四川外語學院行政公文處理辦法

1、四川外語學院行政公文處理辦法（試行）第一總則第一條為使本院行政公文處理工作科學化制度化規(guī)范化，根據國家行政機關公文處理辦法和上級行政機關有關公文管理辦法，結合本院實際惰況，特制定四川外語學院行政公文處理辦法。第二條行政公文是學院行政及下屬各系（院）、直屬部門在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法治校和進行行政活動的重要工具。第三條公文處理指公文的辦理-管理-整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)銜接有序的工作。第四條公文處理應當堅持實求超.精簡.商效的原則，并做到及時.準確.安全。第五條各部門要商度；S視并積極推進辦公自動化建設工作，推廣電子公文，減少紙質公文，提高公文處理工

2、作效率和質第六條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密.法律.法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。第二公文處理組織第七條學院辦公室是學院行政公文處理的管理機構。主要職責是：（一）制定s落實公文處理規(guī)章制度，做好學院行政公文的處理工作；（二）對院內各部門的行政公文工作進行指導；（三）負責行政公文辦理過程中的督查工作，督促檢查學院各部門貫徹落實上級機關和學院的各項政策s決定；（四）指導有關部門搞好辦公自動化建設；（五）負責行政公文處理中的安全保密工作；（六）憲成與行政公文處理有關的其他工作;第八條院內各部門的負責人應當高度重視行政公文工作，加強本部門對行政公文處理工作的領導與檢查，并使公文處理工作規(guī)范化

3、。第九條各部門必須配備專職人員負赍公文處理工作。其工作職責是:（1）根據行政公文處理辦法，制訂本部門的公文處理規(guī)則;（二）負費本部門公文的撰寫、收發(fā)處理、管理及歸檔工作；（三）負費本部門公文處理中的安全保密工作；（四）憲成與公文處理有關的其他工作。第十條各級辦公室是各部門的窗口和聯(lián)系學院與基層的橋梁，各部門務必高度直視辦公室工作及其建設。第十一條各部門辦公室實行主任責任制度。各部門辦公室主任要及時向本部門負責人和教職員工傳達、解釋學院的各項方針、政策、決定，做到有令必行，有禁必止；同時還要及時把本部門基層群眾反映的問題、意見和建議反饋給學院辦公室，以便提交學院領導；各辦公室主任負寮檢查學院各項

4、規(guī)章制度、決定的貫徹落實情況，發(fā)現問題要及時向本部門負責人.學院分管領導提出建議，切實做好各項工作的督查和落實。第十二條學院定期召開辦公室主任工作會議，及時了解各部門反饋意見及工作落實惰況,便學院各部門之間互通信息，相互配合，共同促進學院各項工作。第三公文種類第十三條學院行政公文的種類主要包括：決定.通告、通知.通報、報告.請示、批復、意見、函和矣議紀要等。具體便用范圍如下：（1）決定適用干對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員，變更或者撤消下級不適當的決定事項。（二）通告適用于公布在一定范圍內應當遵守或者周知的事項。（三）通知適用于批轉下級機關的公文，錢發(fā)上級機關和不相隸屬機關的

5、公文，傳達要求下級機關辦理和需要育關單位周知或者執(zhí)行的事項和聘用人員。（四）通報適用于表彰先進，批評錯課，傳達重要精神或惰況。伍）報告適用于向上級機關或主管部門匯報工作，反映惰況，答復上級機關的有關詢間。（六）請示適用于向上級機關或主管部門諳求指示、批準。（七）批適用于答復下級機關的諳示*項。（八）意見適用于對董要問題提出見解和處理辦法。仇）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（十）會議紀要適用于記栽、傳達會議情況和議定事項。第四#公文格式第十四條公文一般由秘密等級-保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人-標題、主送機關-正文、附件說明、成文日

6、期-印章、附注附件-主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等18部分組成。（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密級公文還應當標明份數序號。（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”.“急件（三）發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文的要將主辦機關排列在前。（四）發(fā)文字號應當包括機關代字、年份S序號。（五）上行文應當注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”必須在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。便于上級部門直接找承辦人溝通。（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號

7、。（七）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范簡稱S統(tǒng)稱。（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。（九）公文除矣議紀要以外，應當加蓋公章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應加蓋印章。（十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準。（十一）公文有附注的（需要說明的其他事項），應當加括號標注。（十二）向上級機關或主管部門行文應當標注主題詞。主題詞應當從上級機關制發(fā)的主題詞表中選詞標引，不得按文件標題隨意拆分.（十三）抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當便用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）文字從左至右橫寫、橫排。第十五條公文中各組成部分的標識

8、規(guī)則，參照國家行政機關公文格式國家標準執(zhí)行。第十六條公文用紙一般采用國際標準A4型（210mmx297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。第五行文規(guī)則第十七條院內各部門報送學院的上行文，如請示、報告等，必須先送學院辦公室登記后，由學院辦公室轉呈各分管院領導。院領導批示后，再由學院辦公室轅發(fā)各二級部門，不得越級或橫向傳遞公文。第十八條院內各部門的行文關系，應當根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。由學院向上級部門的行文或向院內印發(fā)的重要行文，按職責分工由各部門代學院擬稿，報分管領導簽批后，由學院辦公室統(tǒng)一編號。黨政聯(lián)合行文，由學院辦公室統(tǒng)一編號，分別署名，分別存檔。第十九條院內各

9、部門行文，應自行編號和管理。對院內主管部門的公文，經發(fā)文部門負責人簽字并加蓋公章后報送相應主管部門。第二十條院內各部門報給分管院領導的請示和報告，需經部門負責人簽字并加蓋公章后報送學院辦公室處理。學院內除學院辦公室外其他部門不得對外正式行文。第二十一條學院部門之間對有關問題未經協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，學院將責令糾正或撤消。第二十二條行文應做到：（-）文件標題不能同時出現兩個文種，如請示、報告不能用在同一標題中。（二）請示只能一事一文（需批復）。（三）“請示”、“報告”只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。（四）院內各部門必須規(guī)范公文格式，按照公文（上行文、下行

10、文）規(guī)范格式進行寫報作，送公文必須編發(fā)文號、編寫主題詞并加蓋公章。（五）主題詞中不能使用虛詞，主題詞最多不超過6個，如：“四川外語學院關于羅石同學轉學的諳示”，主題詞為：學生.轉學、諳示；“四川外語學院關干印發(fā)行政公文處理辦法的通知”，主題詞為：公文.處理辦法、通知。（六）公文正文字號應使用仿宋體三號字。（七）按規(guī)定應當由主管部門先審批的請示，應當報送主管部門處理，主管部門提出擬辦意見后，再報學院分管領導批示。第六*發(fā)文處理第二十三條發(fā)文辦理指以學院名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核.簽發(fā).復枝、繕印、用印.登記.分發(fā)等程序。第二十四條草擬公文應當做到：（-）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定

11、。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應當根據行文目的.發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并確定緊急程度。（五）人名、地名.數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月.日。（六）結構縻次序數，第一層為“一，第二戾為“（一）S第三晨為第四-艮為（七）應當便用國家法定計S單位。（八）文內使用規(guī)范化簡稱，應當先用全稱注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其它縮寫形式，應當在第

12、一次出現時注明準確的中文譯名。（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞.詞組.慣用語、縮略語.具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。（十）起草和修改公文，應使用鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆和鉛筆。第二十五條擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見并由主辦部門及有關部門負責人矣簽后，方可向學院辦公室報送。第二十六條公文送學院領導簽發(fā)前，由學院辦公室進行審核。審核的；6點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合規(guī)定等。第二十七條以學院名義制發(fā)的上行文，由學院主

13、要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以學院名義制發(fā)的下行文或平行文，由學院主要負責人或者經授權的其他負責人簽發(fā)。第二十八條公文正式印制前，由學院辦公室進行復核。重核直點是：簽發(fā)手續(xù)是否憲備,附件材料是否齊全，格式超否統(tǒng)一、規(guī)范等。第七*收文處理笫二+九條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記s審核、擬辦批文、承辦、催辦等程序。第三十條學院辦公室對收到的需要辦理的院內公文，應當進行審核。審核的重點墨：是否應由本機關辦理；超否符合行文規(guī)則；內容是否符合國家法律、法規(guī)和有關規(guī)定；涉及其他部門的事項是否及協(xié)商.矣簽；文種便用.公文格式是否規(guī)范。第三十一條經審核，對符合規(guī)定的公文，學院辦公室應當及

14、時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理。對不符合規(guī)定的公文，經學院辦公室負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。第三+二條各部門報學院請示的*項，應當做好前期工作及時上報。一般事項不得少干35個工作日；緊急公文，需要在3個工作日內批復的，應當在公文中說明緊急原因。第三十三條承辦部門收到交辦的公文石應當及時辦理，不得耽課、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理。第三+四條收到上級機關下發(fā)或交辦的公文，由學院辦公室提出擬辦意見，送領導批示后辦理。第三十五條審批公文時，對有具體諳示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有諳示惠項的，圈閱表示巳閱知。主批人和審批人

15、應便用鋼筆或簽字筆簽批文件。第三十六條送學院領導批示或者交有關部門辦理的公文，學院辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第八公文歸檔第三十七條公文辦理憲畢后，應當根據中華人民共和國檔案法和其他有關規(guī)定,及時整理（立卷）歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。第三十JI條歸檔范圍內的公文應當根據其相互關系、特征和保存價值等整理（立卷）。根據要求收集公文定稿、正本和會簽稿、重要修改稿等，保證歸檔公文的齊全、憲整，以正確反映學院的主要工作情況，便干查閱和利用。第三十九條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制或者其他形式的公文副本。第四十條公文復制件作為正式文件使用時，應當加蓋復制單位公章，并視為正式文件妥善保管。歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案室移交。第四十二條擬制修改和簽批公文，所有紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第九公文管a第四十三條學院公文由學院辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核-用印、歸檔和銷毀。第四十四條上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關負責人批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期.份數和印發(fā)范圍。第四十五條公文復印件作為正式公文便用時，應當加蓋復印機關證明章。第四+六條公文被撤消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作