快消品行業(yè)財務(wù)部存在問題及建議

1、往 來賬務(wù)存在問題：（ 1 ）代銷單據(jù)多，其次壓單、滾單、月結(jié)、財務(wù)處理不當(dāng)?shù)?；?2 ）跨年度情況普遍（ 2008 年至 2013 年） ；（ 3 ）商超及省外非正常處理（如商超回款和發(fā)票不統(tǒng)一，省外運費漏做等情況） ；（ 4 ）財務(wù)催款不及時；（ 5 ）部分單據(jù)已經(jīng)找不到；（ 6 ）因帳套備份不完整部分客戶訂單信息遺失；（ 7 ）業(yè)務(wù)員和客戶溝通不暢。處理建議：（ 1）財務(wù)查詢完歷史遺留單據(jù)后（除省外和商超，其他已經(jīng)完成） ，由銷售部組織人員分片區(qū)收款，盡量在一月內(nèi)處理完畢，代銷部分可以采用退貨、結(jié)款、贈送、重開單據(jù)客戶簽字方式處理。（ 2 ）財務(wù)處理不當(dāng)遺留單據(jù)，整理后查明原因，經(jīng)相關(guān)人

2、員確認(rèn)后歸類整理上報，按領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)一次性處理。（ 3 ）催款問題主要集中在部分直銷客戶和商超，直銷可要求財務(wù)和業(yè)務(wù)員擔(dān)責(zé)任處理，商超往來催款也需規(guī)范，定期核對催收，做到銷售、回款統(tǒng)計要清晰，扣除費用要明確，賬務(wù)定期檢查，因財務(wù)或者業(yè)務(wù)員疏忽造成收款延誤或無法收回的，財務(wù)及業(yè)務(wù)員（含主管、經(jīng)理）按比例處罰。（ 4 ）無法找到的單據(jù)及帳套備份不完整造成的原因，經(jīng)財務(wù)和業(yè)務(wù)員和客戶溝通，能補(bǔ)打的補(bǔ)打，客戶不認(rèn)可的整理后上報領(lǐng)導(dǎo)審批，財務(wù)照批示執(zhí)行。（ 5 ）明確各崗位責(zé)任，開單的負(fù)責(zé)追查超過三天未回來的單據(jù)，商超省外會計負(fù)責(zé)及時照 單入賬，每周檢查當(dāng)期往來明細(xì)；直銷地州會計負(fù)責(zé)每周統(tǒng)計銷售、回款、未收

3、款（需注明原因）庫存存在問題：（ 1 ） 庫存分類多（強(qiáng)民庫、頂真庫、南三環(huán)正次品庫、永力四號正次品庫） 。（2）會計科目設(shè)置錯誤（如商品采購 T3賬務(wù)處理出現(xiàn)DR:庫存商品CR:庫存商品）。（ 3 ）會計處理錯誤（如“存貨跌價準(zhǔn)備”目前余額 2007888.99 元，未轉(zhuǎn)回未處理）。（ 4 ）賬上庫存相較實際庫存存在偏大、偏小情況。（ 5 ）每月盤點思路未理清。（ 6 ）報損及退貨細(xì)則未完善。處理建議：（ 1 ）建議去掉南三環(huán)次品庫、永力四號次品庫，臨期產(chǎn)品在日報表中體現(xiàn)，協(xié)同銷售部及時處理，殘次品能處理的及時處理并轉(zhuǎn)入正品庫（可不用再經(jīng)過次品庫） ，不能轉(zhuǎn) 回的做報損處理。（ 2） 會計科

4、目在盤點清楚后在“庫存商品”下設(shè)二級科目（庫存商品 -頂真庫 / 強(qiáng)民庫 / 昆 明庫） ，余額轉(zhuǎn)移至二級科目后按實際情況重新分配。（ 3 ） “存貨跌價準(zhǔn)備”轉(zhuǎn)入“資產(chǎn)減值損失”科目。（ 4 ）庫存賬務(wù)偏大的情況主要是以前進(jìn)項票太多，造成賬面庫存猛增，超出正常水平近一倍，目前采用的只能是提高采購成本、降低采購數(shù)量，但是這樣做速度慢，時間長了問題會凸顯出來（再有蘇打水因頂真廠家為固定單價，所以無法從進(jìn)項方面調(diào)整，只能通過增加銷項逐步減小，對于蘇打水庫存過萬件的情況，只能慢慢消化） ；另一種辦法是存貨非正常原因報損處理，但是這個很難，主要是稅務(wù)局不容易過關(guān)；庫存賬務(wù)偏小主要是酒類，由于當(dāng)初進(jìn)項小

5、于銷項造成，此部分除了想辦法補(bǔ)進(jìn)項暫無其他辦法，但因酒類廠家長期未合作，所以難處理。（ 5 ） 每月庫存盤點應(yīng)遵循賬實相符的原則，對于目前不對應(yīng)的情況，主要是因為財務(wù)處理不當(dāng)造成?？筛鶕?jù)月底的 “實盤數(shù)量-開單未發(fā)貨數(shù)量=抄庫數(shù)量 +退貨未開單數(shù)量+ 草稿未過賬進(jìn)貨數(shù)量-草稿銷售（換貨、退貨、低值易耗品）未過賬數(shù)量” 方式進(jìn)行處理，和倉庫人員一起盤點后倉庫簽字認(rèn)可，整理“存貨盤虧盤盈報告表” ，報 領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后照此表重新錄入執(zhí)行，并要求倉庫同步執(zhí)行。（ 6 ） 報損需定期（兩周一次）整理后經(jīng)倉庫經(jīng)理簽字，財務(wù)實地落實后方可報損。送貨退貨倉庫已入賬的必須做賬務(wù)處理，未入賬的需經(jīng)過倉庫經(jīng)理簽字后交財

6、務(wù)打單處修改訂單并簽字。三、 固 定資產(chǎn)存在問題：（ 1 ）固定資產(chǎn)軟件模塊未啟用（ 2 ）長期未清點（ 3 ）當(dāng)前固定資產(chǎn)折現(xiàn)不明確處理建議：（ 1 ）軟件模塊因成本原因，暫時無法啟動，可以通過總賬模塊處理，在固定資產(chǎn)模塊下面增設(shè)二級科目，手工計提折舊。（ 2 ）抓緊清點，明確什么叫資產(chǎn)？什么叫固定資產(chǎn)？資產(chǎn)盤點需要詳盡，凡屬于公司的任何物品均應(yīng)入賬 （此工作繁瑣， 不建議開展） ， 固定資產(chǎn)盤點需明白固定資產(chǎn)定義，按不同類型分類整理，注明品名、數(shù)量、型號、購買時間、原價、當(dāng)前預(yù)估價等信 息，并自批復(fù)之日開始按正常會計處理方式入賬。軟件存在問題（ 1 ） T1 至 T3 操作繁瑣。 2） T

7、1賬務(wù)處理多處受限，主要表現(xiàn)在：。1客戶編碼亂，影響出憑證；。2客戶信息量大，軟件反應(yīng)速度慢。 3） 3） T3 財務(wù)科目設(shè)置亂（比如存在“營業(yè)費用 / 銷售費用、營業(yè)費用 /李總個人費用、營業(yè)費用 / 辦公費、營業(yè)費用 / 商品損耗、營業(yè)費用 /跑單壞賬”等不合理科目） 。處理建議：（ 1 ） 軟件更換暫時不可能，所以只能要求相關(guān)財務(wù)人員熟悉軟件操作及調(diào)試，在現(xiàn)在的基礎(chǔ)上少犯錯不犯錯，對于三年未合作客戶雖然可以采用刪除客戶信息，但是這畢竟杯水車薪，不能根本解決問題（原因是符合條件的客戶數(shù)量所占比例較小，再有以后有可能再次合作） 。（2）完善財務(wù)科目分兩種情況：。1重建帳套，重新錄入期初信息，

8、這樣做雖然可以規(guī)范，但是工作量大，必須理清各項財務(wù)數(shù)據(jù)，待各項之間的勾稽關(guān)系對應(yīng)準(zhǔn)確后方可執(zhí)行， 這樣會耗時耗力， 會影響其他財務(wù)工作開展， 而且如果按照此辦法， 估計要 2-3個月以后才能見成效。2在現(xiàn)有帳套基礎(chǔ)上作調(diào)賬處理，該結(jié)轉(zhuǎn)或調(diào)整的科目在反復(fù)確認(rèn)后做調(diào)賬處理（預(yù)計需兩個月時間） ，以后每個會計期間認(rèn)真核對，不符的追查原因，決不能將錯就錯。五、 人 員存在問題：（ 1 ）專業(yè)知識基礎(chǔ)有待提高（ 2 ）歸屬感和責(zé)任心不強(qiáng)處理建議：（ 1 ） 定期培訓(xùn)部門員工軟件流程操作及財務(wù)專業(yè)知識，可以采取考評、調(diào)崗、調(diào)薪的方式嘗試一下。全部門熟悉銷售政策，各崗位熟悉工作流程：開單員：熟悉公司銷售政策

9、、客戶信息分類、開單流程、司機(jī)送貨件數(shù)統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、追單、單據(jù)修改要求、單據(jù)分類裝訂、每日工作進(jìn)度安排；往來會計：熟悉銷售回款統(tǒng)計流程、做賬流程、應(yīng)收款調(diào)增調(diào)減情況、出憑證（含銷售憑證、回款憑證、庫存憑證） 、費用處理、單據(jù)外借、客戶對賬催賬（含登記客戶預(yù)收預(yù)付款項） 、合同管理、進(jìn)出庫財務(wù)處理、外帳單據(jù)整理及登記；采購員：做好市場銷售單品分析、季節(jié)性銷售分析、熟知當(dāng)前庫存狀況、及時提醒臨期產(chǎn)品、協(xié)助財務(wù)及倉庫做好盤點工作、按月份統(tǒng)計銷售采購明細(xì)表及匯總表。出納員：負(fù)責(zé)現(xiàn)金、銀行日報表、月報表的統(tǒng)計及提供，負(fù)責(zé)資金的及時入賬，對支票、現(xiàn)金、借據(jù)等票據(jù)的管理，審核一切開支憑證，及時結(jié)算記賬，做到各項

10、開支都符合規(guī)定，一切賬目都清楚準(zhǔn)確，對經(jīng)費的使用情況和存在問題，經(jīng)常向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，并且當(dāng)日事當(dāng)日做，隨時備查；財務(wù)主管：熟悉各項開單及往來會計細(xì)節(jié)操作、納稅籌劃、社保統(tǒng)計與繳納、賬務(wù)處理、統(tǒng)籌工作安排、協(xié)調(diào)財務(wù)部門內(nèi)部和部門間溝通、隨時準(zhǔn)備給領(lǐng)導(dǎo)提供精確數(shù)據(jù)、定期總結(jié)財務(wù)部門優(yōu)缺點并開會討論，按照規(guī)定編造全年、每季、每月的各種預(yù)算報表和月度結(jié)算，做到準(zhǔn)確無誤，并及時報告分管領(lǐng)導(dǎo)。（ 2 ） 營造輕松和諧工作氛圍，這個是留人的關(guān)鍵，要想員工有歸屬感，必須注重部門氛圍的調(diào)節(jié)。在相對繁瑣的財務(wù)部門，可以更多的讓領(lǐng)導(dǎo)學(xué)會采納員工的合理化建議，讓員工快速明白領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，秉承“能者上，貧者庸者下

11、”的原則，企業(yè)需要的是能創(chuàng)造效益的員工，不要“佛” ，更不要“祖宗” ！只有做好部門內(nèi)部崗位間的有序銜接，才易留人，切記搞被動式指教、搞形式、搞敷衍，財務(wù)工作需務(wù)實、需團(tuán)結(jié)，財務(wù)部員工應(yīng)該注重培養(yǎng)自己的主動意識，行動放在要求前面，這樣不管是 對公司還是對員工個人，都是有益處的。六、 部 門間協(xié)調(diào) 存在問題：（ 1 ） 與銷售部、物流部、倉儲部、內(nèi)勤有時候溝通不暢，片面性的信息往往會在某一問 題暴露后，引發(fā)類似用人、工作量、職責(zé)的討論，很多人往往不希望將溝通會議的 氣氛搞僵，導(dǎo)致很多問題被掩蓋起來。（ 2 ） 部門之間需要增進(jìn)了解，溝通途徑不夠。處理建議：（ 1 ） 做好部門聯(lián)動，部門間協(xié)調(diào)秉承多體諒、多溝通的原則，及時解決問題。如銷售送 貨和物流的溝通，開單和內(nèi)勤的溝通，數(shù)據(jù)統(tǒng)計和銷售部的溝通，庫存落實及監(jiān)督 與倉庫的溝通。（ 2 ） 財務(wù)部堅持部門職責(zé)的前提下，保證數(shù)據(jù)統(tǒng)計的精準(zhǔn)性、及時性、相關(guān)性，注意說 話藝術(shù)，一切以反映問題和解決問題為基礎(chǔ)，對于跨部門查詢銷售回款等情況未經(jīng) 批準(zhǔn)一律謝絕。（ 3 ） 部門基礎(chǔ)工作有待加強(qiáng)。如生產(chǎn)、銷售、采購等要害部門，對