù)量是否恰當(dāng)。供應(yīng)商資料的收集、整理、選擇、保管及合格供應(yīng)商的評估。執(zhí)行采購活動，包括物價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、訂購及交貨的催促與協(xié)調(diào)。做好市場供求信息及價(jià)格調(diào)查，保質(zhì)、優(yōu)質(zhì)采購，確保生產(chǎn)及經(jīng)營活動的需要。做好物料消耗分析，在保證生產(chǎn)及經(jīng)營需要的前提下降低資金占用，減少庫存。收集市場的價(jià)格信息，利用各種途徑降低成本，完成采購成本控制指標(biāo)。采購結(jié)算工作。國外采購的進(jìn)口許可證申請，結(jié)匯、公證、保險(xiǎn)、運(yùn)輸及報(bào)關(guān)等

16、事務(wù)的處理。2.4.3采購人員的工作職責(zé)采購人員的工作職責(zé)（一）部門職責(zé) 商場、超市采購部職責(zé)確定商品定定為取向、開發(fā)引進(jìn)適銷商品。通過市場調(diào)研，把握市場動態(tài)，及時調(diào)整商品結(jié)構(gòu)。負(fù)責(zé)確定、調(diào)整商品在店內(nèi)的陳列位置，增強(qiáng)商品的展示程度。根據(jù)市場需要，組織、審核落實(shí)商品促銷活動，跟蹤促銷效果，提高市場競爭力跟蹤分店銷售情況及配送中心的配送信息，及時補(bǔ)充貨源。及時處理滯銷、損壞的商品管理采購部人員，加強(qiáng)與各分店的溝通與協(xié)調(diào)，及時傳遞和反饋信息。根據(jù)季節(jié)和促銷需要對商品進(jìn)行組合、加工、拆分，提高商品適銷性。負(fù)責(zé)商品資料的維護(hù)，保證商品資料信息的準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)采購部與分店、配送中心以及供應(yīng)商之間的信息溝通

17、。跟蹤分析商品銷售數(shù)據(jù)，為業(yè)務(wù)決策提供依據(jù)。2.4.3采購人員的工作職責(zé)采購人員的工作職責(zé)（二）崗位職責(zé) 采購經(jīng)理的崗位職責(zé) 主持采購部的全面工作。領(lǐng)導(dǎo)采購部門按部門的工作職能做好工作。根據(jù)各部門的需求計(jì)劃制訂采購計(jì)劃，并督導(dǎo)實(shí)施。制定本部門的物資管理相關(guān)制度，使之規(guī)范化。制定物資采購原則，并督導(dǎo)實(shí)施。做好采購的預(yù)測工作，根據(jù)資金運(yùn)作情況，合理進(jìn)行預(yù)先采購。定期組織員工進(jìn)行采購業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，精通采購業(yè)務(wù)和技巧，培養(yǎng)采 購人員廉潔奉公的情操。帶頭遵守采購制度，杜絕不良行為的產(chǎn)生?？刂坪梦镔Y批量進(jìn)購，避開由于市場不穩(wěn)定所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。監(jiān)控產(chǎn)品物流的狀況，控制不合理的物資采購和消費(fèi)。進(jìn)行采購收據(jù)的規(guī)

18、范指導(dǎo)和審批工作，協(xié)助財(cái)會進(jìn)行項(xiàng)目審核及成本控制。 完成上級交辦的其他任務(wù)。2.4.3采購人員的工作職責(zé)采購人員的工作職責(zé)（二）崗位職責(zé) 采購主管的崗位職責(zé) 新供應(yīng)商的尋找，資料收集及開發(fā)工作。對新供應(yīng)商品質(zhì)體系狀況（產(chǎn)能、設(shè)備、交期、技術(shù)、品質(zhì)等）的評估及認(rèn)證，以保證供應(yīng)商的優(yōu)良性。與供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)談判工作。對原供應(yīng)商的價(jià)格、產(chǎn)能、品質(zhì)、交期的審核工作，以確定原供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力。及時跟蹤掌握原材料市場價(jià)格行情變化及品質(zhì)情況，以期提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購成本。采購計(jì)劃編排，物料訂購及交期控制。部門員工的培養(yǎng)與管理。與供應(yīng)商及其他部門的溝通協(xié)調(diào)檢舉。調(diào)查研究公司各部門物資需求及消耗情況，

19、熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況，指導(dǎo)并監(jiān)督員工開展業(yè)務(wù)。審核年度各部門的采購計(jì)劃，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容，監(jiān)督和參與產(chǎn)品業(yè)務(wù)洽談。審核商品采購合同，確保供應(yīng)商費(fèi)用等指標(biāo)的完成。監(jiān)督采購員的訂貨工作，確保企業(yè)有足夠的庫存，同時保證較高的商品周轉(zhuǎn)。按計(jì)劃完成公司各類物資的采購任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡可能減少開支。2.4.3采購人員的工作職責(zé)采購人員的工作職責(zé) （二）崗位職責(zé) 采購員的職責(zé)主動與申購部門聯(lián)系，核實(shí)所購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、驗(yàn)貨時間等，避免差錯，按需進(jìn)貨，及時采辦保證按時到貨。 熟悉市場行情及進(jìn)貨渠道，堅(jiān)持“貨比三家，比質(zhì)比價(jià)，擇優(yōu)選購”的采購原則，努力降低進(jìn)貨成本，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，杜絕假冒偽劣商品的流入。 了解各部門的物資需求及市場供應(yīng)情況，掌握公司有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定以及對物資采購成本、費(fèi)用資金控制的要求，熟悉各種物資采購計(jì)劃。 熟悉和掌握本人分管的各種物料的名稱、型號、規(guī)格、產(chǎn)地、單價(jià)、品質(zhì)及供應(yīng)商品的廠家、供應(yīng)商，準(zhǔn)確了解