某某公司辦公室管理制度

1、辦公室管理制度一、目的1為加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更 加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，特制訂本制度。2、為提高公司內(nèi)部工作的效率效果， 根據(jù)不同工作內(nèi)容編寫(xiě)相應(yīng)的 規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證 公司的辦公事務(wù)有效開(kāi)展。二、適用范圍本制度適用于公司所有成員并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定。三、職責(zé)范圍1人事行政部全權(quán)負(fù)責(zé)主持開(kāi)展辦公室各項(xiàng)管理工作。2、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫(xiě)、一般性文書(shū)的整理匯編、 資料信息收集編撰等文字工作。3、 負(fù)責(zé)公司文書(shū)管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、5S管理等工作, 保證各項(xiàng)事務(wù)有序開(kāi)展。4、協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的行

2、政關(guān)系，為各部門(mén)工作開(kāi)展提供支持與服務(wù)。5、收集各部門(mén)反饋信息和外部資訊，及時(shí)做出整理，上傳下達(dá)各項(xiàng) 指令，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建議和支持。6、協(xié)助其他部門(mén)工作，完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代的其他工作。四、辦公室工作規(guī)范1辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語(yǔ)規(guī)范、行為 規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工手冊(cè)細(xì)則執(zhí)行。2、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開(kāi)展工作。五、辦公室事務(wù)管理（一）文件管理制度定義：文件是文書(shū)的重要組成部分，文件是各部門(mén)根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制定頒發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書(shū)。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書(shū)特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書(shū)基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書(shū)

3、的延續(xù)。現(xiàn)把文件、文 書(shū)、檔案統(tǒng)歸于文書(shū)管理，并對(duì)文書(shū)管理制度做以下規(guī)定。第一條 管理要點(diǎn)1、促使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高發(fā)文效率和 質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外 部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳， 寫(xiě)明公司全稱；正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內(nèi)容等信息； 措辭規(guī)范，表達(dá)無(wú)歧義。4、根據(jù)文件屬性、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸 檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條 制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等

4、由人事行政 部人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、公司上報(bào)下發(fā)制度文件的職權(quán)主要集中在人事行政部，各部門(mén) 一律不得自行向上、向下發(fā)送制度文件。3、公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由人事行政部負(fù)責(zé)起草和審核，總董事長(zhǎng)簽 發(fā)生效。4、凡寄至公司的文件、傳真等，由人事行政部簽收并做好記錄。5、機(jī)密文件由業(yè)務(wù)相對(duì)應(yīng)的各中心總監(jiān)保管，工作人員對(duì)一般性 文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)， 對(duì)有密級(jí)程度的文件，需人事行政總監(jiān)批準(zhǔn)后方可借閱。7、文件管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期 清退。8、按時(shí)間、主題、部門(mén)、名稱等內(nèi)容分門(mén)別類進(jìn)行整理，附件、

5、 批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)人事行 政總監(jiān)簽字批準(zhǔn)。10、管理要點(diǎn)和制度規(guī)范按照文件控制程序執(zhí)行。第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件T審查編號(hào)T審批、簽發(fā)T打印 文件T下發(fā)文件文件存檔2、外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退 文件存檔t文件銷毀3、借閱流程：提出申請(qǐng)辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存 檔文件銷毀（二）文書(shū)管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資 料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮 文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用

6、。2、文書(shū)管理范圍包括：一般性文書(shū)（通知、公告、建議意見(jiàn)、會(huì) 議紀(jì)要、 總結(jié) 匯編）、人事行政部發(fā)文文書(shū)（學(xué)習(xí)資料、各類簡(jiǎn)報(bào)） 宣傳資料、 各類應(yīng)存檔的圖表、 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料3、除通知、公告外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必須標(biāo)有頁(yè) 眉頁(yè)腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書(shū)具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。4、根據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理，保持 紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條 制度規(guī)范1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū)，張貼 公示學(xué)習(xí)。2、按照文書(shū)管理范圍， 人事行政部的發(fā)文需要填寫(xiě) 發(fā)文記錄表， 所有文書(shū)原稿均由人事行政部分類存檔備查。3、按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列

7、，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸 檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。4、根據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷毀；須 上級(jí)審批同意，方可銷毀。5、檔案管理員為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書(shū)丟失，人事行政部必須 查明原因，如實(shí)向主管部門(mén) 報(bào)告 ，若未查明原因，則由檔案管理員 負(fù)責(zé)承擔(dān)。6、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。 第三條 流程設(shè)計(jì)起草文書(shū)T填寫(xiě)發(fā)文記錄表（需要時(shí)）7張貼T存檔T更新目錄（紙 質(zhì)檔與電子檔）7借閱7清退7審批7銷毀（三）檔案管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)， 及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書(shū)資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。2

8、、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書(shū)資料、其他應(yīng) 存檔的信息資料。3、根據(jù)文書(shū)整理和文件整理編號(hào)，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、 整理、備注，并存入專門(mén)的檔案文件柜保管。第二條 制度規(guī)范1、應(yīng)歸檔的文件、 材料 由檔案管理人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。2、所有歸檔文書(shū) 材料 經(jīng)過(guò)初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一 項(xiàng)目文書(shū)材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對(duì)照 編目，列出清單。4、各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案，須由人事行政總監(jiān)簽字，審核通過(guò)后 方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工

9、個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。 第三條 流程設(shè)計(jì)根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案T排序整理T編制編目T 存檔T借閱T清退六、辦公用品管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)約辦公 經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。2、人事行政部負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致，嚴(yán)格 要求，無(wú)私自挪用現(xiàn)象。3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫(kù)等量、年終盤(pán)點(diǎn)統(tǒng)計(jì)” 原則。4、辦公用品的采購(gòu)，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu) 選用，合理開(kāi)支。第二條 制度規(guī)范1、公司辦公用品的采購(gòu)、保管、發(fā)放和辦公

10、設(shè)備的入庫(kù)登記由人 事行政部全權(quán)負(fù)責(zé)。2、辦公用品購(gòu)置應(yīng)遵循以下程序：每月 8 號(hào)之前各部門(mén)將所需辦 公用品報(bào)至行政前臺(tái)，人事行政部根據(jù)各部門(mén)的需求 計(jì)劃 和月末辦 公用品清算單中的物品實(shí)際庫(kù)存和用量，做出采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)，董事長(zhǎng)簽字后方可采購(gòu)。對(duì)急用品的采購(gòu)，可根據(jù)具體實(shí) 際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、根據(jù)物品所屬類別，對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫(kù)登記，注明名 稱、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫(kù)時(shí)間等，做到賬物相符。4、各部門(mén)申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊 情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補(bǔ)填。5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品倉(cāng)庫(kù)，不得私自挪用辦公用 品。6

11、、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、人事行政部建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。8、倉(cāng)庫(kù)管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)查，核實(shí)庫(kù)存，保證出入庫(kù) 等量。第三條 管理流程設(shè)計(jì)編制辦公用品米購(gòu)清單T審批T米購(gòu)T入庫(kù)登記T發(fā)放T出庫(kù) 登記T月末清算匯總七、會(huì)議管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、提高會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動(dòng)能力，進(jìn)而規(guī)范會(huì)議 管理。2、根據(jù)公司實(shí)際及具體的情況，確定會(huì)議召開(kāi)的必要性。3、清楚會(huì)議召開(kāi)目的，合理安排時(shí)間，做到少而精，講究高效原 則。4、會(huì)議負(fù)責(zé)人有效的控制會(huì)議，明確會(huì)議召開(kāi)與否的界限；提高會(huì)議主持人控制會(huì)議進(jìn)程的能力與水平，保證會(huì)議實(shí)效。5、按照制

12、度規(guī)定，嚴(yán)格會(huì)議管理，參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，并遵 守會(huì)議紀(jì)律。6、會(huì)議組織者審時(shí)度勢(shì)，明確會(huì)議要點(diǎn)，做好一切準(zhǔn)備工作。 第二條 制度規(guī)范1、收集會(huì)議議題，根據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料，擬定會(huì)議 時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。2、會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開(kāi)并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù)，指派專人 做好相應(yīng)的會(huì)議記錄。3、會(huì)議記錄根據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項(xiàng)，及時(shí)整理好會(huì) 議記要或者會(huì)議決議，存檔或以郵件方式發(fā)送相關(guān)人員。4、按照時(shí)間排列，將所有會(huì)議記錄文字資料和電子資料同步整理 并歸檔。5、會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查 閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書(shū)管理制度規(guī)定執(zhí)行。第三條 管理流程設(shè)計(jì)會(huì)

13、前：確定議題T會(huì)上所需資料準(zhǔn)備T通知T申請(qǐng)會(huì)議室；會(huì)中： 積極參與T做好會(huì)議記錄；會(huì)后：清理會(huì)議室T整理會(huì)議記錄T發(fā) 送相關(guān)人員T歸檔整理八、5S管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、 為營(yíng)造干凈整潔的辦公場(chǎng)所，合理配置、使用各種資源，減少 浪費(fèi)，降低辦公成本。3、提升員工工作熱情，提升全員素質(zhì)，塑造良好的企業(yè)形象，打 造企業(yè)品牌，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。第二條 制度規(guī)范整理1、每月對(duì)文件（包括電子文檔）作盤(pán)點(diǎn)，把文件分為必要（有效） 和不必要（無(wú)效過(guò)期）的，不要的全部銷毀。必要文件整理歸檔。2、對(duì)所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間盤(pán)點(diǎn)，并區(qū)分其“要”和“不 要”；分類如下：1）設(shè)備：電腦、打印機(jī)、文具、書(shū)籍等；2

14、）空間：柜架、桌椅、儲(chǔ)物箱等；3）物品：個(gè)人物品、裝飾品等；3、“不要”物品經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人判定后，集中報(bào)廢，集中指定存放。4、“必要品”的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表常用程度使用頻率處理方法低過(guò)去一年都沒(méi)有使用過(guò)的物品，而且不能再用丟棄中在過(guò)去半年里只使用過(guò)一次的物品集中存放（歸到一個(gè)檔案柜）一個(gè)月使用一次的物品集中存放（歸檔存放）高每周或每天都使用的物品保存在辦公桌或隨身攜帶整頓1、辦公室及崗位區(qū)整頓1）辦公桌：桌面除當(dāng)前正在使用文件、文件框或文件盤(pán)、電腦、口 杯、電話、，不允許放其他與工作無(wú)關(guān)的物品；（備注：電腦主機(jī)要 放置在放主機(jī)的位置，鍵盤(pán)放置在鍵盤(pán)架上，下班后即時(shí)關(guān)閉電源）2）一般常用辦公

15、用品：未用的筆、直尺、訂書(shū)機(jī)、涂改液、固體膠、 剪刀、即時(shí)貼、便條紙、橡皮、計(jì)算器等集中放置在辦公桌抽屜的 一定區(qū)域內(nèi)；3）電腦線、網(wǎng)線、電話線束好有序放置；4）人離開(kāi)十分鐘以上應(yīng)將桌面收拾干凈，電腦、電話機(jī)要保持干凈 衛(wèi)生，關(guān)閉顯示器電源；5）文件框內(nèi)的文件夾明確標(biāo)識(shí)，整齊放置；6）辦公桌抽屜標(biāo)準(zhǔn)： 第一層，整齊地放置常用的辦公用品； 第二層， 整齊地放置文件、筆記本、書(shū)籍、單據(jù)等；第三層，整齊放置私人 常用物品；直角辦公桌左邊空格可放置臨時(shí)性物品（如空白稿紙、 即時(shí)性的文件卷宗等） ；7）文件柜：透明層分類整齊放置文件夾、資料冊(cè)、參考資料、文件 卷宗等，非透明層放置歸檔的記錄、空白表單等；

16、柜頂不得放置其 他物品；8）座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人離開(kāi)時(shí)椅子調(diào)正，離開(kāi)10分鐘以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)；桌洞下不得堆積雜物；9）垃圾簍：內(nèi)罩塑料袋，置寫(xiě)字臺(tái)下不外露顯眼的地方；10）外衣、手袋、雨具掛放在規(guī)定位置，嚴(yán)禁隨意放在辦公桌上；2、文件、資料整頓1）檔案管理依照檔案管理制度執(zhí)行；2）將日常文件按照待處理、處理中、已處理分類放置，此外還有機(jī) 密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況分為每日必用、常用、和不常用 3 種，不 常用的文件要盡快處置；3）文件標(biāo)識(shí)要與實(shí)際相一致；4）電腦里的電子文檔、資料分類必須條理清晰。電子文件需要永久 長(zhǎng)期保存的，應(yīng)形成紙質(zhì)和電子等雙套介質(zhì)材料備份保存； 清掃1）

17、將現(xiàn)場(chǎng)不要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場(chǎng)無(wú)垃圾、無(wú)污穢狀態(tài)。 消除“臟污”保持職場(chǎng)干凈、明亮；2）清掃的主要對(duì)象是個(gè)人辦公區(qū)域，如桌面、桌洞、辦公設(shè)備（電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、電話機(jī)） ，公用設(shè)備或其他清掃對(duì)象 安排值日或保潔人員清掃；清掃基準(zhǔn)如下表：清潔1）將前“3S做到制度化、規(guī)范化、維持其成果。2）利用宣傳布置和活動(dòng)，保持新鮮活躍的活動(dòng)氣氛。3）人事行政部人員經(jīng)常巡視檢查。4）保持5S意識(shí)。素養(yǎng)1）培養(yǎng)文明禮貌習(xí)慣， 自覺(jué)遵守公司規(guī)章制度， 養(yǎng)成良好工作作風(fēng)。2）不斷提高自身素質(zhì)修養(yǎng)，成為他人學(xué)習(xí)的榜樣。2）素養(yǎng)巡查：人事行政部進(jìn)行不定期檢查。第三條 流程設(shè)計(jì)發(fā)布5S管理制度-執(zhí)行54人事行政部監(jiān)督檢查-發(fā)現(xiàn)問(wèn)題-執(zhí) 行處理九、日常事務(wù)管理（一）接待管理第一條 來(lái)客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范 有序，維護(hù)公司的良好形象，對(duì)接待工作做具體的要求。第二條 以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮 相待。按照接待要求，嚴(yán)格要求自己，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條 接待人員問(wèn)清客人來(lái)意，引領(lǐng)其見(jiàn)所需見(jiàn)的人員，并奉上 茶水，做好一系列的后續(xù)工作。第四條 流程設(shè)計(jì)： 接待來(lái)訪人員-