OA運行管理制度

1、0A 系統(tǒng)運行管理制度第一章 總那么、 目的：1. 加強 OA 系統(tǒng)運行管理，保證系統(tǒng)有序、平安運行；2. 理清流程、分清責(zé)任、明確權(quán)限及辦理時限，提高工作效率、減少推諉扯皮；3. 建立信息集成平臺，增強領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力；4. 強力推行無紙化辦公，實現(xiàn) 0A 系統(tǒng)價值的最大化。、 適用范圍：本制度適用于 XX 公司以下簡稱股份公司下屬公司及控股公司參 照執(zhí) 行。、 職責(zé)：一 股份公司 X 部1. 負(fù)責(zé) 0A 系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和效勞支撐工作；2. 負(fù)責(zé) 0A 系統(tǒng)規(guī)章制度制定，以及對制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、考核；3. 負(fù)責(zé)股份公司 OA 流程設(shè)計、修改；二 公司領(lǐng)導(dǎo)各部門部長、分管副總、股份公司總經(jīng)理

2、，下屬公司總經(jīng)理1. 支持 OA 系統(tǒng)建設(shè)，在分管單位強力推行無紙化辦公、減少紙質(zhì)文稿審批。2. 按時限及表單要求審批各項業(yè)務(wù)流程； 對分管單位發(fā)起的業(yè)務(wù)流程把關(guān)， 嚴(yán)禁不 合理、 不合規(guī)的流程進(jìn)入下道工序。3. 對分管的業(yè)務(wù)流程實施檢查、考核，確保每項流程按時完成，杜絕超期辦理。三 OA 系統(tǒng)管理員1. 維護(hù) OA 系統(tǒng)運行，不破壞系統(tǒng)平安，不私自串改、刪除他人賬戶信息。2. 及時處理 OA 系統(tǒng)運行過程中的各種問題，必要時組織操作培訓(xùn)。3. 對固定業(yè)務(wù)流程檢查，對超期辦理、違規(guī)簽批的行為通報、考核，每周一次。四 其他使用人員1. 流程發(fā)起人： 按時限要求提交各項業(yè)務(wù)流程， 并對辦理業(yè)務(wù)流程

3、的后續(xù)節(jié)點進(jìn)行 跟蹤、 催辦。2. 按時處理待辦事項，盡量保證待辦流程數(shù)量為。3. 系統(tǒng)使用人員應(yīng)自覺遵守系統(tǒng)運行的規(guī)章制度， 按照崗位職責(zé)、工作權(quán)限、時限 要求， 認(rèn)真完本錢人在系統(tǒng)中所承當(dāng)?shù)墓ぷ魅蝿?wù)。4. 線上審批要以線下溝通為根底，各部門在發(fā)起業(yè)務(wù)流程前應(yīng)事先充分溝通。 五 控股公司及其下屬子公司負(fù)責(zé)制定本單位 OA 系統(tǒng)相應(yīng)的管理方法，并向股份公 司報 備，管理方法不能與本制度相沖突。四、運行根底一用戶開戶與注銷1. 開通：按工作需要，需開通 0A 賬戶的需經(jīng)部門部長同意后由系統(tǒng)管理員開通。2. 注銷：人員離職后一周內(nèi)，行政人事部人事管理科通知系統(tǒng)管理員完成離職人員 賬戶 注銷。二賬戶

4、平安1. 系統(tǒng)使用人員的賬號初始密碼為 123456 ，使用人員登陸后必須修改密碼，并避 免他人 使用。禁止使用 ABCDEF 或“ AAAAAA 形式的密碼。2. 假設(shè)密碼喪失，由本人提出申請，部門負(fù)責(zé)人或上級領(lǐng)導(dǎo)同意后，系統(tǒng)管理員恢復(fù) 初始 密碼。三使用標(biāo)準(zhǔn)1. 登陸地址：公司內(nèi)網(wǎng)地址： :/XXXX，外網(wǎng)地址：XXXX， 端普通連接： :/XXX2. 在線要求：為保證各項業(yè)務(wù)辦理及響應(yīng)時間，以下為強制要求。A. 有辦公電腦、或有共用的辦公電腦的用戶每天至少登陸 A 系統(tǒng) 2 次上午 1 次，下 午 1 次，休息時間不作要求；B. 配備 0A 的用戶，在休息時間也要登陸 OA 處理待辦事項

5、，要求每天至少 登陸 2 次；C. 其他因辦公條件限制， 不能保證每天登陸 A 系統(tǒng)的用戶，至少要每周登陸 1 次 0A， 對待辦流程進(jìn)行處理。3. OA 系統(tǒng)使用實行實名制，任何人不得在 OA 系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無關(guān)的內(nèi)容，言論應(yīng)遵守公司各項規(guī)章制度 第二章 業(yè)務(wù)流程管理五、流程管理一 管理原那么1. 層級管理：按崗位職責(zé)與職務(wù)級別層層審批，嚴(yán)禁跳躍主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)。層級管理原那么的補充說明： 各級領(lǐng)導(dǎo)批他 A 除了審查正文還需對流程把關(guān)，流程設(shè) 置要符 合管理原那么，由部門報出的流程必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審閱經(jīng)，分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)簽字， 經(jīng)相關(guān)部 門會簽，在各單位明確意見后再報公司審批。2.

6、跟蹤督辦：是誰發(fā)起由誰跟蹤，為誰效勞就由誰督辦，歸誰管理由誰負(fù)責(zé)；跟蹤督辦要求的補充說明經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的 0A 由對口部門跟蹤落實要明確時限、 落實到 人，不能有遺漏；所有轉(zhuǎn)經(jīng)行政人事部的 JA 流程由行政人事部跟蹤督辦，未轉(zhuǎn)經(jīng) 行政人事部 的 OA 流程由發(fā)起部門跟蹤督辦。3. 統(tǒng)一管理：跨部門屬公司級的業(yè)務(wù)流程，由行政人事部統(tǒng)一制定、統(tǒng)一模板、統(tǒng) 一辦 理時限。屬部門級的業(yè)務(wù)流程，由各部門統(tǒng)一管理。二 流程的辦理時限1. 流程辦理的各個節(jié)點時限超出設(shè)置的時限即為超時；2. 流程發(fā)起在簽批過程中另涉及其他業(yè)務(wù)，需制定方案、開展調(diào)查、核算本錢的， 辦理 時限可再增加 1-2 個工作日。假設(shè)預(yù)估

7、在增加 2 個工作日后仍不能完成的， 應(yīng)在意見欄 說明原因， 寫明完成時限后讓流程繼續(xù)流轉(zhuǎn)或?qū)懨髟蚝髸捍娲k，并在承諾的截止 日期前對流程完 成處理；3. 配備了 OA 的用戶，在請假休息時也要對簽批時限進(jìn)行考核。三 超期督辦1. 在制作表單模板時，由系統(tǒng)管理員依據(jù)工作需要針對不同的流程模板指定不同的督 辦 者，一個流程模板僅能授權(quán)一位督辦者。2. 督辦者的權(quán)限：督辦者可以在“協(xié)同工作下拉的“超期督辦菜單欄中對督辦的 流 程進(jìn)行進(jìn)度檢查，可以查看流程信息，可以對各節(jié)點發(fā)送跟催消息，可以對超期的節(jié)點 進(jìn)行換 人處理，可以依據(jù)制度對流程審批中的違規(guī)提出考核。3. 督辦者的職責(zé)：定期檢查、跟蹤流程

8、進(jìn)度，根據(jù)需要對超時節(jié)點換人處理，對流程 審 批中的違規(guī)進(jìn)行考核。對流程的跟蹤檢查原那么上每天至少登陸 A 檢查一次，假設(shè)休假、 工作外出或無法登陸0A時可適當(dāng)放寬要求六、簽批要求一表態(tài)說明1. “已閱僅指已閱讀或知悉相關(guān)內(nèi)容。2. “不同意指對當(dāng)前處理內(nèi)容不同意，或有其他意見，選擇不同意要注明原因。3. “同意對當(dāng)前處理的內(nèi)容全部同意，且無其他異議。二表態(tài)要求1. 業(yè)務(wù)流程中明確要求會簽人說明觀點簽署意見、審核內(nèi)容的，會簽時要明確“同意或“不同意假設(shè)選擇“已閱要說明不表態(tài)原因。2. 上級審批下級業(yè)務(wù)流程，要明確“同意或“不同意不能選擇“已閱3. 業(yè)務(wù)流程中已存在2種觀點態(tài)度的，會簽人不管簽署

9、“同意或“不同意還需在意見欄明確“同意或“不同意的具體內(nèi)容。4. 能選擇已閱的三種情況：A. 流程最后一節(jié)點的會簽人。如:周例會紀(jì)要審批下發(fā)流程的最后節(jié)點為所有參會 人，參會人處理下發(fā)的紀(jì)要可點“已閱女口：報告可能繼續(xù)加簽后續(xù)節(jié)點，當(dāng)前節(jié)點不能確定是否為最后一個節(jié)點時，不能只點“已閱B. 流程中已說明只需后續(xù)節(jié)點知悉的可點“已閱。C. 流程中轉(zhuǎn)會簽人如：合同流程發(fā)起人、報告會簽人、制度發(fā)布會簽人三流程簽批把關(guān)1、標(biāo)題不詳細(xì)，不能簡單概述正文內(nèi)容的流程，在會簽時要予以回退；2、流程設(shè)置不符合層級管理原那么的，在會簽時要予以回退；3、正文陳述不清楚，訴求不明，意見不明，表述不清的流程，在會簽時要予

10、以回退；4、發(fā)起人不正確的流程，在會簽時要予以回退；5、選用模板不正確的流程，在會簽時要予以回退。七、固定模板的分類、適用范圍、時限要求分類名稱適用范圍發(fā)起時限完結(jié)時限流程督辦者人力培訓(xùn)方案部門培訓(xùn)方案申報每月23號1工作日公司培訓(xùn)方案審批每月26號3工作日資源類培訓(xùn)記錄表填報培訓(xùn)實施情況培訓(xùn)后三日內(nèi)2工作日舌辛職審批表辭職申請表的審批2工作日離職人員周報表申報部門離職信息1工作日面試審批表人員入職審批2.5工作日試用期轉(zhuǎn)正審批表新員工試用期滿轉(zhuǎn)正4工作日干部轉(zhuǎn)正審批表干部試用期滿轉(zhuǎn)正5.5工作日加班審批單申報加班加班2小時前5.5工作日工傷申請審批表申請工傷認(rèn)定或工傷鑒定5.5天績效考核數(shù)據(jù)

11、提父 表填報績效考核數(shù)據(jù)每月8號1工作日供給類臨時采購申請單申報臨時采購方案3.5工作日月度采購方案申報申報月度采購方案每月23號1工作日委外維修加工申請部門申請委外維修5工作日簡易合同流程米購金額不超過萬兀 的合同評審2工作日合同歸檔7工作日合同評審單米購金額咼于1萬兀 的合同評審4.5工作日合同歸檔15工作日企劃 管理報告需向公司報告、申請 請示、匯報工作時，固 定模板無固定流程的 事務(wù)皆可用報告流 程無5工作日整改通知書向其他部門下達(dá)整改 要求7工作日制度檢查報告制度檢查后提交檢查 報告1工作日制度發(fā)布會簽單制度會簽5工作日檢杳通報下達(dá)檢查通報2工作日重點工作方案重點工作方案申報表每月2

12、3號1工作日重點工作方案審批表每月26號3工作日工作總結(jié)提交重點工作總結(jié)每月8號2工作日自查報告部門工作自查每周六1工作日工作聯(lián)絡(luò)單向其他部門聯(lián)絡(luò)事務(wù)告知、申述3工作日會議紀(jì)要會議紀(jì)要審批會后1天內(nèi)1工作日整改通知單下達(dá)整改通知7工作日經(jīng)營 方案資金支付方案申報月度資金支付計 劃每月23號1工作日生產(chǎn)方案申報生產(chǎn)方案每月23號1工作日銷售方案申報銷售方案每月23號1工作日大宗物資采購方案申報采購方案每月23號1工作日生產(chǎn)經(jīng)營方案生產(chǎn)經(jīng)營方案報批每月26號3工作日平安管理動火證易燃或平安隱患部位 動火'動火前1天3.5工作日事故報告事故發(fā)生后的分析調(diào) 查、處理事故發(fā)3天內(nèi)2.5工作日牛產(chǎn)

13、產(chǎn)質(zhì)量日報表填報每天產(chǎn)質(zhì)量每天1工作日工藝指標(biāo)變更通知 單一級工藝指標(biāo)變更申 請變更前1天內(nèi)1工作日質(zhì)量管理類材料報檢單材料報檢1工作日材料驗收評審單材料驗收結(jié)果評審驗收完3天內(nèi)4工作日工程工程驗收申請申請工程工程驗收1工作日工程工程驗收報告工程工程驗收結(jié)果評 審驗收完3天內(nèi)7工作日原料進(jìn)廠驗收單原燃材料驗收結(jié)果評 審驗收完3天內(nèi)3工作日其他超期玻璃庫存表報送超期玻璃明細(xì)月中、月底2工作日檔案借閱申請單借閱檔案2工作日用印審批單申請用印4工作日物資報廢鑒定表報廢物資鑒申請定、 庫、處理7工作日注：各表單模板的具體流程 i 以系統(tǒng)中表單模板的備注說明為準(zhǔn)。 人員變更調(diào)整后， 由系統(tǒng)管理 員 對督

14、辦者進(jìn)行調(diào)整八、 單位文檔管理一 文件歸檔1. 所有使用固定模板發(fā)起的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)文檔及流程痕跡自動歸檔在單位文檔對 應(yīng)的 子文件夾中。2. 所有公文收文、簽報、發(fā)文文檔自動歸檔在公文文檔中。3. 所有公司制度由“文檔管理員手動歸集在單位文檔對應(yīng)的子文件夾中。二 文檔消息訂閱：所有采用固定模板發(fā)起的業(yè)務(wù)流程在單位文檔中自動歸檔，同時自動生成訂閱消息，知會消息訂閱人。三 文件共享：單位文檔按崗位職責(zé)對指定的人員開放共享權(quán)限，擁有共享權(quán)限的人員可監(jiān)控對應(yīng)流程從發(fā)起到結(jié)束的全部動態(tài)。第三章 公共信息管理九、 公告分類及發(fā)布管理一公告分類及發(fā)布權(quán)限1. 行政管理公告，發(fā)布權(quán)限：2. 制度檢查公告，發(fā)

15、布權(quán)限3. 財務(wù)公告，發(fā)布權(quán)限：4. 檢查通報欄，發(fā)布權(quán)限：5. 生產(chǎn)公告，發(fā)布權(quán)限：6. 平安專欄，發(fā)布權(quán)限：平安專員 二公揭發(fā)布要求：1. 公揭發(fā)布人對所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)直接責(zé)任，部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)管理責(zé)任。2. 公告需報經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批前方可發(fā)布。第四章 應(yīng)急處理十、系統(tǒng)故障應(yīng)急處理，1. 系統(tǒng)故障導(dǎo)致電子公文與信息無法在系統(tǒng)中進(jìn)行正常交換的， 應(yīng)及時通知行政人 事部，行政人事部盡快組織有關(guān)單位查明原因，排除故障；2. 系統(tǒng)管理員確認(rèn)系統(tǒng)故障無法在 24 小時內(nèi)恢復(fù)正常的， 相關(guān)業(yè)務(wù)流程以紙質(zhì)文稿 審批；3. 所有表單文件對應(yīng)紙質(zhì)文件由行政人事部負(fù)責(zé)收集、保存。第五章 考核管理一、考核1. 超時辦理，每次扣款 20 元；2. 出現(xiàn)違規(guī)簽批，每次扣款 20 元；3. 未按時限要求發(fā)起流程，每次扣款 20 元；4. 主管領(lǐng)導(dǎo)、 分管領(lǐng)導(dǎo)對業(yè)務(wù)流程把關(guān)不嚴(yán)， 讓不合理、 不合規(guī)的流程進(jìn)入下道工 序的， 每次扣款 20 元；5. 在線時長或次數(shù)未達(dá)要求，一周內(nèi)超過 1 次的每，每次扣款 20 元