國立臺東大學(xué)總務(wù)處九十三年十月份第二次處務(wù)會議記錄

1、國立臺東大學(xué)總務(wù)處九十三年十月份第二次處務(wù)會議記錄時 間九十三年十月二十日星期三 下午2：00地 點招標(biāo)室主 持 人蔡總務(wù)長西銘 紀(jì)錄陳美貞出席人員：如簽到表。壹、 主席報告一、各組之業(yè)務(wù)採分層負(fù)責(zé)處理，但發(fā)生之狀況及處理情形，請隨時向本人反映，以利掌控各組業(yè)務(wù)狀況及向校長報告。二、原住民中心送出之幾件採購案件，超過十萬元卻未依採購法規(guī)定辦理，請事務(wù)組加強宣導(dǎo)採購案件處理程序，並請各單位依學(xué)校授權(quán)規(guī)定辦理採購。三、各組依規(guī)定以網(wǎng)路傳輸方式辦理彙送之資料，如採購案件決標(biāo)資料彙送、申報領(lǐng)取退休（職）金者媒體資料、公共工程進度填報等，請將書面資料送本人核閱。四、請營繕組將工程管理費支用情形會後提出說

2、明，並規(guī)劃分年預(yù)計支用情形，以利了解經(jīng)費控管及執(zhí)行情形。五、各組推動之業(yè)務(wù)如符合敘獎之規(guī)定，請各組簽出或提出，至於全處共同部分由秘書彙辦。貳、上次會議決議執(zhí)行情形及其他待辦事項進度管控序號會議名稱管控事項業(yè)務(wù)相關(guān)組別應(yīng)完成期限、進度解除管控1座談會電子領(lǐng)標(biāo)預(yù)定八月底完成事務(wù)組、營繕組已辦理完成ü2“循預(yù)算程序購置搬運車案事務(wù)組明年度預(yù)算籌編時提報編列3“循預(yù)算程序編列公務(wù)機車出納組明年度預(yù)算籌編時提報編列4其他重大案件校園骨幹線路備援設(shè)備改善計畫事務(wù)組本案因故停止，請追蹤改辦採購其他設(shè)備進度5“圖書館冷氣汰換工程營繕組93.10.22完成發(fā)包ü6九、月份處務(wù)會議（一）公文逾

3、期未結(jié)案營繕組公文處理需較長時間者，請辦展期7九月份處務(wù)會議（二）請各組列出主管之業(yè)務(wù)一年以上需辦理重新簽約之定期契約各組93年11月底前完成發(fā)包8“請各組提出ORP系統(tǒng)表報各組資料送秘書彙整9“請事務(wù)及營繕組於招標(biāo)案核準(zhǔn)後，即可將各項資料（如派員監(jiān)標(biāo)、底價單等）提前同時進行送核事務(wù)組、營繕組已改善ü1093.10.04主管會報會議決議餐廳一樓發(fā)包出租事務(wù)組11“餐廳一樓增設(shè)盥洗室或風(fēng)雨走廊之可行性評估營繕組已完成ü12“場地設(shè)備管理收入收支管理要點保管組已提送ü13“全校監(jiān)視系統(tǒng)連結(jié)至網(wǎng)路系統(tǒng)之整合與更新事務(wù)組93.10.22前提出14十月份處務(wù)會議（一）本校部

4、分建築物未取得建照、使照，有關(guān)評估取得相關(guān)執(zhí)照處理之研議營繕組已提送ü15“確定公共設(shè)施機電、景觀工程何時可達(dá)到發(fā)包階段營繕組16“科學(xué)館地下室整建工程辦理正式驗收時，請通知使用單位知照營繕組17“修正電話一覽表事務(wù)組93.10.22前完成18依93.10.06教育部臺祕管字地0930130393函辦理公文書橫式書寫推動方案各組自訂之表格於93.10.26前草稿完成93.10.31日前修正完稿，主管之子系統(tǒng)於93.11.30前完成1993.10.14行政會議本處中長程計畫之訂定各組93.11.07前送秘書室20“大學(xué)校務(wù)評鑑本處負(fù)責(zé)部分各組93.11.14前送秘書室參、 工作報告出納

5、組：一、土銀臺東分行於10月13日到校辦理提款卡更換晶片金融卡共136人，康柏卡16人；另土銀訂定於10月26日早上9：00至12：00到校辦理領(lǐng)取晶片金融卡，屆時請同仁攜帶原提款卡、身分證及印鑑，辦理換卡手續(xù)。（換康鉑卡作業(yè)時間需較長，請同仁接到土銀臺東分行通知自行到該領(lǐng)?。┒?、土地銀行臺東分行代辦本校校務(wù)基金合約，合約有效期間92年8月1日止95年12月31日止。三、土地銀行臺東分行代辦本校共同供應(yīng)契約政府網(wǎng)路採購卡，合約有效期間93年5月10日至93年12月31日止。四、本校員工吳金鳳等四人投保蘇黎世產(chǎn)物保險有限公司員工誠實信用保證，有效期間93年8月1日至94年8月1日止。五、93年9

6、月份大學(xué)部導(dǎo)師鐘點費於10月18日撥入土銀帳戶。事務(wù)組：一、為貫徹政府採購法精神及減少圍標(biāo)事件發(fā)生，並配合電子領(lǐng)標(biāo)年度目標(biāo)達(dá)成率（93年度須達(dá)80），目前本組招標(biāo)案已依政府領(lǐng)投標(biāo)系統(tǒng)傳輸上網(wǎng)作業(yè)。二、校園安全涉及規(guī)劃全校監(jiān)視系統(tǒng)重整事宜，已於10月19日上午會同生活輔導(dǎo)組、電算中心、專業(yè)廠商與會商酌討論，訂10月22日提具完妥報價俾呈報簽辦。三、邇來發(fā)現(xiàn)某些單位新進人員，在未簽準(zhǔn)前已晉用進校服務(wù)，有違勞基法相關(guān)規(guī)定。業(yè)已向人事室報備在案，本組和人事室將聯(lián)署通告宣導(dǎo)週知。四、校園樹木綠化修剪，是以防止枝幹太於扶疏，且因受風(fēng)面篇幅太大而致傾倒之情事再度發(fā)生；遂利用週末時間修剪，目前尚有一排菩提樹未

7、修剪，10月23、24日再行施工。 五、因事務(wù)工敬業(yè)精神待加強，故於今天(10月20日)召開事務(wù)工會議。 六、知本校區(qū)於植樹節(jié)種植關(guān)山林區(qū)所送樹木品種，部分?jǐn)?shù)種枝葉易生蟲品質(zhì)不佳，且需投入相當(dāng)人力照顧，建議學(xué)校以後能篩選評估後再接受。文書組一、各單位於公文陳核後，在未送達(dá)文書組繕發(fā)前，請再審閱是否有日期、時間等錯置之情形，以免送達(dá)受文單位後要求受文單位撤消或抽換的情形，貽笑大方。二、發(fā)文給其他單位（學(xué)?；驒C關(guān)）時，請詳細(xì)列明所有受文單位之全銜，不要簡稱，以方便電子公文傳送，減少學(xué)校郵資支出。發(fā)文後不得要求更改公文內(nèi)容或增列受文單位，應(yīng)另行發(fā)文修正。三、本校公文系統(tǒng)更版預(yù)計於十月底前完成系統(tǒng)建置

8、及測試，在十一月中旬進行教育訓(xùn)練，請各單位務(wù)必派員參加，教育訓(xùn)練課程項目及時間如下：（若有更改將隨時通知）班次課程名稱課程內(nèi)容上課地點上課日期時間對象A公文登記桌管理系統(tǒng)登記桌作業(yè)會辦陳核作業(yè)行政大樓三樓會議室11/169:0012:00各單位文件管制人員B公文登記桌管理系統(tǒng)登記桌作業(yè)會辦陳核作業(yè)行政大樓三樓會議室11/1614:0017:00各單位文件管制人員C公文收發(fā)管理系統(tǒng)總收文作業(yè)總發(fā)文作業(yè)文書組11/169:0012:00總收發(fā)人員D公文研考管理系統(tǒng)稽催研考作業(yè)統(tǒng)計報表作業(yè)文書組11/1614:0017:00研考人員E公文檔案管理系統(tǒng)檔案管理作業(yè)文書組11/179:0012:00檔案

9、管理人員F公文系統(tǒng)維護管理系統(tǒng)管理操作、維護及異常狀況處理電算中心11/1814:0017:00資訊人員G公文交換系統(tǒng)收發(fā)文作業(yè)文書組11/1714:0017:00總收發(fā)人員H公文製作系統(tǒng)公文製作行政大樓三樓會議室11/179:0012:00文件管制人員及所有承辦人I公文製作系統(tǒng)公文製作行政大樓三樓會議室11/1714:0017:00文件管制人員及所有承辦人J公文製作系統(tǒng)公文製作行政大樓三樓會議室11/189:0012:00文件管制人員及所有承辦人K公文製作系統(tǒng)公文製作行政大樓三樓會議室11/1814:0017:00文件管制人員及所有承辦人L公文製作系統(tǒng)系統(tǒng)管理操作、維護及異常狀況處理電算中心

10、11/189:0012:00資訊人員四、公文書橫式書寫範(fàn)例已公佈，請參閱行政院研考會網(wǎng)站：.tw/e_gov/index.html。環(huán)保組一、本校緊鄰中廣等三家廣播電臺發(fā)射站，為維護師生健康，函請電信總局南區(qū)電信監(jiān)理站協(xié)助量測校園內(nèi)電磁波強度，該站人員定於93.10.20蒞校量測。二、於93.10.12(星期二)12:1013:00召集全校各班環(huán)保股長(含進修部)進行資源回收與節(jié)約能源事項之講習(xí)，共有60人參加，本處陳秘書與生輔組趙國靖主任均蒞場致詞。另11人無故未到，已通知另參加講習(xí)。三、本學(xué)期環(huán)境安全衛(wèi)生教育管制委員會、毒性化學(xué)物質(zhì)運作管理委員會與

11、節(jié)約能源工作小組新聘委員建議名單經(jīng)校長核定，定於93.11.4(星期四)召開各委員會或小組會議。四、環(huán)保局邀請本校與消防局共同主辦臺東區(qū)實驗室化學(xué)災(zāi)變緊急應(yīng)變演練，經(jīng)與自然科學(xué)系商討，定於93.11.16(星期二)下午13至17時假自科系舉行，並擬動員本校消防編組自衛(wèi)隊配合演練。五、辦理年度消防安全設(shè)備檢修及申報。六、本學(xué)期資源回收違規(guī)稽查至目前截止共登記32位學(xué)生。保管組 一、本校94年度財產(chǎn)投保預(yù)算案已於本月18日簽奉核定，已移請事務(wù)組依規(guī)定 發(fā)包。 二、為維護學(xué)人宿舍清潔，本月15日已請洗衣部廠商換洗床單及被褥。 三、本組組員缺未補，為使財管系統(tǒng)暨新增業(yè)務(wù)提列殘值順利運作，本組已奉準(zhǔn)僱

12、用行政助理乙員，目前甄選作業(yè)中。四、本校借用縣府體育場館訂約協(xié)調(diào)會，目前縣府所屬體健課及體育場，雙方互 諉，尚未釐清權(quán)責(zé)致召開時間尚無法確定。營繕組一、 圖書館擴建工程目前進行二樓鋼筋綁紮及模板組立，10月19日進行二樓灌漿。二、 圖書館冷氣汰舊換新工程預(yù)定10月22日第二次開標(biāo)，預(yù)定工期35天，11月25日完工。三、 科學(xué)館地下室工程9月29日完工，簽辦初驗中。四、 臺東大學(xué)工程推動情形： 1. 共同教學(xué)大樓規(guī)劃設(shè)計書已函報教育部。2. 行政服務(wù)大樓規(guī)劃設(shè)計，因意見回覆不完整退回，目前由池體演建築師及萬鼎工程顧問公司協(xié)助設(shè)計單位研擬中。3. 人文學(xué)院大樓設(shè)計案定稿，教育部於9月16日函轉(zhuǎn)行政

13、院工程會審議。4. 公共設(shè)施工程第一標(biāo)目前施工中，進行共同管溝開挖，進度落後約4%，主要係因下包一直無法發(fā)包，於第39次協(xié)調(diào)會議討論此事，希望廠商增加工作面。第二標(biāo)設(shè)計於已提送機電圖說交臺聯(lián)審議中，歷經(jīng)多次審查即將完成。第三標(biāo)景觀工程已提送設(shè)計圖說，並於9月29日召開第四次顧問會議審議，目前依會議結(jié)論修正中。5. 學(xué)生宿舍BOT案可行性評估及先期規(guī)劃經(jīng)教育部備查，預(yù)定9月16日提交申復(fù)資料，唯成大基金會稍有延誤時程，經(jīng)催辦後於9月21日提交，目前申復(fù)公文已至教育部辦理中。6. 第二家PCM委託服務(wù)案於10月1日完成評選，由池體演建築師及萬鼎公司獲第一序位，10月19日完成議約。7. 公共設(shè)施後

14、續(xù)工程擬採最有利標(biāo)之說明，教育部退回要求再加強說明，已和高教司劉科長聯(lián)繫、溝通，請教如何處理。處本部一、近期將通知各單位提報95年度新興計畫。二、本處經(jīng)費支用情形說明如下：國立臺東大學(xué)部門預(yù)算動支明細(xì)表 計畫代碼：93T400 主持人：總務(wù)處 單位：400 總務(wù)處 計畫名稱：總務(wù)處 時間:2004/10/20-12:49:03 經(jīng)費用途 年度可支用數(shù) 累計核銷數(shù) 暫付簽證數(shù) 請購未銷數(shù) 累計動支數(shù) 尚可動支數(shù) 業(yè)務(wù)費 1,659,000 1,558,004 30,000 0 1,588,004 70,996 旅運費 280,000 210,842 0 0 210,842 69,158 預(yù)算外專

15、款專用 12,000 10,000 0 0 10,000 2,000 教學(xué)研究設(shè)備費 286,000 121,348 0 164,652 286,000 0 合 計 2,237,000 1,909,794 30,000 164,652 2,094,846 142,154 暫付簽證數(shù)30,000元：係陳美貞與姚惠瑜政府採購法受訓(xùn)報名費尚未核銷國立臺東大學(xué)部門預(yù)算動支明細(xì)表 計畫代碼：93T440 主持人：營繕組 單位：440 營繕組 計畫名稱：營繕組 時間:2004/10/20-12:58:00 經(jīng)費用途 年度可支用數(shù) 累計核銷數(shù) 暫付簽證數(shù) 請購未銷數(shù) 累計動支數(shù) 尚可動支數(shù) 預(yù)算內(nèi)收入支應(yīng)費

16、用 184,000 133,115 0 0 133,115 50,885 維護費 8,250,000 6,777,974 197,130 867,922 7,843,026 406,974 合 計 8,434,000 6,911,089 197,130 867,922 7,976,141 457,859 暫付簽證數(shù)197,130元：係營繕組辦理維修案件待登錄數(shù)額。肆、總務(wù)長裁示一、有關(guān)學(xué)校新進人員（含行政助理、專案助理）聘用，其到職、離職之處理，影響勞健保加退保、財產(chǎn)之保管等問題，請事務(wù)組協(xié)商相關(guān)單位，提出解決方案。二、環(huán)保組召開之會議，開會通知單請?zhí)嵩缱鳂I(yè)。三、為推動公文書橫式書寫，各組主管之表報改版時，第一版請組長多費些時間校閱，標(biāo)單部分請事務(wù)組、營繕組研商統(tǒng)一格式。伍、討論事項案由一、本處近中長程計畫之?dāng)M定