QC成果報告提高CAD電子文件歸檔的完整率

1、提高CAD電子文件歸檔的完整率成果報告QC小組名稱：CAD電子文件管理QC小組廣西電力工業(yè)勘察設(shè)計研究院2004年2月 南寧1小組概況12 P階段（計劃階段）32.1選題理由.32.2活動計劃.32.3現(xiàn)狀調(diào)查.42.4設(shè)定目標.62.5原因分析.82.6確定主要原因.132.7制定對策.143 D階段（對策實施）.164 C階段(檢查階段)205 A階段（總結(jié)階段）215.1制定鞏固措施.215.2效益.215.3總結(jié)回顧與今后打算.231 小組概況1.1小組注冊情況（見表1）表1 小組注冊情況表小組名稱CAD電子文件管理QC小組課題名稱提高CAD電子文件歸檔的完整率課題類型管理型課題組長左

2、運源小組成立日期2002年3月31日注冊日期2003年5月17日小組注冊編號信檔2003-01輔導員趙寶玲1.2小組成員情況（見表2）表2 小組成員情況表序號姓 名性別年齡文化程度組內(nèi)職務(wù)職稱/職務(wù)組內(nèi)分工1左運源男35大專小組長館員組織活動，成果總結(jié)2朱清雄男53大學組員高級政工師/主任收集資料、統(tǒng)計、現(xiàn)狀調(diào)查、參與實施及效果檢查、記錄等3陳 堅男45大學組員高級工程師/主任4劉婉芬女39大專組員館員5陳翠英女30大專組員館員1. 3小組活動情況(見表3)表3 小組活動情況表活動時段2003年5月2004年2月活動次數(shù)11次每次活動平均時間4小時平均接受TQC教育68小時出勤率100%歷年獲

3、獎情況2003年度活動課題為：實現(xiàn)CAD電子文件的自動收集與歸檔，獲獎情況：1 廣西勘協(xié)優(yōu)秀QC小組一等獎(第一名)2 廣西區(qū)優(yōu)秀質(zhì)量管理小組3 國家工程建設(shè)（勘察設(shè)計）優(yōu)秀QC小組(見：證明材料1)本小組已完成及進行中的兩次CAD電子文件管理PDCA循環(huán)(見圖1)：2004年度提高CAD電子文件歸檔的完整率2003年度（建設(shè)部優(yōu)、區(qū)優(yōu)）實現(xiàn)CAD電子文件的自動收集與歸檔圖1 CAD電子文件管理的兩次PDCA循環(huán)示意圖名詞解釋歸檔的完整率CAD電子文件CAD電子文件是在設(shè)計過程中，通過計算機利用CAD技術(shù)進行輔助設(shè)計形成的能被計算機系統(tǒng)識別、處理的電子信息。按檔案管理學來說，指已歸檔檔案材料的

4、實際份數(shù)除以應當歸檔的檔案材料份數(shù)的百分比，是衡量檔案材料歸檔是否完整的一個指標。2. P階段(計劃階段)2.1選題理由（見圖2：選題理由框圖）圖2 選題理由框圖上一輪PDCA循環(huán)成功實現(xiàn)CAD電子文件的自動收集與歸檔，建立CAD電子文件管理系統(tǒng)，初步完善管理制度提高CAD電子文件歸檔的完整率運行中發(fā)現(xiàn)設(shè)計人員要調(diào)用該類文檔時找不到，據(jù)調(diào)查原因是未歸檔，即已流失。工程業(yè)主在簽合同的時候要求必須提供完整的CAD電子文件重復利用CAD電子文件，可以提高設(shè)計效率，縮短工期CAD電子文件歸檔的完整率未達標制圖人：劉婉芬 2003年05月17日 第一次小組活動通過2.2活動計劃（見表3）表3 活動計劃表

5、時間內(nèi)容年20032004月5678910111212P選題、現(xiàn)狀調(diào)查制定目標原因分析要因確認制定對策D對策實施C效果檢查A鞏固措施與總結(jié)制表人：劉婉芬 陳翠英 2003年5月17日 第一次小組活動通過2.3現(xiàn)狀調(diào)查2.3.1 CAD電子文件歸檔情況的調(diào)查小組成員選擇了*電廠改擴建工程、*變至*220KV線路工程、*變擴建間隔工程、*水電站擴建工程、*水電站工程、*水電站工程等6個有代表性的主要工程項目，從2003年1月至5月份歸檔的CAD電子文件一一進行核查，對其應當歸檔的以及實際已歸檔CAD電子文件（底圖）個數(shù)進行了調(diào)查統(tǒng)計,發(fā)現(xiàn)這些工程CAD電子文件歸檔很不完整。(見表4：2003年1月

6、5月CAD電子文件歸檔完整率調(diào)查表及圖3 2003年1月5月六個工程CAD電子文件歸完整率現(xiàn)狀柱狀圖)表4 2003年1月5月六個工程CAD電子文件歸檔完整率調(diào)查表項目工程名稱應歸檔的CAD電子文件（個）實歸檔的CAD電子文件（個）完整率（%）結(jié)論86782895.5達省優(yōu)61558695.29達省優(yōu)32617453.37低于省優(yōu)1563139389.12低于省優(yōu)16214488.89低于省優(yōu)21019090.47低于省優(yōu)圖3 2003年1月5月六個工程CAD電子文件歸檔完整率現(xiàn)狀柱狀圖制圖人：劉婉芬 陳翠英 2003年5月17日 第二小組活動通過2.3.2引起CAD電子文件歸檔完整率不達標的

7、問題分析從對上面6個工程調(diào)查結(jié)果可看到,*水電站CAD電子文件歸檔的完整率最高達到95.50%,而其它工程項目均低于此值，*水電站CAD電子文件歸檔的完整率最低。為此，我們對造成這幾個工程CAD電子文件歸檔完整率低的影響因素進行了統(tǒng)計。（統(tǒng)計情況見表5：引起CAD電子文件歸檔完整率不達標的問題統(tǒng)計表及排列圖。）表5 引起CAD電子文件歸檔完整率不達標的問題統(tǒng)計表項目頻數(shù)（張）累計頻數(shù)（張）累計頻率（%）合作設(shè)計圖紙流失15215270.37出白紙圖圖紙流失5220494.44廠家圖流失1021495.33其它2216100合計216制表人：朱清雄 陳堅 2003年5月30日 第二次小組活動通過

8、圖4 引起CAD電子文件歸檔完整率不達標的問題排列圖累計頻率（%）頻數(shù)(個)95.33%21694.44%70.37%其 他廠家圖流失出白紙圖圖紙流失合作設(shè)計圖紙流失50%100圖人：朱清雄 陳堅 2003年5月30日 第二次小組活動通過從排列圖明顯看到：引起CAD電子文件歸檔的完整率不達標的主要問題是：合作設(shè)計圖紙流失;出白紙圖圖紙流失。2.4設(shè)定目標2.4.1 設(shè)定目標 通過以上的現(xiàn)狀和引起CAD電子文件歸檔完整率不達標的主要問題分析,經(jīng)小組討論決定，將本次活動的目標值定為： 我院所有工程CAD電子文件歸檔的完整率為95%，即達到省優(yōu)。（見圖5：目標柱狀圖）89.

9、12%90.47%88.89%53.37%現(xiàn)狀目標值95 %省優(yōu)值95%2.4.2圖5：目標柱狀圖制圖人：劉婉芬 左運源 2003年5月30日 第二次小組活動通過2.4.2目標設(shè)定依據(jù)按照桂檔科字199611號文（見：證明材料2）的要求，科技事業(yè)單位檔案管理國家一級企業(yè)，近三年的各門類檔案，按歸檔范圍完整率應達100%；而科技事業(yè)單位檔案管理省級優(yōu)秀企業(yè)，各門類檔案近三年的各門類檔案，按歸檔范圍完整率應達95%以上。但是，在CAD電子文件管理方面，在技術(shù)上、管理上都沒有成熟的經(jīng)驗可以借鑒。根據(jù)現(xiàn)狀調(diào)查，我院完整率低于95%的有*水電站工程、*電廠改擴建工程、*500KV變至*220KV線路工程

10、、*變擴河池500KV變220KV間隔等工程，而完整率最低的下福水電站工程僅達到53.37%，所以，歸檔率要達到目標值95%是非常困難的，很具有挑戰(zhàn)性。但是，我們對目標的設(shè)定是有依據(jù)的。（詳見表6：目標設(shè)定依據(jù)）表6 目標設(shè)定依據(jù)序號依 據(jù)結(jié) 論1上一次活動已建立了CAD電子文件管理辦法及已建立了功能強大的CAD電子文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)在技術(shù)上完全可以保障目標的實現(xiàn)。目標值是可以實現(xiàn)2由于CAD電子文件的完整率已直接影響到本院的生產(chǎn)經(jīng)營，所以，院領(lǐng)導非常重視活動的開展，并給以財力、物力等各方面的支持。3QC小組由優(yōu)秀的計算機應用技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員、檔案管理人員組成，熟悉CAD電子文件從形成

11、到歸檔的全過程，該組合具有較高的管理和科技攻關(guān)能力。4經(jīng)過上次活動，我院員工已意識到CAD電子文件歸檔的重要性，并自覺地配合歸檔工作。5已有2個水電工程項目CAD電子文件歸檔率達到并超過省優(yōu)標準：95%6技術(shù)部、檔案室可根據(jù)CAD電子文件管理的要求，完善補充相應的管理辦法、改進現(xiàn)有的工作程序，使之與要求相適應。制圖人：陳堅 朱清雄 2003年6月10日 第三次小組活動通過2.5原因分析目標設(shè)定后，小組成員充分開闊思路，集思廣益，利用頭腦風暴法對導致 “合作設(shè)計圖紙流失”,“出白紙圖圖紙流失”的主要問題進行了原因分析，用親和圖進行了歸類，并整理出因果圖（見：圖6、7、8）。在這兩個因果分析圖中，

12、我們一共找到了14條未端因素。圖 6 親和圖合作單位未經(jīng)ISO質(zhì)量體系認證合作單位管理不規(guī)范網(wǎng)絡(luò)病毒危害數(shù)據(jù)安全服務(wù)器容量不夠CAD電子文件傳輸不正常局域網(wǎng)陳舊不能自動監(jiān)控檢查查無監(jiān)控檢查軟件無CAD電子文件廠家白紙圖不經(jīng)本系統(tǒng)出版廠家白紙圖無法轉(zhuǎn)成dwg文件設(shè)計人員對CAD電子文件歸檔的重要性認識不夠設(shè)計人員的檔案意識不高檔案法的宣傳力度不夠檔案人員操作失誤合作方設(shè)計人員不按規(guī)定上傳文件合作設(shè)計單位人員檔案意識低未經(jīng)學習培訓部份設(shè)計人員不按歸檔程序操作對本系統(tǒng)操作規(guī)定不熟部份設(shè)計人員對本系統(tǒng)操作規(guī)定不熟檔案人員責任心不強部份設(shè)計人員未經(jīng)學習培訓合作方有部份圖紙不在本院出版對合作設(shè)計的CAD電

13、子圖歸檔無特別規(guī)定CAD電子文件管理制度不完善字體不統(tǒng)一特殊CAD電子文件無識別標志管理方法不科學未對合作方設(shè)計的CAD電子圖作全過程管理合作設(shè)計合同未見CAD歸檔的條款設(shè)計歸檔出版流程不完善合作方電子圖打不開無出版白紙圖相應的管理辦法CAD電子文件管理制度不完善制圖人：劉婉芬 陳翠英 2003年6月20日 第四次小組活動通過圖7檔案法的宣傳力度不夠我院檔案人員操作失誤服務(wù)器容量不夠合作設(shè)計單位人員檔案意識低缺乏對CAD電子文件歸檔的知識合作設(shè)計圖紙流失局域網(wǎng)陳舊對本系統(tǒng)操作規(guī)定不熟CAD電子文件傳輸不正常合作方設(shè)計人員不按規(guī)定上傳文件字體不統(tǒng)一合作單位未經(jīng)ISO質(zhì)量體系認證管理方法不科學CA

14、D電子文件管理制度不完善合作單位管理不規(guī)范對合作設(shè)計的CAD電子圖歸檔無特別規(guī)定數(shù)據(jù)丟失網(wǎng)絡(luò)病毒危害未對合作方設(shè)計的CAD電子圖作全過程管理合作設(shè)計合同未見CAD歸檔的條款設(shè)計歸檔出版流程不完善制圖人：朱清雄 左運源 2003年06月20日 第四次小組活動通過圖8缺乏對CAD電子文件歸檔的知識檔案法的宣傳力度不夠部份設(shè)計人員對本系統(tǒng)操作規(guī)定不熟設(shè)計人員檔案意識不高出白紙圖圖紙流失部份設(shè)計人員不按歸檔程序操作管理方法不科學廠家白紙圖無法轉(zhuǎn)成dwg文件廠家白紙圖不經(jīng)本系統(tǒng)出版CAD電子文件管理制度不完善廠家白紙圖無CAD電子文件無出版白紙圖相應的規(guī)定不能自動監(jiān)控檢查無監(jiān)控檢查軟件設(shè)計出版歸檔流程不

15、完善制圖人：陳堅 劉婉芬 2003年6月20日 第四次小組活動通過302.6確定主要原因針對2個因果分析圖中的14條未端因素，小組成員經(jīng)過現(xiàn)場調(diào)查及試驗，逐條充分論證確認，找出制約整體的主要原因共5條。（見表7：要因確認表。）表7：要因確認表序號末端因素確認方法要 因 論 證是否要因1我院檔案人員操作失誤現(xiàn) 場調(diào) 查由于我院生產(chǎn)較忙，檔案管理人員任務(wù)繁重，無意中出現(xiàn)操作失誤是正常的。而且查我院每個崗位都有崗位職責，并嚴格按要求執(zhí)行；。否2無監(jiān)控檢查軟件現(xiàn) 場試 驗通過試驗，無監(jiān)控檢查軟件，就不能發(fā)現(xiàn)因操作失誤而無法歸檔的CAD電子文件是3缺乏對CAD電子文件歸檔的知識現(xiàn) 場調(diào) 查1本系統(tǒng)對作圖

16、，傳輸有一定的要求，否則計算機無法處理，對CAD電子文件的完整收集有一定的影響。可將CAD電子文件管理管理系統(tǒng)操作說明及有關(guān)操作規(guī)定與本系統(tǒng)一起掛在院主頁提供設(shè)計人員及時查閱即可解決。（見：證明材料3）2對個別常出錯的實行友情提醒。要求合作方的設(shè)計人員認真學習CAD電子文件管理辦法及有關(guān)操作規(guī)定。否4檔案法的宣傳力度不夠現(xiàn) 場調(diào) 查檔案法是實現(xiàn)依法治檔，提高設(shè)計人員檔案意識的最好途徑。但我們可以通過舉辦知識競賽、櫥窗等形式加大宣傳檔案法的力度。否5服務(wù)器容量不夠現(xiàn) 場試 驗服務(wù)器容量是CAD電子文件傳輸、收集、存儲的通道和倉庫，對其完整性有一定影響。院里已購買備份機，同時對臨時庫存的CAD電子

17、文件定期刪除，釋放內(nèi)存。（見：證明材料4）否6局域網(wǎng)陳舊現(xiàn) 場調(diào) 查我院局域網(wǎng)已使用多年，已非常不穩(wěn)定，經(jīng)常出現(xiàn)死機現(xiàn)象，特別是節(jié)假日死機時，設(shè)計人員就繞過本系統(tǒng)出圖，造成少數(shù)CAD電子文件無法收集而流失。但本院已拆資百萬元進行網(wǎng)絡(luò)改造，年底即可投入使用。（見：證明材料5）否7字體不統(tǒng)一現(xiàn) 場試 驗CAD設(shè)計圖紙使用的字體五花八門，引起很多CAD電子文件無法打開，影響了計算機對數(shù)據(jù)的處理識別，從而間接影響CAD電子文件完整收集。但只要發(fā)通知要求全院統(tǒng)一使用字體。就可以達到要求。（見：證明材料6）否8合作設(shè)計的CAD電子文件無相應的特別規(guī)定現(xiàn) 場調(diào) 查與兄弟院合作設(shè)計的工程，由于沒有相應的管理制

18、度約束及沒有管理經(jīng)驗造成完整率非常低，如下福水電站，電子圖幾乎只歸了一半，極大地影響歸檔完整率是9合作設(shè)計合同未見CAD歸檔的條款現(xiàn) 場檢 查合作設(shè)計合同未見關(guān)于CAD電子文件歸檔的條款，合同條款是保證合作設(shè)計CAD電子文件完整歸檔的法律依據(jù)和有效手段。而缺乏關(guān)于CAD電子文件歸檔的條款，則無法保證合作設(shè)計CAD電子文件完整歸檔是10設(shè)計歸檔出版流程不完善現(xiàn) 場調(diào) 查合作設(shè)計圖紙流失和出白紙圖流失，主要是由于這些圖紙不通過本系統(tǒng)設(shè)計歸檔出版引起的。是11數(shù)據(jù)丟失現(xiàn) 場試 驗由于網(wǎng)絡(luò)病毒無處不在，通過試驗，網(wǎng)絡(luò)病毒會刪除數(shù)據(jù)庫的信息。但可以通過數(shù)據(jù)脫機備份、多機備份、建立防火墻等方式解決。否12

19、廠家白紙圖無CAD電子文件現(xiàn) 場 檢 查廠家白紙圖無CAD電子文件也是引起出白紙圖的CAD電子文件流失的原因，但這不是我院及本小組所能解決的，否13無出版白紙圖相應的規(guī)定現(xiàn) 場檢 查CAD電子文件管理辦法沒有出版白紙圖相應的規(guī)定，使這部分CAD電子文件處于失控狀態(tài)。是14合作單位未經(jīng)ISO質(zhì)量體系認證現(xiàn) 場調(diào) 查很多合作設(shè)計單位管理很不規(guī)范，管理體制不健全，這也是引起合作設(shè)計圖紙流失的原因，但這也不是小組所能解決否制表人：朱清雄 左運源 2003年6月25日 第五次小組活動通過通過論證，找出5個要因，即：1、無監(jiān)控檢查軟件；2、合作設(shè)計的CAD電子文件無相應的特別規(guī)定；3、合作設(shè)計合同未見CA

20、D歸檔的條款；4、設(shè)計歸檔出版流程不完善；5、無出版白紙圖相應的規(guī)定。2.7制定對策找到了病根，小組長組織全體成員召開了諸葛亮會，商討對策，并按“5W1H”制定對策表。（見表8：對策表）小組成員正在開諸葛亮會表8 對策表序號要 因?qū)Σ吣?標措 施地點計劃完成時間負責人1無監(jiān)控檢查軟件利用現(xiàn)代化計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)編寫自動轉(zhuǎn)化監(jiān)控檢查軟件實現(xiàn)計算機自動監(jiān)控檢查報警采用先進的網(wǎng)絡(luò)、計算機技術(shù)編寫監(jiān)控檢查軟件。1. 工作站操作系統(tǒng)使用WINDOWS9x/2000；2. 數(shù)據(jù)庫管管理系統(tǒng)使用MS SQL SERVER7.0/2000；3. 繪圖軟件CADR2000/R2004；管理機端采用microsof

21、t的visual basic.NET;4. 瀏覽器端采用ASP.NET+ADO.NET編程及Frontpage.底圖庫辦公室200309陳翠英2合作設(shè)計的CAD電子文件無相應的特別規(guī)定制定相應的規(guī)定，從簽署合作設(shè)計合同開始到歸檔實現(xiàn)全過程管理合作設(shè)計的CAD電子文件處于受控狀態(tài).完善CAD電子文件管理辦法，制定相應的管理規(guī)定：1 合作設(shè)計方必須完整地向本院提供合作項目的全部CAD電子文件。2 全作方必須按本院的設(shè)計歸檔出版流程作業(yè)。3 檔案人員應定期檢查合作項目的CAD電子文件的歸檔情況，并及時通報經(jīng)營計劃部及合作方。4 檔案人員在接收底圖歸檔調(diào)曬時，檢查CAD電子文件是否已歸檔，不歸檔者，不

22、得出版交付業(yè)主。5 對合作項目CAD電子文件歸檔不完整的，我方有權(quán)適當扣減設(shè)計費。底圖庫辦公室200309陳 堅朱清雄3合作設(shè)計合同未見CAD歸檔的條款要求經(jīng)營計劃部在簽署合作設(shè)計合同增加CAD歸檔的條款凡是合作設(shè)計合同有CAD歸檔的條款1 檔案室發(fā)文，要求經(jīng)營計劃部在簽署合作設(shè)計合同時，要嚴格按照檔案法和我院檔案管理的有關(guān)制度的規(guī)定，將CAD電子文件完整歸檔作為合同條款寫入合同；2 對下福水電站等已簽署的合同要求經(jīng)營計劃部采取補救措施。檔案室辦公室200310朱清雄左運源4設(shè)計歸檔出版流程不完善理順設(shè)計歸檔出版程序所有設(shè)計產(chǎn)品先歸檔，后出版1 所有的設(shè)計圖紙必須使用本院規(guī)定的圖標、字體等。2

23、 所有的設(shè)計產(chǎn)品（包括合作設(shè)計產(chǎn)品）必須通過本系統(tǒng)送描出版。3所有設(shè)計產(chǎn)品的原件必須歸檔后，由檔案室送去復制出版。不歸檔者，不得出版交付業(yè)主。底圖庫辦公室200311劉婉芬左運源序號要 因?qū)Σ吣?標措 施地點計劃完成時間負責人5無出版白紙圖相應的規(guī)定制定出版白紙圖相應的規(guī)定使出版白紙圖CAD電子文件處于受控狀態(tài)完善CAD電子文件管理辦法，制定相應的管理規(guī)定：1 所有本院設(shè)計產(chǎn)品必須通過本系統(tǒng)送出版。2 由于CAD電子文件是通過底圖來確定歸檔的，因此要求印制室在出版白紙圖時，必須先出版底圖歸檔，否則印制室不予出版。3設(shè)計人員在本室出版原件的A3、A4白紙圖，必須向系統(tǒng)提交CAD電子文件出版底圖歸

24、檔，印制室不得接受來自檔案室以外的設(shè)計產(chǎn)品出版。4發(fā)現(xiàn)出版白紙圖不出版底圖歸檔，引起CAD電子文件流失的，按CAD電子文件管理辦法有關(guān)規(guī)定處罰。底圖庫辦公室200311左運源朱清雄制表人：朱清雄 陳堅 2003年7月16日 第六次小組活動通過3 D階段（對策實施）小組制定對策及對策實施計劃后，每位成員根據(jù)本人職責分頭按要求完成目標計劃。（實施過程見“對策實施流程圖”。）圖9 對策實施流程圖要因1：無監(jiān)控檢查軟件措施：采用先進的網(wǎng)絡(luò)、計算機技術(shù)編寫監(jiān)控檢查軟件，其中工作站操作系統(tǒng)使用WINDOWS9x/2000；數(shù)據(jù)庫管管理系統(tǒng)使用MS SQL SERVER7.0/2000；繪圖軟件CADR20

25、00/R2004；管理機端采用microsoft的visual basic.NET瀏覽器端采用ASP.NET+ADO.NET編程及Frontpage.地點：底圖庫辦公室 時間： 2003.09實施完畢負責人：陳翠英效果：編寫監(jiān)控檢查軟件投入使用后，實現(xiàn)計算機自動監(jiān)控檢查報警，只要一出現(xiàn)操作失誤，計算機就會自動跳出對話框報警和聲音報警。（見：證明材料7）檢查人：左運源 檢查時間：2003.10要因2：合作設(shè)計的CAD電子文件無相應的特別規(guī)定措施：完善CAD電子文件管理辦法，制定相應的管理規(guī)定：1 合作設(shè)計方必須完整地向本院提供合作項目的全部CAD電子文件。2 合作方必須按本院的設(shè)計歸檔出版流程作

26、業(yè)。3 檔案人員應定期檢查合作項目的CAD電子文件的歸檔情況，并及時通報經(jīng)營計劃部及合作方。4 檔案人員在接收底圖歸檔調(diào)曬時，檢查CAD電子文件是否已歸檔，不歸檔者，不得出版交付業(yè)主。5 對合作項目CAD電子文件歸檔不完整的，我方有權(quán)適當扣減設(shè)計費。 地點：底圖庫辦公室 時間：2003.09實施完畢負責人：陳堅 朱清雄效果：完善CAD電子文件管理辦法后,使合作項目的CAD電子文件管理有章可循, 實現(xiàn)了從簽署合作設(shè)計合同開始到歸檔的全過程管理,合作設(shè)計的CAD電子文件處于受控狀態(tài).例如:下福水電站歸檔的完整率達到了95.45%。（見：證明材料8）檢查人：劉婉芬 檢查時間：2003.12要因3:合

27、作設(shè)計合同未見CAD歸檔的條款措施：1檔案室發(fā)文，要求經(jīng)營計劃部在簽署合作設(shè)計合同時，要嚴格按照檔案法和我院檔案管理的有關(guān)制度的規(guī)定，將CAD電子文件完整歸檔作為合同條款寫入合同；2對下福水電站等已簽署的合同要求經(jīng)營計劃部采取補救措施。地點：底圖庫辦公室 時間：200310負責人：朱清雄 左運源效果：經(jīng)營計劃部在簽署合作設(shè)計合同增加CAD歸檔要求的條款，使合作設(shè)計項目的CAD電子文件歸檔有了法律保障。（見：證明材料9）檢查人：陳堅 檢查時間：2004.01要因4: 設(shè)計歸檔出版流程不完善措施：1.本院所有的設(shè)計圖紙必須使用本院規(guī)定的圖標、字體等。2.所有的設(shè)計產(chǎn)品（包括合作設(shè)計產(chǎn)品）必須通過本

28、系統(tǒng)送描出版。3.所有設(shè)計產(chǎn)品的原件必須歸檔后，由檔案室送去復制出版。不歸檔者，不得出版交付業(yè)主。地點：底圖庫辦公室 時間： 200311負責人：劉婉芬 左運源效果：理順設(shè)計歸檔出版程序后，所有的設(shè)計產(chǎn)品（包括合作設(shè)計產(chǎn)品）必須通過本系統(tǒng)送描出版。底圖先歸檔后出版，完全切斷了白紙圖非法出版的通道，使相應的CAD電子文件能夠得到及時完整歸檔。（見：證明材料10）檢查人：朱清雄 檢查時間：2004.01要因5: 無出版白紙圖相應的規(guī)定措施：完善CAD電子文件管理辦法，制定相應的管理規(guī)定：1.所有本院設(shè)計產(chǎn)品必須通過本系統(tǒng)送出版。2.由于CAD電子文件是通過底圖來確定歸檔的，因此要求印制室在出版白紙

29、圖時，必須先出版底圖歸檔，否則印制室不予出版。3.設(shè)計人員在本室出版原件的A3、A4白紙圖，必須向系統(tǒng)提交CAD電子文件出版底圖歸檔，印制室不得接受來自檔案室以外的設(shè)計產(chǎn)品出版。4.發(fā)現(xiàn)出版白紙圖不出版底圖歸檔，引起CAD電子文件流失的，按CAD電子文件管理辦法有關(guān)規(guī)定處罰。地點：底圖庫辦公室 時間： 200311負責人：左運源 朱清雄效果：制定出版白紙圖相應的規(guī)定，完善了CAD電子文件管理辦法使用出版白紙圖CAD電子文件管理有章可循，使之處于受控狀態(tài)。（見：證明材料11）檢查人：劉婉芬 檢查時間：2004.01制圖人：朱清雄 陳堅 2004年1月5日 第九次小組活動通過4.C階段：檢查階段經(jīng)

30、過小組大半年的努力，將制定的所有對策實施后，提高了CAD電子文件的完整率，實現(xiàn)了QC小組最初設(shè)定的目標。（見表9及實施后目標對照柱狀圖）表9 2003年1月2004年2月實施后CAD電子文件歸檔情況調(diào)查表項目工程應歸檔的CAD電子文件（個）實歸檔的CAD電子文件（個）實施前的完整率（%）實施后的完整率（%）1695163895.596.631107107395.2996.9259056353.3795.422587248389.1295.9718717988.8995.7245643990.4796.27制表人：陳翠英 劉婉芬 2004年2月20日 第十次小組活動通過圖10圖6制表人：陳翠英 劉婉芬 2004年2月20日 第十次小組活動通過圖1195.50%95.29%89.12%90.47%88.89%53.37%實施后的最低值達95.42%現(xiàn)狀目標值95 %省優(yōu)值95%制表人：陳翠英 劉婉芬 2004年2月20日 第十次小組活動通過5A階段：總結(jié)階段51制定鞏固措施為了防止CAD電子文件完整率出現(xiàn)反復，小組將活動成果有效的措施,納入標準化管理，并上升為CAD電子文件管理辦法（見：證明材料12）。明確規(guī)定了印制出版室所接描的