物業(yè)公司發(fā)文規(guī)范要求

1、物業(yè)管理有限公司文件物管200621號(hào) 簽發(fā)人：關(guān)于調(diào)整與規(guī)范公文發(fā)布的試行通知各部門(mén)、管理處：隨著公司組織架構(gòu)調(diào)整，現(xiàn)對(duì)公司公文發(fā)布進(jìn)行調(diào)整與規(guī)范，具體要求通知如下：一、發(fā)文類型（一）公司級(jí)發(fā)文及部門(mén)發(fā)文；（見(jiàn)附件3-4）（二）管理處通知、公告；（見(jiàn)附件5）（三）各類會(huì)議紀(jì)要（含公司、部門(mén)及管理處工作例會(huì)、專題會(huì)議與研討會(huì)）；（見(jiàn)附件6-7）（四）內(nèi)部調(diào)令通知、工作安排通知；（見(jiàn)附件8-9）（五）對(duì)外業(yè)務(wù)函；（見(jiàn)附件10）（六）對(duì)外傳真文件。（見(jiàn)附件11）二、發(fā)文權(quán)限（一）行政人事部負(fù)責(zé)公司公文、行政人事部公文的發(fā)布；（二）各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)公文的發(fā)布；（三）各管理處僅負(fù)責(zé)小區(qū)內(nèi)通知、公告等，

2、目前暫不給予正式公文發(fā)送權(quán)限。三、發(fā)文格式規(guī)范說(shuō)明（一）公司級(jí)發(fā)文及部門(mén)發(fā)文：1文件紅頭統(tǒng)一使用“上海景瑞物業(yè)管理有限公司文件”；2需編制發(fā)文字號(hào)并注明簽發(fā)人。公司級(jí)發(fā)文一般由總經(jīng)理簽發(fā)，部門(mén)發(fā)文經(jīng)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）各管理處通知或公告：須注明張貼截止日期，并及時(shí)收回處理。（三）各類會(huì)議紀(jì)要：1各單位定期召開(kāi)的工作例會(huì)，紅頭名稱為：景瑞物業(yè)管理公司×××(此處填寫(xiě)部門(mén)或管理處名稱)工作例會(huì)紀(jì)要。需編制發(fā)文字號(hào)并注明簽發(fā)人。2臨時(shí)召開(kāi)的專題會(huì)議或其它研討會(huì)，紅頭名稱為：×××(此處填寫(xiě)專題會(huì)或研討會(huì)議題名稱)會(huì)議紀(jì)要

3、，不需編制發(fā)文字號(hào)，僅注明簽發(fā)人即可。3簽發(fā)人一般為會(huì)議主持人。4內(nèi)部調(diào)令通知、工作安排通知：（1）內(nèi)部調(diào)令通知 發(fā)：主管部門(mén)、調(diào)出單位、調(diào)入單位、行政人事部、財(cái)務(wù)部、調(diào)動(dòng)人員；（2）工作安排通知 發(fā)：安排所在部門(mén)、行政人事部、財(cái)務(wù)部、安排人員。注：行政人事部負(fù)責(zé)公司人員的調(diào)動(dòng)與工作安排。四、注意事項(xiàng)（一）公司已對(duì)各單位發(fā)文字號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一編制，（詳見(jiàn)附件1），發(fā)文單位須嚴(yán)格按要求編號(hào)，并填寫(xiě)發(fā)文處理單（見(jiàn)附件11），由各部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后，方可進(jìn)行發(fā)布；須將公文原件一起存檔。并即時(shí)送檔案。公司發(fā)文由公司統(tǒng)一存檔，部門(mén)發(fā)文由部門(mén)統(tǒng)一存檔，均隨時(shí)備查。（二）各部門(mén)、管理處應(yīng)指派專人為兼職秘書(shū)，兼

4、職秘書(shū)要熟悉掌握公司公文處理規(guī)定，由行政人事部對(duì)公文進(jìn)行復(fù)審，發(fā)文時(shí)要確保公文結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)句通順、格式規(guī)范。（發(fā)文格式注意事項(xiàng)提要見(jiàn)附件2）以上規(guī)范要求若有疑問(wèn)請(qǐng)咨詢行政人事部*。特此通知。附件：1.各單位發(fā)文字號(hào)列表 2.發(fā)文格式注意事項(xiàng)提要 3.公司級(jí)發(fā)文格式范例 4.部門(mén)發(fā)文格式范例5.管理處通知、公告格式范例6.工作例會(huì)紀(jì)要格式范例7.專題會(huì)議紀(jì)要格式范例8.內(nèi)部調(diào)動(dòng)通知格式范例9.工作安排通知格式范例10.對(duì)外業(yè)務(wù)函格式范例11.對(duì)外傳真文件格式范例12.發(fā)文處理單二六年十月二十三日主題詞：公文 規(guī)范 通知 抄送：公司領(lǐng)導(dǎo)。 物業(yè)管理有限公司 2006年10月23日印發(fā) 17附件1各

5、單位發(fā)文字號(hào)列表公司及部門(mén)發(fā)文字號(hào)名 稱公文發(fā)文字號(hào)會(huì)議紀(jì)要發(fā)文字號(hào)公 司物管物管公司紀(jì)品質(zhì)管理部物管質(zhì)物管質(zhì)紀(jì)項(xiàng)目管理部物管項(xiàng)管物管項(xiàng)管紀(jì)商 業(yè) 部物管商物管商紀(jì)財(cái) 務(wù) 部物管財(cái)物管財(cái)紀(jì)行政人事部物管行政物管行政紀(jì)內(nèi)部調(diào)令及工作安排通知發(fā)文字號(hào)名 稱內(nèi)部調(diào)令通知發(fā)文字號(hào)工作安排通知發(fā)文字號(hào)公 司物管調(diào)物管安管理處會(huì)議紀(jì)要發(fā)文字號(hào)及通知（通告）要求（舉例說(shuō)明）*無(wú)公文發(fā)送權(quán)限，僅限小區(qū)張貼通知、公告附件2發(fā)文格式注意事項(xiàng)提要一、發(fā)文編號(hào)序號(hào)不編虛位（即1不編為001），如“景物管行政12號(hào)”，即12前不加0。二、“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后有3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。三

6、、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。四、公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。在正文下空一行左空字用號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：“附件：××××××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。五、成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期使用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”

7、寫(xiě)為“”。六、“主題詞”是3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)仿宋體字；詞目之間空一字，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。七、公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間隔用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。八、頁(yè)面設(shè)置：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。九、正文的行距為固定值28磅，當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。附件3：公司級(jí)發(fā)文格式范例物業(yè)管理有限公司文件物管20064號(hào) 簽發(fā)人：關(guān)于

8、成立*管理處及*等任命的決定各部門(mén)、管理處：經(jīng)公司研究，決定：一、 成立*管理處；二、 任命*為*管理處副經(jīng)理，全面主持管理處工作。三、 任命*為*管理處*副經(jīng)理。四、 任命品質(zhì)管理部保安經(jīng)理*兼任*管理處副經(jīng)理。五、 任命*為*管理處保安主管，免處其*管理處保安主管職務(wù)。特此決定。二六年八月十六日 主題詞：管理處 成立 任命 決定 抄送：公司領(lǐng)導(dǎo) *物業(yè)管理有限公司 2006年8月18日印發(fā) 附件4：部門(mén)發(fā)文格式范例（以行政人事部為例）物業(yè)管理有限公司文件物管行政20062號(hào) 簽發(fā)人：關(guān)于加強(qiáng)部門(mén)負(fù)責(zé)人外出管理的通知各部門(mén)、管理處：為使公司及時(shí)掌握部門(mén)負(fù)責(zé)人外出情況，便于公司各項(xiàng)工作的安排、

9、調(diào)整，現(xiàn)對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人外出時(shí)應(yīng)注意事項(xiàng)通知如下：1、各部門(mén)負(fù)責(zé)人如需要外出離開(kāi)公司，須提前將外出原因、時(shí)間、前往地點(diǎn)、行程安排報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司行政人事部備案；2、部門(mén)負(fù)責(zé)人離開(kāi)公司，必須將部門(mén)工作安排好，并指定臨時(shí)負(fù)責(zé)人代理其工作。特此通知。 二六年八月十八日 主題詞：外出管理 加強(qiáng) 通知 抄送：公司領(lǐng)導(dǎo)。 *物業(yè)管理有限公司 2006年8月18日印發(fā) 附件5：管理處通知、公告格式范例（以*管理處為例）物業(yè)管理公司*管理處通知（或公告）主送單位名稱:正文內(nèi)容×××××××××××

10、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

11、×××。×××××××××××××××××××××××××××××××××。特此通知。 *物管有限公司 *管理處 二六年八月十七日附件6：工作例會(huì)紀(jì)要格式范例（以行政人事部為例）物業(yè)管理公司行政人事部工作例會(huì)紀(jì)要物管行政紀(jì)20063號(hào) 簽發(fā)

12、人：時(shí) 間：2006年XX月XX日下午 5:00-6:30地 點(diǎn)：公司大會(huì)議室主 持：出 席：記 錄：現(xiàn)將主要內(nèi)容紀(jì)要如下：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

13、5;×××××××××××。××××××××××××××××××××××××××。會(huì)議紀(jì)律通報(bào)：本次會(huì)議紀(jì)律良好，無(wú)響鈴和接聽(tīng)手機(jī)現(xiàn)象。 二六年八月六日 主題詞：工作例會(huì) 紀(jì)要 主送：部門(mén)全體員工。 抄送：公司領(lǐng)導(dǎo)。 *物業(yè)管理有

14、限公司 2006年8月6日印發(fā) 附件7：專題會(huì)議紀(jì)要格式范例公司工資體系調(diào)整研討會(huì)議紀(jì)要 簽發(fā)人: 時(shí) 間：2004年9月17日 14:10-16:30 地 點(diǎn)：公司會(huì)議室主 持：出 席： 記 錄：本次會(huì)議圍繞行政人事部*副經(jīng)理工資調(diào)整意見(jiàn)的提案；與會(huì)人員針對(duì)意見(jiàn)的修改闡述了自己的看法；*總對(duì)提案提出了四點(diǎn)修改意見(jiàn)。會(huì)議紀(jì)要如下：一、*簡(jiǎn)要介紹了工資調(diào)整意見(jiàn)提案（略）；二、與會(huì)人員進(jìn)行討論：×××××××××××××××××&

15、#215;×××××××××××××。 三、*總針對(duì)工資調(diào)整意見(jiàn)如下：××××××××××××××××××××××××××××××××。 二六年八月十

16、七日主題詞：市場(chǎng)拓展 意見(jiàn) 會(huì)議紀(jì)要 抄送：公司領(lǐng)導(dǎo)。 *物業(yè)管理有限公司 2006年8月17日印發(fā) 附件8：內(nèi)部調(diào)動(dòng)通知格式范例內(nèi)部調(diào)動(dòng)通知物管調(diào)200612號(hào) 因工作需要，經(jīng)研究決定：將 * ，由 *管理處 調(diào)至 *第一管理處 ，崗位： 保安主管 ，從 2006 年 8 月 18 日起執(zhí)行。特此通知。*物業(yè)管理有限公司 行政人事部二六年八月十五日 發(fā)：品質(zhì)管理部、*管理處、*第一管理處、行政人事部、財(cái)務(wù)部送：檔案室 附件9：工作安排通知格式范例工作安排通知單物管安200444號(hào) *第一管理處：經(jīng)研究決定，* 安排在你部門(mén)工作，崗位： 工程主管，報(bào)到時(shí)間： 2006 年 8月 11 日，考勤

17、從 2006 年 8月 11 日起計(jì)。員工編號(hào)： 75 身份證號(hào)碼： * *物業(yè)管理有限公司 行政人事部 二六年八月十日 發(fā)：*第一管理處、行政人事部、財(cái)務(wù)部送：檔案室 附件10：對(duì)外業(yè)務(wù)函格式范例物業(yè)管理有限公司業(yè) 務(wù) 函主送單位：正文內(nèi)容×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 *物業(yè)管理有限公司