金財(cái)軟件操作手冊(cè)

1、 前 言新時(shí)期，新形勢(shì)，對(duì)食品藥品監(jiān)督管理工作提出了更新、更高的要求。我國(guó)新一輪的政府機(jī)構(gòu)改革組建了食品藥品監(jiān)督管理局，負(fù)責(zé)對(duì)食品、藥品、保健品、化妝品的綜合監(jiān)督管理和組織協(xié)調(diào)。21世紀(jì)是信息世紀(jì)，運(yùn)用信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，不僅可以提高工作效率和工作質(zhì)量，也可以增強(qiáng)工作的透明度。加強(qiáng)食品藥品監(jiān)督管理信息工作，加快食品藥品監(jiān)督管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，提高食品藥品監(jiān)督管理水平已經(jīng)成為保證人民飲食、用藥安全有效，促進(jìn)食品、醫(yī)藥經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展的迫切需要。財(cái)務(wù)管理作為食品藥品監(jiān)管機(jī)構(gòu)職能的重要組成部分，其首要職責(zé)就是要為食品藥品監(jiān)督管理工作的正常開(kāi)展提供強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)保障，從某種意義上說(shuō)，財(cái)務(wù)管理工作能

2、否做到保障有力、管理規(guī)范、控制嚴(yán)格、監(jiān)督有效，將直接關(guān)系到食品藥品監(jiān)督管理工作能否正常有序開(kāi)展。 為了更好的配合“四川省食品、藥品監(jiān)督管理局”做好集中式財(cái)務(wù)管理工作，特制訂本培訓(xùn)手冊(cè)。 金財(cái)科技發(fā)展有限責(zé)任公司 客戶服務(wù)中心 二OO四年六月金財(cái)科技發(fā)展有限責(zé)任公司簡(jiǎn)介金財(cái)科技發(fā)展有限責(zé)任公司是一家集研究、開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、銷售“財(cái)務(wù)及管理軟件”的專業(yè)化高科技企業(yè)。公司組建于1994年6月，其前身是“成都好幫手電子財(cái)務(wù)技術(shù)公司”。1998年6月又在“成都好幫手電子財(cái)務(wù)技術(shù)公司”的基礎(chǔ)上增資改組成立了“四川省金財(cái)科技發(fā)展有限責(zé)任公司”。本公司是西南地區(qū)最大的專業(yè)從事財(cái)務(wù)軟件及管理軟件開(kāi)發(fā)和銷售的企業(yè)，同

3、時(shí)也是“中國(guó)軟件行業(yè)協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)與企業(yè)管理分會(huì)會(huì)員單位”。作為我國(guó)知名的財(cái)務(wù)及電子政務(wù)管理軟件開(kāi)發(fā)商，從成立伊始，便以“推進(jìn)我國(guó)信息產(chǎn)業(yè)進(jìn)程，發(fā)展民族名牌軟件產(chǎn)業(yè)”為使命，按照商品化、規(guī)?；?、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的設(shè)計(jì)思路，并以“勤奮、務(wù)實(shí)、誠(chéng)信、創(chuàng)新”的企業(yè)精神，堅(jiān)持技術(shù)和服務(wù)并重的思想，為各行各業(yè)提供了全方位信息化解決方案。目前，公司已經(jīng)成功開(kāi)發(fā)了通用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、指標(biāo)報(bào)表信息系統(tǒng)、有償資金管理系統(tǒng)、通用臺(tái)帳管理系統(tǒng)、財(cái)政支農(nóng)信息系統(tǒng)、預(yù)算指標(biāo)管理系統(tǒng)、“零戶統(tǒng)管”、“國(guó)庫(kù)集中支付”、納稅評(píng)估、中國(guó)會(huì)計(jì)資訊網(wǎng)及OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等系列產(chǎn)品。公司現(xiàn)有主要業(yè)務(wù)范圍是從事我國(guó)財(cái)務(wù)及企業(yè)管理軟件的研究、開(kāi)發(fā)

4、、銷售和服務(wù)，以及由此而產(chǎn)生的系統(tǒng)集成、電子商務(wù)等一系列增值和服務(wù)活動(dòng)。到目前為止，公司產(chǎn)品在財(cái)政部、國(guó)家計(jì)委、國(guó)家糧食局、中國(guó)供銷合作總社、中儲(chǔ)備總公司、國(guó)家農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行、交通部以及農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利等部委和各?。ㄊ校┬姓聵I(yè)單位及大中型企業(yè)廣泛應(yīng)用，公司已擁有固定客戶100000多戶，并因此而成為我國(guó)行業(yè)軟件的排頭兵，屢次獲得各種評(píng)比和博覽會(huì)金獎(jiǎng)等殊榮。2001年初，公司被信息產(chǎn)業(yè)部認(rèn)定為四川省首批“軟件企業(yè)”，公司所開(kāi)發(fā)的多個(gè)軟件產(chǎn)品被認(rèn)定登記，在社會(huì)和同行中均樹(shù)立了良好的企業(yè)形象。公司下設(shè)“北京金財(cái)科技發(fā)展有限公司”、“四川省金財(cái)科技發(fā)展有限責(zé)任公司”、“重慶分公司”（均為全資子公司），

5、并在貴州、山東、吉林、湖北、河北、云南、江西等省、市、自治區(qū)設(shè)有辦事處、分銷部。為謀求更大的發(fā)展，公司在人才方面采取“自身培養(yǎng)、校企聯(lián)合、梯隊(duì)建設(shè)”的方針，與清華大學(xué)、四川大學(xué)等院校建立了人才培養(yǎng)和輸出機(jī)制；在經(jīng)營(yíng)策略方面采取“強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合、利益共享”的指導(dǎo)思想，先后與北京同財(cái)科技、中國(guó)商品交易中心、國(guó)家信息中心、國(guó)家糧油信息中心等聯(lián)合，構(gòu)筑起緊密的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。目前，從軟件研究、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力等多方面來(lái)看，公司都已具備了和國(guó)內(nèi)著名的同行巨頭相互競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)力。目 錄第一部分 一般核算工作5第一章 系統(tǒng)初始化5第一節(jié) 單位信息電子化5一、核算單位5二、電子賬簿7三、身份認(rèn)證7第二節(jié) 會(huì)計(jì)基

6、礎(chǔ)資料電子化9一、會(huì)計(jì)科目設(shè)置9二、核算項(xiàng)目設(shè)置13三、憑證類別設(shè)置14四、計(jì)算單位設(shè)置15五、賬簿設(shè)置修改16第二章 總賬子系統(tǒng)19第一節(jié) 總賬初始化19一、科目期初余額19二、項(xiàng)目期初余額21三、試算平衡21四、賬套啟用22第二節(jié) 日常工作23第一小節(jié) 憑證管理23一、憑證編制23二、憑證審核26三、憑證序時(shí)薄27四、憑證分冊(cè)31五、憑證匯總32六、憑證過(guò)賬33七、憑證反過(guò)賬35第二小節(jié) 數(shù)據(jù)查詢35一、科目數(shù)據(jù)查詢35（一）科目總賬35（二）科目明細(xì)賬37（三）科目日記賬38（四）科目多欄賬38（五）科目余額表42二、項(xiàng)目數(shù)據(jù)查詢43三、穿透查詢45四、試算平衡表46第三節(jié) 期末處理47

7、第一節(jié) 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬47一、自定義轉(zhuǎn)賬的設(shè)置47二、生成轉(zhuǎn)賬憑證49第二節(jié) 結(jié) 賬50一、期末結(jié)賬50二、年末處理51第三章 出納子系統(tǒng)51一、簡(jiǎn)介51二、軟件操作52第四章 工資子系統(tǒng)52一、簡(jiǎn)介52二、軟件操作52第五章 固定資產(chǎn)子系統(tǒng)53一、簡(jiǎn)介53二、軟件操作53第六章 財(cái)務(wù)分析子系統(tǒng)53一、簡(jiǎn)介53二、軟件操作54第七章 財(cái)務(wù)報(bào)表子系統(tǒng)54一、簡(jiǎn)介54二、軟件操作54第二部分 預(yù)算監(jiān)管54第一章 預(yù)算指標(biāo)錄入55第一節(jié) 一般預(yù)算數(shù)據(jù)的錄入55第二節(jié) 具有下級(jí)明細(xì)預(yù)算科目數(shù)據(jù)的錄入56第三節(jié) 核算項(xiàng)目預(yù)算科目數(shù)據(jù)的錄入56第二章 預(yù)算執(zhí)行57第一節(jié) 預(yù)算執(zhí)行數(shù)錄入57第二節(jié) 預(yù)算報(bào)警57一

8、、強(qiáng)制控制金額。57二、選擇控制金額57第三章 預(yù)算統(tǒng)計(jì)分析57第一節(jié) 科目預(yù)算查詢58第二節(jié) 項(xiàng)目預(yù)算查詢58第一部分 一般核算工作第一章 系統(tǒng)初始化第一節(jié) 單位信息電子化一、核算單位在此處需要系統(tǒng)管理人員創(chuàng)建本級(jí)單位和下級(jí)單位信息，有些信息一旦設(shè)置成功后，用戶不能再次進(jìn)行修改，希望用戶注意設(shè)置單位信息。新建頂級(jí)單位【例如】新建四川省食品藥品監(jiān)督管理局頂級(jí)單位，本單位代碼規(guī)則為“33333”；單位名稱為“四川省食品藥品監(jiān)督管理局”；單位代碼為“335”；會(huì)計(jì)制度類別為“行政單位”。操作步驟：?jiǎn)螕魣D1-3-1工具欄中的新建單位按鈕，系統(tǒng)彈出【新建駐留單位】窗口（如圖1-3-2所示）；依次填入圖

9、1-3-2中的各項(xiàng)信息（具體填寫(xiě)的相關(guān)信息說(shuō)明如下所示）；（圖1-3-2 新建駐留單位(頂級(jí)單位)）在此處，系統(tǒng)要求用戶錄入如上圖中的相關(guān)信息：?jiǎn)挝淮a規(guī)則：此項(xiàng)為必錄項(xiàng)，即錄入設(shè)定本系統(tǒng)各級(jí)單位的代碼長(zhǎng)度。例如33333，是指本系統(tǒng)共分五級(jí)單位，第一級(jí)單位的代碼長(zhǎng)度為3位；第二、三級(jí)均為3位。單位級(jí)次：此項(xiàng)為必錄項(xiàng)，即錄入需要建立的單位級(jí)別，輸入“1”表示建立頂級(jí)單位（即第一級(jí)單位）。注意：?jiǎn)挝患?jí)次只能依次一級(jí)一級(jí)地建立。單位名稱：此項(xiàng)為必錄項(xiàng)，即錄入需要建立的單位名稱，如：錄入“四川省食品藥品監(jiān)督管理局”。單位代碼：此項(xiàng)為必錄項(xiàng)，即錄入需要建立的單位代碼，如：在此處錄入“335”，因?yàn)榇颂?/p>

10、是按照前面規(guī)定的代碼規(guī)則即第一級(jí)單位的代碼長(zhǎng)度為三位來(lái)創(chuàng)建頂級(jí)（第一級(jí)）單位的。會(huì)計(jì)制度類別：此項(xiàng)為必錄項(xiàng)，選擇所建單位使用的會(huì)計(jì)制度，如我們?cè)诖诉x擇“行政單位”。注意：該單位下的所有單位的會(huì)計(jì)制度類別都必須一致。最大單位級(jí)數(shù)：此項(xiàng)不需用戶錄入，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)單位代碼規(guī)則自動(dòng)計(jì)算出最大級(jí)數(shù)。數(shù)據(jù)庫(kù)備份文件名：此項(xiàng)為選錄項(xiàng)，即錄入備份數(shù)據(jù)庫(kù)的文件名。Email：該項(xiàng)為選錄項(xiàng)，即錄入Email地址；IP地址：該項(xiàng)為選錄項(xiàng)，即錄入IP地址；域名：該項(xiàng)為選錄項(xiàng)，即錄入域名。信息錄入完畢后，單擊確定按鈕，以保存所建頂級(jí)單位的有關(guān)信息。新建下級(jí)單位【例如】續(xù)上例，我們?yōu)椤八拇ㄊ∈称匪幤繁O(jiān)督管理局”建一下級(jí)單

11、位。在圖1-3-1中的單位列表區(qū)選中“335 四川省食品藥品監(jiān)督管理局”，單擊工具欄中的新建單位按鈕，系統(tǒng)彈出【新建駐留單位】窗口（如圖1-3-3）；按照上面信息的說(shuō)明依次填入下圖中的各項(xiàng)信息，此處填充規(guī)則與創(chuàng)建頂級(jí)單位的不同之處在于單位編碼只需用戶錄入下一級(jí)的代碼即可，如我們只需在此處錄入“314”；（圖1-3-3 新建單位2）注意：此處的會(huì)計(jì)制度類別只能選擇“行政單位”，因?yàn)樯霞?jí)單位下建立的所有下級(jí)單位的會(huì)計(jì)制度類別必須與上級(jí)一致，而在前一例中已經(jīng)確定“四川省食品藥品監(jiān)督管理局”為“行政單位”。單擊確定按鈕，保存信息。二、電子賬簿新建單位成功后，系統(tǒng)要求用戶進(jìn)行新建賬套的操作?！纠纭课覀?/p>

12、為頂級(jí)（一級(jí)）單位創(chuàng)建一賬套。操作步驟：選中圖1-3-1中的“335”，單擊工具欄中的新建賬套按鈕，系統(tǒng)彈出【新建并且初始化賬套】界面（如圖1-3-4）；（圖1-3-4 初始化賬套）選擇或錄入上圖中的相關(guān)信息，如：賬套名稱、單位代碼、單位名稱、單位地址、行業(yè)性質(zhì)、法人代表、會(huì)計(jì)主管、服務(wù)器名稱及數(shù)據(jù)庫(kù)類型（需說(shuō)明的是帶*的項(xiàng)必須錄入）；另外還需對(duì)會(huì)計(jì)年度起止日期、會(huì)計(jì)期間個(gè)數(shù)等一系列信息進(jìn)行設(shè)置。單擊保存按鈕保存信息。注意：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)行集中式管理模式的頂級(jí)單位在創(chuàng)建下級(jí)單位后，同時(shí)應(yīng)該在服務(wù)器端創(chuàng)建下級(jí)單位的賬套信息；三、身份認(rèn)證為了保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全與保密，本系統(tǒng)提供操作員設(shè)置功能，以便在計(jì)

13、算機(jī)系統(tǒng)上進(jìn)行操作分工及權(quán)限的控制。系統(tǒng)管理員和會(huì)計(jì)主管通過(guò)對(duì)系統(tǒng)操作的分工和權(quán)限的管理，一方面可避免與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)的操作，另一方面可以對(duì)系統(tǒng)所含的各個(gè)子模塊的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密。用戶管理主要包括新增用戶組及用戶、用戶角色授予及用戶權(quán)限等。請(qǐng)您首先選中將要進(jìn)行用戶管理的單位信息和賬套信息。新增用戶操作步驟：如圖1-3-5中，請(qǐng)用戶選中【操作員列表】中的“所有”項(xiàng)并單擊鼠標(biāo)右鍵，系統(tǒng)彈出如圖1-3-5中的菜單；請(qǐng)用戶單擊新增用戶信息一項(xiàng)，系統(tǒng)要求用戶輸入新增用戶信息的名稱，并單擊OK按鈕保存信息，至此，用戶信息新增完成。在此處，用戶需要按上述方法設(shè)置本系統(tǒng)的管理人員及業(yè)務(wù)

14、操作人員，如：會(huì)計(jì)主管、制單人員、審核人員等。注意：系統(tǒng)管理員與會(huì)計(jì)主管都可進(jìn)入系統(tǒng)管理，但他們是有區(qū)別的；會(huì)計(jì)主管主要是由系統(tǒng)管理員指定，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的安全和維護(hù)工作。只有以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入，才可以進(jìn)行賬套的管理（包括單位的建立、賬套的建立等）以及操作員及其權(quán)限的設(shè)置。而會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)所管賬套的維護(hù)工作，可以進(jìn)行所選賬套的修改和所選年度內(nèi)賬套的管理（包括賬套期末的結(jié)賬、反結(jié)賬、反過(guò)賬等操作）,因此，對(duì)他們?cè)O(shè)置口令并保密尤為重要。用戶角色授予用戶角色授予主要是給該財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)置管理權(quán)限,此功能只能由系統(tǒng)管理人員來(lái)進(jìn)行操作。其方法是：首先請(qǐng)用戶在圖1-3-5中的【操作員列表區(qū)】選

15、中將要授予角色的操作員（用戶）；將該操作員將要授予的角色前打上“”選中，（若用戶需要增加新的角色，可以單擊圖中的新增角色按鈕增加新的角色，當(dāng)然也可以選中某一角色，單擊刪除角色按鈕來(lái)刪除不需用的角色）；單擊圖中授予角色按鈕，為當(dāng)前用戶授予當(dāng)前角色，待設(shè)置成功后系統(tǒng)會(huì)有一個(gè)成功信息的提示，至此，為某一操作員授權(quán)完畢。用戶權(quán)限管理為用戶設(shè)置權(quán)限的方法是：首先請(qǐng)用戶在圖1-3-5中的【操作員列表】區(qū)選中將要授予角色的操作員（用戶）；明細(xì)權(quán)限：在該圖中，請(qǐng)用戶單擊【用戶權(quán)限】區(qū)的明細(xì)權(quán)限按鈕，為用戶設(shè)置具體的操作權(quán)限。其方法是用鼠標(biāo)單擊各功能前的，并單擊工具欄中的保存權(quán)限按鈕來(lái)保存權(quán)限信息的設(shè)置?？颇繖?quán)

16、限：此功能是為用戶賦予編輯科目的權(quán)限,如對(duì)會(huì)計(jì)科目名稱及其屬性進(jìn)行修改、刪除等操作。審核權(quán)限：對(duì)用戶賦予審核權(quán)限的功能，被賦予了審核權(quán)限的用戶具有審核會(huì)計(jì)憑證的權(quán)力。第二節(jié) 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)資料電子化一、會(huì)計(jì)科目設(shè)置會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，也是整個(gè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的核心。會(huì)計(jì)賬套選項(xiàng)設(shè)置完成后，就可以將已整理好的會(huì)計(jì)科目錄入到本系統(tǒng)中。一般來(lái)說(shuō)，為了充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，可以根據(jù)本單位目前設(shè)置的會(huì)計(jì)科目對(duì)軟件預(yù)設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)科目進(jìn)行相應(yīng)的修改?！纠纭吭瓡?huì)計(jì)科目設(shè)置為操作步驟：1、在【總賬系統(tǒng)】界面中，單擊功能區(qū)中的參數(shù)設(shè)置-科目設(shè)置選項(xiàng)，進(jìn)入【科目設(shè)置】界面；2、在【科目設(shè)置】界面，單擊工具欄中的新增按

17、鈕，進(jìn)入【新增科目】界面；3、如圖2-2-7，進(jìn)行會(huì)計(jì)科目要素設(shè)置；（2-2-7 科目設(shè)置）說(shuō)明：科目類別：用戶選擇產(chǎn)生。科目類別一旦分類明確，每個(gè)會(huì)計(jì)科目都有相應(yīng)的歸屬，不能存在相互交叉的現(xiàn)象?？颇烤幋a：用戶手工輸入?？颇烤幋a規(guī)則來(lái)源于新建賬套過(guò)程中制定的編碼規(guī)則，并且只能輸入數(shù)字代碼。在所有會(huì)計(jì)科目中，科目編碼必須是唯一的。助記碼：用戶手工輸入。幫助記憶會(huì)計(jì)科目編碼，可根據(jù)記憶習(xí)慣設(shè)置英語(yǔ)字母、數(shù)字、漢字等字符，最大允許輸入24個(gè)字符?？颇棵Q：用戶手工輸入?？颇棵Q代表各個(gè)會(huì)計(jì)科目的具體含義，在輸入科目名稱時(shí)只需輸入本級(jí)科目名稱，無(wú)需輸入上級(jí)科目名稱。可輸入漢字、英語(yǔ)字母、數(shù)字等字符，最

18、大允許輸入80個(gè)字符?？颇總渥ⅲ河脩羰止ぽ斎搿Ｌ峁?duì)科目名稱的一種詳細(xì)的解釋和說(shuō)明?？奢斎霛h字、英語(yǔ)字母、數(shù)據(jù)等字符，最大允許輸入128個(gè)字符。幣別：用戶選擇產(chǎn)生。決定該科目是否進(jìn)行外幣核算。系統(tǒng)默認(rèn)為“人民幣”。當(dāng)某個(gè)科目的明細(xì)科目有兩種以上的外幣時(shí)，該項(xiàng)將自動(dòng)變?yōu)椤岸喾N外幣”。借貸方向：用戶指定產(chǎn)生。指該科目余額的借貸方向，直接影響賬簿和報(bào)表輸出的數(shù)據(jù)。計(jì)量組別：用戶選擇產(chǎn)生。決定是否對(duì)該科目進(jìn)行數(shù)量金額的輔助核算，同時(shí)選擇核算的計(jì)量組類型。計(jì)量單位：用戶選擇產(chǎn)生。要進(jìn)行數(shù)量金額的輔助核算，則必須選擇計(jì)量單位。核算項(xiàng)目：用戶選擇產(chǎn)生。決定該科目是否進(jìn)行項(xiàng)目核算。（設(shè)置項(xiàng)目核算步驟：在“新增

19、/修改會(huì)計(jì)科目”頁(yè)面，設(shè)置完科目的基本信息后，在“核算項(xiàng)目”處點(diǎn)擊設(shè)置按鈕，在彈出的“設(shè)置科目核算類別”頁(yè)面中指定一個(gè)或多個(gè)核算項(xiàng)目類別，完成后點(diǎn)確定，系統(tǒng)則自動(dòng)返還到“新增/修改會(huì)計(jì)科目”頁(yè)面，將核算項(xiàng)目類別下掛在該會(huì)計(jì)科目上。）是否進(jìn)行預(yù)算檢測(cè)：由用戶指定。如果指定該科目要進(jìn)行預(yù)算檢查，則“是否進(jìn)行預(yù)算”自動(dòng)默認(rèn)為選擇。將資金的事前預(yù)算與事中、事后的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，加強(qiáng)預(yù)算管理體制的完善。是否進(jìn)行預(yù)算：由用戶指定。幫助建立預(yù)算管理體制，加強(qiáng)對(duì)資金的事前控制。是否往來(lái)核算：由用戶指定。決定該科目是否屬于往來(lái)類科目，將直接影響到“往來(lái)管理”中的往來(lái)清理、往來(lái)對(duì)賬和賬齡分析數(shù)據(jù)的輸出。是否數(shù)量輸助

20、核算：系統(tǒng)根據(jù)用戶是否對(duì)“計(jì)量組別”、“計(jì)量單位”的選擇，自動(dòng)進(jìn)行指定。是否是銀行存款類科目：由用戶指定。如果指定該科目是銀行存款類科目，則“是否輸出日記賬”自動(dòng)默認(rèn)選擇（也可手工去掉），并可進(jìn)行相應(yīng)的銀行對(duì)賬的處理。是否是現(xiàn)金類科目：由用戶指定。如果指定該科目是現(xiàn)金類科目，則“是否輸出日記賬”自動(dòng)默認(rèn)選擇（也可手工去掉），并可進(jìn)行相應(yīng)的現(xiàn)金流量表的處理。是否輸出日記賬：由用戶指定。系統(tǒng)默認(rèn)為指定，用戶可進(jìn)行修改。指定該項(xiàng)后，該科目除按會(huì)計(jì)期間查明細(xì)表外，還可按日查明細(xì)表。注意：在以上介紹的會(huì)計(jì)科目要素中，“科目類別”、“科目編碼”、“科目名稱”、“幣別”、“借貸方向”是必輸項(xiàng)。其他的要素起附

21、加屬性作用，可以不必輸入。4、在科目類別處從下拉列框中選擇“資產(chǎn)”類別，在科目編碼處輸入科目“食品、藥品及醫(yī)療器械抽驗(yàn)藥(150301)”的編碼1070101，在科目名稱處輸入“食品、藥品及醫(yī)療器械抽驗(yàn)藥(150301)”并錄入該會(huì)計(jì)科目的助記碼；6、設(shè)置成功后，單擊確定按鈕，該會(huì)計(jì)科目進(jìn)入系統(tǒng)；7、單擊增加按鈕，可設(shè)置其他會(huì)計(jì)科目，如果設(shè)置的其他會(huì)計(jì)科目需要進(jìn)行單位往來(lái)核算，請(qǐng)單擊【核算項(xiàng)目】后的設(shè)置按鈕，在【選擇核算項(xiàng)目類別】界面中選擇“單位往來(lái)”，保存即可。8、將所有需要增加的會(huì)計(jì)科目輸入完畢，單擊保存按鈕，回到【科目設(shè)置】界面，用戶所有增加的會(huì)計(jì)科目均列示在“會(huì)計(jì)科目”一覽表中（如圖2

22、-2-8）；（圖2-2-8 科目設(shè)置）9、如果用戶需要?jiǎng)h除或修改某個(gè)會(huì)計(jì)科目，可以在【科目設(shè)置】界面中選中將要進(jìn)行修改或刪除的會(huì)計(jì)科目，再單擊【科目設(shè)置】界面工具欄中的修改或刪除按鈕，此時(shí),如果用戶單擊的是修改按鈕，系統(tǒng)調(diào)出【新增科目】界面，重復(fù)上面新增科目的操作即可。注意：會(huì)計(jì)科目級(jí)次長(zhǎng)度用戶不能再進(jìn)行修改。在修改某一個(gè)會(huì)計(jì)科目時(shí)，該會(huì)計(jì)科目編碼不能進(jìn)行修改。一個(gè)會(huì)計(jì)科目可同時(shí)設(shè)置多種專項(xiàng)核算，如：管理費(fèi)用既要核算各部門(mén)的使用情況又要核算各項(xiàng)目的使用情況，那么，可以同時(shí)將該會(huì)計(jì)科目設(shè)置成部門(mén)核算和項(xiàng)目核算。設(shè)置方法即是單擊圖2-1-7的核算項(xiàng)目后的設(shè)置按鈕，在【選擇核算項(xiàng)目類別】界面中將“部

23、門(mén)往來(lái)”和“項(xiàng)目核算”兩項(xiàng)前均打上“”標(biāo)志。輔助賬類必須設(shè)置在末級(jí)會(huì)計(jì)科目上，有些科目也可以在末級(jí)和上級(jí)設(shè)置。但若只在上級(jí)會(huì)計(jì)科目設(shè)賬類，其末級(jí)會(huì)計(jì)科目沒(méi)有設(shè)賬類，系統(tǒng)將不承認(rèn)，也就是說(shuō)當(dāng)上級(jí)科目有某賬類時(shí)，其末級(jí)會(huì)計(jì)科目必須設(shè)賬類，否則系統(tǒng)將不作處理。銀行存款科目要按存款賬戶設(shè)置明細(xì)科目，需要進(jìn)行外幣、數(shù)量核算的會(huì)計(jì)科目要按不同的數(shù)量單位、外幣單位建立科目。如果本科目已被使用過(guò)或已經(jīng)錄入期初余額，則不能刪除、修改科目屬性。如果要?jiǎng)h除和修改該項(xiàng)會(huì)計(jì)科目，需要先刪除調(diào)用該科目的會(huì)計(jì)憑證，并將該科目及其下級(jí)科目余額清零，再進(jìn)行修改，修改完畢后將余額和憑證補(bǔ)上。已使用末級(jí)的會(huì)計(jì)科目不能再增加下級(jí)會(huì)計(jì)

24、科目；沒(méi)有上級(jí)會(huì)計(jì)科目不允許增加下級(jí)科目。如果某一科目在本年度已有余額或發(fā)生額，增加該會(huì)計(jì)科目的下級(jí)科目后，系統(tǒng)則自動(dòng)將該科目的全部數(shù)據(jù)自動(dòng)移到新增的第一個(gè)下級(jí)會(huì)計(jì)科目上。凍結(jié)科目時(shí)，如果凍結(jié)的科目存在有下級(jí)科目的情況，則系統(tǒng)自動(dòng)將其下級(jí)科目一起凍結(jié)。二、核算項(xiàng)目設(shè)置對(duì)核算項(xiàng)目進(jìn)行增加、修改、刪除等維護(hù)。在核算項(xiàng)目類別設(shè)置好的情況下，可在核算項(xiàng)目類別下設(shè)置若干個(gè)核算項(xiàng)目。（2-2-11項(xiàng)目設(shè)置）瀏覽核算項(xiàng)目：在【核算項(xiàng)目設(shè)置】頁(yè)面，選擇核算項(xiàng)目所屬的核算項(xiàng)目類別，即可分類瀏覽各類的所有核算項(xiàng)目。新增核算項(xiàng)目：在【核算項(xiàng)目設(shè)置】頁(yè)面，選擇新增項(xiàng)目所屬的類別；如果增加一級(jí)項(xiàng)目，則直接點(diǎn)新增按鈕；如

25、果增加非一級(jí)項(xiàng)目，則先選擇新增項(xiàng)目所屬的上一級(jí)項(xiàng)目，再點(diǎn)新增按鈕；在【新增核算項(xiàng)目】頁(yè)面，輸入相應(yīng)的項(xiàng)目信息；完成后，點(diǎn)保存。在系統(tǒng)提示“項(xiàng)目信息保存成功”后，點(diǎn)關(guān)閉窗口，則系統(tǒng)自動(dòng)返還到【核算項(xiàng)目設(shè)置】窗口?！纠纭咳鐖D2-2-11，在“項(xiàng)目核算”下新增小麥、稻谷等項(xiàng)。在【總賬系統(tǒng)】界面，用戶單擊功能模塊區(qū)參數(shù)設(shè)置-項(xiàng)目設(shè)置按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入【核算項(xiàng)目設(shè)置】界面；在該界面左邊選擇“項(xiàng)目核算”，單擊該圖右邊工具欄的新增按鈕，輸入編碼：001；名稱：小麥；同理，輸入水稻的信息，并單擊保存按鈕保存信息。修改核算項(xiàng)目：在【核算項(xiàng)目設(shè)置】頁(yè)面中，選擇一個(gè)需要修改的核算項(xiàng)目；點(diǎn)擊修改按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入【編輯核算

26、項(xiàng)目】頁(yè)面，對(duì)核算項(xiàng)目中的一些信息進(jìn)行修改；完成后，點(diǎn)保存按鈕；在系統(tǒng)提示“核算項(xiàng)目信息保存成功”后，點(diǎn)關(guān)閉窗口，則系統(tǒng)自動(dòng)返還到【核算項(xiàng)目設(shè)置】頁(yè)面。刪除核算項(xiàng)目：在【核算項(xiàng)目設(shè)置】頁(yè)面中，選擇一個(gè)需刪除的核算項(xiàng)目；點(diǎn)擊刪除按鈕，系統(tǒng)則立即將該核算項(xiàng)目刪除。凍結(jié)核算項(xiàng)目：在【核算項(xiàng)目設(shè)置】頁(yè)面中，選擇一個(gè)需凍結(jié)的核算項(xiàng)目；點(diǎn)擊凍結(jié)按鈕，系統(tǒng)則立即將該核算項(xiàng)目?jī)鼋Y(jié)，在“是否凍結(jié)”欄顯示“”。解凍核算項(xiàng)目：在【核算項(xiàng)目設(shè)置】頁(yè)面中，選擇一個(gè)已凍結(jié)的核算項(xiàng)目；點(diǎn)擊解凍按鈕，系統(tǒng)則立即取消對(duì)該算項(xiàng)目的凍結(jié)，“是否凍結(jié)”欄的“”自動(dòng)取消。三、憑證類別設(shè)置憑證類別是對(duì)憑證種類的劃分，便于對(duì)憑證種類的管理

27、和查詢。每個(gè)賬套中至少應(yīng)有一個(gè)憑證類別，否則無(wú)法對(duì)憑證進(jìn)行錄入，如：收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。憑證類別可根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置。（2-2-4 憑證類別設(shè)置）新增憑證類別：在【憑證類別維護(hù)】頁(yè)面，單擊新增按鈕；在【新增憑證類別】頁(yè)面，輸入“憑證類別ID”和“憑證類別名稱”信息；對(duì)于科目的借貸方必有項(xiàng)(或必?zé)o項(xiàng))用戶可以選擇(或輸入)產(chǎn)生，不必作為必輸項(xiàng)；完成后，點(diǎn)保存，則自動(dòng)返回到【憑證類別維護(hù)】頁(yè)面。修改憑證類別：在【憑證類別維護(hù)】頁(yè)面，選中要修改的憑證類別；單擊修改按鈕；在【修改憑證類別】頁(yè)面，除“憑證類別ID”外，其他各項(xiàng)信息都可進(jìn)行相應(yīng)的修改，對(duì)科目的借貸方必有項(xiàng)(或必?zé)o項(xiàng))的取消，用戶先

28、用鼠標(biāo)單擊該項(xiàng)設(shè)置，然后通過(guò)Backspace來(lái)完成；完成后，點(diǎn)保存，則自動(dòng)返回到【憑證類別維護(hù)】頁(yè)面。刪除憑證類別：在【憑證類別維護(hù)】頁(yè)面，選中要?jiǎng)h除的憑證類別；點(diǎn)刪除按鈕，系統(tǒng)會(huì)提示“是否刪除所選記錄”，完成后自動(dòng)返回到【憑證類別維護(hù)】頁(yè)面。查看憑證類別：在【憑證類別維護(hù)】頁(yè)面，選中要查看的憑證類別；點(diǎn)查看按鈕；進(jìn)入【查看憑證類別】頁(yè)面，查看完成后，點(diǎn)返回。注意：刪除某一憑證類別，如果該類別已經(jīng)發(fā)生了業(yè)務(wù)，系統(tǒng)則會(huì)提示不能刪除。在憑證類別中可以設(shè)置會(huì)計(jì)科目范圍，該范圍可以是連續(xù)的，也可以是不連續(xù)的。編制這類憑證時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)檢查所使用的會(huì)計(jì)科目是否符合這類憑證的科目限制要求。四、計(jì)算單位設(shè)

29、置在【總賬系統(tǒng)】中，要使某一會(huì)計(jì)科目可提供數(shù)量單價(jià)的輔助核算，則必須將該會(huì)計(jì)科目設(shè)置為數(shù)量類會(huì)計(jì)科目，并設(shè)置該項(xiàng)會(huì)計(jì)科目的數(shù)量計(jì)量單位。計(jì)量單位的設(shè)置包括兩個(gè)方面：計(jì)量單位組的設(shè)置和計(jì)量單位的設(shè)置。（2-2-3計(jì)量單位）計(jì)量單位組的設(shè)置新增計(jì)量單位組：在【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面中，點(diǎn)擊新增計(jì)量組按鈕；在計(jì)量單位組別名稱欄輸入相應(yīng)的計(jì)量組名稱；完成后，點(diǎn)保存按鈕，則自動(dòng)返還到【計(jì)量單位】頁(yè)面。修改計(jì)量單位組：在【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面中，選中一個(gè)需修改的計(jì)量組；點(diǎn)擊修改計(jì)量組按鈕，在組別名稱維護(hù)欄輸入相應(yīng)的名稱并下拉選擇基本的“計(jì)量單位”；完成后，點(diǎn)保存按鈕，則自動(dòng)返還到【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面。刪除計(jì)量單

30、位組：在【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面中，選中一個(gè)需刪除的計(jì)量組；點(diǎn)擊刪除計(jì)量組按鈕；系統(tǒng)會(huì)提示“是否刪除當(dāng)前計(jì)量組”，完成后自動(dòng)返回到【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面。查看計(jì)量單位組：在【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面，選中要查看的某一計(jì)量單位組；點(diǎn)查看計(jì)量單位組按鈕；進(jìn)入【查看計(jì)量單位組】頁(yè)面，查看完成后，點(diǎn)返回，則返還到【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面。計(jì)量單位的設(shè)置在每個(gè)計(jì)量單位組下可設(shè)置若干個(gè)計(jì)量單位。瀏覽計(jì)量單位：在【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面，選擇計(jì)量單位所屬的某一計(jì)量單位組，即可分類瀏覽各計(jì)量組的所有計(jì)量單位。新增計(jì)量單位：在【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面，選擇新增計(jì)量單位所屬的組別；點(diǎn)擊【計(jì)量單位】的藍(lán)色表頭，工具欄的功能則自動(dòng)變化為針對(duì)

31、計(jì)量單位設(shè)置的功能信息；點(diǎn)擊【新增計(jì)量單位】按鈕，在新增頁(yè)面，輸入相應(yīng)的計(jì)量單位信息；完成后，點(diǎn)保存，則自動(dòng)返還到【計(jì)量單位維護(hù)】窗口。修改計(jì)量單位：在【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面中，選擇一個(gè)需修改的計(jì)量單位；點(diǎn)擊修改計(jì)量單位按鈕，在【修改計(jì)量單位】頁(yè)面對(duì)計(jì)量單位中的一些信息進(jìn)行修改；完成后，點(diǎn)保存按鈕，則系統(tǒng)自動(dòng)返還到【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面。刪除計(jì)量單位：在【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面中，選擇一個(gè)需刪除的計(jì)量單位；點(diǎn)擊刪除計(jì)量單位按鈕；系統(tǒng)會(huì)提示“是否刪除所選記錄”，完成后自動(dòng)返還到【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面。查看計(jì)量單位：在【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面，用戶選中要查看的某一計(jì)量單位；點(diǎn)查看計(jì)量單位按鈕；進(jìn)入【查看計(jì)量單位

32、】頁(yè)面，查看完成后，點(diǎn)返回，則返還【計(jì)量單位維護(hù)】頁(yè)面。注意：在“計(jì)量單位”已被引用的情況下，是不允許被刪除的。對(duì)【計(jì)量單位組】中的【基本計(jì)量單位】進(jìn)行更改后，要注意更改該組中其他計(jì)量單位與基本計(jì)量單位之間的換算關(guān)系。五、賬簿設(shè)置修改本功能對(duì)賬套參數(shù)和其它一些有關(guān)信息進(jìn)行設(shè)置。賬套選項(xiàng)中的信息，一部分來(lái)源于用戶在新建賬套中輸入的信息，另一部分由系統(tǒng)按用戶操作習(xí)慣自動(dòng)默認(rèn)生成，用戶可對(duì)部分信息進(jìn)行相應(yīng)的更改。該模塊主要由三部分構(gòu)成：賬套參數(shù)、其他信息和編碼規(guī)則。（2-2-1 賬套參數(shù)）1、賬套參數(shù) 在賬套參數(shù)中，系統(tǒng)列出了賬套名稱、單位編號(hào)、單位名稱、企業(yè)主管、行業(yè)類型等有關(guān)該賬套的參數(shù)。在這些

33、參數(shù)中，用戶可對(duì)賬套名稱、單位編號(hào)、 單位地址、會(huì)計(jì)主管這五部分信息進(jìn)行修改。同時(shí)，對(duì)它們的修改會(huì)直接影響到憑證、賬簿、單位等輸出信息。【例如】：假設(shè)四川省食品藥品監(jiān)督管理局屬行政單位，其財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作符合制度要求。系統(tǒng)初始化資料如下：賬套名稱：四川省食品藥品監(jiān)督管理局財(cái)務(wù)處單位編號(hào)：335單位名稱：四川省食品藥品監(jiān)督管理局財(cái)務(wù)處單位地址：四川省會(huì)計(jì)主管：會(huì)計(jì)主管行業(yè)：行政單位本位幣代碼：RMB賬套啟用日期：2004-04-01（2-2-2其它信息）2、其他信息 在該類信息中，系統(tǒng)列出了用戶在操作中常用的幾種可選項(xiàng)（如上圖），用戶可根據(jù)自己的操作習(xí)慣及其需要進(jìn)行設(shè)置更改，方便用戶進(jìn)行操作。允許反

34、過(guò)賬：用戶選擇該選項(xiàng)后，允許用戶對(duì)已經(jīng)過(guò)賬后的憑證進(jìn)行撤銷處理（需要有此特殊權(quán)限的操作員才能操作此功能，一般為會(huì)計(jì)主管）。此功能主要用在下列情況：當(dāng)本期賬務(wù)數(shù)據(jù)還未進(jìn)行結(jié)賬，用戶發(fā)現(xiàn)已過(guò)賬的憑證有誤的情況（在沒(méi)有進(jìn)行本期結(jié)賬時(shí)）時(shí)，可以通過(guò)反過(guò)賬，修改憑證數(shù)據(jù)。否則對(duì)于已經(jīng)過(guò)賬后的憑證數(shù)據(jù)用戶不能進(jìn)行反過(guò)賬修改。允許反結(jié)賬：用戶選擇該選項(xiàng)后，對(duì)于本期已經(jīng)結(jié)賬的數(shù)據(jù)，當(dāng)用戶發(fā)現(xiàn)本期憑證有誤時(shí)，需要用戶首先進(jìn)行本期賬務(wù)的反結(jié)賬操作（需要有此特殊權(quán)限的操作員可以操作此功能，一般為會(huì)計(jì)主管），然后才能進(jìn)行反過(guò)賬，修改憑證數(shù)據(jù)。否則對(duì)于已經(jīng)結(jié)賬后的會(huì)計(jì)期間，其憑證數(shù)據(jù)不能進(jìn)行反結(jié)賬修改。是否打印憑證金額

35、線：憑證金額線是在會(huì)計(jì)憑證中分隔金額欄每一位數(shù)據(jù)的線條，用戶選擇該項(xiàng)，在打印憑證時(shí)將打印該線條，否則，系統(tǒng)不打印該線條。每頁(yè)打印憑證分頁(yè)號(hào)：用戶選擇該項(xiàng)后，在打印憑證時(shí)系統(tǒng)將打印憑證的分頁(yè)號(hào)，否則不能打印憑證分頁(yè)號(hào)。是否黑白打?。涸撛O(shè)置主要針對(duì)彩色打印機(jī)而言，如果用戶想用彩色打印機(jī)打印出黑白效果，則該項(xiàng)必須進(jìn)行選擇。憑證套打：該設(shè)置在打印憑證時(shí)只打印出憑證數(shù)據(jù)，不打印出憑證的格式，用戶設(shè)置此項(xiàng)后，其打印時(shí)應(yīng)該利用空白憑證進(jìn)行打印操作。賬簿套打：該設(shè)置在打印賬簿時(shí)只打印出賬簿數(shù)據(jù)，不打印出賬簿網(wǎng)格線，用戶設(shè)置此項(xiàng)后，其打印時(shí)應(yīng)該利用空白賬簿紙張進(jìn)行打印操作。出納單獨(dú)日記賬：用戶若要單獨(dú)使用本系統(tǒng)

36、的【出納管理系統(tǒng)】，應(yīng)首先選擇上圖中的“出納單獨(dú)日記賬”項(xiàng)，其選擇方法是單擊該選項(xiàng)前的圖標(biāo)，選擇成功后該圖標(biāo)會(huì)變?yōu)椋駝t將無(wú)法對(duì)【出納管理系統(tǒng)】-日記賬功能進(jìn)行操作。銀行對(duì)賬單來(lái)源：用戶（具有操作權(quán)限的操作人員，此處通常為系統(tǒng)管理員）可以根據(jù)自已的意愿或者業(yè)務(wù)的需要對(duì)【出納管理系統(tǒng)】下的銀行對(duì)賬的數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行選擇，本軟件提供兩種選擇：出納和總賬，系統(tǒng)默認(rèn)為出納。說(shuō)明：出納單獨(dú)日記賬和銀行對(duì)賬單來(lái)源的詳細(xì)說(shuō)明請(qǐng)用戶參見(jiàn)【出納系統(tǒng)】對(duì)這兩項(xiàng)的解釋。小數(shù)位數(shù)：系統(tǒng)在此處為用戶提供了設(shè)置小數(shù)位數(shù)的功能，包括數(shù)量、單價(jià)、匯率和外幣的小數(shù)位數(shù)。在此系統(tǒng)默認(rèn)各項(xiàng)的小數(shù)位數(shù)為2，用戶可通過(guò)其后的下拉列框進(jìn)行重

37、新設(shè)置。本書(shū)舉例設(shè)置的選項(xiàng)（如圖2-2-2）3、編碼規(guī)則 本功能主要是設(shè)置會(huì)計(jì)科目每一級(jí)編碼的最大長(zhǎng)度的信息，一旦用戶啟用該賬套，本設(shè)置將返灰，不再允許用戶進(jìn)行更改，只能進(jìn)行查看。所以需要用戶在建賬時(shí)將科目編碼級(jí)次長(zhǎng)度考慮仔細(xì)，再設(shè)置其長(zhǎng)度。第二章 總賬子系統(tǒng)第一節(jié) 總賬初始化一、科目期初余額在【期初余額錄入】界面中，用戶所能錄入的內(nèi)容主要包括：期初余額、累計(jì)借方、累計(jì)貸方四項(xiàng)。期初余額：是指在進(jìn)行初始化當(dāng)期的期初科目余額。累計(jì)借方：指某一科目自年初至初始設(shè)置時(shí)止借方累計(jì)發(fā)生額。累計(jì)貸方：指某一科目自年初至初始設(shè)置時(shí)止貸方累計(jì)發(fā)生額。在【期初余額錄入】的界面中，系統(tǒng)只能顯示13個(gè)會(huì)計(jì)科目供用戶

38、錄入，多余13個(gè)會(huì)計(jì)科目的將進(jìn)行分頁(yè)顯示，用戶在錄入余額時(shí)單擊上頁(yè)或下頁(yè)進(jìn)行錄入并保存數(shù)據(jù)。系統(tǒng)將不同種類的會(huì)計(jì)科目分別以不同顏色進(jìn)行顯示：藍(lán)綠色為直接錄入數(shù)據(jù)科目；黑色為總賬會(huì)計(jì)科目，不需用戶錄入，由下級(jí)科目數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總而來(lái)；紫色會(huì)計(jì)科目為項(xiàng)目核算會(huì)計(jì)科目，其數(shù)據(jù)由各項(xiàng)目匯總，不需用戶直接錄入?！纠纭克拇ㄊ∈称匪幤繁O(jiān)督會(huì)計(jì)科目及期初余額如下：（圖2-2-16 期初數(shù)據(jù)）操作步聚：1、在【總賬系統(tǒng)】界面中，單擊本界面功能模塊區(qū)的期初數(shù)據(jù)按鈕，進(jìn)入【期初數(shù)據(jù)】界面；2、在【期初數(shù)據(jù)】界面單擊期初余額進(jìn)入【期初數(shù)據(jù)錄入】界面，當(dāng)前系統(tǒng)默認(rèn)為【本位幣金額錄入】頁(yè)；3、在此頁(yè)分別錄入各會(huì)計(jì)科目本位幣

39、年初余額以及各期借貸方發(fā)生額（若是年初建賬，則不需要用戶錄入各期借貸方發(fā)生額），在錄入時(shí)分下列三種情況：藍(lán)綠色會(huì)計(jì)科目的余額數(shù)據(jù)由用戶在【期初數(shù)據(jù)錄入】界面直接錄入；黑色會(huì)計(jì)科目余額數(shù)據(jù)不需要用戶錄入，用戶只需錄入該科目的末級(jí)科目數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行科目數(shù)據(jù)匯總處理；紫色會(huì)計(jì)科目為項(xiàng)目核算科目，其余額由各項(xiàng)目匯總而來(lái)，其操作方法見(jiàn)核算項(xiàng)目期初數(shù)據(jù)錄入一節(jié)。4、用戶錄入完每一頁(yè)余額后，單擊保存按鈕進(jìn)行保存，然后單擊下一頁(yè)或上一頁(yè)進(jìn)行錄入，期初余額錄入完成（如圖2-2-17）。（圖2-2-17期初余額數(shù)據(jù)）注意：在錄入時(shí)，系統(tǒng)只要求用戶錄入最末級(jí)會(huì)計(jì)科目的余額和累計(jì)發(fā)生額，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生額

40、由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。如果某會(huì)計(jì)科目為數(shù)量、外幣科目，用戶可以錄入期初數(shù)量、外幣余額，但必須先錄入本幣余額，再錄入期初數(shù)量、外幣余額。若期初余額有外幣余額、數(shù)量余額，則必須計(jì)算出本幣余額。二、項(xiàng)目期初余額在錄入期初余額時(shí)，若某一會(huì)計(jì)科目是外幣科目或數(shù)量類科目，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行過(guò)濾，將要求用戶分別錄入外幣科目和數(shù)量科目的余額，在錄入時(shí)，只能錄入最末級(jí)會(huì)計(jì)科目的余額，其上級(jí)會(huì)計(jì)科目的合計(jì)數(shù)據(jù)由下級(jí)科目自動(dòng)匯總。操作步驟：在【總賬系統(tǒng)】界面中，單擊本界面功能模塊區(qū)的期初數(shù)據(jù)按鈕，進(jìn)入【期初數(shù)據(jù)】界面；單擊將要錄入的核算項(xiàng)目科目余額單元格，系統(tǒng)調(diào)出【核算項(xiàng)目數(shù)據(jù)余額錄入】界面(如圖2-2-18)；（2-2-

41、18項(xiàng)目數(shù)據(jù)錄入）在圖2-2-18中的【單位往來(lái)】后的下拉列框中選擇核算單位（同理，對(duì)于其它核算類別也使用同樣方式進(jìn)行選擇）；單擊工具欄中的新增按鈕，則在圖2-2-18下面顯示出該項(xiàng)核算項(xiàng)目的記錄，需要用戶錄入該項(xiàng)目的數(shù)據(jù)；同理，重復(fù)，增加當(dāng)前會(huì)計(jì)科目的其它核算項(xiàng)目數(shù)據(jù)；錄入當(dāng)前會(huì)計(jì)科目的項(xiàng)目核算數(shù)據(jù)完成后，單擊圖2-2-18中的保存按鈕，退出當(dāng)前界面，系統(tǒng)自動(dòng)將該會(huì)計(jì)科目的核算項(xiàng)目數(shù)據(jù)匯總作為當(dāng)前會(huì)計(jì)科目的期初余額。三、試算平衡上述數(shù)據(jù)輸入無(wú)誤后，單擊【期初數(shù)據(jù)】中的【試算平衡】，系統(tǒng)會(huì)彈出【試算平衡】窗口顯示試算平衡信息。系統(tǒng)進(jìn)行試算平衡時(shí)是將所有的賬務(wù)數(shù)據(jù)全部合計(jì)在一起進(jìn)行的，因此只有將

42、所有的本位幣、外幣、核算項(xiàng)目賬、數(shù)量金額賬等全部數(shù)據(jù)錄入完畢之后才能夠進(jìn)行總賬數(shù)據(jù)的試算平衡。試算平衡表中會(huì)顯示出多項(xiàng)信息：資產(chǎn)與負(fù)債+所有者權(quán)益/凈資產(chǎn)的關(guān)系及其差額；會(huì)計(jì)科目年初余額和每期的累計(jì)發(fā)生額（只有用戶年中建賬且需要在以后查看各賬戶發(fā)生額時(shí)才用輸入會(huì)計(jì)科目的每期累計(jì)發(fā)生額）借貸合計(jì)數(shù)及其差額，當(dāng)差額為零時(shí)，則借貸數(shù)據(jù)平衡，否則不平衡，需要用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)整。如果賬套數(shù)據(jù)是平衡的，系統(tǒng)在窗口的下方以藍(lán)字顯示“試算結(jié)果平衡”的字樣，借、貸方的差額為零；如果賬套數(shù)據(jù)不平衡，系統(tǒng)會(huì)在窗口的下方以紅字顯示“試算結(jié)果不平衡”的字樣，并顯示借、貸方的差額數(shù)據(jù)，提示您賬務(wù)數(shù)據(jù)不正確，需要檢查修改。試

43、算不平衡是不能啟用賬套的。（圖2-2-19 試算平衡）四、賬套啟用當(dāng)期初數(shù)據(jù)余額試算平衡（即試算平衡時(shí)年初及各期累計(jì)發(fā)生額的借貸方余額為零時(shí)）后，用戶單擊【期初數(shù)據(jù)】界面中的【賬套啟用】。此時(shí)，系統(tǒng)提示“是否準(zhǔn)備啟用賬套？”，如果用戶選擇“是”，則啟用賬套，否則不啟用。注意：如果會(huì)計(jì)科目期初余額或者某一期的借貸方的累計(jì)發(fā)生額不平衡，系統(tǒng)不能啟用賬套。啟用賬套后，用戶所錄入的期初數(shù)據(jù)不能再次進(jìn)行修改，所以請(qǐng)用戶在進(jìn)行賬套啟用前多加考慮。賬套啟用成功后，系統(tǒng)給出“賬套啟用成功”的提示（如圖2-2-20）（圖2-2-20 賬套啟用）本章小結(jié)：本章主要介紹了用戶在啟用金財(cái)集中財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的總賬系統(tǒng)前所

44、進(jìn)行的期初設(shè)置，包括對(duì)各種參數(shù)（賬套選項(xiàng)、計(jì)量單位、憑證類別以及項(xiàng)目設(shè)置等項(xiàng)）的設(shè)置和各種期初數(shù)據(jù)（科目期初余額、數(shù)量期初余額、外幣期初余額等）的錄入以及賬套啟用。下一章我們將介紹與憑證有關(guān)的操作。第二節(jié) 日常工作第一小節(jié) 憑證管理一、憑證編制憑證填制功能就是提供一個(gè)仿真的憑證錄入環(huán)境，在這里，您可以根據(jù)原始單據(jù)制作記賬憑證。在憑證錄入功能中，系統(tǒng)為您提供許多功能操作以便您高效快捷地輸入記賬憑證。（圖2-3-1 會(huì)計(jì)憑證）下面具體介紹憑證錄入的各個(gè)要素含義及完成憑證錄入的操作步驟。憑證錄入的各個(gè)要素含義介紹：?jiǎn)挝唬河上到y(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生，取自【賬套選項(xiàng)】中設(shè)置的單位信息。日期：可供用戶選擇，系統(tǒng)默認(rèn)為

45、上一次錄入的最后一張憑證日期。系統(tǒng)規(guī)定用戶在選擇日期時(shí)，只能=上一憑證日期，不能倒退選擇日期；但允許輸入本日期至本會(huì)計(jì)期間末的任意日期的記賬憑證，如：4月10日某類會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)已經(jīng)為10號(hào)，則填制該憑證的10號(hào)以后的憑證時(shí)，制單日期必須是4月10日至4月30日之間的任一天，而不能再是4月1日至4月9日中的某一天。憑證字：用戶以下拉方式選擇憑證類別。用下拉按鈕可調(diào)出在【憑證類別】中已經(jīng)設(shè)定的憑證字，如：“收”、“付”、“轉(zhuǎn)”、“記”等。憑證號(hào)：由憑證流水號(hào)和憑證分號(hào)兩個(gè)部分構(gòu)成，如11/3表示當(dāng)前憑證流水號(hào)為1號(hào)，且1號(hào)憑證共有3頁(yè)，當(dāng)前為第1頁(yè)。在編制憑證過(guò)程中，每5筆會(huì)計(jì)分錄作為一頁(yè)，并把

46、第一個(gè)5筆分錄作為1/N，第二個(gè)5筆分錄作為2/N。在同一憑證中，最多允許9999筆分錄，最多允許存在2000頁(yè)。在同一個(gè)月內(nèi)，憑證號(hào)最大不能超過(guò)9999張，在本系統(tǒng)中，憑證號(hào)一般都由計(jì)算機(jī)按照各個(gè)期間各類憑證的最大號(hào)加1給出，填制一張會(huì)計(jì)憑證后必須保存，之后系統(tǒng)才會(huì)給出新增加憑證的憑證號(hào)，如果憑證未保存，該憑證無(wú)效，不占用憑證號(hào)。同時(shí)，系統(tǒng)給出的憑證號(hào)用戶在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)不能進(jìn)行修改。附件張數(shù)：用戶輸入當(dāng)前會(huì)計(jì)憑證所復(fù)原始單據(jù)的張數(shù)，系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置為0。最大支持4位數(shù)。摘要：用戶可以直接輸入分錄項(xiàng)的摘要，同時(shí)，系統(tǒng)也提供了摘要庫(kù)功能，在憑證錄入界面，用戶將光標(biāo)定位于摘要欄，單擊功能鍵F8啟動(dòng)摘

47、要字典，在摘要字典中選擇所需的摘要，單擊確定后，摘要會(huì)自動(dòng)添入當(dāng)前的憑證中。會(huì)計(jì)科目：在填制會(huì)計(jì)憑證過(guò)程中，錄入會(huì)計(jì)科目主要有三種方法供用戶選擇：如果用戶記得會(huì)計(jì)科目代碼，則可以直接錄入科目代碼；如果在科目設(shè)置中定義了助記碼，則可以在此處直接輸入科目的助記碼，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)助記碼查到您需要的科目；還可以按回車(chē)鍵打開(kāi)【科目選擇】窗口，在【科目選擇】窗口選擇所要錄入的科目，雙擊某一會(huì)計(jì)科目，或單擊【科目選擇】工具欄的選擇按鈕，即可選取當(dāng)前所選擇的會(huì)計(jì)科目。說(shuō)明：如果在【科目選擇】界面中用戶發(fā)現(xiàn)沒(méi)有需要選擇的會(huì)計(jì)科目，可以單擊該界面工具欄中的科目設(shè)置按鈕進(jìn)行新的會(huì)計(jì)科目的設(shè)置，不需要用戶退出該系統(tǒng)到【參

48、數(shù)設(shè)置】-【科目設(shè)置】處進(jìn)行設(shè)置。若用戶當(dāng)前錄入的會(huì)計(jì)科目為往來(lái)會(huì)計(jì)科目，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)跳出【設(shè)置往來(lái)信息】窗口要求用戶錄入往來(lái)附屬信息：業(yè)務(wù)號(hào)、業(yè)務(wù)日期、業(yè)務(wù)員（如圖2-3-2），錄入往來(lái)信息后單擊確定按鈕；（圖2-3-2 往來(lái)信息設(shè)置）若用戶當(dāng)前錄入的會(huì)計(jì)科目為項(xiàng)目核算科目，在用戶錄入該會(huì)計(jì)科目后，系統(tǒng)調(diào)出【科目下的核算項(xiàng)目選擇】窗口（如圖2-3-3），在此窗口中，系統(tǒng)要求用戶選擇核算項(xiàng)目，其方法是：用戶單擊所要選擇的項(xiàng)目使之返黃，單擊該窗口工具欄上的選擇按鈕進(jìn)行選擇；若在此窗口中沒(méi)有用戶需要的核算項(xiàng)目，請(qǐng)您單擊工具欄上的項(xiàng)目設(shè)置按鈕，錄入新的核算項(xiàng)目。（圖2-3-3 核算項(xiàng)目選擇）用戶當(dāng)前錄

49、入的會(huì)計(jì)科目為銀行存款類科目，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)跳出【設(shè)置銀行結(jié)算信息】窗口（如圖2-3-4），系統(tǒng)要求您錄入結(jié)算方式和結(jié)算號(hào)信息。（圖2-3-4 設(shè)置銀行結(jié)算信息）數(shù)量/單價(jià)：對(duì)于進(jìn)行數(shù)量輔助核算的科目，錄入完科目代碼后，光標(biāo)自動(dòng)移到數(shù)量和單價(jià)欄，要求您輸入單價(jià)和數(shù)量信息，輸入完畢后，請(qǐng)您單擊鍵盤(pán)F7鍵，系統(tǒng)自動(dòng)算出單價(jià)*數(shù)量的總金額；外幣/匯率：對(duì)于進(jìn)行外幣輔助核算的科目，錄入完科目代碼后，光標(biāo)自動(dòng)移到外幣和匯率欄，要求您輸入外幣和匯率信息，輸入完畢后，請(qǐng)您單擊鍵盤(pán)F7鍵，系統(tǒng)自動(dòng)算出外幣*匯率的本位幣總金額。借（貸）方金額：直接輸入分錄項(xiàng)的借方或貸方金額。系統(tǒng)不允許一個(gè)會(huì)計(jì)科目借貸方金額同時(shí)存在

50、。若要輸入負(fù)數(shù)金額，在錄入數(shù)字前輸入“-”號(hào)，系統(tǒng)即會(huì)以紅字顯示。數(shù)量類科目：數(shù)量類科目需要錄入該科目明細(xì)的數(shù)量和單價(jià)并由此計(jì)算出該會(huì)計(jì)科目發(fā)生的總金額（利用公式：總金額=數(shù)量單價(jià)）。往來(lái)核算：往來(lái)核算類科目需要錄入業(yè)務(wù)號(hào)、業(yè)務(wù)日期、業(yè)務(wù)員等信息。核算項(xiàng)目科目：在涉及到有核算項(xiàng)目科目時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示用戶選擇核算項(xiàng)目。憑證錄入的操作：在登錄系統(tǒng)處，選擇具有錄入此賬套憑證權(quán)限的操作員后，進(jìn)入系統(tǒng)主界面；單擊【憑證管理】中的【憑證錄入】，進(jìn)入憑證錄入界面，系統(tǒng)自動(dòng)處于增加憑證狀態(tài)，顯示出一張空白憑證，需要用戶輸入憑證的相關(guān)信息；保存憑證操作：將以上會(huì)計(jì)科目的內(nèi)容全部輸入之后，一張會(huì)計(jì)憑證的填寫(xiě)便完成了

51、，此時(shí)如果單擊工具條中保存按鈕或是選擇編輯菜單中的保存憑證的選項(xiàng)，系統(tǒng)將保存該憑證。您如果要退出憑證錄入狀態(tài)或是錄入一張新憑證，系統(tǒng)將提示您憑證已修改，是否保存變動(dòng)，確定之后您可退出錄入憑證狀態(tài)或是繼續(xù)錄入新憑證。如果憑證借貸方金額不相等或是其他的地方有錯(cuò)誤，系統(tǒng)將提示您修改憑證，修改正確后方可保存退出。按工具欄中的保存按鈕保存當(dāng)前編制的記賬憑證。如果要連續(xù)新增憑證，可以按工具欄中的新增按鈕（此時(shí)，剛才建好的會(huì)計(jì)憑證也會(huì)自動(dòng)保存），繼續(xù)錄入新的會(huì)計(jì)憑證信息；退出憑證操作：憑證錄入完成后，要退出憑證錄入界面，直接點(diǎn)擊工具欄中的返回按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)退回到【憑證管理】頁(yè)面。二、憑證審核根據(jù)財(cái)會(huì)制度規(guī)定

52、：記賬憑證只有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核后才能登記入賬。審核憑證是登記賬簿的前提。審核人員主要是審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會(huì)計(jì)分錄是否準(zhǔn)確，憑證金額是否正確，審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再進(jìn)行審核簽字確認(rèn)。Ctrl+PageDowm使憑證翻頁(yè)進(jìn)行審核?？傎~系統(tǒng)限制記賬憑證的填制與審核操作不能為同一個(gè)人，因此，在進(jìn)行審核之前，需要在系統(tǒng)主界面上單擊重新登錄按鈕，在登錄時(shí)請(qǐng)用戶以非制單員且有審核權(quán)限的用戶登錄系統(tǒng)進(jìn)行憑證的審核操作?！纠纭繉徍藛T李四對(duì)本賬套1月份的記賬憑證進(jìn)行審核。操作步驟：在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊重新登錄按鈕，以操作員“李四”登錄本賬套；登錄系統(tǒng)后，用戶審核方

53、法有兩種：?jiǎn)螕簟究傎~系統(tǒng)】主界面上的【憑證審核】功能，系統(tǒng)將自動(dòng)彈出當(dāng)前操作員有權(quán)限審核的會(huì)計(jì)憑證供用戶進(jìn)行審核，其方法是：?jiǎn)螕麸@示出來(lái)的待審核憑證左上方的審核按鈕即可，此時(shí)該按鈕變?yōu)橄麑彴粹o，同時(shí)，在該憑證的下方審核處顯示當(dāng)前審核人員姓名（簽字）“李四”；此時(shí)，若需要取消該憑證的審核，請(qǐng)?jiān)俅螁螕粝麑彴粹o即可取消。為方便用戶使用此種審核方式，系統(tǒng)提供按鍵盤(pán)PageDowm和PageUp鍵進(jìn)行翻頁(yè)審核。單擊【總賬系統(tǒng)】主界面上的【憑證查詢】功能，進(jìn)入【憑證序時(shí)簿】界面，選中一張將要審核的會(huì)計(jì)憑證，單擊【憑證序時(shí)簿】工具欄中的【憑證審核】，此時(shí)，系統(tǒng)會(huì)顯示出本張憑證，按上述方式審核本張憑證。若用戶

54、需要對(duì)多張憑證進(jìn)行批量審核或批量取消審核，請(qǐng)用戶在【憑證序時(shí)簿】中單擊批量審核或者批量消審按鈕，系統(tǒng)將會(huì)對(duì)“李四”有權(quán)進(jìn)行審核或消審的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行審核或者消審，并提示此時(shí)審核或者取消審核的憑證張數(shù)總份數(shù)。簽字完成后，單擊退出按鈕退出憑證審核操作。注意：憑證一經(jīng)審核，就不能進(jìn)行修改、刪除，只有被取消審核簽字后的憑證數(shù)據(jù)才可以進(jìn)行修改或刪除。取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行。作廢的會(huì)計(jì)憑證，系統(tǒng)不允許用戶進(jìn)行審核，也不能標(biāo)錯(cuò)。已標(biāo)錯(cuò)的會(huì)計(jì)憑證不能被審核，若要審核，需先取消該張會(huì)計(jì)憑證的標(biāo)錯(cuò)后才能進(jìn)行審核。三、憑證序時(shí)薄在憑證序時(shí)薄里可以完成絕大多數(shù)日常工作，如：憑證修改、刪除、插入、沖銷、轉(zhuǎn)回、編

55、號(hào)重排和批量審核、批量消審等操作，并可在序時(shí)薄中進(jìn)行顯示項(xiàng)目、每頁(yè)顯示憑證張數(shù)等設(shè)置，還可將當(dāng)前顯示的內(nèi)容進(jìn)行打印設(shè)置和打印、批量打印等操作，其界面如下：下面具體對(duì)憑證其它日常處理的各功能給予介紹：一、憑證查詢系統(tǒng)允許用戶對(duì)所有憑證按指定的某一條件或條件的組合進(jìn)行查詢。具體操作：在【憑證序時(shí)簿】頁(yè)面，單擊工具欄上的憑證過(guò)濾按鈕，系統(tǒng)彈出【憑證過(guò)濾】查詢條件頁(yè)面；在該頁(yè)面中，用戶將條件設(shè)定完成后單擊確定按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入【憑證序時(shí)簿】頁(yè)面，顯示出符合條件的所有會(huì)計(jì)憑證。(2-3-6 憑證查詢)查詢條件各要素介紹：日期：根據(jù)此條件用戶可以查詢某一日期或某一期間內(nèi)的憑證。類別：選擇對(duì)某類憑證進(jìn)行查詢。憑證號(hào)：可以查詢某一號(hào)憑證，也可以查詢憑證段從第幾號(hào)至第幾號(hào)憑證。摘要：用戶可以在